Série Expert CMMS – Partie 4 : Quatre facteurs clés pour choisir la configuration de votre logiciel

La semaine dernière dans la Partie 3 de notre Série Expert CMMS, nous vous avons montré les trois types de configuration CMMS, en détaillant les coûts, les délais d'implémentation et les considérations à connaître avant de prendre une décision d'intégration. Pour compléter cette sélection, la Partie 4 vous donne un aperçu des quatre facteurs à prendre en compte lors de la sélection de votre type de configuration.

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Nous avons conçu un organigramme simple pour déterminer la meilleure ligne d'action pour mettre votre système en marche rapidement. Dans cette section, nous passerons en revue les questions situées dans les bulles bleues sur le graphique qui se rapportent aux quatre facteurs affectant la configuration. Après avoir compris les quatre facteurs, vous pourrez utiliser l'organigramme pour déterminer votre type de configuration optimal.

Quatre facteurs affectant le type de configuration

1 - Logiciel de gestion de maintenance existant -

Simplement dit, si vous avez déjà un logiciel de gestion de maintenance et cherchez à changer de fournisseur, une grande partie du travail de configuration peut déjà être faite pour vous. Votre équipe aura moins d'obstacles lors de la configuration initiale de votre nouvelle base de données et de l'intégration des processus logiciels dans leur vie professionnelle quotidienne. Cela sera utile pendant la Partie 3 — le déploiement. Pour l'instant, la question principale que vous devez vous poser est : « Ce système actuel permet-il d'exporter vos données ? » Si la réponse est oui, alors vous avez de la chance ! Votre configuration vient de devenir beaucoup plus simple et votre suivi d'historique de maintenance vient de devenir beaucoup plus étendu. En migrant les données d'historique de maintenance d'un ancien système vers un nouveau, vous aurez un suivi fluide et cohérent depuis le début au lieu de perdre vos données lors du changement. En plus de l'historique de maintenance, les listes d'actifs et d'équipements, d'utilisateurs, d'inventaire et de pièces de rechange, et les modèles de bons de travail peuvent généralement être migrés de l'ancien logiciel vers le nouveau. L'équipe de support de votre fournisseur peut vous aider à nettoyer et importer vos données, rendant ce processus beaucoup plus simple.

Si votre système actuel ne vous permet pas d'extraire vos données, vous aurez peut-être un peu plus de travail devant vous, c'est là qu'intervient le personnel de support du fournisseur. Peut-être avez-vous conservé d'anciennes feuilles de calcul avec des informations sur les actifs et équipements listées, ou peut-être que votre fournisseur actuel peut extraire des informations de votre ancienne base de données. Si tout le reste échoue, vous pouvez au moins utiliser votre ancien compte comme guide pour configurer votre nouveau, vous montrant les équipements ou actifs que vous suiviez auparavant et les copiant dans votre nouvelle base de données. Un service de configuration complet ou partiel est recommandé à ce stade pour vous mettre en marche rapidement et correctement.

2 - Budget d'intégration -

Comme indiqué dans la Partie 1, assurez-vous de laisser de la place dans votre budget pour les frais d'intégration. Les frais d'importation horaires peuvent aller de 150 $/h à 250 $/h selon le fournisseur, tandis que d'autres peuvent inclure ces frais dans la licence ou absorber le coût entièrement. Les audits sur site ont une large gamme de prix car ils ajoutent généralement un per diem pour les frais de voyage et de nourriture et basent le prix sur le nombre d'actifs impliqués dans l'audit. 1 000 $ à 3 000 $ par jour vous donne une idée du prix d'un audit. Quelle que soit la voie de configuration que vous choisissiez, nous vous recommandons fortement d'opter pour une aide dans la configuration de votre système, ce qui signifie que vous devrez budgétiser au moins en partie pour ces services.

3 - Délai d'implémentation -

Vous pouvez visualiser votre délai d'implémentation en trois périodes distinctes : court terme (1-3 mois), moyen terme (3-6 mois) et long terme (6 mois - 1 an). Si vous n'êtes pas pressé de mettre ce nouveau système en route, vous aurez peut-être plus de temps pour le configurer lentement et régulièrement vous-même. Vous pouvez prendre votre temps pour préparer vos listes à importer, effectuer votre propre audit avec du personnel interne, et obtenir des retours de vos collègues sur le type de permissions dont ils ont besoin ou les actifs qu'ils aimeraient suivre. Si vous avez besoin que votre système soit opérationnel plus rapidement, il pourrait être plus judicieux d'engager un professionnel pour faire le travail pour vous. Avec leur expertise dans l'industrie et leur facilité d'utilisation avec leur propre produit, les fournisseurs peuvent effectuer des audits complets et configurer votre compte en un mois ou moins.

4 - Ressource interne dédiée -

Un membre du personnel interne dédié devrait être désigné comme personne de contact pour la configuration et le soutien continu du système. Cette personne devrait être celle qui utilisera régulièrement le système et qui pourra diffuser les nouvelles informations à son équipe d'utilisateurs du logiciel. Ce « champion du logiciel » peut aider à configurer le nouveau système en rassemblant les informations sur les actifs, en remplissant les feuilles de calcul d'importation, et en intégrant ces informations avec le logiciel. Certaines organisations utilisent les compétences d'un consultant logiciel tiers pour aider à bien rechercher un nouveau système et le configurer. D'autres organisations confient la configuration du système à des stagiaires d'été ou des apprentis, faisant de cela un grand projet continu pour la durée de leur contrat. Cette embauche temporaire pourrait avoir du sens comme contact initial de configuration, mais assurez-vous que ce champion a réussi à transmettre ses connaissances au reste de l'équipe qui utilisera le système de manière continue. Si vous avez un champion du personnel désigné dans votre équipe avec le mandat de configurer votre système, les bases de données peuvent démarrer beaucoup plus rapidement que celles qui ne font pas de cela une priorité dans le département de maintenance.

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Lisez la Partie 5 de notre Série Expert CMMS où nous discutons des 5 conseils pour optimiser votre stratégie de déploiement CMMS.