Réinventer la documentation pour améliorer la performance opérationnelle

Pour soutenir les performances opérationnelles , des améliorations continues doivent être apportées dans toutes les parties de l'entreprise, à commencer par la documentation. On ne peut prétendre gagner en efficacité et en compétitivité si les supports d'information sont organisés, utilisés et transmis via des méthodes et des outils qui ne sont plus à jour.
Toutes les activités de la filière sont conduites sur la base de documents.

Cela inclut tout, des instructions de travail aux processus, enregistrements et données liés à la logistique et à la traçabilité . Toute la documentation est donc concernée par cette nécessité de la réinventer pour permettre à l'organisation d'être toujours plus efficace. La mise en place de processus de management visuel est l'une de ses principales caractéristiques.

Le secteur évolue, la documentation industrielle aussi

Les documents qui existent dans le secteur industriel sont de plusieurs types. Il peut s'agir de documentation industrielle relative au patrimoine de l'entreprise (inventaires des équipements, etc.), de données techniques (cahier des charges, instructions de travail à jour, procédures, etc.) ou du domaine juridique. Cette documentation est vitale pour l'organisation à tous les niveaux. Il devra surtout évoluer pour répondre aux nouvelles spécificités et exigences de l'industrie 4.0 , qui se veut intelligent et connecté.

La production industrielle a connu d'importantes mutations avec l'arrivée massive des nouvelles technologies. Les processus de fabrication n'ont presque rien à voir avec ce qui était en place lorsque l'Internet Industriel des Objets, entre autres innovations notables, n'était pas encore arrivé dans les usines. L'organisation de la chaîne de production, les services de maintenance, la supply chain, la gestion des ressources (tant matérielles qu'humaines), la gestion des flux, les achats, l'approvisionnement, l'approvisionnement, la gestion des stocks et la planification sont désormais assurés par des matériels et logiciels encore plus performants.

Les supports d'information sont donc constamment optimisés pour accompagner ces évolutions. En garantissant la qualité de la documentation, les performances opérationnelles sont améliorées de plusieurs manières :

• réduction du gaspillage (temps et ressources),
• réduction des temps d'arrêt des équipements de production (meilleure maintenance),
• amélioration des processus, etc.

En effet, des collaborateurs avec des documents clairs et efficaces ne peuvent être que plus performants à chaque poste de travail .

La gestion visuelle, l'une des principales formes d'évolution des documents

L'un des principaux aspects de l'évolution de la documentation en faveur de la performance opérationnelle est l'utilisation croissante du management visuel, qui est l'un des piliers du lean moderne et de l'amélioration continue .

Comme son nom l'indique, il s'agit de déployer des outils visuels pour faire progresser les équipes. En pratique, cela consiste par exemple à fournir aux opérateurs des tableaux de bord affichant des indicateurs de performance et les situant par rapport à des objectifs. Ces supports visuels, proposés sous diverses formes plus « parlantes » que des séries de textes (schéma, schéma, schéma, etc.), peuvent également afficher des bonnes pratiques, des procédures ou des sources de dysfonctionnement. Cela permet de visualiser plus facilement les principales tendances commerciales et de prendre des mesures correctives si nécessaire.

Le management visuel est également au service de la performance opérationnelle car il simplifie le transfert de compétences techniques vers les nouveaux arrivants , qu'il s'agisse de salariés déjà en place mais appelés à occuper de nouveaux postes ou de recrutements extérieurs à l'entreprise.

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