Maîtriser la gestion des bons de travail : avantages clés et meilleures pratiques éprouvées

La gestion des bons de travail est un processus d'exécution, de documentation et de révision des bons de travail rapidement. Elle implique le traitement systématique des demandes de travail, la planification des tâches, l'affectation des ressources, et le suivi de la progression et de l'achèvement de ces tâches. Ce processus est essentiel pour l'achèvement efficace des bons de travail, la maintenance appropriée des actifs, et la minimisation des temps d'arrêt.

Un bon de travail est un document formel contenant des informations sur les compétences et outils nécessaires pour accomplir les tâches de maintenance approuvées. Il vous indique quels employés ont l'autorité pour effectuer les éléments demandés, quelles tâches le bon de travail implique, et plus encore.

Les composants critiques de la gestion des bons de travail incluent :

1. Création de bon de travail : Cela implique la génération de bons de travail basés sur les besoins de maintenance, qu'ils soient préventifs, prédictifs ou réactifs. Les bons de travail incluent des descriptions détaillées des tâches, les actifs concernés, et le niveau de priorité.
2. Planification : Une fois les bons de travail créés, ils doivent être planifiés de manière appropriée pour garantir une exécution opportune. Cela inclut l'allocation du personnel, des outils et des matériaux nécessaires pour accomplir les tâches.
3. Affectation : Affecter les bons de travail au bon personnel est crucial pour l'efficacité. Cette étape garantit que les tâches sont confiées aux techniciens ou équipes ayant les compétences et la disponibilité nécessaires.
4. Suivi et surveillance : Il est important de suivre la progression d'un bon de travail tout au long de son cycle de vie. Cela inclut la surveillance du statut du travail, la capture de tout problème rencontré, et l'assurance que les techniciens terminent le travail dans le délai prévu.
5. Achèvement et documentation : Après que les équipes terminent un bon de travail, elles doivent documenter les résultats pour référence et analyse futures. Cela inclut l'enregistrement des pièces utilisées, du temps passé, et de toute action de suivi requise.
6. Reporting et analyse : Les systèmes efficaces de gestion des bons de travail fournissent des capacités robustes de reporting et d'analyse. Cela permet aux organisations d'identifier les tendances, mesurer la performance, et prendre des décisions basées sur les données pour améliorer les processus de maintenance.

Les équipes utilisent fréquemment des logiciels de système de gestion de maintenance assistée par ordinateur (GMAO) pour rationaliser la gestion des bons de travail. Les logiciels GMAO offrent des fonctionnalités comme la génération automatisée de bons de travail, le suivi en temps réel, et des outils de reporting complets, facilitant la gestion et l'optimisation des opérations de maintenance.

Quel est le processus de gestion des bons de travail ? Guide étape par étape

La gestion des bons de travail est un composant critique d'un programme de maintenance bien géré et l'un des meilleurs moyens pour les organisations d'éviter les temps d'arrêt imprévus. Le système de bons de travail devrait avoir des étapes rationalisées, faciles à suivre, pour que tous les membres de l'équipe puissent suivre les mêmes processus pour accomplir et enregistrer les tâches de maintenance.

Voici à quoi ressemble un processus typique de gestion des bons de travail.

1. Identifier la tâche : La première étape consiste à identifier un problème. Par exemple, cela peut se produire quand un employé signale une fuite ou qu'un capteur remarque que la température d'un actif est plus élevée qu'elle ne devrait l'être.
2. Créer le bon de travail : L'étape suivante est de créer le bon de travail. Le bon de travail inclut des informations importantes telles que l'emplacement du problème, l'actif concerné, des détails sur la situation, l'historique des maintenances précédentes, et d'autres informations dont un technicien pourrait avoir besoin pour accomplir la tâche.
3. Obtenir l'approbation du manager : Les bons de travail sont souvent acheminés via la direction pour prioriser et ajouter toute information supplémentaire nécessaire.
4. Affecter le bon de travail : Le bon de travail est alors affecté à un technicien basé sur les compétences du technicien, sa disponibilité, ou d'autres facteurs.
5. Exécuter le bon de travail : Le technicien exécute le bon de travail et documente le travail effectué, le temps qu'il a passé à effectuer la tâche, les pièces utilisées, et d'autres informations importantes.
6. Clôturer le bon de travail : Une fois le travail terminé, le technicien clôture le bon de travail. Si nécessaire, le bon de travail peut être envoyé pour approbation du manager ou inspection finale avant la clôture.

Avantages de la gestion des bons de travail

Un système solide de gestion des bons de travail fournit des avantages significatifs aux organisations en rationalisant la planification, le suivi et la gestion des tâches de maintenance. Un système de bons de travail bien organisé :

• Garantit que les équipes priorisent correctement les bons de travail, réduisant le risque de retards et minimisant les temps d'arrêt.
• Simplifie les processus de maintenance en assurant que les techniciens ont l'information dont ils ont besoin quand ils en ont besoin.
• Réduit les coûts en permettant aux techniciens de passer plus de temps sur la maintenance et moins sur la paperasse et le suivi.
• Améliore la gestion du temps en faisant avancer automatiquement les bons de travail à l'étape suivante du processus.
• Réduit les temps d'arrêt en fournissant aux techniciens l'information dont ils ont besoin pour effectuer les tâches efficacement et efficacement.
• Fournit une documentation détaillée tant au technicien effectuant la maintenance qu'aux futurs techniciens qui pourraient devoir travailler sur le même actif.
• Fournit un suivi de maintenance à l'épreuve des audits pour les organisations soumises à des réglementations de conformité d'autorités dirigeantes.

Types de bons de travail

Bien que les bons de travail puissent couvrir une large gamme de tâches, ils se divisent généralement en trois catégories.

Bons de travail de maintenance réactive

Les équipes créent des bons de travail de maintenance réactive en réponse à des problèmes qui entravent activement la performance d'un actif. Ce sont peut-être la première chose qui vient à l'esprit quand on imagine des bons de travail, mais ils peuvent aussi être le type le plus difficile à gérer pour les techniciens. Les bons de travail réactifs peuvent aller de quelque chose d'aussi simple que le nettoyage d'un filtre à air bouché à aussi complexe que la réparation d'un actif majeur après une panne complète. Comme les bons de travail réactifs ne sont créés que quand quelque chose casse, ils peuvent nécessiter du dépannage ou d'autres tâches chronophages avant qu'un technicien ne puisse les corriger. Les bons de travail réactifs sont souvent priorisés par rapport aux autres types.

Bons de travail de maintenance préventive

Les bons de travail de maintenance préventive concernent des tâches récurrentes qui aident à réduire le besoin de maintenance réactive coûteuse. Quelques exemples incluent la lubrification après qu'un actif a fonctionné pendant un certain nombre d'heures ou le changement d'un filtre tous les quelques mois. Pour les entreprises qui utilisent des logiciels GMAO, ce type de bon de travail peut être généré automatiquement selon un planning.

Bons de travail de maintenance prédictive

Les bons de travail de maintenance prédictive sont planifiés quand un dispositif, comme un capteur de température ou de vibration, indique qu'un actif fonctionne en dehors de ses paramètres idéaux. Ce type de bon de travail permet aux techniciens d'adresser un problème en développement, comme un désalignement ou une défaillance de roulement, avant que le problème ne mène à une défaillance totale de l'actif et un temps d'arrêt imprévu. Avec une GMAO, ces bons de travail peuvent être automatiquement planifiés quand un paramètre de santé machine comme la vibration ou la température atteint un seuil prédéfini.

Meilleures pratiques pour la gestion des bons de travail

1. Classer les bons de travail en différents modèles

Pour rédiger des rapports complets, vous devez décider quels éléments appartiennent à un formulaire de bon de travail. Une liste de contrôle standard de maintenance préventive devrait avoir les détails suivants :

• Les informations de contact du demandeur
• Description du travail à effectuer
• Emplacement de l'actif spécifié
• Temps estimé pour l'achèvement
• Quelles pièces et éléments seront utilisés

Les critères de bon de travail incluent les tâches MP, sécurité, inspection, réparation et urgence. Par exemple, un bon de travail électrique pourrait impliquer l'inspection du câblage d'un appareil alors que les bons de travail de réparation pourraient détailler les outils nécessaires pour restaurer un bras de robot industriel.

2. Utiliser une GMAO pour la gestion des bons de travail

Une GMAO est un type de logiciel de bon de travail qui offre une plus grande visibilité sur votre stratégie de gestion de maintenance. Elle illustre une solution logicielle automatisée pour les bons de travail. Le logiciel GMAO vous permet de planifier des activités de maintenance régulières et d'alerter votre équipe quand elles sont dues. De là, vous pouvez évaluer le niveau de priorité, vous renseigner sur les pièces de rechange et équipements, et joindre des images ou vidéos au ticket de demande.

Une application GMAO — à la fois bureau et mobile — supervisera la progression des tâches et vous notifiera quand les machines tombent en panne. Elle vous aide à suivre et créer des rapports sur le nombre d'heures dédiées aux bons de travail pour comprendre les méthodes d'achèvement les plus efficaces. Une autre fonctionnalité que la plupart des applications GMAO ont est la génération de factures pour les dépenses d'investissement auprès d'un fournisseur ou fabricant actuel. Elle rend aussi les données accessibles via une recherche rapide sur le tableau de bord.

3. Rapporter en profondeur sur chaque procédure

Évidemment, vous voulez que votre système de gestion des bons de travail soit organisé. Les bons de travail devraient être stockés avec les autres fichiers d'un actif pour construire un historique de maintenance qui identifie les schémas de défaillance. Avec une GMAO, vous pouvez donner à vos techniciens toutes les informations dont ils ont besoin pour réussir dans une seule plateforme, que ce soit des instructions de réparation pour une machine spécifique ou les recommandations de maintenance du fabricant.

En tant que manager de maintenance, vous devriez créer des procédures transparentes conformes aux réglementations FDA et EPA pour réussir un audit d'usine avec brio. Utilisez des dispositifs distants pour surveiller ces actifs en continu et produire des rapports précis. Parmi d'autres critères, chacun devrait montrer les dates exactes, emplacements et IDs des bons de travail terminés.

4. Intégrer la criticité des actifs dans les protocoles de gestion des bons de travail

Juste après qu'un bon de travail soit actif, catégorisez les actifs en types de priorité séparés. Cela économisera main-d'œuvre et coûts matériels, pour que vous ne dépensiez pas de ressources excessives sur des tâches à faible priorité intégrées dans la routine. D'un autre côté, rappelez-vous qu'il est risqué d'ignorer les bons de travail liés à la sécurité car cela mène à des environnements d'exploitation dangereux.

La meilleure politique est de déterminer l'impact sur la productivité pour prévenir l'accumulation de retards. Pendant l'analyse du bon de travail, vérifiez les indicateurs clés de performance (KPI) de maintenance anormaux dans la fonctionnalité principale, comme le temps moyen entre pannes (MTBF), pour éviter de clôturer avec des rapports défectueux.

5. Évaluer les compétences de votre équipe

À première vue, la gestion des bons de travail peut sembler principalement concerner l'affectation de tâches à votre équipe, mais elle nécessite aussi d'évaluer leurs forces et faiblesses pour sélectionner du personnel qualifié pour le travail. Pour chaque employé, concentrez-vous sur leurs compétences techniques, allant de l'expérience avec des équipements lourds à la connaissance des principes d'ingénierie.

Encouragez-les à se spécialiser dans certains domaines pour qu'ils s'améliorent avec le temps. C'est une approche plus pratique que de les sélectionner au hasard pour traiter une demande d'urgence.

6. Abandonnez le stylo et le papier

Essayer d'exécuter un processus de gestion des bons de travail à la main n'a plus de sens, vu la taille des organisations modernes. Enfourner des documents dans un classeur les rend plus difficiles à trouver, et la paperasse est sujette à l'erreur humaine — de sorte que les anciens registres ne sont pas mis à jour pour refléter les conditions changeantes. Bien que les tableurs soient excellents pour calculer des formules simples, vous ne pouvez pas facilement convertir ces valeurs en analyses ou les harmoniser avec des détecteurs distants. L'implémentation d'un logiciel GMAO est différente car elle rationalise la gestion des bons de travail en fournissant des capacités d'administration à tout utilisateur autorisé sur la plateforme.

7. Ajouter des notes de clôture descriptives

Clôturer un bon de travail ne signifie pas que votre équipe n'aura jamais à le revoir. Même avec les MP, vous devez encore peser les risques du travail par rapport aux bénéfices en tenant compte des économies de coûts vs temps passé. Encouragez vos techniciens à prendre des notes sur la cause racine ou la qualité du travail et à noter les problèmes supplémentaires pour de futures investigations.

Les bons de travail visent à évaluer l'état d'un actif et identifier quelles pièces sont dues pour la maintenance afin que vous ayez un plan fiable pour l'avenir. Pour construire un programme de gestion des bons de travail réussi, il est important que vous sachiez comment répondre aux demandes réactives, préventives et prédictives dans un cadre contrôlé. Cela commence par l'emploi des meilleures pratiques de gestion des bons de travail.