51 Conseils d'experts sur les méthodes de contrôle des stocks :choix d'une méthode de contrôle des stocks, conseils pour la collecte et l'analyse des données et mise en œuvre de bonnes politiques de contrôle des stocks

Le contrôle des stocks est une fonction essentielle pour les entreprises de tous les secteurs. Sans méthodes efficaces de contrôle des stocks, la chaîne d'approvisionnement souffre, vous n'êtes pas en mesure de répondre adéquatement aux besoins des clients et, en fin de compte, le résultat net de votre entreprise reflétera ces insuffisances.
Mais choisir la bonne méthode de contrôle des stocks et développer des politiques efficaces pour s'assurer que les processus sont suivis, améliorer la précision de vos méthodes de contrôle des stocks et collecter des données précises pour comprendre comment utiliser ces données pour informer d'autres secteurs de l'entreprise sont des préoccupations sans solutions simples et globales.
C'est pourquoi l'évaluation du scénario commercial actuel de votre entreprise pour identifier les besoins clés, choisir les systèmes et développer les processus qui répondront le mieux à ces besoins uniques est souvent une première étape nécessaire pour les entreprises qui sélectionnent un système de contrôle des stocks pour la première fois. C'est également une bonne idée pour les entreprises d'effectuer ces audits périodiquement pour s'assurer que les systèmes et processus actuels sont adéquats compte tenu de la croissance ou des changements survenus au sein de l'organisation.
Pour aider les entreprises à choisir ou à développer des méthodologies bien adaptées aux activités commerciales exigences, nous avons compilé une liste de 51 conseils d'experts sur les méthodes de contrôle des stocks, allant des informations pour vous aider à choisir le bon cadre ou méthodologie de contrôle des stocks à la compréhension des besoins commerciaux uniques de votre entreprise et à la création et à l'application de politiques efficaces de contrôle des stocks. Pour parcourir les conseils d'une section spécifique, utilisez les liens ci-dessous pour accéder à chaque catégorie.
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• Choisir la bonne méthode de contrôle des stocks
• Principes de base du contrôle des stocks
• Conseils de collecte et d'analyse de données pour un contrôle efficace des stocks
• Connaître votre inventaire et les besoins de votre entreprise
• Créer des règles efficaces de contrôle des stocks

Choisir la bonne méthode de contrôle des stocks

1. La méthode de contrôle des stocks Min-Max vous aide à définir la quantité de stock que vous devez conserver pour des articles spécifiques. «Après un examen minutieux de vos besoins en inventaire, vous définissez deux lignes - une en haut et une en bas de la quantité de chaque produit que vous devez garder sous la main. Lorsque vous atteignez la ligne du bas, vous commandez suffisamment de ce produit pour ne pas dépasser la ligne du haut. Tant que vous êtes quelque part au milieu, tout va bien.
« Avantages :cette méthode est simple et rend la tâche d'équilibrer l'inventaire assez simple.
« Inconvénients :sa simplicité peut conduire à problème parce que vous pourriez commander trop de produits ou en manquer avant qu'ils n'arrivent. – Robert Lockard, 4 méthodes de contrôle des stocks que vous devez connaître , Logiciel de système d'inventaire ; Twitter :@Fishbowl
2. La méthode ABC est l'une des méthodes de contrôle des stocks les plus couramment utilisées dans certains secteurs. "C'est l'une des méthodes couramment utilisées dans l'industrie de la vente au détail et elle est parfois associée à d'autres méthodes pour un meilleur contrôle des stocks. Il s'agit davantage d'une technique de classification des stocks dans laquelle les produits sont classés en fonction de leur contribution aux ventes et de leur importance dans leur plan d'assortiment.
"Les produits de catégorie A seront les épiciers les plus vendus et les produits phares avec une marge plus élevée . Habituellement, les 20 % des meilleurs produits de l'assortiment contribuant à 80 % des ventes totales sont classés dans la catégorie A, où un contrôle strict des stocks est nécessaire pour éviter toute perte de ventes. 20 % des produits contribuant à 80 % des ventes sont connus sous le nom de règle 80-20 ou principe de Pareto
"Les produits de catégorie C sont le bas de gamme contribuant moins aux ventes. Ces articles sont d'une importance marginale pour l'entreprise et ne sont conservés que dans le seul but de répondre aux besoins des clients.
"Les produits de catégorie B sont importants pour le détaillant, mais le sont moins que les produits de catégorie A." – Suresh Ram, Types de systèmes de contrôle des stocks , Discuter de la vente au détail en détail
3. L'inventaire géré par le fournisseur est une option pour certains secteurs. "Comme son nom l'indique, le stock géré par le fournisseur (VMI) est un stock géré par le vendeur (fournisseur). Et bien qu'il puisse y avoir plus que cela, cela signifie au minimum que le fournisseur détermine quand réapprovisionner et combien réapprovisionner.
"L'inventaire géré par le fournisseur n'est pas nouveau ; en fait, cela existe depuis longtemps et est beaucoup plus courant que vous ne le pensez. Si vous avez déjà travaillé dans un restaurant, vous auriez vu le «gars du pain» apparaître tous les jours environ, vérifier votre inventaire (regarder physiquement vos pains, brioches, etc.), puis aller dans son camion et vous approvisionner . Dans un salon de coiffure, de nombreux produits capillaires que votre coiffeur (oui, je suis de la vieille école, je vais chez un coiffeur) vend ou utilise sont également gérés par le fournisseur. Dans ce cas, c'est probablement le représentant commercial de ce produit qui "gère" réellement l'inventaire, et il peut réapprovisionner le salon de coiffure depuis le coffre de sa voiture. Dans l'ancienne quincaillerie indépendante, les articles comme les écrous, les boulons, les rondelles, les joints toriques, etc. étaient souvent gérés par le vendeur. Dans les grandes entreprises, vous pouvez faire gérer vos cartons d'expédition, vos fournitures de bureau ou vos fournitures de nettoyage/d'entretien par le fournisseur. » – Dave Piasecki, Inventaire géré par le fournisseur (VMI) :qu'est-ce que c'est et quand est-il judicieux de l'utiliser , InventoryOps.com

4. La méthode de contrôle des stocks juste à temps est considérée comme une pratique risquée, mais elle réduit le volume des stocks qu'une entreprise conserve, ce qui peut réduire les frais généraux. "La méthode Just In Time (JIT) permet de réduire le volume des stocks dont dispose une entreprise. Cette technique est considérée comme risquée car vous n'achetez des stocks que quelques jours avant qu'ils ne soient nécessaires pour la distribution ou la vente afin que les articles arrivent juste à temps pour être utilisés.
"JIT aide les organisations à économiser sur les coûts de stockage en maintenant les niveaux de stock faible et élimine les situations où les cadavres d'animaux restent sur les étagères pendant des mois. Vous devez effectuer des recherches approfondies sur les habitudes d'achat des clients, la demande saisonnière et la source de fournisseurs et de canaux de transport fiables avant de mettre en œuvre le JAT dans vos opérations commerciales afin de minimiser les risques et les erreurs. » - Techniques de gestion des stocks , Commerce Gecko; Twitter :@tradegecko
5. Les méthodes d'inventaire sur plusieurs périodes ont deux variantes principales :la quantité de commande fixe et la commande à période fixe. "Un modèle d'inventaire multi-périodes peut avoir deux variantes. Les systèmes de quantité de commande fixe sont ceux où les commandes sont passées pour un montant fixe à chaque fois qu'elles sont passées. La passation d'une commande est effectuée lorsqu'un événement se produit, comme l'atteinte d'un niveau de stock minimum. La deuxième variante concerne les modèles à période fixe où les commandes sont passées à des moments précis, par exemple lorsqu'il y a un examen mensuel des niveaux de stock. Le montant de la commande dépendra de la quantité de stock nécessaire.
"Les principales différences entre ces modèles sont que, dans un modèle de quantité de commande fixe, il doit y avoir une surveillance continue pour s'assurer que les commandes sont passées lorsque les niveaux de stock sont réduit au niveau approprié. Les niveaux de stock dans un modèle à période fixe ne sont vérifiés qu'au moment où une commande doit être passée. Dans le modèle de quantité de commande fixe, les niveaux de stock sont généralement plus élevés et ce système a tendance à être utilisé pour des articles plus chers et importants. Il nécessite également plus de temps à maintenir car les modèles de stock doivent être constamment mesurés.
"Les modèles de quantité de commande fixe sont utilisés dans des situations très stables où la demande de produit est constante, le délai de livraison du produit est connu et fiable, le prix ne varie pas, les coûts de commande sont constants et toutes les commandes du produit seront exécutées. – Peter Carr, Semaine 7 :Gestion des stocks , BE 603 ​​Operations and Supply Chain Management (offert par le Conrad Centre for Business Entrepreneurship and Technology de l'Université de Waterloo); Twitter :@UWaterloo
6. Les méthodes de contrôle des stocks les plus efficaces peuvent varier d'une entreprise à l'autre, et même pour des catégories d'articles individuelles. "Les méthodes de contrôle des stocks varient d'une entreprise à l'autre, d'un produit à l'autre et d'un SKU à l'autre. La méthode de contrôle des stocks qui fonctionne le mieux pour les articles à rotation lente peut ne pas fonctionner aussi bien pour les articles à rotation rapide. Une entreprise peut avoir 1 million de références différentes et n'utiliser que cinq méthodes de contrôle des stocks différentes. Une chose à retenir - il n'y a pas de méthode parfaite pour gérer l'inventaire. Un Saint Graal ou une formule magique qui se traduit par des niveaux d'inventaire parfaits n'existe pas. Une entreprise ne peut que rechercher la meilleure méthode qui se traduit par une réduction des coûts et une augmentation des niveaux de service. » – Kenneth Hamlett, Méthodes de contrôle des stocks , Chron.com; Twitter :@HoustonChron

7. Bien qu'il n'existe pas nécessairement de méthodologie de contrôle des stocks unique, le développement d'un système de contrôle des stocks clair et des politiques associées est essentiel au succès de toute entreprise. "Pour comprendre les différentes techniques de gestion des stocks, il est crucial de savoir pourquoi c'est important.

• Premièrement, un inventaire mal géré peut entraîner une augmentation inutile du fonds de roulement. Les fonds excédentaires auraient pu être utilisés de manière fructueuse pour alimenter les initiatives de croissance ou les efforts de recherche et développement de l'entreprise.
• Deuxièmement, une gestion efficace des stocks entraînerait de faibles coûts de stockage, ce qui entraînerait à son tour une augmentation des bénéfices de l'entreprise. L'espace de stockage est cher; si vous êtes en mesure de bien gérer votre inventaire et de réduire la quantité de marchandises que vous devez stocker, vous aurez besoin de moins d'espace, ce qui entraînera à son tour des coûts de location d'entrepôt réduits.
• Troisièmement, cela peut vous aider à satisfaire vos clients en leur fournissant les produits dont ils ont besoin le plus rapidement possible. Une mauvaise gestion des stocks entraîne une moindre disponibilité des marchandises et un délai de livraison plus long. Par conséquent, si vous souhaitez obtenir ces étoiles de satisfaction du service, vous devez bien gérer votre inventaire.
• Quatrièmement, les marchandises stockées en stock pendant une longue période peuvent se détériorer. Cela entraîne des frais généraux inutiles dans l'exploitation d'une entreprise. Par conséquent, une bonne gestion des stocks peut vous aider à réduire considérablement ces coûts.
• Cinquièmement, si vous avez des stocks dispersés à divers endroits, vous avez besoin d'un système approprié pour gérer ces stocks en fonction de l'offre et de la demande. Les techniques de gestion des stocks peuvent vous aider à gérer plusieurs inventaires." – Laran Joseph, Les techniques de gestion des stocks et leur importance , Blog Udemy; Twitter :@Udemy_Blog

8. Recherchez les fonctionnalités clés pour évaluer les systèmes qui vous permettent de gérer numériquement l'inventaire de votre entreprise. "Non, nous ne voulons pas dire utiliser Excel pour suivre votre inventaire. Nous parlons d'une solution de gestion des stocks qui fonctionne pour votre entreprise. Tous les programmes ne fonctionneront pas pour tout le monde, alors passez du temps à évaluer les caractéristiques et les fonctions pour vous assurer qu'elles répondent à vos besoins ainsi qu'aux besoins de votre entreprise. Voici quelques conseils utiles pour évaluer un système de gestion des stocks.

• Sur le Web : Avoir une solution basée sur le Web s'avérera inestimable. Ce type de système de contrôle des stocks est souvent plus économique, offre plus de fonctionnalités et est généralement plus facile à mettre en œuvre.
• Inventaire mobile : Pouvez-vous emporter votre système de gestion des stocks partout avec vous ? Être basé sur le Web ne suffit pas, alors assurez-vous que votre système est compatible avec iPad, iPhone, Android ou Windows Mobile.
• Intégration de code-barres : Le codage à barres vous permet de réduire les erreurs de saisie de données, d'accélérer les processus de contrôle des stocks tout en facilitant vos opérations quotidiennes.
• Conversion d'unité de mesure : L'utilisation d'un système qui comprend que votre unité de mesure d'achat est souvent différente de votre unité de mesure d'inventaire est vitale. Vous pouvez acheter votre "widget" par "boîte" auprès d'Acme Supply, mais vous pouvez émettre ce même "widget" à votre personnel par "chaque" unité de mesure. Souvent, vous pouvez voir un scénario où il peut y avoir 50 « chacun » dans une « caisse » qui a été commandée. Il est essentiel que votre système de gestion des stocks connaisse et comprenne ce processus.
• Importation de données : L'importation initiale de vos données vous fera économiser des heures, voire des jours de saisie manuelle de toutes vos fournitures. Assurez-vous de vérifier cette fonctionnalité.
• Traitements par lots : Personne n'aime avoir à effectuer la même tâche encore et encore; assurez-vous que le système que vous choisissez offre des transactions ou des processus en masse pour transformer les gros travaux en tâches faciles à exécuter.
• Cycle/Comptage physique : Finalement, la quantité de fournitures sur vos étagères ne sera pas égale à la quantité de cet article dans votre logiciel de gestion des stocks, donc le comptage de cycles ou le comptage physique de vos fournitures doit être rapide et facile. Assurez-vous que le système que vous sélectionnez offre un moyen simple et rapide d'exécuter ces fonctions.
• Alertes et notifications : Restez informé automatiquement grâce aux alertes Low Par et à diverses autres notifications système. Personne n'aime les surprises et avec les alertes automatisées, vous ne serez plus jamais surpris." – 5 bonnes pratiques simples pour une excellente gestion des stocks , Le groupe de la boîte à outils ; Twitter :@TheToolkitGroup

Principes de base du contrôle des stocks
9. Votre système de contrôle des stocks doit contenir plusieurs éléments clés. "Chaque opération de pièces nécessite un système de contrôle des stocks, qui doit intégrer les éléments clés suivants :

• Il doit avertir le personnel des pièces bien à l'avance qu'une pièce est épuisée.
• Il doit répertorier le prix d'achat historique d'une pièce afin que, si le prix change, le responsable puisse examiner le problème et déterminer si ce changement est une augmentation de prix ou une facturation incorrecte.
• Il doit répertorier les fournisseurs qui proposent les meilleurs prix.
• Il doit indiquer les taux d'utilisation passés afin que le responsable puisse déterminer les niveaux d'inventaire appropriés.
• Cela devrait nécessiter le moins d'écriture possible, en particulier de la part des mécaniciens." – John Dolce, 15 conseils pour améliorer le contrôle de votre inventaire , Professionnel de la flotte utilitaire ; Twitter :@UtilityFleetPro

10. Élaborez d'abord un plan, puis exécutez-le. "La gestion des stocks est un effort continu et concentré - et un processus qui ne doit pas être géré uniquement au niveau des opérations. Un plan d'inventaire réussi doit également impliquer vos départements marketing, catalogue, e-commerce et merchandising.
"En gérant votre inventaire par rapport à un calendrier promotionnel principal, tout le monde y gagne :votre équipe d'achat comprend quand et combien de produits acheter, votre exécution fournisseur sait quand préparer un espace d'entrepôt supplémentaire, et le personnel de votre centre de contact peut anticiper l'augmentation du volume d'appels.
"Ajoutez les prévisions de ventes des années précédentes à votre calendrier d'inventaire pour être encore mieux préparé aux pics saisonniers de la demande." – Steve Warren, 4 conseils pour une gestion efficace des stocks , Marchand Multicanal ; Twitter :@mcmerchant
11. Identifiez les pièces de rechange critiques pour l'inventaire de maintenance et assurez-vous qu'elles sont en stock à tout moment. « Avez-vous identifié vos pièces de rechange critiques ? Pièces de rechange critiques =Long délai d'exécution (4 à 6 semaines) X Critiques pour l'équipement de production X Coût élevé des pièces. Ces pièces sont comme une assurance-vie. Vous espérez que vous n'en aurez jamais besoin, mais si c'est le cas, il vaut mieux qu'ils soient sur l'étagère." – Améliorer le contrôle des stocks de maintenance , Institut Marshall ; Twitter :@Marshall_Inst
12. Les expéditions doivent être examinées de près, car la réception des stocks est un point clé de perte. "Un point clé de perte se situe au moment de la réception de l'inventaire. L'examen minutieux des bordereaux d'emballage pour les expéditions du catalogue est nécessaire pour la gestion des stocks. Vous voudrez également inspecter soigneusement les articles avant le départ de la compagnie maritime au cas où vous auriez besoin de déposer une réclamation pour dommages. Chaque expédition doit être soigneusement contrôlée, ce qui inclut le comptage des produits et leur comparaison avec le bordereau d'expédition. Les écarts doivent être notés et, le cas échéant, une réclamation devra être déposée auprès du fournisseur responsable de l'expédition." – Gérer votre inventaire , Kabbage; Twitter :@KabbageInc

13. Attribuez à la bonne équipe de gestion des stocks la tâche de gérer les processus de contrôle des stocks de votre organisation. « Choisissez les personnes responsables de la « propriété » de l'ensemble du processus d'inventaire, y compris la façon dont le produit est organisé et reçu. Recherchez des personnes de confiance qui sont de nature analytique et qui ne sont pas intimidées par un peu de mathématiques. » – 7 conseils pour améliorer l'inventaire de votre exploitation et réduire le gaspillage alimentaire , Service alimentaire Gordon ; Twitter :@GFSDelivers
14. Comme l'inventaire doit avoir un seul emplacement de stockage, à l'exception d'un emplacement de surstock si nécessaire. « Rassemblez un inventaire similaire dans un seul emplacement de stockage. La même pièce ne doit pas se trouver dans plusieurs zones de stockage à moins que la taille physique n'impose une limitation. Dans ce cas, maintenez les quantités disponibles au minimum et déplacez le reste vers un emplacement qui ne fait pas partie du stockage facilement accessible (emplacement de surstock)." - Conseils de gestion d'entrepôt pour l'inventaire physique , riteSoft
15. Un contrôle des stocks réussi consiste à trouver le juste équilibre entre les coûts des stocks et les avantages des stocks. « Une gestion des stocks réussie implique d'équilibrer les coûts des stocks avec les avantages des stocks. De nombreux propriétaires de petites entreprises n'apprécient pas pleinement les véritables coûts de gestion des stocks, qui comprennent non seulement les coûts directs de stockage, d'assurance et de taxes, mais également le coût de l'argent immobilisé dans les stocks. Cette fine ligne entre garder trop d'inventaire et pas assez n'est pas la seule préoccupation du gestionnaire. D'autres incluent :

• Maintenir un large assortiment de stocks, mais sans trop disperser ceux qui évoluent rapidement ;
• Augmenter la rotation des stocks, sans sacrifier le niveau de service ;
• Maintenir un stock bas, sans sacrifier le service ni les performances
• Obtenir des prix plus bas en effectuant des achats en volume, mais sans se retrouver avec des stocks à rotation lente ; et
• Disposer d'un inventaire adéquat, mais ne pas se faire prendre avec des articles obsolètes

« Le degré de succès dans la résolution de ces problèmes est plus facile à évaluer pour certains que pour d'autres. Par exemple, le calcul du taux de rotation des stocks est une simple mesure de la performance managériale. Cette valeur donne une ligne directrice approximative par laquelle les gestionnaires peuvent fixer des objectifs et évaluer les performances, mais il faut se rendre compte que le taux de rotation varie en fonction de l'inventaire, du type d'entreprise et de la façon dont le ratio est calculé (que ce soit sur les ventes ou sur le coût des marchandises). vendu). Les ratios moyens de rotation des stocks pour les industries individuelles peuvent être obtenus auprès des associations professionnelles. – Gestion des stocks – Gestion des stocks réussie , IPSCMI

16. L'inventaire a mauvaise réputation, mais il s'agit d'une fonction essentielle pour les entreprises de presque tous les secteurs. « Avouons-le :l'inventaire a mauvaise réputation, mais c'est l'ingrédient essentiel pour que les entreprises répondent aux exigences de leurs clients. Ils doivent avoir ce dont leurs clients cibles ont besoin pour conserver leur activité et battre la concurrence au poing. Ce dernier fait est la raison pour laquelle tant d'entreprises conservent des stocks très lents ou "morts" sur les étagères. , distributeur en gros ou société de commerce électronique. Même au sein de ces catégories générales de canaux, il y aura des différences significatives dans la gestion des stocks dans les produits pharmaceutiques/médicaments, l'alimentation, l'habillement, les marchandises générales, l'automobile, l'électronique, les matériaux de construction et d'autres types d'entreprises.
"Alors que l'industrie et les services les niveaux influencent les pratiques d'inventaire, il existe des raisons commerciales générales pour lesquelles certaines entreprises ont des stocks excédentaires, telles que le risque et l'incertitude de la chaîne d'approvisionnement et des fournisseurs ; la demande variable des clients et la précision des prévisions ; nivellement saisonnier ; problèmes de délais; couverture de prix ; risque de perdre des clients fidèles ; et le marketing qui stimule les ventes avec de nouvelles marchandises. » – Norm Saenz, directeur général de St. Onge ; Don Derewecki, consultant senior chez St. Onge, Gestion des stocks 101 :il est temps de revoir les principes , Gestion de la logistique; Twitter :@LogisticsMgmt
17. Un mauvais contrôle des stocks est en fait le symptôme d'un problème beaucoup plus profond, comme un mauvais plan de maintenance ou de gestion des installations. « Temps d'arrêt :C'est un mot que redoute tout responsable de l'industrie de la maintenance et de la fiabilité. Dans les meilleures situations, cela signifie une perte de profit. Au pire, cela signifie la perte de votre emploi. Bien que tous les problèmes qui causent des temps d'arrêt ne soient pas complètement évitables, il est utile de connaître ceux qui le sont. Dans cet article de blog, nous allons examiner quelques moyens infaillibles de bannir les temps d'arrêt avec quelques conseils de contrôle des stocks.
"Vous vous demandez peut-être ce que le contrôle des stocks a à voir avec le fait qu'un magasin subisse ou non des temps d'arrêt , auquel je répondrais "beaucoup". Un mauvais contrôle des stocks est le symptôme d'un problème beaucoup plus profond, à savoir un mauvais plan de maintenance et/ou de gestion des installations.
"L'une des étapes clés de tout système de gestion de la maintenance c'est connaître chaque pièce d'équipement dont vous avez la charge. Cela inclut également des informations sur les machines, y compris l'âge de chaque unité, qui est le fournisseur, les coordonnées du fournisseur, l'espérance de vie du produit, les procédures d'entretien suggérées... la liste est longue.
"En sachant ces informations vitales, vous pouvez développer un plan de maintenance solide pour vous assurer que votre équipement continue de fonctionner correctement, contribuant ainsi à éviter un éventuel scénario d'indisponibilité future. em> , MapCon ; Gazouillement :@MAPCONtech
18. Le contrôle des stocks, malgré son importance, est toujours une fonction qui reste obsolète dans certains contextes, tels que les bureaux des prestataires de soins de santé. "De nombreux bureaux n'ont pas de système de contrôle des stocks et, par conséquent, connaissent des pénuries d'approvisionnement qui nécessitent des commandes de dernière minute à des prix élevés. La plupart des cabinets ne peuvent pas se permettre ou n'ont pas le volume nécessaire pour prendre en charge des systèmes de contrôle de scanner numérique. Le coût de l'inefficacité du médecin en raison d'articles manquants est souvent plus élevé que le coût des fournitures.
« Le système manuel suivant est un système simple et facile à utiliser qui place le contrôle des stocks entre les mains d'une seule personne tout en permettant toujours à quiconque au bureau d'utiliser les fournitures en cas de besoin sans avoir à vérifier auprès de quelqu'un d'autre. Des sous-systèmes de stockage de chaque salle d'examen ou poste de travail peuvent également être créés si désiré.
"Le système :

• Déterminez le cycle d'achat de chaque article (la fréquence à laquelle vous l'achèterez :hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle, etc.) en fonction de l'utilisation et de l'espace de stockage. La plupart des bureaux doivent commander des fournitures chaque semaine ou chaque mois. Si vous avez un sous-système pour les salles d'examen ou les postes de travail, votre cycle s'appliquera au réapprovisionnement de ces zones à partir de la salle des fournitures.
• Déterminez la quantité de chaque article généralement utilisée au cours de chaque cycle d'achat.
• Au départ, achetez suffisamment de chaque article pour durer deux cycles d'achat, et créez deux lots de chaque article. Chaque lot doit contenir suffisamment de chaque article pour durer un cycle d'achat (à l'exception des articles avec des dates d'expiration ou des articles saisonniers tels que le vaccin contre la grippe). Enveloppez chaque paquet avec un morceau de ficelle ou un élastique, ou placez chaque paquet dans une boîte, un sac ou un autre contenant séparé. À chaque lot, attachez une étiquette réutilisable étiquetée avec le nom de l'article, le fournisseur, le dernier prix payé par unité, le cycle d'achat, le montant de la commande et le nombre d'articles du lot.
• Accrochez bien en évidence une enveloppe portant la mention "Réorganiser l'enveloppe. Mettez les étiquettes ici" dans la salle des fournitures.
• Lorsque des fournitures sont nécessaires, n'importe quel membre du personnel peut accéder à un lot, retirer l'étiquette et déposer l'étiquette dans l'enveloppe de réapprovisionnement. Un lot complet et un lot partiel doivent rester pour l'article consulté.
• Désignez un commis au contrôle des stocks pour traiter les étiquettes et étiquettes de contrôle des stocks et commander de nouvelles fournitures en fonction du cycle d'achat. Si votre commis commande des fournitures en ligne, demandez-lui de vérifier si le fournisseur en ligne dispose d'une fonction permettant de passer rapidement et facilement des nouvelles commandes égales à l'un de vos lots.
• Lorsque les fournitures arrivent, le commis au contrôle des stocks doit être le seul à ouvrir la livraison, à comparer la facture de livraison avec la commande d'origine pour confirmer l'exactitude et à ranger les articles.
• Regroupez les articles et rattachez l'étiquette utilisée au nouveau lot pour terminer le cycle de commande.
• Placez le nouveau lot d'articles derrière le lot restant, qui a peut-être déjà été ouvert si la demande pour un article a augmenté de manière inattendue (par exemple, pour effectuer une rotation des stocks).

"Vous pouvez changer de fournisseur, de cycle d'achat, de montant de commande et de taille de lot à tout moment, selon vos besoins. Modifiez simplement les balises pour refléter les changements. » - Keith Borglum, Q&R :Conseils pour économiser de l'argent sur les fournitures et contrôler les stocks , Réseau de médecine moderne ; Twitter :@MedEconomics

19. Les petites entreprises ne doivent pas ignorer la nécessité d'un système de contrôle des stocks solide. Lorsque vous envisagez des méthodes et des applications logicielles, au lieu d'opter pour l'application la moins chère ou gratuite, choisissez un système qui peut évoluer avec votre entreprise. "Vous pensez peut-être que puisque votre entreprise est petite, vous n'avez pas besoin de passer beaucoup de temps et d'argent à suivre mon inventaire. Avec la taille de votre entreprise, vous pouvez simplement la surveiller vous-même sans avoir besoin de mettre en place un système particulier.
"Cette ligne de pensée pourrait vous attirer des ennuis. La gestion des stocks implique plus que le simple comptage de votre inventaire. Un bon système de gestion des stocks comprend également le suivi des stocks au fur et à mesure qu'ils sont expédiés aux clients. Grâce à une bonne gestion des stocks, vous pouvez savoir quels produits se vendent bien et lesquels ne le sont pas, vous savez donc quoi stocker davantage et quels articles envisager de mettre en vente pour les déplacer. Si vous êtes en mesure de prédire ce que veulent les clients, vous pouvez vous assurer que vous disposez d'un stock suffisant, vous diversifier et proposer des produits similaires, réduire la quantité de produits qui ne se vendent pas bien et éventuellement améliorer vos marges en augmentant les prix. Tout cela peut non seulement générer des revenus, mais également réduire les coûts et améliorer les marges.
"Le logiciel de gestion des stocks des petites entreprises peut également aider à la gestion de la trésorerie. En comprenant quels produits se vendent et en les utilisant pour contrôler votre comportement d'achat juste à temps, vous pouvez réduire le cycle de conversion de trésorerie de votre entreprise. De même, en éliminant les produits et les skus qui ne se vendent pas, vous pouvez réduire le montant d'argent immobilisé dans les produits de conversion de trésorerie longs. Tout cela est essentiel pour les petites entreprises. La question n'est pas "ai-je besoin d'un système de gestion des stocks" mais "combien d'argent et de temps dois-je investir". Ensuite, vous devez également tenir compte de la croissance. Changer de système plus tard peut être très perturbateur et douloureux. Bien qu'un logiciel gratuit de gestion des stocks soit disponible pour votre petite entreprise, ce n'est peut-être pas la meilleure stratégie à long terme. Mieux vaut acheter un service ou un produit qui peut grandir avec vous. – Jegath, Conseils pour les propriétaires de petites entreprises :Générer des revenus grâce à un logiciel de gestion des stocks pour petites entreprises , Blog Ordoro; Twitter :@ordoro
20. Pour les organisations de maintenance, il est facile de tomber dans le piège de penser que la bonne GMAO résoudra également les défis de contrôle des stocks de l'entreprise. Cependant, un logiciel de maintenance n'automatise et ne simplifie que les processus déjà efficaces. « Une gestion efficace des stocks est l'un des meilleurs moyens d'accélérer le retour sur investissement de votre mise en œuvre de GMAO. Le suivi des stocks, cependant, peut être une tâche complexe et ardue. Les organisations doivent suivre une variété d'équipements, ainsi que les pièces de rechange et les outils utilisés pour entretenir correctement cet équipement.
« Pendant longtemps, les organisations devaient gérer les stocks manuellement. La difficulté de suivre les stocks en différentes quantités et avec des caractéristiques variables est amplifiée lorsque des procédures manuelles sont utilisées. Un module de contrôle des stocks peut simplifier la gestion des stocks grâce à une meilleure tenue des registres et à des rapports automatisés. Malheureusement, les modules de gestion des stocks sont souvent sous-utilisés.
"De nombreux responsables de la maintenance supposent à tort que la gestion des stocks est une fonction automatique des systèmes de gestion de la maintenance, mais les logiciels de maintenance ne peuvent que simplifier et automatiser un processus déjà efficace." – Carol Owens, Conseils pour simplifier la gestion des stocks avec un logiciel de contrôle de la maintenance , Business-Software.com; Twitter :@BiznessSoftware
21. Quels que soient les systèmes d'inventaire, les méthodes et les politiques que vous employez, ayez toujours un plan de sauvegarde en place pour protéger les précieuses données de votre entreprise. « Protégez tout votre travail acharné. Même le système d'inventaire organisé le plus high-tech peut être déraillé de manière catastrophique à moins que vous n'ayez un plan de secours en place. Que se passe-t-il si, par exemple, votre ordinateur ultramoderne est volé ou si un incendie endommage votre installation, reléguant vos documents écrits à un tas de cendres ? Évitez ce scénario désastreux en sauvegardant également votre système ailleurs, peut-être même sur une clé USB amovible. – Stephanie Howard, Conseils pour prendre le contrôle de vos responsables, de vos fournisseurs et de votre inventaire , Groovv; Twitter :@GroovvSolutions

Data Collection and Analysis Tips for Effective Inventory Control

22. Find a way to evaluate what products are moving and what products are not. “One of the first ways to use your inventory information is to examine by product what is moving and what isn’t. Doing this on an ongoing basis will help identify products that may need to be discounted in order to replace them with faster selling items or in order to generate some cash. Studying your inventory, along with your sales patterns, should help you see trends in the sale of high-margin vs. low-margin items. You may also discover overlapping product lines that aren’t productive.” – Sageworks, 6 Tips to Improve Inventory Management , Funding Gates; Twitter:@FundingGates
23. Measurement is essential. You cannot control what you don’t measure. “Metrics are essential to a well-run supply chain. Metrics for their own sake, however, are worthless. The purpose of a metric is to drive change when the variable you are measuring trends in the wrong direction.
“A number of different metrics are useful for inventory management. Days supply by product and location based upon forecast is an excellent metric at the SKU level.
“When analyzing roll-up numbers for a product line, warehouse, or any other higher level, however, days supply is misleading because the lows cancel the highs and hide imbalances. At the higher level, inventory velocity is a much better measure of inventory health.
“No metric is useful, however, unless it is acted upon. Constant vigilance and early response to imbalances are the keys to ensuring best-practice inventory management.” – Jane B. Lee, 8 Common-Sense Rules for Inventory Management , Inbound Logistics; Twitter:@ILMagazine
24. Calculate your total costs. “It goes without saying that getting your inventory levels right is imperative, but what about the right quantities of your highest-performing brands and products? Maximizing sales of the goods with the most attractive margins can sometimes be tricky because of quantity discounts, special orders, and changes in wholesale prices (that you might not be aware of).
“It’s why looking carefully at total costs lets you know which products have the best margin, rather than just sell the fastest.
“Why calculate total costs?

• Focus on brands and vendors that yield the highest profits
• Find out which products perform the best by quantity margin
• Better manage discounts with a precise account of item cost” – Stephanie Braun, Fun Tips! 5 Ways To Improve Inventory Control Today , Lightspeed POS; Twitter:@LightspeedHQ

25. Track both inventory and sales data. “The old saying ‘you can’t improve what you can’t measure’ exemplifies the backbone of a sound inventory management system. If you haven’t yet started keeping thorough records, there’s no time like the present. As you create this records system, consider how it will accommodate the most vital inventory components:

• sales orders — documents comprising your customers’ purchase orders (requests for your product or service) in a format tailored for your business
• bills of materials — documents stating the inventory components (and hopefully labor) required to complete products or services
• work orders — if you’re involved in manufacturing, you’re probably familiar with these documents that include products’ details and their respective bills of materials

“You likely already have a system for recording transactions that includes sales orders (we hope). But most entrepreneurs haven’t taken the time to complete bills of materials, and for good reason:They are time-consuming. But, in the end, the benefits far outweigh the costs.
“Bills of materials are considerably easier to create for a retail storefront than for, say, a restaurant. In the food service industry, one sales order can relate to multiple bills of materials which, in turn, can require a few primary components and many others in small amounts. If you fall into the latter camp, determine the quantities of various invoice items needed for the appropriate bills of materials.” – Jesse Butts, How to Establish a Practical Inventory Management System , BizFilings; Twitter: @Toolkit
26. Check all stock inwards to account for errors in packing and other issues that may be missed if you simply assume the numbers match up. “The first focus should always be to check what actually gets delivered against what you have ordered from your supplier. It is so easy to assume that the numbers match up, but from talking to our customers we note that a good 1% to 2% of stock orders are incorrectly packed. If you just assume that you have the correct numbers of products when you add the inventory to your shelves you are liable to be short stocked when you receive a customer order. Another issue is that you might actually have more stock than you need and you won’t know when to reduce prices to move it or order more when you don’t need to.” – Stock Control and Inventory Management Tips , Cloud Fulfillment; Twitter:@CloudFulfillment
27. Centralize your data. “Regardless of how your inventory is set up physically, from a tracking perspective it should all be consolidated. This is especially the case if you have a web store and a physical one. Otherwise, you’ll appear disorganized and the process of buying could be confusing. As a bonus, being able to order online and either pick up or return in-store can seriously boost sales.” – 5 Tips for Streamlining Your Inventory Control Process , Blue Chip Inventory Service Int’l.; Twitter:@rodwalsh98

28. Inventory trends inform marketing plans. “Accurate inventory management incorporates what you know about customer and product demand from the past and present to (ideally) predict your best course of action in the future. A point of sale system can help quantify product level demand in tandem with recurring sales patterns, including those that fluctuate with some predictability (like seasonality, lifestyle occasions that impact your target audience and perhaps, local events).
“Optimize the value of such information by coupling your inventory management and marketing promotions to work together. For example, such insights can reveal potential opportunities to leverage quantity-based pricing vendors may offer, while at the same time empowering you to offset times of lower demand with promotions or ‘packaged’ deals that strategically drive sales, while moving the inventory that you acquired at a low cost.” – Kristen Gramigna, Keep Track of Your Precious Cargo:Tips for Inventory Management , Business.com; Twitter:@businessdotcom
29. Automate tracking with barcode labels and/or inventory management applications. “Another possible inventory management error is failure to track what you receive and what you sell. This can lead to losses, especially if you’re paying for products that are never showing up at your business, so some sort of tracking system is imperative. Automating the process with a barcode system and/or inventory management application is the smoothest way to handle this; note that the BizXpert app offers some useful inventory management features.
“Cycle counts are also recommended. Every day, pick a handful of items and count how many you have, comparing the number against what you have in your records. Pay special attention to big-selling and hot ticket items.” – Three Inventory Management Errors (And How to Avoid Them) , BizXpert; Twitter:@BizxpertApp
30. For many industries, including healthcare, inventory tends to follow the 80/20 rule. “Hospital inventory, like many things in life, often follows an 80/20 rule. 80% of the value of your inventory will be composed of just 20% of your actual product and most of those valuable items – whether they be assets, med-surg supplies, consignments or medication – fall into the departments of OR or Pharmacy. Plan your inventory efforts accordingly. Spend 80% of your time and energy optimizing the ordering and organization of the equipment, supplies and pharmaceutical products in these categories.” – Top 10 Tips for Hospital Inventory Management , Reliant Inventory Services 

31. Inventory budgeting is a critical component of effective inventory control. “Many organizations have an annual inventory budget and they are usually prepared well in advance before inventory is procured. Budgets should include the total cost of ownership to keep inventory on hand during that year’s account period. This includes materials cost, fixed operational costs, carrying costs, logistics costs, redistribution costs and additional miscellaneous costs that contribute to the total costs of ownership.” – Dan Dowling, 6 Inventory Control Techniques for Stock Optimization , EazyStock Blog; Twitter:@EazyStock
32. When considering new inventory control software applications, be sure the cost is commensurate with functionality. “As you might expect, there are a lot of different types of inventory planning and control software out there. One of the biggest differences between many new solutions is whether they take advantage of cloud computing, or if they remain as locally installed software packages. For example, according to Inc.com , many providers of inventory control systems offer exclusively online, and full-service hybrid, versions of their software. The exclusively online versions are typically more limited in their functionality, while the full-service versions come with a higher price tag, but offer a greater number of services.” – Pat VanPutte, Inventory Control Systems Protect Your Bottom Line , NSA Computer Exchange Corp.; Twitter:@NSAComputerExch

Knowing Your Inventory and Your Company’s Needs
33. Don’t get caught with too much inventory. “Afraid of being caught short, it’s easy to spend too much on inventory, which can eat up working capital and erode profits. Warehousing isn’t free, of course, and inventory that sits on a shelf is subject to damage, depreciation, and even obsolescence. Old inventory can be very hard to move. Your options aren’t great,’ says Paul Huppertz, a logistics expert with The Progress Group, a supply chain consulting company based in Atlanta. ‘You may end up marking it down, selling to discounters, or shipping it to overseas liquidators.’
“To fix it: Start with some decent projections of how much supply you’ll need and when you’ll need it. The best gauge is what you’ve sold in the past. If you’ve sold 100 items per month for the past 12 months, chances are that you’ll need 100 this month. Then there’s seasonality:Do you usually see a fourth quarter spike with holiday sales? Or, if you’re in the home and garden business, do you see more activity in the spring selling season? ‘You can also identify and quantify less obvious patterns such as month-end spikes,’ says Huppertz.” – Lisa Girard, Five Steps to Painless Inventory Management , Entrepreneur; Twitter:@lisagjournalist
34. You should be able to break down your inventory into three basic categories:safety, replenishment, and excess or obsolete stock. “This breakdown makes it easier to make sound decisions about appropriate levels for each of these three areas. It helps determine the minimum safety stock needed to provide an insurance policy against supply chain problems either from manufacturing glitches or distribution uncertainties so that customers get what they ordered. It’s useful for pinpointing the amount of inventory required to replenish deliveries every two weeks. And it helps companies find ways to avoid a backlog of excess or obsolete inventory.” – Pratap Mukharji, Sam Israelit, Francois Faelli, Thierry Catfolis and Raymond Tsang, Ten ways to improve inventory management , Bain &Company; Twitter:@BainAlerts

35. Even with the most sophisticated automated data collection systems, a regular inventory audit is still valuable for keeping precise tabs on your inventory. “Make sure to regularly, on a monthly basis if possible, audit your inventory to sufficiently keep track of all of your stock. Even with all of the great technology available to us, we need to keep track of items and orders. This will help you to understand what is really selling and what is dead stock. Getting rid of dead stock is key to running an efficient warehouse operation. All you have to do is create a list of every product you have on your shelves – simple really.” – 5 Helpful Tips for Easy Inventory Control , Personal Finance and Business Advisor
36. Don’t be afraid to re-evaluate your company’s inventory control needs. “At what point do you realize that your approach to inventory management needs to change?

“Is it when you’re re-ordering an item you know you just ordered last week?
“Is it when you’re sending someone out for a 4-1/2-inch grinder and they’re gone over an hour?
“Or maybe it’s when you realize that you have hundreds of thousands of dollars—maybe millions—tied up in inventory, but you still don’t have exactly what you need the moment you need it.“If this sounds familiar, you’re not alone.“These are common practices in manufacturing environments where meeting production standards and schedules is the number-one priority, no matter what the cost. At some point, however, your finance department may recognize just how much time, money, resources and valuable shelf space is wasted on less–than–perfect inventory management practices. These days every company wants to streamline operations, improve productivity and gain that competitive edge. If you haven’t done it yet, re-evaluating your own inventory management system can help you accomplish some of these goals and significantly boost your bottom line.” – 5 Tips for Getting Started With Vendor-Managed Inventory , Grainger; Twitter:@grainger

37. A CMMS is the backbone of effective inventory management and control for facilities. “The CMMS is the backbone of inventory management and control. Besides the typical modules —work orders, equipment records, material stores inventory, project management, standard reports, work-scheduling databases — the CMMS query system can yield summary inventory reports that supervisors and managers need.
“When each work-order status indicates the material is available, the work order is ready to go, and the maintenance planner can schedule it with the confidence that a lack of materials will not delay the job. Managers also can monitor the trend of work orders awaiting material.
“With real-time inventory control, the need for physical inventory decreases, especially if entries are accurate and complete. Out-of-stock trends can alert the stores supervisor to specific items that need expediting before they lead to equipment downtime. Managers also can monitor inventory-valuation trends efficiently.” – Thomas A. Westerkamp, CMMS:Backbone of Inventory Management and Control , FacilitiesNet; Twitter:@Maintenance_Mag

38. Conduct a business assessment. “Assess business functions and processes in their current environment. Start with an understanding of the current order-to-delivery (OTD) process. Devising a future state while identifying gaps and improvement opportunities will set the momentum to accelerate change acceptance among the cross-functional teams involved, including sourcing, planning, commercial operations, stockroom and manufacturing. Key activities in this stage should include:

• Study “As-Is” planning and execution process within the OTD process . Aim to have an unbiased assessment of current processes and practices. Start by interviewing a representative set of stakeholders who perform the same job within each function of the OTD process. Follow up with brainstorming sessions that involve key stakeholders from each function, which will help them understand their upstream and downstream process and address any issues arising out of lack of clarity of roles and responsibilities. These stakeholders should also voice their opinion on the desired “As-Is” state to establish a baseline against which improvements can be measured, and to effectively manage change through shared responsibility among their teams. Organizations should also consider conducting lean workouts among a cross-functional team of subject matter and Six Sigma process experts to understand redundant and non-value-added steps in the process due to multiple hand-offs between various functions within the OTD process.
• Summarize findings and gaps in data, process and practices. One of the ways to effectively capture the gaps in material planning and execution practices is through self-evaluation score sheets. A score sheet typically enlists the various planning and execution categories, and asks the functional owners to score according to the importance and effectiveness of each practice. Typical scoring criteria used is 1 (low), 5 (medium) and 9 (high) to clearly differentiate high impact gaps from lesser ones.  For a more robust and objective view,  third party service provider can also assist with benchmarking current processes against some of the best run companies in the industry.
• Devise “To-Be” planning and execution OTD process. Resource and system limitations may warrant a “To-Be Intermediate” state before moving to the ideal state. The objective is to outline a streamlined, robust and sustainable process that is aligned to the overall objective of optimizing inventory, customer service levels and variable costs. Organizations then begin to migrate to ideal state once resource and system limitations are addressed.
• Communicate to the whole group the identified improvement opportunities and goals . One of the biggest challenges faced during assessment is change resistance. Data-based inferences and identification of change catalysts is the key to driving fast adoption of more easily implemented improvements. By seeing immediate results, stakeholders will be better engaged to support additional and more sweeping process changes.” – Mani Iyer, Senior Business Manager, Genpact, Inventory Optimization:Five Steps to Improve Process Effectiveness , IndustryWeek; Twitter:@IndustryWeek

39. Understand your sales cycle and customer buying patterns to gain a better understanding of your customers. Effective inventory control is essential for customer service. “Inventory control is a customer service issue. Successful inventory management involves striking that balance between not having enough inventories on hand and having too much.  Either you have the cost of excess inventory or the cost of a lost sale. It is painfully obvious which is lesser evil of the two.
“In order to conduct proper inventory control, you must have the ability to look at past sales and predict future demand. When forecasting your demand, you must learn from your past mistakes.  Previous marketing promotions must be tracked closely to measure the impact of sales increases. Understanding your sales cycle and customer buying patterns will help you gain a greater understanding of your customers.” – James Ellis of Central Oregon Community College, Inventory Control:An Essential Element of Good Customer Service , Cascade Business News; Twitter:@cascadebusnews
40. Effective inventory control can reduce harmful consequences from mishaps such as the use of outdated or expired materials, such as those used in pharmacy preparations. “Large pharmacies, especially compounding pharmacies, often produce “stores of unwanted chemicals” used in the preparation of prescriptions. These chemicals are known as “bulk compounding chemicals,” and include substances such as tar, phenol and sulfur. Between the chemicals used to prepare prescriptions, pharmacies must also keep track of the compounds and drug products that are ingredients of the final medications. Given the many materials and types of chemicals used and produced, it is especially important for managers to use chemical inventory management systems to organize and keep track of the chemicals that enter and leave a facility.
“As mentioned above, the NECC used expired ingredients in their medications, which likely exposed a number of patients to adverse effects. Additionally, chemicals were not properly labeled. Using a chemical inventory management system prevents such oversight and in all likelihood, NECC lacked such a system. For compounding pharmacies and other such companies which would greatly benefit from tracking chemical supplies, let’s examine three ways a chemical inventory management system can help improve life for both employees and customers:

• Accurate data: The FDA has promised to clamp down on compounding pharmacies as a result of 2012’s incident; however, a random inspection should not be a reason to stress when facilities have a best practices chemical inventory management system in place. Many systems have gone completely digital by using barcode labeling and even providing remote inventory control. In this way, researchers and pharmacists can easily update inventory records, thus providing accurate and real-time data on the chemicals in stock.

• Expiration no more: Expired medications can be dangerous for patients; however, monitoring the expiration dates for both the chemicals used to produce prescription drugs as well as the chemical components of these drugs can be overwhelming. With a chemical inventory management system, managers can easily monitor expiration dates remotely, thus uncovering new opportunities for saving money by ordering less of a minimally used chemical, for example.

• Promote a safety culture: The most damning evidence against the NECC was its inability to create a culture of safety, one in which clear standards and practices are present and individuals are aware of the locations and proper disposal of items. The absence of such a culture perhaps helped contribute to the contamination of medications and it is no wonder that 14 former NECC executives and technicians were indicted on federal charges related to the outbreak. By implementing a chemical management system, leaders help ensure that employees understand the importance of safety and may act accordingly to protect the interests of all.

“What occurred at the NECC proved to be a fatal flaw for the company. Though the presence of a chemical management system may not have prevented the outbreak, if such a system were in place and used in conjunction with a digital notebook capable of recording the results of sterility tests, for example, the likelihood that such a mistake could occur would have been much less.” – Lilian N., Eliminating Harmful Substances Before They Reach Patients with Chemical Inventory Management , Biovia; Twitter:@3dsBIOVIA

41. If your company must maintain inventory for equipment repairs, consider parts that can be used in a number of applications. “If you store clamps and couplings that can be used in a number of applications, you won’t need to keep as many in stock and space is reduced. Full transition couplings that fit pipes of varying types and sizes within your water or wastewater infrastructure save space and help you stay prepared for multiple scenarios. There are also products that have the versatility to either join or repair pipes.” – David Wheat, Simple Steps For Inventory Control , Municipal Sewer &Water; Twitter:@MSWmagazine

Creating Effective Inventory Control Policies
42. Creating clear policies and processes allows your company’s inventory control function to run like a well-oiled machine. “It can be an uphill battle keeping your company’s inventory effectively organized and managed. There are some subtle nuances that are easy to overlook but should ultimately not be ignored. Compass Technologies, which provides retail point-of-sale, wholesale and distribution services to its customers, offers some helpful advice for inventory and organization management.

1. Limit access to inventory. Only those who need to have their hands on inventory and inventory data should be allowed access.
2. Establish well defined, user-friendly storage and receipt management policies. Check lists and data tables.
3. Create an inventory system that utilizes multiple locations to replenish inventory from multiple sites – minimize distribution costs.
4. Clearly map and label inventory areas, easy to read and understand with item descriptions.
5. Track annual and seasonal regular inventory demand analysis. Use competitive data for start-up companies.
6. Track and document inventory processes, including reviews.
7. Inventory data base- GP and Add-On solutions.
8. Use inventory alerts to make management aware of stock limits.
9. Manage paperwork, purchase orders, receipts and inventory counts with GP for reporting.
10. Utilize software add-on solutions to further manage the inventory process.” – Hillary Horning, Compass Technologies, 10 Tips for Smooth and Accurate Inventory Organization and Management , ERPSoftware Blog; Twitter:@erpsoftwareblog

43. All items should have an SKU, barcode, and product specifications. “Similar to a driver’s license, every product needs to have a unique ID number known as a SKU (Stock Keeping Unit). A SKU is vital for internal use as there will be instances where a particular product needs to be found quickly and having an SKU will make it easy to find. Additionally, having a SKU is imperative because another company could have a product named “Black Pants” exactly like and resellers are dealing with multiple vendors, thus creating a need to differentiate between similar products.
“Second, when working with other companies such as resellers whether it be an independent e-commerce store, a brick and mortar store or a big-box chain, a universal barcode/UPC number will be expected. A UPC number is another form of a SKU, but instead it comes in the form of a barcode which can be scanned and identified through a live database powered by GS1. Be cautious not to purchase UPC numbers from anywhere but GS1 or a valid reseller. The whole point of a barcode is to be scanned and looked up via a database, so having a barcode that brings up a different product from another company causes a lot of confusion and could potentially lose customers.
“Finally, it is always good to have a system for listing all your products specifications. Those specifications should have at least the following:

• Product Name
• SKU Number
• UPC Number
• Description
• Color
• Size
• Price
• Weight
• Dimensions (depending on product)” – Raad Mobrem, 6 Tips for Inventory Management , Small Biz Resources; Twitter:@SmallBiz_Help

44. Dedicated inventory control managers or other administrators should be tasked with handling the administrative tasks associated with inventory control, and these roles should be separate from accounting or finance departments. “There are many administrative tasks associated with stock control. Depending on the size and complexity of your business, they may be done as part of an administrator’s duties, or by a dedicated stock controller.
“For security reasons, it’s good practice to have different staff responsible for finance and stock.
“Typical paperwork to be processed includes:

• delivery and supplier notes for incoming goods
• purchase orders, receipts and credit notes
• returns notes
• requisitions and issue notes for outgoing goods

“Stock can tie up a large slice of your business capital, so accurate information about stock levels and values is essential for your company’s accounting.
“Figures should be checked systematically, either through a regular audit of stock – stocktaking – or an ongoing program of checking stock – rolling inventory.
“If the figures don’t add up, you need to investigate as there could be stock security problems or a failure in the system.

“Health and safety aspects of stock control are related to the nature of the stock itself. Issues such as where and how items are stored, how they are moved and who moves them might be significant – depending on what they are.

“You might have hazardous materials on your premises, goods that deteriorate with time or items that are very heavy or awkward to move.” – Stock Control and Inventory , Info Entrepreneurs; Twitter:@chambremontreal
45. Make inventory accuracy a higher priority than order fulfillment. “Raising the priority of accurate inventory is perhaps the most important, yet most difficult, step in inventory accuracy. Many inventory problems arise from pushing a transaction through the system with the intent of going back and fixing the numbers later. In the rush of other emergencies, however, we often forget to go back and correct the numbers in the system. This leads to missed production entries, negative lines of inventory, and a whole mess of other problems. Only by putting systems in place that will prevent an employee from moving forward without the necessary system transaction can you effectively keep accurate records of inventory.
“One example of success that my team recently implemented was changing our accounting system so that it will not process any shipment that contains more inventory than we have on hand. For example, if we’re trying to ship 15 of an item, but our system says we only have 5 in stock, then an alert will pop up and force us to fix the problem before moving forward. This helps us address problems before the product goes out the door. By forcing us to address missed production entries before the product leaves, our modified system helped us eliminate most of our major inventory issues.” – Alex Fuller, 10 Tips to Make Physical Inventory Counts Less Painful and More Accurate , Supply Chain Cowboy
46. Inventory management software is a valuable tool and superior to outdated spreadsheet methods. “Using the right tools for the job is a must. Many companies choose spreadsheets for inventory management software because it seems like the familiar and easy thing to do. Unfortunately, spreadsheets come with built-in risks:it’s far too easy to lose changes or accidentally delete a spreadsheet file. It’s also difficult for multiple people to synchronize their spreadsheets, which further increases the risk for error. Find a low-cost but effective software for managing your inventory, such as Peachtree or QuickBooks. Most organizations overlook these options for inventory management because they’re best known for their accounting features. However, they offer invaluable inventory management software features and a central database to streamline inventory operations, increase accuracy, and minimize the possibility of error.” – 5 Supply Chain Management Inventory Tips , Women’s Distributor Services (WDS); Twitter:@WDSJennifer

47. Optimizing inventory control requires continuous improvement. “One of the biggest things to note when striving to improve inventory management is that there is no safe place. Maintaining the right balance of inventory levels, properly organizing your warehouse for maximal efficiency, and ensuring that you have complete insight into your processes will go a long way in helping you improve effective inventory management however when you think you’ve succeeded, the worst thing you can do it sit back and relax. Taking a critical approach to operations, including inventory management, is fundamental to maintaining your competitive edge. Be sure to monitor costs as well as performance; if you see that inventory carrying costs are rising, maybe your forecasting isn’t as accurate as it could bet. If customer satisfaction falls, take a look at your order history. If you’re sending out incomplete orders, or items aren’t being sent to customers in a timely manner, dig a little bit deeper. By building the philosophy of continuous improvement into your organization and your inventory management strategy, you will be able to achieve greater efficiency and profitability.” – 3 Tips for Improved Inventory Management , NavX; Twitter:@NAVX_software
48. Cycle counts can be a useful alternative to stock-wide physical inventory counts. “Cycle-counts have become SOP with a growing number of mid-sized firms since more business software packages now provide this functionality. The benefits of employing a cycle-count regimen over periodic stock-wide physical counts are great. Cycle-counts are less disruptive to operations, offer greater specificity in determining what items should be counted and generally force greater discipline into the organization’s inventory management.” – Tips for Improved Inventory Control:Part 5/8 , TBS Automation Systems
49. Take steps to maximize both your profit and resources by involving team members and distributors in key processes. “There are many best practices that any Supply Chain Manager should follow, but a few of the strategies that tend to ensure maximizing not only profits but resources needed include:

• Working with your team and distributor to maximize service and savings; everyone should be clear on the expectations of the strategy you have defined.
• Once strategy is implemented continue consistent monitoring of purchasing behaviors. Many times a focus on efficiencies over time begins to become complacent resulting in overpayment for suppliers and an increase in overall supply chain costs.
• Understand the difference between “cost” and “price.” Many times, the manufacturer costs revealed for the savings analysis do not include the distributor mark-up, holding costs, or the freight costs. Also remember to keep in mind that being able to secure products through a manufacturer directly needs to apply to all of their products in that category, not just one of the more highly utilized items.
• Establish your ability to purchase in the lowest unit of measure. This will ensure that you are not over-ordering on products you may not use frequently or on any consistent basis.
• Be sure of what your GPO compliance requirements are. [This] includes not only volume in units, but may also include dollar-volume commitments. It is important to remember that reducing your pricing on actual supplies may interfere or require an amendment to your GPO agreement in order to maintain compliance. Many times hospitals secure agreements that include commitment to process a set dollar volume through the GPO base agreements that must be fulfilled to maximize the benefits of the entire portfolio.” –  Lori Pilla, Vice President, Amerinet Clinical Advantage and Supply Chain Optimization, Amerinet Inc., St. Louis, as quoted in More inventory management best practice tips , HPN Online; Twitter:@HPN_Online, @AmerinetInc

50. Follow best practices for conducting physical inventory counts. “Inventory accuracy is cornerstone to success. It is a bedrock topic to improving service levels, reducing lead times, increasing margins, improving efficiencies, reducing inventory levels….and the list goes on.  Although I recommend implementing cycle counting programs as a way to replace physical inventories, there are times when a physical inventory is a must. Thus, it is worth thinking about a few tips to successfully complete a physical inventory.

1. Prepare, prepare, and prepare: 80% of your success is in preparation. Organize the warehouse, clearly mark areas, label exceptions, complete and review system transactions, etc.
2. Stop/isolate movement: When you begin your physical count, stop all physical and system movements and transactions. This is a critical foundation – similar to building a house, if you start adding windows prior to finishing the walls, the house might begin to fall apart.
3. People and communication: Make sure the right people are in the right jobs for their skill sets. And, communicate, communicate, communicate. Make sure everyone has clear instructions, understands how to get questions answered, etc.
4. Manage the control desk: This is the term I’ll use for the team organizing and controlling the process – the Grand Central Station hub. Typically, this person/team keeps track of count sheets, makes sure everything “adds up”, answers questions and keeps the process moving.
5. Metrics/tracking progress: Putting the key metrics and vehicles in place to track progress is cornerstone to success. By reviewing these metrics, the leader can review progress, make adjustments as required and keep the process on track. Metrics also provide for a way to measure success.” – Lisa Anderson, Tips for Physical Inventory Success , LMA Consulting Group; Twitter:@LisaAndersonLMA

51. Give your employees tools that make them more efficient, which leads to more accurate inventory control. “Other than employees, inventory is a company’s largest asset. Reducing inventory levels and increasing inventory turns can lead to immediate savings on a company’s bottom line. Also, it’s important to consider the “landed cost” of your products. While your supplier may have a book price with bulk discounts, consider how much the product actually will cost you from the time you purchase it to the time it lands at your warehouse dock. Cargo fees, customs, and transportation add up quickly and can shrink profit margins. To navigate these challenges, consider these five tips:

• Reduce compounded safety stock: Most companies keep an extra cushion of inventory to account for unexpected demand. The problem is that when every vendor in a supply chain (raw material supplier, manufacturer, retailer) maintains that extra 5 percent to 10 percent of cushion, it adds up to unnecessary costs for each organization. The key is to communicate closely and often with your suppliers and trading partners to prevent overproduction and increased carrying cost for them. Find ways to collaborate and eliminate excess safety stock.
• Give employees tools to make them more efficient: In tough times, high-quality employees that you strive to retain can get burned out. They likely will absorb the duties of their more expendable colleagues. One way to keep them happier and more productive is to give them the technology tools that will make their jobs easier. Technology that automates tasks or offers predictive models about supply and demand will help reduce the manual aspects of their jobs, so they can focus on driving sales or broader strategies to help grow your business.
• Optimize your inventory: Simply said, you need to get rid of the inventory you don’t sell and get more of the inventory you do. The concept sounds straightforward but many small and midsize businesses have the wrong mix of inventory. While it may be painful to liquidate the inventory you spent precious resources to secure, having it take up warehouse space and require your team to manage it will cost you more in the long run. That space and mindshare could be spent on inventory that is hot and will turn over quicker, and that means more profit in your pocket. Take the short-term hit and implement a system that sheds products that don’t sell and invest in those that do.
• Focus on banner products: Growing up, there were just three kinds of soap at the grocery store:Dove, Dial, and Lava. Now a visit to the soap aisle could add another 15 minutes to a shopping trip because there are just too many choices. By adding variations to your product line versus introducing completely new and different products, you actually cannibalize your own sales and risk confusing customers to the point of apathy. Concentrate on your best products and create customer brand loyalty, which will create “customers for life” versus fickle ones.
• Manage to the future: Understand that in today’s economic climate, cash is king. If you are sitting in a good position, make cutbacks to your spending but invest in tools and people that will help you in the long run to grow your business and drive greater efficiency. With layoffs and companies eager to keep sales high, you can secure some top quality talent and excellent deals on the technology tools you need.

“In times like these, it is key to stay positive but manage realistically, cutting short-term costs that you can afford to cut. The important thing is to understand which assets are mission-critical and which ones need to be shed. Properly managing the No. 1 or No. 2 asset of your company will allow you to cut expenses and increase sales.” – Bill Harrison, Top Five Tips to Rescue Your Business with Inventory Management , AllBusiness; Twitter:@AllBusiness_com

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