Comprendre le rôle d'un magasin de maintenance

Dans toute organisation, il existe de nombreux départements qui doivent travailler en étroite collaboration avec d'autres départements. Dans la fabrication, la maintenance et les opérations doivent travailler en partenariat. Un autre partenariat essentiel est la maintenance et les magasins de maintenance. Pour atteindre un niveau élevé d'efficacité de la maintenance, rien n'est plus important que de fournir les bonnes pièces au personnel de maintenance au bon moment.

Si le partenariat maintenance/magasins est essentiel, il est difficile à développer et à maintenir car il requiert discipline et détermination de la part des deux parties. Cet article expliquera les responsabilités de la maintenance et des magasins pour réussir.

De nombreuses opérations de magasins de maintenance sont inefficaces. L'accent semble souvent mis sur la sécurité en gardant le bâtiment verrouillé, en empêchant les agents de maintenance de rechercher des pièces et en évitant généralement les pertes. Parfois, les objectifs des magasins sont complètement désynchronisés avec les objectifs de maintenance.

Par exemple, les magasins peuvent se concentrer sur la réduction des stocks sans en comprendre les conséquences. J'ai vu des cas où les magasins rendent compte aux achats, qui à leur tour relèvent d'une organisation d'approvisionnement d'entreprise. Une structure qui place les magasins si éloignés du point de vue de l'organisation de son client créera toujours des problèmes de service.

Pour développer une image de magasins de maintenance efficaces, il est important de commencer par des principes solides. Par exemple, les magasins doivent disposer de processus commerciaux complets, de normes, de systèmes, d'installations et de personnel pour contrôler et protéger le matériel de maintenance depuis le moment où il entre dans les locaux jusqu'à ce qu'il soit utilisé pour un travail de maintenance. Cela devrait inclure les matériaux stockés, les matériaux de catalogue « à stock zéro », les achats directs et les pièces spéciales qui peuvent être stockées à l'extérieur du bâtiment des magasins.

Les magasins doivent également permettre au personnel de maintenance de trouver, sélectionner, obtenir et, le cas échéant, restituer le plus facilement possible le matériel dont il a besoin tout en maintenant un haut niveau de sécurité à toute heure du jour (ou de la nuit en fonctionnement continu).

De plus, les matériaux doivent être stockés et manipulés afin qu'ils soient toujours dans un état qui répondra aux objectifs de fiabilité lorsqu'ils quitteront le contrôle des magasins.

En suivant ces principes, la chaîne d'approvisionnement interne pour les matériaux de maintenance ressemblerait à ceci :

Les implications d'un tel processus sont importantes et nécessitent à la fois la maintenance et les magasins de travailler en étroite collaboration pour qu'il soit pleinement réussi. Par exemple, si les magasins doivent préparer des matériaux pour les travaux de maintenance, la maintenance doit informer les magasins de tout le matériel nécessaire (un produit de la planification) et indiquer aux magasins quand il sera utilisé (un produit de la planification).

Sans une planification et un calendrier appropriés, la mise en scène du matériel sera très difficile et certainement un gaspillage. Cette exigence signifie que l'efficacité des magasins dépend extrêmement de la discipline avec laquelle les opérations et la maintenance peuvent planifier le travail, et nécessite que le travail planifié soit planifié en détail.

Les magasins peuvent prendre en charge la maintenance en fournissant les services suivants :

• Un moyen simple et robuste pour le personnel de maintenance à tous les niveaux de trouver des matériaux, y compris de bonnes normes de dénomination, un catalogue intégré « stock et non-stock » et l'aide du personnel des magasins en cas de besoin, le tout pris en charge par un système informatique hautement fonctionnel

• Un système de « questionnaire gratuit » bien géré pour les petites pièces

• Une installation appropriée dotée d'un personnel suffisant pour stocker, protéger, contrôler, récupérer, organiser et livrer en toute sécurité tous les articles stockés et tous les articles achetés directement

• Un emplacement et des installations sécurisés pour organiser des « kits de bons de travail » pour au moins deux semaines de travaux de maintenance sans arrêt, si un processus de planification des travaux hebdomadaire est utilisé

• Une installation appropriée pour stocker, protéger, contrôler, récupérer et livrer en toute sécurité tous les matériaux pour les arrêts planifiés

• Un processus simple pour accepter les articles retournés et s'assurer qu'ils sont aptes au réapprovisionnement

• Un processus de gestion des pièces détachées réparables et sérialisées

• Enregistrement de l'emplacement et du mouvement des pièces stockées à l'extérieur du bâtiment des magasins, avec la contribution des personnes chargées de la maintenance et de l'exploitation qui sont responsables de ces pièces

• Des systèmes de gestion des stocks solides pour réapprovisionner immédiatement les articles qui ont atteint leur point de réapprovisionnement, remplacer les articles qui ont atteint leur durée de conservation et gérer d'autres fonctions d'inventaire de base

• Maintenance d'un catalogue intégré d'articles stockés et appropriés hors stock, basé sur une norme de dénomination qui utilise la même terminologie que celle employée par la maintenance

• Enquêter sur les ruptures de stock et conseiller la maintenance si elles semblent être causées par des problèmes d'équipement (par exemple, une utilisation accrue) ou en utilisant des stocks de maintenance pour les projets

• Publication d'indicateurs de performance clés appropriés qui surveillent les performances des magasins

Étant donné que les magasins disposent des processus commerciaux pour contrôler le mouvement des matériaux à la fois depuis et vers les magasins, il est judicieux d'inclure tous les objets utilisés par la maintenance. Cela pourrait inclure des outils spéciaux et des manuels d'entretien, mais il est important que le processus soit simple, comme l'utilisation d'un système d'« étiquette d'outil » et non d'un système informatique.

Si la déclaration d'objectif de maintenance est de fournir aux partenaires d'exploitation une usine physique qui, si elle est exploitée correctement, continuera à répondre à tous les objectifs, y compris la production, la qualité, la sécurité et l'environnement au coût total le plus bas possible sur le long terme, la déclaration des magasins l'objectif pourrait être de fournir aux partenaires de maintenance tous les matériaux dont ils ont besoin au bon moment, au bon endroit et dans des conditions permettant de soutenir les objectifs de fiabilité, le tout au coût le plus bas possible sur le long terme.

Enfin, pour soutenir la maintenance et les magasins dans la gestion du matériel et des outils, les responsables doivent s'assurer que l'opération a un niveau de sécurité élevé et que tout cas de vol de propriété de l'entreprise est traité d'une manière qui découragera fortement tout vol futur.