Plan en 5 étapes pour élaborer les meilleurs bons de travail de leur catégorie

Internet regorge d’articles sur les meilleures pratiques et de conseils pour tout ce qui se passe sous le soleil. Mais les meilleures pratiques ne sont pas toujours les meilleures lorsqu'elles sont appliquées dans la vie réelle, où les circonstances sont souvent loin d'être idéales.

Ce n’est pas différent lorsqu’il s’agit de conseils sur la création de bons de travail. Ce conseil ne devrait pas être une solution universelle. Au lieu de cela, il doit servir de guide pour vous aider à créer des bons de travail personnalisés adaptés aux flux de travail, aux priorités et à l'équipe uniques de votre établissement.

Nous avons créé un guide qui détaille les cinq étapes de maturité des bons de travail afin que vous puissiez faire évoluer votre programme de maintenance à une vitesse qui convient à votre équipe.

Apprenez à créer des bons de travail du début à la fin

Étape 1 :Construire une base solide

Cette étape vise à développer de bonnes habitudes pour capturer des données précieuses et précises. La simplicité est la clé à ce stade. C'est le meilleur moyen de garantir que votre équipe utilise tout nouveau modèle d'ordre de travail ou flux de travail que vous créez.

Ce qu'il faut inclure dans vos bons de travail à ce stade :

• Spécifiez le type de maintenance requis, le statut et les principales priorités de l'ordre de travail.
• Définissez une date d'achèvement suggérée. Fixer une date vous aide à comprendre si votre équipe termine son travail à temps ou se conforme aux directives d'audit.

Comment utiliser les données de votre bon de travail à ce stade :

Cette étape vous aide à comprendre la quantité de maintenance réactive que vous effectuez et où elle se produit. Vous pouvez utiliser ces données pour identifier ce qui pousse votre équipe à être réactive plutôt que proactive. Par exemple, vous constaterez peut-être qu’une grande partie de votre travail réactif nécessite un entrepreneur. Vous pouvez envisager d'embaucher quelqu'un qui possède les compétences d'un entrepreneur pour transformer cela en travail préventif.

Étape 2 :Rendre les ordres de travail facilement reproductibles et référençables

L'objectif de cette étape est d'inclure des étapes, des instructions et des aides visuelles appropriées pour faciliter l'exécution des bons de travail. Vous pouvez également vous assurer que des notes d'achèvement et des images de suivi pertinentes sont disponibles pour les futurs travaux de maintenance ou la formation des techniciens.

Ce qu'il faut inclure dans vos bons de travail à ce stade :

• Créez une liste de tâches écrite. Ceci est utile si vous possédez des actifs similaires qui nécessitent les mêmes réparations. Cela permet de gagner du temps lorsqu'il s'agit de décider quels travaux doivent être effectués pour une maintenance programmée ou préventive et de standardiser ces réparations. Examinez régulièrement ces listes pour vous assurer qu'elles sont toujours pertinentes par rapport au travail effectué.
• L'ajout de manuels, d'images, de diagrammes et d'autres ressources aux bons de travail aide les techniciens qui ne connaissent pas les tâches à comprendre exactement ce qui doit être fait et à quoi devrait ressembler le produit fini.

Comment utiliser les données de votre bon de travail à ce stade :

Cette étape offre l’occasion de parler avec des techniciens expérimentés pour documenter ce qu’ils font. Vous pouvez utiliser ces informations pour créer une liste de tâches étape par étape avec des aides visuelles et des diagrammes. Vous finirez par créer une solide bibliothèque de maintenance avec des tâches, des listes de contrôle et des diagrammes que les techniciens et entrepreneurs nouveaux et existants pourront rapidement référencer.

Étape 3 :Comprendre les heures de travail

C’est formidable de connaître le nombre de bons de travail terminés. Mais il peut être difficile de planifier les tâches de maintenance sans savoir combien d’heures sont consacrées à chacune d’entre elles. Les actions de cette étape vous aideront à capturer des données précises sur la façon dont votre équipe passe son temps afin que vous puissiez comprendre les coûts de main-d'œuvre et comment rendre plus efficace le travail chronophage.

Ce qu'il faut inclure dans vos bons de travail à ce stade :

• Créez un espace pour enregistrer les heures de travail de tous les techniciens, opérateurs et sous-traitants. Cela peut être fait manuellement, mais cela nécessite que les travailleurs soient honnêtes quant au nombre d'heures qu'ils déclarent.
• Indiquez les heures prévues pour chaque tâche de l'ordre de travail afin de savoir lesquelles entraînent des retards. Cela donne également aux techniciens une idée de la durée de chaque tâche afin qu'ils puissent prioriser le travail.

Comment utiliser les données de votre bon de travail à ce stade :

Les données que vous collectez à ce stade vous aident à prendre des décisions commerciales avec des chiffres pour étayer ces décisions. Par exemple, si un équipement tombe fréquemment en panne entre des réparations programmées, il peut être intéressant de remplacer entièrement l'équipement.

Apprenez à éliminer les inefficacités de votre calendrier de maintenance

Étape 4 : Suivi des pièces et des coûts

Cette étape consiste à comprendre quelles pièces sont utilisées lorsqu’elles sont utilisées et quel est leur coût pour chaque actif. Cela vous aidera à identifier les besoins en inventaire de votre installation et à vous assurer que les pièces dont vous avez besoin sont disponibles lorsque vous en avez besoin.

Ce qu'il faut inclure dans vos bons de travail à ce stade :

• Vous pouvez suivre les pièces en incorporant un champ "Pièces utilisées" dans vos ordres de travail afin de savoir exactement quand et où les pièces sont utilisées.
• La liste des pièces sur un bon de travail ajoute immédiatement un coût au bon de travail. S'assurer que les coûts sont suivis avec précision permet à l'équipe de direction de surveiller les coûts pour toutes les activités de maintenance.
• Le catalogage des pièces vous permet de savoir si une pièce a quitté le magasin, ainsi que les coûts des matériaux et de la main d'œuvre. Une fois que vous serez familiarisé avec le catalogage des pièces couramment utilisées, vous pourrez commencer à comprendre les besoins de consommation de votre installation.

Comment utiliser les données de votre bon de travail à ce stade :

Maintenant que vous comprenez mieux les besoins de consommation de pièces de votre installation, ces informations peuvent être utilisées lors de l’achat de pièces. Il vous indiquera quelles pièces sont fréquemment utilisées et quel stock doit être réapprovisionné. Il vous aide également à prendre des décisions commerciales éclairées concernant la maintenance ou le remplacement des actifs existants.

Étape 5 :Utiliser les données des bons de travail pour anticiper les échecs

Anticiper les pannes est délicat, car il faut beaucoup de données pour prédire quand un équipement pourrait tomber en panne et pourquoi. Heureusement, il existe certains outils que vous pouvez appliquer à vos bons de travail pour collecter les données dont vous avez besoin pour améliorer vos stratégies de maintenance. Ces éléments donnent également un aperçu de la façon dont les pannes affectent votre production et comment cela se traduit par vos résultats.

Ce qu'il faut inclure dans vos bons de travail à ce stade :

• Ajoutez des codes d'échec à toutes les interventions réactives ou correctives. Un code d'échec peut être appliqué à un bon de travail pour référence rapide dans le cadre de la normalisation du bon de travail. Les codes de panne peuvent être affichés sous forme de chiffres, mais sont plus communément écrits sous forme d'acronymes alphanumériques. Ils sont utilisés pour identifier rapidement les pannes afin de pouvoir y apporter l’attention requise. Il existe des codes de défaillance couramment utilisés dans l'industrie, mais chaque entreprise possède généralement sa propre liste associée à différents types de défaillance.
• Envisagez d'intégrer régulièrement des pratiques d'analyse des causes profondes (RCA) dans votre stratégie de maintenance pour comprendre le « pourquoi » des pannes de votre installation.
• C'est ici que vous devriez également envisager de consigner les temps d'arrêt des actifs, soit manuellement, soit à l'aide d'un automate intégré.

Comment utiliser les données de votre bon de travail à ce stade :

Une fois ces nouveaux éléments en place, vous pouvez également commencer à utiliser la maintenance conditionnelle avec des données de relevé de compteurs de qualité ou des données sur la durée d'exécution des actifs. Lorsque des actifs tombent en panne, vous savez comment les réparer et éviter que la même panne ne se reproduise.

Tout ce que vous venez de lire en cinq phrases

• Une base solide pour les ordres de travail commence par la spécification de la date d'achèvement, du type de maintenance et de l'état.
• Facilitez le référencement des détails des bons de travail (pour les techniciens nouveaux et existants) en incluant des photos, des diagrammes et d'autres éléments visuels.
• Suivez les heures de travail pour comprendre le temps que prend chaque tâche afin de pouvoir planifier plus précisément et justifier les décisions d'embauche.
• Cataloguez les pièces sur les bons de travail pour comprendre quelles pièces vous avez utilisées, comment vous les avez utilisées et combien elles vous ont coûté afin de pouvoir planifier et budgétiser avec moins d'inconnues.
• Les codes de panne et l'analyse des causes profondes (RCA) constituent vos meilleurs moyens de déterminer la raison pour laquelle un actif est tombé en panne, afin de limiter ou d'éliminer la cause de la panne.