Moderniser la documentation pour une performance opérationnelle au sommet

Pour soutenir la performance opérationnelle, des améliorations continues doivent être apportées à tous les niveaux de l'entreprise, en commençant par la documentation. On ne peut pas prétendre gagner en efficacité et en compétitivité si les supports d'information sont organisés, utilisés et transmis via des méthodes et outils qui ne sont plus à la hauteur. Toutes les activités au sein de l'industrie sont menées sur la base de documents.

Cela inclut tout, des instructions de travail aux processus, enregistrements et données liées à la logistique et à la traçabilité. Toute la documentation est donc concernée par ce besoin de la réinventer pour permettre à l'organisation d'être toujours plus performante. La mise en place de processus de management visuel en est l'une des principales caractéristiques.

L'industrie change, la documentation industrielle aussi

Les documents existant dans le secteur industriel sont de nombreux types. Cela peut inclure la documentation industrielle relative aux actifs de l'entreprise (inventaires d'équipements, etc.), les données techniques (spécifications, instructions de travail à jour, procédures, etc.) ou le domaine juridique. Cette documentation est vitale pour l'organisation à tous les niveaux. Surtout, elle devra évoluer pour répondre aux nouvelles spécificités et exigences de l'industrie 4.0, qui se veut intelligente et connectée.

La production industrielle a subi des changements significatifs avec l'arrivée massive de nouvelles technologies. Les processus de fabrication n'ont presque plus rien à voir avec ce qui était en place lorsque l'Industrial Internet of Things, parmi d'autres innovations notables, n'était pas encore arrivé dans les usines. L'organisation des lignes de production, les services maintenance, la supply chain, la gestion des ressources (matérielles et humaines), la gestion des flux, les achats, l'approvisionnement, la gestion des stocks et la planification sont désormais assurés par des matériels et logiciels encore plus performants.

Les supports d'information sont donc constamment optimisés pour soutenir ces évolutions. En garantissant la qualité de la documentation, la performance opérationnelle est renforcée de plusieurs manières :

• réduction du gaspillage (temps et ressources),
• réduction des temps d'arrêt des équipements de production (meilleure maintenance),
• amélioration des processus, etc.

En effet, des salariés dotés de documents clairs et efficaces ne peuvent être que plus performants à chaque poste de travail.

Le management visuel, l'une des principales formes d'évolution documentaire

L'un des aspects majeurs de l'évolution de la documentation en faveur de la performance opérationnelle est l'utilisation croissante du management visuel, qui est l'un des piliers du Lean moderne et de l'amélioration continue.

Comme son nom l'indique, il s'agit de déployer des outils visuels pour aider les équipes à progresser. Concrètement, cela consiste, par exemple, à fournir aux opérateurs des tableaux de bord affichant des indicateurs de performance et les situant par rapport aux objectifs. Ces aides visuelles, proposées sous diverses formes plus « parlantes » que des séries de textes (diagrammes, graphiques, etc.), peuvent aussi afficher les bonnes pratiques, les procédures ou les sources de dysfonctionnement. Cela facilite la visualisation des tendances clés de l'activité et la prise de mesures correctives si nécessaire.

Le management visuel est aussi au service de la performance opérationnelle car il simplifie le transfert de compétences techniques aux nouveaux arrivants, qu'il s'agisse de salariés déjà en place mais appelés à occuper de nouveaux postes ou de recrues extérieures à l'entreprise.

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