Le manque de formation menace le projet de GMAO

La formation des utilisateurs d'un système de gestion de maintenance informatisé (GMAO) est un processus en plusieurs phases. Il existe trois domaines de besoins de formation :la formation de base, la formation aux applications (GMAO) et la formation interne.

Formation de base

Assurez-vous que les personnes qui utiliseront la GMAO connaissent les bases de l'ordinateur et le système d'exploitation. Si ce n'est pas le cas, fournissez-leur une formation de base afin qu'ils soient prêts pour la formation sur l'application GMAO.

Formation aux applications (GMAO)

Cela peut se faire en deux phases différentes :une formation initiale pour que le système soit opérationnel et une formation avancée après avoir passé un certain temps avec la GMAO. Une formation longue (cinq à 10 jours) n'est pas recommandée, car la plupart des gens oublient la majorité des éléments appris. Le moment de la formation doit être gardé à l'esprit. Ne vous entraînez pas trop tôt dans la journée. La formation doit être coordonnée avec la mise en œuvre. Les stagiaires doivent quitter la classe et utiliser immédiatement ce qu'ils ont appris.

Formation interne

Vous devez également former les utilisateurs de la GMAO aux processus internes. Ceci est souvent ignoré dans la plupart des projets de mise en œuvre de la GMAO. Votre fournisseur de logiciel vous formera uniquement sur le fonctionnement de l'application GMAO. Vous devez faire la formation interne vous-même.

Par exemple, prenons les schémas de numérotation des équipements. Les utilisateurs de GMAO doivent être formés sur les schémas de numérotation pour éviter une saisie de données erronée.

Un autre bon exemple est la description des pièces d'inventaire. Si la saisie des données de description de pièce n'est pas cohérente, vous trouverez une base de données d'inventaire corrompue après un certain temps.

La saisie des données des bons de travail est un autre exemple. Des descriptions telles que « machine en panne » ou « ne fonctionne pas », suivie d'une description de la réparation « faite » ou « réparé », ne vous donneront pas d'historique significatif. Par conséquent, une formation appropriée et cohérente sur les descriptions de poste est importante.

Directives générales de formation

• Assurez-vous que chaque stagiaire reçoit suffisamment d'aide pour se sentir à l'aise et confiant dans ce qu'il fait. Même une petite pénurie de formation nécessaire peut faire reculer un employé, perdre confiance en lui et éventuellement provoquer l'échec du projet. Le nouveau système ne peut pas se le permettre. Tout le personnel qui utilisera la GMAO, la maintiendra ou supervisera son fonctionnement doit être inclus dans le processus de formation.
• Acceptez tout support de formation de votre fournisseur. Vous souhaiterez peut-être passer un contrat avec votre fournisseur pour un soutien supplémentaire à la formation ou des programmes ou services de formation de suivi. N'oubliez pas que même si la formation peut initialement sembler une proposition coûteuse, à long terme, elle s'avérera non seulement bénéfique, mais également très rentable.
• La formation doit être un processus continu. Les nouveaux utilisateurs devraient recevoir le cours complet, tandis que les utilisateurs actuels devraient suivre des mises à jour selon les besoins ou les souhaits. Cette continuité s'adaptera aux inévitables changements de personnel et aux évolutions du système qui se produiront au cours de la vie du système. Au fur et à mesure que les utilisateurs partent, leurs remplaçants doivent être formés aussi minutieusement que s'ils avaient été les premiers utilisateurs. Ce besoin est souvent négligé.
• Pendant le processus de formation, la GMAO nouvellement installée peut être vérifiée minutieusement pour s'assurer qu'elle fonctionne comme prévu. Les commentaires des stagiaires doivent être enregistrés et analysés pour aider à évaluer les performances du système et les modifications potentielles. L'action sur les réponses des stagiaires entraînera non seulement des améliorations du système, mais améliorera également l'acceptation générale de la GMAO.