Maîtriser la gestion des ordres de travail :avantages clés et meilleures pratiques éprouvées

La gestion des bons de travail est un processus permettant d'exécuter, de documenter et de réviser rapidement les bons de travail. Cela implique de traiter systématiquement les demandes de travail, de planifier les tâches, d'attribuer les ressources et de surveiller l'avancement et l'achèvement de ces tâches. Ce processus est essentiel pour une exécution efficace des bons de travail, une maintenance appropriée des actifs et un temps d'arrêt minimal.

Un bon de travail est un document formel contenant des informations sur les compétences et les outils nécessaires pour effectuer les tâches de maintenance approuvées. Il vous indique quels employés ont le pouvoir d'effectuer les éléments demandés, les tâches qu'implique le bon de travail, et plus encore.

Les composants critiques de la gestion des bons de travail incluent :

1. Création d'ordres de travail : Cela implique de générer des ordres de travail en fonction des besoins de maintenance, qu'ils soient préventifs, prédictifs ou réactifs. Les bons de travail incluent des descriptions détaillées des tâches, des actifs impliqués et du niveau de priorité.
2. Planification : Une fois les bons de travail créés, ils doivent être planifiés de manière appropriée pour garantir une exécution dans les délais. Cela inclut l'affectation du personnel, des outils et du matériel requis pour accomplir les tâches.
3. Tâche : L’attribution des ordres de travail au bon personnel est cruciale pour l’efficacité. Cette étape garantit que les tâches sont confiées à des techniciens ou des équipes possédant les compétences et la disponibilité nécessaires.
4. Suivi et surveillance : Il est important de suivre la progression d’un bon de travail tout au long de son cycle de vie. Cela inclut la surveillance de l'état des travaux, la capture de tous les problèmes rencontrés et la garantie que les techniciens terminent le travail dans les délais prévus.
5. Achèvement et documentation : Une fois que les équipes ont terminé un bon de travail, elles doivent documenter les résultats pour référence et analyse futures. Cela inclut l'enregistrement de toutes les pièces utilisées, du temps passé et de toutes les actions de suivi requises.
6. Rapports et analyses :Les systèmes efficaces de gestion des ordres de travail offrent de solides capacités de reporting et d’analyse. Cela permet aux organisations d'identifier les tendances, de mesurer les performances et de prendre des décisions basées sur les données pour améliorer les processus de maintenance.

Les équipes utilisent fréquemment un logiciel de système de gestion informatisé de la maintenance (GMAO) pour rationaliser la gestion des bons de travail. Le logiciel de GMAO offre des fonctionnalités telles que la génération automatisée d'ordres de travail, le suivi en temps réel et des outils de reporting complets, facilitant la gestion et l'optimisation des opérations de maintenance.

Qu'est-ce que le processus de gestion des bons de travail ? Un guide étape par étape

La gestion des ordres de travail est un élément essentiel d’un programme de maintenance bien géré et l’un des meilleurs moyens pour les organisations d’éviter les temps d’arrêt imprévus. Le système de bons de travail doit comporter des étapes simplifiées et faciles à suivre afin que tous les membres de l'équipe puissent suivre les mêmes processus pour effectuer et enregistrer les tâches de maintenance.

Voici à quoi ressemble un processus typique de gestion des bons de travail.

1. Identifier la tâche :La première étape consiste à identifier un problème. Par exemple, cela peut se produire lorsqu'un employé signale une fuite ou qu'un capteur remarque que la température d'un actif est plus élevée qu'elle ne devrait l'être.
2. Créer l'ordre de travail :L'étape suivante consiste à créer le bon de travail. L'ordre de travail comprend des informations importantes telles que l'emplacement du problème, l'actif concerné, des détails sur la situation, l'historique de la maintenance précédente et d'autres informations dont un technicien peut avoir besoin pour terminer la tâche.
3. Obtenir l'approbation du responsable  :Les ordres de travail sont souvent acheminés via la direction pour hiérarchiser et ajouter toute information supplémentaire nécessaire.
4. Attribuer l'ordre de travail  : l'ordre de travail est ensuite attribué à un technicien en fonction de ses compétences, de sa disponibilité ou d'autres facteurs.
5. Remplir le bon de travail  :Le technicien complète le bon de travail et documente le travail effectué, le temps passé à effectuer la tâche, les pièces utilisées et d'autres informations importantes.
6. Fermer l'ordre de travail :Une fois les travaux terminés, le technicien ferme le bon de travail. Si nécessaire, le bon de travail peut être envoyé pour approbation du gestionnaire ou pour une inspection finale avant la clôture du bon de travail.

Avantages de la gestion des ordres de travail

Un système solide de gestion des ordres de travail offre des avantages significatifs aux organisations en rationalisant la planification, le suivi et la gestion des tâches de maintenance. Un système de bons de travail bien organisé :

• Veille à ce que les équipes hiérarchisent correctement les ordres de travail, réduisant ainsi le risque de retards et les temps d'arrêt.
• Simplifie les processus de maintenance en garantissant que les techniciens disposent des informations dont ils ont besoin lorsqu'ils en ont besoin.
• Réduit les coûts en permettant aux techniciens de consacrer plus de temps à la maintenance et moins de temps à la paperasse et au suivi.
• Améliore la gestion du temps en déplaçant automatiquement les ordres de travail vers l'étape suivante du processus.
• Réduit les temps d'arrêt en fournissant aux techniciens les informations dont ils ont besoin pour effectuer leurs tâches de manière efficace et efficiente.
• Fournit une documentation détaillée au technicien effectuant la maintenance et aux futurs techniciens susceptibles d'avoir besoin de travailler sur le même actif.
• Fournit un suivi de la maintenance à l'épreuve des audits pour les organisations soumises aux réglementations de conformité des autorités en vigueur.

Types de bons de travail

Bien que les ordres de travail puissent couvrir un large éventail de tâches, ils appartiennent généralement à l'une des trois catégories suivantes.

Ordres de travail de maintenance réactive

Les équipes créent des ordres de travail de maintenance réactifs en réponse aux problèmes qui entravent activement les performances d’un actif. C'est peut-être la première chose qui vous vient à l'esprit lorsque vous envisagez des ordres de travail, mais ils peuvent aussi être les plus difficiles à gérer pour les techniciens. Les ordres de travail réactifs peuvent aller du simple nettoyage d'un filtre à air obstrué à la réparation d'un actif majeur après une panne complète. Étant donné que les ordres de travail réactifs ne sont pas créés jusqu'à ce qu'un problème se produise, ils peuvent nécessiter un dépannage ou d'autres tâches fastidieuses avant qu'un technicien puisse les corriger. Les ordres de travail réactifs sont souvent prioritaires par rapport aux autres types d'ordres de travail.

Ordres de travail de maintenance préventive

Les ordres de travail de maintenance préventive concernent des tâches régulières qui contribuent à réduire le besoin d’une maintenance réactive coûteuse. Quelques exemples d'ordres de travail de maintenance préventive incluent la lubrification après qu'un actif ait fonctionné pendant un certain nombre d'heures ou le changement d'un filtre tous les quelques mois. Pour les entreprises qui utilisent un logiciel de GMAO, ce type de bon de travail peut être généré automatiquement selon un planning.

Ordres de travail de maintenance prédictive

Les ordres de travail de maintenance prédictive sont planifiés lorsqu'un appareil, tel qu'un capteur de température ou un capteur de vibrations, indique qu'un actif fonctionne en dehors de ses paramètres idéaux. Ce type d'ordre de travail permet aux techniciens de résoudre un problème en développement, tel qu'un désalignement ou une défaillance de roulement, avant que le problème n'entraîne une défaillance totale de l'actif et un temps d'arrêt imprévu. Avec une GMAO, ces bons de travail peuvent être automatiquement planifiés lorsqu'un paramètre d'état de la machine comme les vibrations ou la température atteint un seuil prédéfini.

Bonnes pratiques pour la gestion des ordres de travail

1. Classer les bons de travail dans différents modèles

Pour rédiger des rapports complets, vous devez décider quels éléments appartiennent à un formulaire de bon de travail. Une liste de contrôle de maintenance préventive standard doit contenir les détails suivants :

• Coordonnées du demandeur
• Description des travaux à effectuer
• Emplacement de l'élément spécifié
• Délai de réalisation estimé
• Quelles pièces seront utilisées

Les critères de bon de travail incluent les tâches de maintenance préventive, la sécurité, l'inspection, la réparation et l'urgence. Par exemple, un bon de travail électrique peut impliquer l'inspection du câblage d'un appareil, tandis que les bons de travail de réparation peuvent détailler les outils nécessaires à la restauration d'un bras de robot industriel.

2. Utiliser une GMAO pour la gestion des bons de travail

Une GMAO est un type de logiciel de bons de travail qui offre une plus grande visibilité sur votre stratégie de gestion de la maintenance. Il illustre une solution logicielle automatisée pour les bons de travail. Le logiciel GMAO vous permet de planifier des activités de maintenance régulières et d'alerter votre équipe lorsqu'elles doivent être terminées. À partir de là, vous pouvez évaluer le niveau de priorité, vous renseigner sur les pièces de rechange et les équipements et joindre des images ou des vidéos au ticket de demande.

Une application de GMAO – à la fois de bureau et mobile – supervisera la progression des tâches et vous avertira lorsque les machines tomberont en panne. Il vous aide à suivre et à créer des rapports sur le nombre d'heures consacrées aux bons de travail afin de comprendre les méthodes d'exécution les plus efficaces. Une autre fonctionnalité de la plupart des applications de GMAO est de générer des factures pour les dépenses en capital d'un fournisseur ou d'un fabricant actuel. Il rend également les données accessibles via une recherche rapide dans le tableau de bord.

3. Rapport détaillé sur chaque procédure

Évidemment, vous souhaitez que votre système de gestion des bons de travail soit organisé. Les bons de travail doivent être stockés avec les autres fichiers d’un actif pour créer un historique de maintenance qui identifie les modèles de défaillance. Avec une GMAO, vous pouvez donner à vos techniciens toutes les informations dont ils ont besoin pour réussir sur une seule plateforme, qu'il s'agisse des instructions de réparation d'une machine spécifique ou des recommandations de maintenance du fabricant.

En tant que responsable de la maintenance, vous devez créer des procédures transparentes et conformes aux réglementations de la FDA et de l'EPA pour réussir avec brio un audit à l'échelle de l'usine. Utilisez des appareils distants pour surveiller ces actifs en continu et produire des rapports précis. Entre autres critères, chacun doit afficher les dates, lieux et identifiants exacts des bons de travail terminés.

4. Intégrer la criticité des actifs dans les protocoles de gestion des ordres de travail

Juste après la mise en ligne d'un bon de travail, classez les actifs en types de priorité distincts. Cela permettra d’économiser les coûts de main-d’œuvre et de matériel, de sorte que vous ne dépenserez pas de ressources excédentaires sur des tâches peu prioritaires intégrées à la routine. D'un autre côté, n'oubliez pas qu'il est risqué d'ignorer les ordres de travail liés à la sécurité, car cela conduit à des environnements d'exploitation dangereux.

La meilleure politique consiste à déterminer l’impact sur la productivité afin d’éviter que les retards ne s’accumulent. Lors de l'analyse de l'ordre de travail, vérifiez les indicateurs de performance clés (KPI) de maintenance anormaux dans les fonctionnalités de base, comme le temps moyen entre pannes (MTBF), pour éviter de clôturer avec des rapports erronés.

5. Évaluez les compétences de votre équipe

À première vue, w La gestion des commandes de travail peut sembler consister principalement à attribuer des tâches à votre équipe, mais elle nécessite également d'évaluer leurs forces et leurs faiblesses afin de sélectionner du personnel qualifié pour le poste. Pour chaque employé, concentrez-vous sur ses compétences techniques, allant de l'expérience avec des équipements lourds à la connaissance des principes d'ingénierie.

Encouragez-les à se spécialiser dans certains domaines afin qu’ils s’améliorent au fil du temps. Il s'agit d'une approche plus pratique que de les sélectionner au hasard pour traiter une demande d'urgence.

6. Abandonnez le stylo et le papier

Essayer d’exécuter manuellement un processus de gestion des ordres de travail n’a plus de sens, compte tenu de la taille des organisations modernes. Le fait de ranger des documents dans une armoire les rend plus difficiles à trouver, et la paperasse est sujette aux erreurs humaines, de sorte que les dossiers antérieurs ne sont pas mis à jour pour refléter l'évolution des conditions. Bien que les feuilles de calcul soient idéales pour calculer des formules simples, vous ne pouvez pas facilement convertir ces valeurs en analyses ou les harmoniser avec des détecteurs distants. La mise en œuvre d'un logiciel de GMAO est différente car elle rationalise la gestion des bons de travail en fournissant des fonctionnalités d'administration à tout utilisateur autorisé sur la plateforme.

7. Ajouter des notes de fin descriptives

Clôturer un bon de travail ne signifie pas que votre équipe n'aura plus jamais à le réexaminer. Même avec les PM, vous devez toujours peser les risques du travail et les avantages en tenant compte des économies de coûts par rapport au temps passé. Encouragez vos techniciens à prendre des notes sur la cause profonde ou la qualité du travail et demandez-leur de noter les problèmes supplémentaires pour des enquêtes futures.

Les bons de travail visent à évaluer l’état d’un actif et à identifier les pièces qui doivent faire l’objet d’une maintenance afin que vous disposiez d’un plan fiable pour l’avenir. Pour créer un programme de gestion des ordres de travail réussi, il est important que vous sachiez comment répondre aux demandes réactives, préventives et prédictives dans un environnement contrôlé.  Cela commence par l'utilisation des meilleures pratiques de gestion des ordres de travail.