Guide de maintenance de bureau :créer un environnement professionnel productif

Nous passons près d'un tiers de notre vie au travail. Qu'il s'agisse d'un grand espace ouvert avec des salles de pause et de conférence ou un tas de cabines étroites, l'entretien des bureaux est un facteur clé pour rendre le lieu de travail plus confortable et, par conséquent, plus productif. En d'autres termes, la gestion de la maintenance des bureaux est un facteur important pour le succès organisationnel à long terme.

Rejoignez-nous alors que nous explorons ce que couvre la maintenance de bureau et décrivons les meilleures pratiques qui vous mettront sur la voie du succès.

L'étendue des services de maintenance de bureau

La gestion des installations a considérablement évolué au fil des ans, passant du statut de centre de coûts périphérique à celui d'outil commercial essentiel. En tant que partie intégrante de la gestion des installations et de la maintenance des bâtiments, la gestion des bureaux est un service clé pour gérer une grande variété d'immeubles de bureaux et de lieux de travail.

Cela dit, les services d'entretien de bureau peuvent varier en fonction de la taille du bureau, de la complexité de l'infrastructure et de la gamme de systèmes et d'équipements utilisés pour le bâtiment.

Pour que tout fonctionne correctement sur le lieu de travail moyen d'une entreprise, voici les tâches de maintenance les plus courantes que vous pouvez vous attendre à exécuter en coulisse :

• Services généraux de nettoyage/de conciergerie
• Inspection et réparation de meubles
• Entretien et réparation du matériel de bureau (photocopieurs, imprimantes, déchiqueteuses, refroidisseurs d'eau, etc.)
• Inspection et maintenance CVC
• Maintenance du matériel informatique
• Inspection et maintenance des systèmes de lutte contre l'incendie
• Services de traitement et d'approvisionnement en eau
• Sécurité et contrôle d'accès physique

… et plus encore.

Dans une situation idéale où toutes les tâches ci-dessus sont exécutées de manière appropriée, quel effet, le cas échéant, cela aurait-il sur les opérations commerciales ? Voyons cela ensuite.

L'impact de la maintenance des bureaux sur la réussite de l'organisation

Il y a trois manières principales, et beaucoup de plus petites, par lesquelles l'entretien du bureau contribue à votre résultat net. Voici les plus gros.

1) Augmentation de la productivité du personnel 

Il y a beaucoup de petites choses qui ont un impact sur la productivité des travailleurs. Un mauvais éclairage, une température intérieure, un équipement de bureau défectueux, un espace de travail non organisé - ce sont tous des facteurs qui ont un impact négatif sur la productivité.

Lorsque les employeurs prennent des mesures proactives pour fournir une température intérieure équilibrée, un éclairage et des espaces sans encombrement, cela peut affecter positivement l'humeur du personnel, minimiser l'absentéisme et réduire la fatigue.

Dans un tel lieu de travail, les gens peuvent se concentrer sur la qualité de leur travail et leur contribution aux objectifs de l'organisation sans distractions inutiles.

2) Réduction des coûts opérationnels

Dans son rapport d'analyse comparative de 2018, la Building Owners &Managers Association (BOMA) International a déclaré que les immeubles de bureaux du secteur privé aux États-Unis dépensent en moyenne 2,15 $ par pied carré (ou 23,24 $ par mètre carré) sur les réparations et l'entretien.

Pour contrôler les coûts d'exploitation de la maintenance, les organisations doivent éviter trois choses :

• Entrepreneurs trop chers .
• Ne pas faire de maintenance préventive sur l'équipement et l'infrastructure, ce qui entraîne des dépenses inutiles plus tard.
• Faire trop de maintenance , ce qui entraîne un gaspillage de pièces de rechange, de temps et de main-d'œuvre.

Pour faire simple, pour contrôler les coûts d'exploitation, vous devez d'abord être en mesure de suivre et de contrôler vos coûts de maintenance.

3) Meilleure réputation de l'entreprise et image de marque

On dit qu'on n'a jamais une seconde chance de faire une bonne première impression. Imaginez un client ou un partenaire entrant dans le bureau, enjambant un seau qui est là pour attraper les gouttes de la climatisation qui fuit, puis devant s'asseoir sur une chaise qui grince, tout en se demandant d'où vient cette odeur étrange.

Nous ne savons pas ce que cela communique, mais cela ne veut certainement pas dire que votre entreprise est organisée et prête à relever de nouveaux défis.

Devez-vous externaliser l'entretien du bureau ou le gérer en interne ?

Dans votre volonté de vous assurer que chaque tâche de maintenance de bureau est effectuée correctement et à temps, vous aurez plusieurs décisions importantes à prendre. L'un des principaux est de savoir si vous allez sous-traiter la maintenance de votre bureau à des professionnels de la maintenance des installations ou essayer de le faire vous-même.

Gardez à l'esprit que, même avec une petite équipe interne de professionnels de l'entretien, vous aurez toujours besoin de vous associer à certains entrepreneurs et prestataires de services pour prendre en charge des tâches spécialisées comme la plomberie ou les travaux électriques.

Les deux chemins ont leurs avantages et leurs inconvénients.

Externalisation de la maintenance du bureau

Avantages :

• Meilleure qualité de la prestation de services de maintenance.
• Le partenariat avec une entreprise FM qualifiée offre une opportunité de croissance, une meilleure pénétration du marché et une meilleure compétitivité.
• Accès à des ressources spécialisées en maintenance de bureau et aux meilleures pratiques du secteur.
• Efficacité accrue.
• Mieux se concentrer sur l'activité principale.
• Vous n'avez pas à vous soucier des problèmes de personnel de maintenance.

Inconvénients :

• Réduction du contrôle opérationnel.
• Risque accru d'atteintes à la sécurité et de problèmes de confidentialité.
• Les erreurs commises par l'entreprise sous-traitée peuvent avoir un impact négatif sur la réputation du client.
• Peut être plus coûteux que la mise en place d'une petite équipe interne.

Maintenance du bureau en interne

Avantages :

• Contrôle maximal sur les processus et les procédures.
• Un meilleur aperçu de vos coûts de maintenance et des options pour l'optimiser.
• Les problèmes d'équipement peuvent être traités plus rapidement.
• Plus d'informations sur l'état général de votre équipement et de votre infrastructure.

Inconvénients :

• Il faut du temps et des efforts pour constituer une équipe interne qui s'occupera de quelque chose que vous connaissez peu.
• Les petites entreprises n'auront tout simplement pas assez de travail pour justifier l'embauche d'un responsable d'installation à temps plein et d'un personnel de maintenance.
• Si vous envisagez de transférer certaines des responsabilités de maintenance à vos employés existants, cela peut entraîner toute une série de problèmes d'organisation et de productivité.

Les grandes organisations seront plus incitées à garder la majeure partie des travaux de maintenance en interne. Dans la section suivante, nous décrirons brièvement comment ils peuvent construire un cadre efficace pour la gestion de la maintenance.

Gérer les tâches de maintenance de base du bureau en interne

Il faut du temps pour mettre en place un service de maintenance. Bien que l'entretien des bureaux ne soit pas aussi complexe que l'entretien industriel, il est toujours utile de planifier à l'avance.

1) Comprendre vos besoins de maintenance

S'il n'y en a pas actuellement, créez un registre complet des actifs physiques comprenant tous vos équipements et appareils de bureau. Vous pouvez le faire en utilisant un logiciel de gestion d'inventaire d'actifs simple. Cela vous aidera à comptabiliser tous les équipements/inventaires et facilitera le suivi de leur emplacement.

Après cela, vous devez voir quels sont vos besoins réels en matière de maintenance. En d'autres termes, lequel de vos équipements bénéficierait d'une maintenance proactive. Parcourez la liste que vous venez de faire et marquez cet équipement.

Les grandes organisations auront un support informatique qui s'occupera de l'équipement informatique. Si vous louez simplement un étage ou un espace de bureau, le propriétaire du bâtiment aura généralement une entreprise ou une équipe pour la gestion immobilière, y compris la prise en charge des systèmes de base du bâtiment comme les ascenseurs, la plomberie, les systèmes de sécurité incendie et les travaux électriques, ainsi que des choses comme l'entretien des terrains.

Généralement, votre entreprise aura besoin de quelqu'un pour se concentrer sur des tâches telles que :

• Élimination des déchets et services de nettoyage
• Maintenir le CVC (effectuer des inspections régulières, changer les filtres, etc.)
• Inspecter occasionnellement le mobilier, l'équipement et les appareils de bureau (test PAT)
• Aide à l'installation de nouveaux appareils ou mobilier
• Nettoyage des tapis et des tissus d'ameublement
• Nettoyage des vitres externes et/ou internes
• Effectuer des réparations mineures dans le bureau

Que vous le fassiez par l'intermédiaire d'entrepreneurs en maintenance, engagez un homme à tout faire à temps plein/à temps partiel, impliquez vos employés, ou tout ce qui précède, c'est à vous de décider.

Dans tous les cas, avoir un plan d'entretien ne fait pas de mal.

2) Créer un plan de maintenance préventive 

Un plan de maintenance préventive est là pour garantir que les tâches de maintenance de routine importantes sont effectuées à temps. Étant donné que vous planifiez le travail à venir, vous devriez avoir suffisamment de temps pour allouer les outils, les pièces de rechange et la main-d'œuvre nécessaires à l'exécution de ces tâches.

Si vous avez beaucoup de travaux préventifs à planifier, nous vous suggérons fortement de lire notre guide sur la façon de mettre en place un plan de maintenance préventive.

3) Soutenez vos efforts de maintenance avec une GMAO mobile

La planification du travail n'est qu'une pièce du puzzle.

Si le travail est effectué par un membre de l'équipe interne, celui-ci devra disposer des outils, des pièces de rechange et de l'équipement de sécurité nécessaires. Dans certains cas, cette personne peut également avoir besoin d'accéder aux listes de contrôle de maintenance, aux manuels d'utilisation, aux SOP et à d'autres documents.

Pour les pièces et les outils, vous aurez besoin d'une sorte de salle de stockage. Pour les documents, le mieux est de les stocker dans un logiciel de GMAO comme Limble.

Vous pouvez utiliser Limble CMMS comme logiciel de gestion d'inventaire d'actifs. Vous saisissez l'équipement dans sa base de données. Pour chaque pièce d'équipement, vous pouvez ajouter des détails tels que la marque et le modèle, des manuels, des listes de contrôle de dépannage, des détails sur le fournisseur, les pièces de rechange qu'il utilise, etc. 

Voici quelques autres choses intéressantes que Limble peut faire pour simplifier la maintenance du bureau :

• Il y a un problème pour l'équipe de maintenance ? Les bons de travail sont un jeu d'enfant :n'importe lequel de vos employés peut simplement accéder à notre portail de demande de travail en ligne, soumettre le ticket avec une description du problème et ajouter une photo (si cela a du sens). Ils seront informés de la progression de leur ticket par e-mail.
• Le calendrier de maintenance par glisser-déposer de Limble vous aide à planifier et à organiser tout type de travaux de maintenance.
• Utilisez notre générateur de code QR intégré pour générer un code unique pour chaque élément. Imprimez-le et collez-le sur l'équipement. Toute personne ayant accès à Limble peut rapidement identifier l'actif en scannant le code-barres avec son téléphone portable.
• Fiez-vous à notre module d'inventaire de pièces de rechange pour suivre votre inventaire de pièces et faire des prévisions précises pour les trimestres entrants.
• Utilisez notre fonctionnalité de gestion des fournisseurs pour partager des tickets de maintenance avec des sous-traitants externes et suivre le travail qu'ils effectuent.

En plus de tout ce qui est mentionné, comme pour toute solution basée sur le cloud, Limble propose un système de reporting robuste afin que vous obteniez un aperçu détaillé des performances de vos actifs, des performances de votre équipe de maintenance, des performances de vos fournisseurs de maintenance, ainsi que ventilation détaillée des coûts pour chacune des catégories susmentionnées.

Comment les employeurs peuvent-ils aider à créer un environnement de travail productif ?

De nombreuses entreprises choisiront simplement d'externaliser leurs tâches de maintenance et de se concentrer sur leur cœur de métier. Et c'est bien. Cependant, ils peuvent faire certaines choses auxiliaires pour créer un espace de travail plus confortable, ce qui est finalement dans leur meilleur intérêt.

1) Installez un bon éclairage 

Surtout la lumière naturelle. Les neuroscientifiques ont établi un lien entre la lumière naturelle, le sommeil des travailleurs et la qualité de vie. Si vos bureaux ont peu de fenêtres, essayez les solutions suivantes :

• Explorez la possibilité d'ajouter des lucarnes
• Utilisez plus d'ampoules LED que d'ampoules fluorescentes pour réduire l'éblouissement direct sur les travailleurs et la fatigue oculaire potentielle
• Gardez à l'esprit l'impact de l'éclairage sur la productivité

Voici un guide de conception d'éclairage de bureau intéressant pour ceux qui veulent en savoir plus.

2) Investir dans du mobilier de bureau ergonomique

Investissez dans des meubles et des sièges confortables, confortables et ergonomiques pour soulager les articulations, éviter les maux de dos et minimiser les risques de futurs problèmes musculo-squelettiques.

Bien que fournir des chaises ergonomiques puisse améliorer la santé de la colonne vertébrale, vous pouvez prendre des mesures supplémentaires pour aider à améliorer la posture globale du personnel. Des études indiquent que plus de temps debout plutôt que assis pourrait être meilleur pour la santé des employés. Alors, essayez des moyens innovants d'encourager le mouvement au travail, tels que :

• Intégration de bureaux debout
• Créer des espaces de pause déjeuner en plein air pour encourager le personnel à quitter son bureau et à se déplacer à l'heure du déjeuner
• Fournir des rehausseurs de bureau réglables. Ceux-ci sont environ 500 $ moins chers que les bureaux debout, ils peuvent donc être distribués à une plus grande partie de votre personnel.

Beaucoup d'entre nous devront encore passer quelques heures derrière le bureau. En plus des meubles ergonomiques, il est logique de partager des conseils de posture assise appropriés avec vos employés.

3) Améliorer la qualité de l'air intérieur

Le maintien d'une qualité de l'air intérieur optimale est une exigence non négociable en raison des dangers des polluants intérieurs qui peuvent contribuer aux irritations, aux maladies et au syndrome des bâtiments malsains (SBS).

C'est un domaine où vous ne pouvez pas vous permettre d'être négligent. Heureusement, il existe plusieurs solutions modernes pour vous aider à gérer la qualité de l'air intérieur, comme les systèmes CVC intelligents. En prime, ces systèmes améliorent également l'efficacité énergétique.

4) Allouer un budget pour la maintenance 

Bien que ce soit de l'argent bien dépensé, l'entretien a un coût. Ne pas faire de maintenance coûte beaucoup plus cher à long terme.

Donnez donc à vos employés de maintenance les ressources dont ils ont besoin pour être efficaces et fournir un travail de qualité. Si vous les forcez à improviser des solutions à partir de rien, vous n'avez pas le droit de vous plaindre de problèmes récurrents.

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5) Ne négligez pas les commentaires du personnel

C'est aussi simple que de demander des commentaires au personnel pour connaître leurs principaux défis dans le bâtiment et au bureau. Demandez-leur de suggérer le type d'améliorations qu'ils aimeraient voir.

Comment les employés peuvent-ils aider à garder le bureau propre et bien entretenu ?

L'environnement de travail doit rester professionnel et propre à tout moment. Ainsi, il est important pour tout le monde, du personnel de niveau intermédiaire à la suite C, de s'impliquer et de garder l'espace de bureau rangé, organisé et propre.

Ceci est réalisable en mettant tout le monde d'accord sur quelques règles de base et en établissant une étiquette de bureau.

1) Prêchez la responsabilité personnelle

Un excellent moyen de soutenir votre équipe de maintenance est d'éviter de les appeler pour chaque petit problème qui se produit. Si vous pouvez résoudre le problème en moins de temps qu'il n'en faut pour signaler le problème, l'équipe de maintenance n'a probablement pas besoin de le savoir.

De la même manière, tous les employés doivent faire un petit effort pour garder le bureau propre et organisé.

Dans ce contexte, la responsabilité personnelle peut aller de choses comme garder leur espace de travail en ordre, jeter des objets, éteindre correctement les lumières et les appareils en partant, ou nettoyer après eux-mêmes dans les espaces communs comme la cuisine et les toilettes.

2) Désigner des personnes pour être les liaisons de maintenance

Il existe une règle courante selon laquelle s'il y a une urgence et que vous donnez des ordres, vous ne dites jamais « quelqu'un, appelez le 911 ”. Au lieu de cela, vous pointez du doigt quelqu'un et dites "vous appelez le 911 ”.

Il en va de même pour la soumission des demandes de maintenance. Si quelqu'un peut le faire, généralement personne ne le fera.

C'est pourquoi il est logique de désigner quelqu'un pour servir d'intermédiaire avec l'équipe de maintenance. Ils n'ont pas besoin de s'impliquer dans les détails de la maintenance technique, ils ont juste besoin de savoir comment soumettre un ticket et qui appeler (en cas d'urgence de maintenance).

Ils peuvent continuer à assurer la liaison avec la maintenance au fur et à mesure que le travail progresse et tenir tous les autres employés au courant.

3) Signalez les problèmes au fur et à mesure qu'ils surviennent

S'ils sont ignorés pendant longtemps, des problèmes apparemment simples comme les bourrages papier d'un photocopieur ou un photocopieur faisant sortir du papier froissé peuvent entraîner des problèmes de maintenance plus graves qui nécessiteront des réparations coûteuses et perturberont des délais importants.

Idéalement, il devrait déjà y avoir un système comme Limble CMMS en place pour signaler les problèmes de maintenance. Bien sûr, il existe des systèmes de billetterie plus simples qui peuvent également faire le travail si vous ne vous souciez que d'obtenir le billet au bon endroit.

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Encore une fois, il est important d'ajouter que toutes les demandes de maintenance doivent être documentées. Les demandes verbales ne suffiront pas. De plus, ces demandes doivent être accompagnées d'autant d'informations que possible afin que les techniciens n'aient pas à passer une heure à dépanner un appareil juste pour essayer de reproduire le problème.

#4) Soyez attentif à l'étiquette du bureau

Voici quelques règles de nettoyage de bureau simples et courantes que tout le monde peut suivre :

• Gardez toujours votre espace de travail bien rangé.
• Débarrassez-vous de l'encombrement de votre espace de travail et des autres espaces communs.
• Assurez-vous que les cordons électriques sont bien rangés.
• Utilisez des désinfectants pour les mains et des désinfectants si/quand cela est jugé nécessaire.
• Gardez les portes, les couloirs et les sorties de secours libres d'obstacles.
• Jetez les aliments non consommés et jetez les emballages alimentaires dans les poubelles appropriées.
• Retirez les restes de nourriture du réfrigérateur.
• Essuyez les surfaces et les appareils de la cuisine.
• Nettoyez après vous si vous renversez quelque chose.
• Utilisez les bons bacs de recyclage.
• Si l'équipe de nettoyage vient le jeudi, ne laissez pas la vaisselle sale de votre lundi les attendre.

Source : Éducation de la reine Anne

Créez votre propre étiquette de bureau, imprimez-la et placez-la à des endroits stratégiques du bureau. Cela peut également servir de liste de contrôle pour l'entretien de votre bureau.

Le nettoyage et l'entretien des bureaux sont l'affaire de tous

Nous vous avons envoyé beaucoup d'informations ici, probablement plus que ce que vous aviez prévu. La bonne nouvelle est que le lieu de travail est un ensemble de professionnels adultes (même si cela ne semble pas toujours le cas).

Si vous parvenez à mettre tout le monde sur la même longueur d'onde, en suivant quelques règles de base, le responsable de la maintenance sera un spectacle rare dans vos locaux.

Pour ceux qui ont un nombre important de pieds carrés à entretenir, ils peuvent toujours compter sur des solutions modernes comme Limble CMMS pour garder leur bureau en parfait état.