Une meilleure façon d'acheter des pièces d'entretien

Au cours d'un récent séminaire de gestion de la maintenance, le sujet des cartes d'achat (P-cards) étant retiré pour abus a failli créer une émeute au sein du groupe. L'une des plaintes les plus fréquentes des agents de maintenance est qu'ils veulent simplement que les pièces fassent leur travail correctement. Bien que les cartes P aident à permettre cela, elles peuvent être une malédiction en même temps.

En règle générale, de nombreuses organisations n'ont pas un bon partenariat entre les fonctions de maintenance, de gestion des matériaux et d'achat. L'illusion d'un partenariat existe, mais pas un véritable partenariat. En tant que tel, la maintenance utilise les cartes P comme méthode pour contourner les difficultés d'achat de pièces et de matériaux par les canaux normaux. Avouons-le :nous apprécions la liberté de simplement courir ou appeler le fournisseur local pour obtenir ce dont nous avons besoin. Inutile de dire qu'il y a beaucoup de problèmes intégrés ici, mais concentrons-nous uniquement sur une partie de la malédiction de la P-card.

Si nous utilisons la P-card pour naviguer en dehors des canaux normaux d'achat et de gestion des matériaux, cela signifie généralement que nous achetons des pièces et des matériaux en dehors des systèmes de GMAO/EAM. Alors que certains groupes ont d'excellentes procédures pour intégrer les achats de cartes P dans la GMAO, la plupart ne le font pas. Pour de nombreuses organisations, voici comment le processus fonctionne :

• 1) Le superviseur de la maintenance déchire les pièces sur la P-card. Peut-être qu'ils reçoivent un reçu au moment de l'achat ou peut-être pas.
• 2) Quelque 30 à 60 jours plus tard, ils rapprochent les justificatifs de la facture de carte de crédit lorsqu'elle provient de la comptabilité et la facturent à un centre de coûts budgétaire sous forme de commande provisionnelle. J'entends déjà certains d'entre vous demander :« Qu'est-ce qui ne va pas avec cette approche ? »

Voici le problème avec le scénario ci-dessus. Les pièces et matériaux individuels ainsi que leur coût n'ont pas été facturés pour chaque bon de travail individuel. Parlez d'une métrique à la traîne ! Il faudra peut-être 90 jours avant que l'argent réellement dépensé n'atteigne le budget, alors nous volons à l'aveugle. Même alors, nous ne connaissons toujours pas l'argent dépensé ou les pièces réellement utilisées au niveau de l'équipement individuel. Nous connaissons peut-être au mieux une région.

Pire, nous avons perdu l'opportunité de construire notre nomenclature (BOM) dans la GMAO. Chaque fois que nous achetons un article, même si nous ne le stockons pas, nous devrions attribuer à l'article un numéro de pièce non stocké, saisir la description, le coût et les informations d'approvisionnement pour le lier à notre équipement. C'est peut-être le seul moyen dont nous disposons pour établir la nomenclature.

Nous devons prendre l'habitude de tout acheter via la GMAO, même si nous utilisons des P-cards pour acheter. Cela nous donne la possibilité de construire la nomenclature de nos équipements. Nous comprenons l'utilisation afin que nous puissions prendre des décisions de stockage intelligentes avec la gestion des matériaux. Nous connaissons nos coûts jusqu'aux niveaux d'équipement individuels. Nous n'attendons pas 90 jours pour connaître le coût de chaque bon de travail. De plus, nous pouvons utiliser les données de nos équipements dans la GMAO pour déterminer où nous dépensons notre argent et voir si nous avons des problèmes avec les types de pièces.

L'essentiel est que si vous utilisez des cartes P, assurez-vous d'avoir des procédures auditées et appliquées pour surmonter la malédiction des cartes P.