Que sont les ordres de travail permanents ?

Même avec des flux de travail modernes et parfaitement rationalisés, il semble que certaines tâches ne justifient pas l'effort administratif. Devriez-vous prendre cinq minutes pour générer un ordre de travail pour un travail récurrent de trois minutes ? Mais si vous ne les introduisez pas dans le système, au fil du temps et une fois que vous en avez assez, vous créez d'abord des angles morts dans vos données, puis dans votre budget.

La solution pourrait être des ordres de travail permanents, où vous pouvez réduire les frais généraux d'administration sur certaines petites inspections et tâches récurrentes.

Qu'est-ce qu'un bon de travail permanent ?

Un bon de travail permanent est un bon de travail que vous ouvrez pour une période prolongée, parfois indéfiniment, pour des tâches de routine ou récurrentes que vous ne connectez pas à un actif ou à un équipement spécifique. Plutôt que de terminer la tâche et de fermer le bon de travail, vous gardez le bon de travail ouvert, en le mettant à jour chaque fois que vous faites plus de travail.

Pourquoi le faire de cette façon? Avec un bon de travail permanent, vous pouvez enregistrer les coûts et l'historique de tâches spécifiques, tout en réduisant l'administration globale des bons de travail. Ainsi, au final, vous obtenez la même quantité de données fiables, mais pour moins d'efforts administratifs globaux.

Les ordres de travail permanents sont parfaits pour les tâches que vous ne pouvez pas attribuer à un actif spécifique, mais ils sont encore meilleurs lorsque le coût de la tâche est minime par rapport au coût administratif de génération, d'attribution et de clôture d'un ordre de travail distinct. . Les ordres de travail permanents vous évitent de consacrer dix minutes à l'administration pour un travail de cinq minutes.

Qu'est-ce qu'un ordre de travail général ?

Beaucoup de gens utilisent l'ordre de travail général et l'ordre de travail permanent de manière interchangeable, mais il existe des différences mineures mais importantes.

Les ordres de travail généraux couvrent diverses tâches, tandis que les ordres de travail permanents sont plus spécifiques. Vous pouvez utiliser des ordres de travail généraux pour capturer les coûts des travaux divers effectués par l'équipe, mais pas les détails, ce qui laisse un vide dans les données de votre budget de maintenance. Donc, en fin de compte, la différence la plus importante entre les ordres de travail permanents et généraux est que vous devez éviter les ordres généraux.

Quand devez-vous utiliser les ordres de travail permanents ?

Vous utilisez généralement des ordres de travail permanents pour de petites tâches répétitives que vous ne rattachez peut-être pas à ce que vous considérez généralement comme des travaux de maintenance réels, notamment des vérifications d'outils, des réunions de sécurité et de formation et des tâches d'entretien mineur. Dans ces cas, il n'est généralement pas économique de créer un nouveau bon de travail pour chaque tâche, vous pouvez donc créer un bon de travail permanent qui est ouvert et souvent mis à jour pour suivre les coûts.

Les ordres de travail permanents peuvent également être utiles si la solution GMAO que vous utilisez ne vous permet pas de facturer des transactions à des actifs individuels. Dans ce cas, la configuration d'un ordre de travail permanent peut être une solution de contournement qui vous permet de suivre les coûts tout en réduisant les frais généraux d'administration.

Quels sont les avantages et les inconvénients des bons de travail permanents ?

L'un des principaux avantages des ordres de travail permanents est qu'ils constituent un moyen simple de suivre les tâches banales ou répétitives pour lesquelles vous n'avez pas besoin d'un historique complet. Ils peuvent également être un moyen utile de réduire le temps et l'argent que vous consacrez à la création et à l'administration des bons de travail pour améliorer l'efficacité de votre maintenance et de votre gestion des stocks.

Mais les ordres permanents ne sont pas une solution parfaite, vous devez donc être conscient des pièges courants afin de pouvoir les éviter. L'un des principaux défis est que les bons de travail permanents peuvent se perdre parmi les nombreux bons de travail correctifs et préventifs de votre carnet de commandes. Par conséquent, il est possible d'oublier de fermer et de renouveler les ordres de travail permanents selon un horaire défini.

Tout comme ce dossier "divers" dans votre classeur, il peut aussi parfois être difficile de se souvenir exactement de ce que vos ordres de travail permanents sont censés couvrir, surtout s'ils sont ouverts depuis des années.

Comment utiliser efficacement les ordres de travail permanents ?

Une règle simple pour les bons de travail permanents pour la maintenance générale consiste à les utiliser pour toute tâche qui prend 15 minutes ou moins à vos techniciens. Le raisonnement est que parce que le coût et le temps de création et de clôture d'un ordre de travail sont susceptibles de dépasser le temps et le coût du travail réel.

Si vous souhaitez créer un ordre de travail permanent pour ces petits travaux, il est important de définir certaines règles. Pour établir des règles, pensez à répondre aux questions suivantes :

• Combien de temps garderez-vous le bon de travail permanent ouvert et éligible à la facturation ?
• Quels types de pièces pouvez-vous facturer au bon de travail permanent ?
• Quel est le processus pour fermer le bon de travail et en ouvrir un nouveau à la fin de l'intervalle ?
• Comment réviserez-vous vos ordres de travail permanents pour vous assurer que vous les utilisez correctement ?

En règle générale, vous fermez les ordres de travail permanents à la fin du mois, mais vous pouvez également les fermer tous les trimestres à la fin de votre période financière, ce qui vous aide à maintenir le nombre de transactions par rapport à l'ordre de travail à un niveau gérable.

Comment la GMAO Hippo peut-elle vous aider ?

Hippo CMMS® vous permet d'approuver, de générer, de hiérarchiser, d'attribuer, de suivre et de clôturer les ordres de travail de n'importe où, afin que vous ne perdiez jamais la trace de vos ordres de travail permanents. Et parce que tout est numérique et sur la même plate-forme intuitive, vous n'avez jamais à vous soucier de perdre des bouts de papier ou de voir des données critiques disparaître dans des feuilles de calcul interminables et déconnectées.

Il est facile pour les ordres de travail permanents sur papier et tableur de passer entre les mailles du filet, mais Hippo CMMS suit tout afin que vous puissiez éviter les retouches et responsabiliser votre équipe. Sa mise en page claire et simple rend également tout facile à voir et à comprendre, tandis que la fonction de modèle de bon de travail intégré signifie que vous pouvez facilement prendre des instructions existantes et les copier dans de nouveaux bons de travail. Vous obtenez plus de temps de clé et moins d'argent dépensé pour l'administration.

Quelle est la prochaine ?

Hippo est là pour vous aider à trouver la solution qui vous convient le mieux, qu'il s'agisse de répondre à vos questions sur tout ce qui concerne la maintenance ou de vous aider à réserver une démonstration logicielle en direct.

Résumé

Un bon de travail permanent est un bon de travail que vous ouvrez pour une période prolongée, parfois indéfiniment, pour des tâches de routine ou récurrentes que vous ne pouvez pas lier à un équipement spécifique. Vous utilisez généralement des ordres de travail permanents pour de petits travaux tels que la vérification des outils et l'entretien général, car il n'est pas économique de créer un nouvel ordre de travail pour chaque tâche.

L'un des principaux avantages des ordres de travail permanents est qu'ils constituent un moyen simple de suivre les tâches banales ou répétitives lorsque vous n'avez pas besoin d'un enregistrement. Cependant, ils peuvent se perdre parmi les nombreux ordres de travail correctifs et préventifs de votre carnet de commandes, et vous pouvez oublier de les fermer et de les renouveler de façon routinière.

Pour utiliser plus efficacement les ordres de travail permanents, vous devez définir certaines règles, telles que la durée d'ouverture de l'ordre de travail et ce que vous pouvez imputer à celui-ci. Le logiciel de bons de travail Hippo CMMS peut vous aider car il vous permet de suivre tous vos bons de travail, y compris les bons de travail permanents, de sorte que vous vous retrouvez avec des trous de données dans vos dossiers et votre budget de maintenance.