Un système de collecte automatisée de données vaut-il l'investissement ? Prouver le ROI et justifier les coûts

Les systèmes de collecte automatisée de données sont souvent un investissement substantiel, particulièrement pour les entreprises implémentant pour la première fois des initiatives à l'échelle de l'entreprise impliquant des milliers d'actifs. Les champions de la collecte automatisée de données au sein des organisations sont souvent impatients de prouver le ROI afin de justifier à la fois l'effort et le coût. Heureusement, justifier les investissements dans la collecte automatisée de données est faisable, et souvent dans des délais raisonnables.

Suivre le rythme de l'innovation a ses récompenses

Les premiers adoptants dans diverses industries ont le fardeau de prouver la valeur de l'adoption des avancées technologiques. C'est à ce stade précoce que la plupart des investissements technologiques sont les plus chers, les prix baissant généralement à mesure que les efficacités sont gagnées et que les avancées évoluent de nouvelles et innovantes à standard et attendues.

La capture automatisée de données (ADC) a prouvé son rapport coût-efficacité et même sa rentabilité à travers une multitude d'industries. Alors que certaines industries commencent juste à adopter des normes réglementaires exigeant que les entreprises utilisent des méthodes efficaces de suivi d'actifs et de collecte de données, d'autres découvrent tout juste la valeur de la collecte automatisée de données pour améliorer les processus métier.

Le fait que l'ADC ne soit pas une nouvelle innovation mais ne soit pas non plus saturée à travers les industries crée une opportunité unique pour les entreprises dans de nombreux secteurs. En d'autres termes, vous obtenez l'avantage de coûts plus bas couplé à la confiance d'adopter une technologie éprouvée. Recherchez des success stories d'entreprises non seulement dans votre industrie mais dans d'autres verticales avec des processus métier et systèmes comparables bénéficiant de l'automatisation sous diverses formes.

Convaincre les dirigeants d'entreprise d'adopter la collecte automatisée de données est la première étape, mais vous serez attendu pour justifier l'investissement que vous avez défendu suite à l'implémentation. Heureusement, justifier les investissements ADC est relativement simple quand vous regardez les bonnes données.

Identifiez les métriques facilement quantifiables

Justifier les investissements dans la collecte automatisée de données devrait englober à la fois les économies directes et le ROI et les avantages plus spécifiques mais parfois plus difficiles à mesurer, ou avantages tangibles vs intangibles.

Les avantages concrets et quantifiables sont les plus faciles à mesurer et constituent donc le chemin le plus facile vers la justification. Ces métriques facilement quantifiables incluent :

• Coûts de main-d'œuvre – L'ADC réduit les demandes en personnel, permettant aux entreprises de réaliser des économies sur les coûts d'heures supplémentaires, les taxes et autres avantages.
• Coûts d'exploitation – En réduisant les demandes de main-d'œuvre et en optimisant les processus, les entreprises sont capables d'en faire plus avec moins tant en termes de temps (une plus grande production à partir des mêmes ou de moins de ressources booste les profits) que d'espace (stockage d'inventaire, actifs partagés, etc.).
• Investissements en immobilisations – L'un des plus grands domaines de gain potentiel est dans le domaine des investissements en immobilisations. L'ADC permet de mieux surveiller et maintenir les équipements, machines et autres actifs coûteux, ce qui à son tour prolonge la durée de vie utilisable de nombreux actifs. Ainsi, les entreprises sont capables de tirer plus de leurs investissements et d'allonger le temps entre les réparations et remplacements.

Comme ces coûts sont généralement déjà mesurés sous une forme ou une autre par la plupart des organisations, déterminer le ROI d'une initiative ADC nouvellement implémentée est aussi simple que de comparer les chiffres avant-après, à condition qu'aucune autre variable n'était présente qui pourrait fausser les données.

Établissez des bases de référence

Lors de l'implémentation d'une initiative ADC, identifiez des métriques quantifiables et mesurables au début du projet focalisées sur les domaines où vous espérez réaliser des gains. Par exemple, la collecte automatisée de données peut accélérer le temps de documentation et réduire les erreurs. Ces deux objectifs peuvent être quantifiés.

Déterminez combien de temps il faut pour effectuer des tâches de collecte de données sans systèmes ADC en place – soit pour une tâche particulière ou sur une durée spécifiée. De même, calculez les erreurs identifiées et/ou corrigées pendant un laps de temps prédéterminé ou sur une tâche de collecte de données donnée avant l'introduction de l'ADC. Les comparaisons avant-après sont simples quand vous prenez le temps d'établir une base de référence avant l'implémentation.

N'ignorez pas les autres avantages mesurables

Beaucoup des avantages de la collecte automatisée de données sont doux, ou pas aussi facilement quantifiables ou facilement rattachés à l'ADC comme cause. Seuls, ces avantages sont parfois insuffisants pour convaincre les dirigeants axés sur les données et le résultat net que l'investissement est justifié. Mais en exploitant les vastes sources de données d'aujourd'hui pour offrir un progrès mesurable dans ces domaines, c'est particulièrement puissant quand combiné avec d'autres données illustrant des économies de coûts claires dans d'autres domaines tels que la main-d'œuvre, les frais généraux et les coûts d'immobilisations. N'ignorez pas les avantages doux tels que :

• Augmentation des ventes – Les ventes peuvent augmenter grâce à une meilleure accessibilité des données pour le personnel commercial, comme les représentants terrain, sur des facteurs tels que les niveaux d'inventaire actuels et les informations détaillées sur les produits.
• Satisfaction des employés – Les employés armés des outils pour faire leur travail efficacement sont généralement plus heureux, et en résultat, ils travaillent plus dur, produisent de meilleurs résultats et sont loyaux envers leurs employeurs.
• Efficacité – Les gains d'efficacité dans un domaine ont tendance à avoir un effet domino qui se réalise à travers l'organisation (un peu comme l'effet d'entraînement dans la chaîne d'approvisionnement). Ainsi, l'ADC résulte souvent en une efficacité améliorée dans les départements directement impactés par l'ADC ainsi que dans d'autres.
• Expérience client et satisfaction – Des employés heureux ont de meilleures interactions plus positives avec les clients. L'ADC peut contribuer à une meilleure prestation de service, une expédition et livraison de produits plus rapides, une information produit et communication précises, et moins d'erreurs d'inventaire et d'expédition, un groupe d'effets qui ensemble ont des impacts substantiels sur la satisfaction client.

Une analyse et revue complète qui englobe à la fois les avantages tangibles et intangibles est la façon la plus efficace de prouver le ROI des investissements ADC – même aux dirigeants les plus critiques. Quand vous prouvez les gains réalisés à travers pratiquement chaque facette de l'organisation, la valeur d'un système ADC est impossible à nier.