Ordres de travail permanents expliqués : réduire la charge administrative et améliorer la visibilité

Même avec des flux de travail modernes parfaitement rationalisés, on a l'impression que certaines tâches ne justifient pas l'effort administratif. Devriez-vous prendre cinq minutes pour générer un ordre de travail pour un travail récurrent de trois minutes ? Mais si vous ne les mettez pas dans le système, avec le temps et une fois que vous en avez assez, vous créez des angles morts d'abord dans vos données, puis dans votre budget.

La solution pourrait être les ordres de travail permanents, où vous pouvez réduire la charge administrative sur certaines petites inspections et tâches récurrentes.

Qu'est-ce qu'un ordre de travail permanent ?

Un ordre de travail permanent est un ordre de travail que vous ouvrez pour une période prolongée, parfois indéfiniment, pour des tâches de routine ou récurrentes que vous ne connectez pas à un actif ou équipement spécifique. Au lieu de compléter la tâche et de clôturer l'ordre de travail, vous gardez l'ordre de travail ouvert, le mettant à jour chaque fois que vous faites plus de travail.

Pourquoi faire ça comme ça ? Avec un ordre de travail permanent, vous pouvez enregistrer les coûts et l'historique de tâches spécifiques, tout en réduisant l'administration globale des ordres de travail. Donc, à la fin, vous obtenez la même quantité de données fiables mais pour moins d'effort administratif global.

Les ordres de travail permanents sont parfaits pour les tâches que vous ne pouvez pas attribuer à un actif spécifique, mais ils sont encore meilleurs pour quand le coût de la tâche est minime comparé au coût administratif de générer, attribuer et clôturer un ordre de travail séparé. Les ordres de travail permanents vous évitent de passer dix minutes en admin pour un travail de cinq minutes.

Qu'est-ce qu'un ordre de travail global ?

Beaucoup de gens utilisent ordre de travail global et ordre de travail permanent de manière interchangeable, mais il y a de petites différences importantes.

Les ordres de travail globaux couvrent des tâches diverses, tandis que les ordres de travail permanents sont plus spécifiques. Vous pouvez utiliser les ordres de travail globaux pour capturer les coûts du travail divers effectué par l'équipe mais pas les détails, laissant des trous dans votre budget de maintenance. Donc, à la fin, la différence la plus importante entre les ordres de travail permanents et globaux est que vous devriez éviter les globaux.

Quand devriez-vous utiliser les ordres de travail permanents ?

Vous utilisez généralement les ordres de travail permanents pour de petites tâches répétitives que vous ne liez peut-être pas à ce que vous considérez généralement comme du travail de maintenance réel, incluant les vérifications d'outils, les réunions de sécurité et de formation, et les tâches d'entretien mineur. Dans ces cas, il n'est généralement pas économique de créer un nouvel ordre de travail pour chaque tâche, donc vous pouvez créer un ordre de travail permanent qui est ouvert et souvent mis à jour pour suivre les coûts.

Les ordres de travail permanents peuvent aussi être utiles si la solution GMAO que vous utilisez ne vous permet pas de facturer des transactions à des actifs individuels. Dans ce cas, mettre en place un ordre de travail permanent peut être une solution de contournement qui vous permet de suivre les coûts tout en réduisant la charge administrative.

Quels sont les avantages et inconvénients des ordres de travail permanents ?

L'un des principaux avantages des ordres de travail permanents est qu'ils sont un moyen simple de suivre les tâches banales ou répétitives où vous n'avez pas besoin d'un historique complet. Ils peuvent aussi être un moyen utile de réduire le temps et l'argent que vous dépensez à créer et administrer des ordres de travail pour améliorer l'efficacité de votre gestion de maintenance et de stock.

Mais les ordres permanents ne sont pas une solution parfaite, donc vous devez être conscient des pièges courants pour les éviter. L'un des principaux défis est que les ordres de travail permanents peuvent se perdre parmi les nombreux ordres de travail correctifs et préventifs dans votre backlog. En conséquence, il est possible d'oublier de clôturer et renouveler les ordres de travail permanents selon un calendrier défini.

Tout comme ce dossier « divers » dans votre classeur, il peut aussi parfois être difficile de se souvenir exactement ce que vos ordres de travail permanents sont censés couvrir, surtout s'ils sont ouverts depuis des années.

Comment pouvez-vous utiliser les ordres de travail permanents efficacement ?

Une règle simple pour les ordres de travail permanents pour la maintenance générale est de les utiliser pour toute tâche qui prend 15 minutes ou moins à vos techniciens. Le raisonnement est que parce que le coût et le temps pour créer et clôturer un ordre de travail sont susceptibles de dépasser le temps et le coût du travail réel.

Si vous voulez créer un ordre de travail permanent pour ces petits travaux, il est important d'établir des règles. Une façon de faire des règles est de penser aux réponses aux questions suivantes :

• Combien de temps garderez-vous l'ordre de travail permanent ouvert et éligible pour la facturation ?
• Quels types de pièces pouvez-vous facturer à l'ordre de travail permanent ?
• Quel est le processus pour clôturer l'ordre de travail et en ouvrir un nouveau à la fin de l'intervalle ?
• Comment examinerez-vous vos ordres de travail permanents pour vous assurer que vous les utilisez correctement ?

Typiquement, vous clôturez les ordres de travail permanents à la fin du mois, mais vous pouvez aussi les clôturer trimestriellement quand votre période financière se termine, vous aidant à garder le nombre de transactions contre l'ordre de travail à un niveau gérable.

Comment Hippo GMAO peut-il aider ?

Hippo CMMS® vous permet d'approuver, générer, prioriser, attribuer, suivre et clôturer des ordres de travail de n'importe où, donc vous ne perdez jamais la trace de vos ordres de travail permanents. Et parce que tout est numérique et sur la même plateforme intuitive, vous n'avez jamais à vous soucier de perdre des bouts de papier ou de voir des données critiques disparaître dans des tableurs infinis et déconnectés.

Il est facile pour les ordres de travail permanents papier et tableur de tomber entre les mailles du filet, mais Hippo CMMS suit tout pour que vous puissiez éviter le retravail et garder votre équipe responsable. Sa mise en page propre et facile rend tout facile à voir et comprendre, tandis que la fonction de modèle d'ordre de travail intégrée signifie que vous pouvez facilement prendre des instructions existantes et les copier vers de nouveaux ordres de travail. Vous obtenez plus de temps clé en main et moins d'argent dépensé en admin.

Qu'est-ce qui vient ensuite ?

Hippo est là pour vous aider à obtenir la solution qui vous convient le mieux, de la réponse à vos questions sur tout ce qui touche à la maintenance jusqu'à la réservation d'une démo logicielle en direct.

Résumé exécutif

Un ordre de travail permanent est un ordre de travail que vous ouvrez pour une période prolongée, parfois indéfiniment, pour des tâches de routine ou récurrentes que vous ne pouvez pas lier à un équipement spécifique. Vous utilisez généralement les ordres de travail permanents pour de petits travaux comme les vérifications d'outils et l'entretien général parce qu'il n'est pas économique de créer un nouvel ordre de travail pour chaque tâche.

L'un des principaux avantages des ordres de travail permanents est qu'ils sont un moyen simple de suivre les tâches banales ou répétitives quand vous n'avez pas besoin d'un enregistrement. Cependant, ils peuvent se perdre parmi les nombreux ordres de travail correctifs et préventifs dans votre backlog, et vous pouvez oublier de les clôturer et les renouveler régulièrement.

Pour utiliser les ordres de travail permanents plus efficacement, vous devez établir des règles, comme la durée pendant laquelle l'ordre de travail doit rester ouvert et ce que vous pouvez facturer contre. Le logiciel d'ordre de travail Hippo CMMS peut aider car il vous permet de suivre tous vos ordres de travail, y compris les ordres de travail permanents, pour que vous finissiez sans trous de données dans vos dossiers et budget de maintenance.