Maîtriser le contrôle des stocks : 51 conseils éprouvés pour choisir les méthodes, analyser les données et mettre en place des politiques efficaces

Le contrôle des stocks est une fonction critique pour les entreprises de tous secteurs. Sans méthodes efficaces de contrôle des stocks, la chaîne d'approvisionnement souffre, vous ne pouvez pas répondre adéquatement aux besoins des clients et, in fine, le résultat net de votre entreprise reflétera ces lacunes.

Mais choisir la bonne méthode de contrôle des stocks et développer des politiques efficaces pour garantir le respect des processus, améliorer la précision de vos méthodes de contrôle des stocks, et collecter des données précises pour comprendre comment les utiliser afin d'éclairer d'autres domaines de l'entreprise sont des préoccupations qui n'ont pas de solutions simples et universelles.

C'est pourquoi évaluer le scénario commercial actuel de votre entreprise pour identifier les besoins clés et choisir des systèmes et développer des processus qui répondront le mieux à ces besoins uniques est souvent une première étape nécessaire pour les entreprises qui sélectionnent un système de contrôle des stocks pour la première fois. Il est également judicieux pour les entreprises de réaliser ces audits périodiquement pour s'assurer que les systèmes et processus actuels restent adéquats compte tenu de la croissance ou des changements survenus au sein de l'organisation.

Pour aider les entreprises à choisir ou développer des méthodologies adaptées à leurs besoins métier, nous avons compilé une liste de 51 conseils d'experts sur les méthodes de contrôle des stocks, allant d'informations pour vous aider à choisir le bon cadre ou la bonne méthodologie de contrôle des stocks à la compréhension des besoins uniques de votre entreprise et la création et l'application de politiques efficaces de contrôle des stocks. Pour parcourir les conseils dans une section spécifique, utilisez les liens ci-dessous pour naviguer vers chaque catégorie.

Aller à :

• Choisir la bonne méthode de contrôle des stocks
• Les bases du contrôle des stocks
• Conseils de collecte et d'analyse de données pour un contrôle des stocks efficace
• Connaître vos stocks et les besoins de votre entreprise
• Créer des politiques de contrôle des stocks efficaces

Choisir la bonne méthode de contrôle des stocks

1. La méthode Min-Max vous aide à définir la quantité de stock à maintenir pour des articles spécifiques.

« Après un examen attentif de vos besoins en stocks, vous fixez deux lignes – une en haut et une en bas de la quantité de chaque produit que vous devez garder en stock. Lorsque vous atteignez la ligne du bas, vous commandez suffisamment de ce produit pour ne pas dépasser la ligne du haut. Tant que vous êtes quelque part au milieu, tout va bien. »

Avantages : Cette méthode est simple et rend la tâche d'équilibrage des stocks assez directe.
Inconvénients : Sa simplicité pourrait entraîner des problèmes car vous pourriez commander trop de produits ou en manquer avant leur arrivée. – Robert Lockard, 4 Inventory Control Methods You Need to Know, Inventory System Software

2. La méthode ABC est l'une des méthodes de contrôle des stocks les plus couramment utilisées dans certains secteurs.

« C'est l'une des méthodes courantes utilisées dans l'industrie de la vente au détail et elle est parfois couplée à d'autres méthodes pour un meilleur contrôle des stocks. Il s'agit plus d'une technique de classification des stocks où les produits sont classés en fonction de leur contribution aux ventes et de leur importance dans leur plan d'assortiment. »

• Catégorie A : Produits générant le maximum de ventes et produits phares à marge plus élevée. Généralement, les 20 % des produits de l'assortiment contribuant à 80 % des ventes totales sont classés en catégorie A, où un contrôle strict des stocks est requis pour éviter toute perte de ventes. La règle des 80-20 ou principe de Pareto : 20 % des produits contribuent à 80 % des ventes.
• Catégorie C : Produits de bas de gamme contribuant peu aux ventes. Ces articles sont marginalement importants pour l'entreprise et ne sont conservés que pour répondre aux exigences des clients.
• Catégorie B : Produits importants pour le détaillant mais moins importants que les produits de catégorie A.

– Suresh Ram, Types of Inventory Control Systems, Discuss Retail in Detail

3. L'inventaire géré par le fournisseur (VMI) est une option pour certains secteurs.

« Comme son nom l'indique, l'inventaire géré par le fournisseur (VMI) est un stock géré par le fournisseur. Au minimum, cela signifie que le fournisseur détermine quand réapprovisionner et quelle quantité réapprovisionner. »

Le VMI n'est pas nouveau ; il existe depuis longtemps et est bien plus courant qu'on ne le pense. Si vous avez déjà travaillé dans un restaurant, vous avez vu le « livreur de pain » arriver tous les jours, vérifier votre stock (regarder physiquement vos pains, brioches, etc.), puis aller à son camion pour vous réapprovisionner. Dans un salon de coiffure, de nombreux produits capillaires que votre coiffeur vend ou utilise sont également gérés par le fournisseur. Dans les grandes entreprises, vous pouvez avoir vos cartons d'expédition, fournitures de bureau ou fournitures de nettoyage/maintenance gérés par le fournisseur. – Dave Piasecki, Vendor-Managed Inventory (VMI): What is it and When Does It Make Sense to Use It, InventoryOps.com

4. La méthode Juste-à-temps (JAT) est considérée comme une pratique risquée, mais elle réduit le volume de stock qu'une entreprise garde sur place, ce qui peut réduire les coûts généraux.

« La méthode Juste-à-temps (JAT) vise à réduire le volume de stock qu'une entreprise a en main. C'est considéré comme une technique risquée car vous n'achetez des stocks que quelques jours avant qu'ils ne soient nécessaires pour la distribution ou la vente, de sorte que les articles arrivent juste à temps pour être utilisés. »

Le JAT aide les organisations à économiser sur les coûts de détention des stocks en maintenant de faibles niveaux de stock et élimine les situations où des stocks morts restent sur les étagères pendant des mois. Vous devez mener des recherches approfondies sur les habitudes d'achat des clients, la demande saisonnière, et trouver des fournisseurs fiables et des canaux de transport avant d'implémenter le JAT dans vos opérations pour minimiser les risques. – Inventory Management Techniques, Trade Gecko

5. Les méthodes d'inventaire multi-périodes ont deux variantes principales : quantité de commande fixe et commande à période fixe.

« Un modèle d'inventaire multi-périodes peut avoir deux variations. Les systèmes à quantité de commande fixe sont ceux où les commandes sont passées pour un montant fixe à chaque fois. Le passage d'une commande se fait lorsqu'un événement se produit – comme l'atteinte d'un niveau de stock minimum. La seconde variation est les modèles à période fixe où les commandes sont passées à des moments précis, par exemple lors d'une révision mensuelle des niveaux de stock. Le montant de la commande dépendra de la quantité de stock nécessaire. »

Les principales différences : dans un modèle à quantité de commande fixe, il faut une surveillance continue pour s'assurer que les commandes sont passées lorsque les niveaux de stock sont réduits au niveau approprié. Dans un modèle à période fixe, les niveaux de stock ne sont vérifiés qu'au moment où une commande doit être passée. Les modèles à quantité de commande fixe ont généralement des niveaux de stock plus élevés et sont utilisés pour des articles plus chers et importants. Ils nécessitent aussi plus de temps de maintenance car les modèles d'inventaire doivent être constamment mesurés. – Peter Carr, Week 7: Inventory Management, Université de Waterloo

6. Les méthodes de contrôle des stocks les plus efficaces peuvent varier d'une entreprise à l'autre, et même pour des catégories d'articles individuelles.

« Les méthodes de contrôle des stocks varient d'une entreprise à l'autre, d'une matière première à l'autre et d'une SKU à l'autre. La méthode qui fonctionne le mieux pour les articles à rotation lente pourrait ne pas fonctionner aussi bien pour les articles à rotation rapide. Une entreprise peut avoir 1 million de SKU différentes et n'utiliser que cinq méthodes différentes de contrôle des stocks. Il n'existe pas de méthode parfaite pour gérer les stocks. Un saint graal ou une formule magique qui aboutirait à des niveaux de stocks parfaits n'existe pas. Une entreprise ne peut que chercher à trouver la meilleure méthode qui entraîne une réduction des coûts et une augmentation des niveaux de service. » – Kenneth Hamlett, Methods for Inventory Control, Chron.com

7. Bien qu'il n'y ait pas nécessairement de méthodologie universelle de contrôle des stocks, développer un système clair et des politiques associées est essentiel pour le succès de toute entreprise.

« Pour comprendre les différentes techniques de gestion des stocks, il est crucial de savoir pourquoi c'est important. »

• Premièrement, une mauvaise gestion des stocks peut entraîner une augmentation inutile du fonds de roulement. Les fonds excédentaires auraient pu être dirigés vers les initiatives de croissance de l'entreprise ou la recherche et développement.
• Deuxièmement, une gestion efficace des stocks entraînerait de faibles coûts de stockage, ce qui augmentera les bénéfices de l'entreprise. L'espace de stockage est coûteux ; si vous gérez bien vos stocks et réduisez la quantité de marchandises à stocker, vous aurez besoin de moins d'espace, ce qui réduira les coûts de location d'entrepôt.
• Troisièmement, cela peut vous aider à satisfaire vos clients en leur fournissant les produits dont ils ont besoin le plus rapidement possible. Une mauvaise gestion des stocks entraîne une moindre disponibilité des biens et des délais de livraison plus longs.
• Quatrièmement, les marchandises stockées sur une longue période peuvent se détériorer, ce qui entraîne des frais généraux inutiles. Une bonne gestion des stocks peut grandement réduire ces coûts.
• Cinquièmement, si vous avez des stocks dispersés dans divers emplacements, vous avez besoin d'un système approprié pour gérer ces stocks en fonction de la demande et de l'offre.

– Laran Joseph, Inventory Management Techniques and Their Importance, Udemy Blog

8. Recherchez les fonctionnalités clés pour évaluer les systèmes qui vous permettent de gérer l'inventaire de votre entreprise numériquement.

« Non, nous ne parlons pas d'utiliser Excel pour suivre votre stock. Nous parlons d'une solution de gestion des stocks qui fonctionne pour votre entreprise. Tous les programmes ne conviendront pas à tout le monde, alors prenez le temps d'évaluer les caractéristiques et fonctions pour vous assurer qu'elles répondent à vos besoins. »

• Basé sur le web : Une solution web est souvent plus économique, offre plus de fonctionnalités et est généralement plus facile à implémenter.
• Inventaire mobile : Pouvez-vous emporter votre système de gestion des stocks avec vous ? Être basé sur le web ne suffit pas ; assurez-vous que le système offre une compatibilité iPad, iPhone, Android ou Windows Mobile.
• Intégration code-barres : Le code-barres permet de réduire les erreurs de saisie, d'accélérer les processus de contrôle des stocks et de simplifier les opérations quotidiennes.
• Conversion d'unité de mesure : Utiliser un système qui comprend que votre unité d'achat diffère souvent de votre unité de stock est vital. Vous pouvez acheter vos « widgets » par « caisse » chez un fournisseur, mais les distribuer à votre personnel par « unité ».
• Importation de données : L'importation initiale de vos données vous fera gagner des heures, voire des jours de saisie manuelle.
• Processus par lots : Assurez-vous que le système choisi offre des transactions en masse pour transformer les gros travaux en tâches faciles.
• Comptages cycliques / physiques : Finalement, les quantités sur vos étagères ne correspondront pas à celles de votre logiciel. Le comptage cyclique ou physique doit être rapide et facile.
• Alertes et notifications : Restez informé avec des alertes de stock bas et autres notifications système automatiques.

– 5 Simple Best Practices for Great Inventory Management, The Toolkit Group

Les bases du contrôle des stocks

9. Votre système de contrôle des stocks doit contenir plusieurs éléments clés.

« Chaque service pièces a besoin d'un système de contrôle des stocks, qui doit incorporer les éléments clés suivants : »

• Il doit avertir le personnel des pièces bien à l'avance qu'une pièce est en train d'être épuisée du stock.
• Il doit lister le prix d'achat historique d'une pièce pour que si le prix change, le responsable puisse examiner la question et déterminer s'il s'agit d'une augmentation de prix ou d'une facturation incorrecte.
• Il doit lister les fournisseurs offrant les meilleurs prix.
• Il doit donner les taux d'utilisation passés pour que le responsable puisse déterminer les niveaux de stock appropriés.
• Il doit exiger le moins d'écriture possible, en particulier de la part des mécaniciens.

– John Dolce, 15 Tips for Improving Your Inventory Control, Utility Fleet Professional

10. Faites un plan d'abord, puis exécutez.

« La gestion des stocks est un effort continu et concentré – et un processus qui ne devrait pas être géré uniquement au niveau opérationnel. Un plan d'inventaire réussi devrait également impliquer vos départements marketing, catalogue, e-commerce et merchandising. »

En gérant votre stock selon un calendrier promotionnel principal, tout le monde y gagne : votre équipe d'achat comprend quand et quelle quantité de produit acheter, votre prestataire de fulfillment sait quand préparer de l'espace d'entrepôt supplémentaire, et votre personnel du centre de contact peut anticiper une augmentation du volume d'appels. Ajoutez les prévisions de ventes des années précédentes à votre calendrier d'inventaire pour être encore mieux préparé aux pics de demande saisonniers. – Steve Warren, 4 Tips for Effective Inventory Management, MultiChannel Merchant

11. Identifiez les pièces de rechange critiques pour l'inventaire de maintenance et assurez-vous qu'elles sont en stock en permanence.

« Avez-vous identifié vos pièces de rechange critiques ? Pièces critiques = Délai long (4-6 semaines) × Équipement critique pour la production × Coût de pièce élevé. Ces pièces sont comme une assurance-vie. Vous espérez ne jamais en avoir besoin, mais elles doivent être sur l'étagère si c'est le cas. » – Improving Maintenance Inventory Control, Marshall Institute

12. Les expéditions doivent être examinées de près, car la réception des stocks est un point clé de perte.

« Un point clé de perte se situe au moment de la réception des stocks. Examiner de près les bordereaux d'emballage pour cataloguer les expéditions est nécessaire pour la gestion des stocks. Vous voudrez également inspecter soigneusement les articles avant le départ du transporteur au cas où vous devriez déposer une réclamation pour dommages. Chaque expédition doit être vérifiée de près, y compris le comptage des produits et leur comparaison au bordereau d'emballage. Les écarts doivent être notés et, si nécessaire, une réclamation devra être déposée auprès du fournisseur responsable de l'expédition. » – Manage Your Inventory, Kabbage

13. Assignez la bonne équipe de gestion des stocks pour prendre en charge les processus de contrôle des stocks de votre organisation.

« Choisissez les personnes responsables de « posséder » l'ensemble du processus d'inventaire – y compris la façon dont les produits sont organisés et reçus. Recherchez des individus dignes de confiance, analytiques de nature et pas intimidés par un peu de mathématiques. » – 7 Tips to Improve Your Operation's Inventory and Reduce Food Waste, Gordon Food Service

14. Les stocks similaires doivent avoir un emplacement de stockage unique, à l'exception d'un emplacement de surstock si nécessaire.

« Regroupez les stocks similaires dans un seul emplacement de stockage. La même pièce ne devrait pas être dans plusieurs zones de stockage sauf si la taille physique impose une limitation. Dans ce cas, gardez les quantités disponibles au minimum et déplacez le reste vers un emplacement qui ne fait pas partie du stockage facilement accessible (emplacement de surstock). » – Warehouse Management Tips for Physical Count Inventory, riteSoft

15. Un contrôle des stocks réussi consiste à trouver le bon équilibre entre les coûts des stocks et les avantages des stocks.

« Une gestion réussie des stocks implique d'équilibrer les coûts des stocks avec les avantages des stocks. De nombreux propriétaires de petites entreprises n'apprécient pas pleinement les vrais coûts de détention des stocks, qui incluent non seulement les coûts directs de stockage, d'assurance et de taxes, mais aussi le coût de l'argent immobilisé dans les stocks. »

D'autres préoccupations incluent : maintenir un large assortiment de stock sans étaler trop finement les articles à rotation rapide ; augmenter la rotation des stocks sans sacrifier le niveau de service ; maintenir les stocks bas sans sacrifier le service ou la performance ; obtenir des prix plus bas par des achats en volume sans se retrouver avec des stocks à rotation lente ; avoir un stock adéquat sans se retrouver avec des articles obsolètes.

Le degré de succès pour répondre à ces préoccupations est plus facile à évaluer pour certaines que pour d'autres. Par exemple, calculer le taux de rotation des stocks est une mesure simple de la performance managériale. Les taux de rotation moyens pour chaque secteur peuvent être obtenus auprès des associations professionnelles. – Inventory Management – Successful Inventory Management, IPSCMI

16. Les stocks ont mauvaise réputation, mais c'est une fonction critique pour les entreprises de presque tous les secteurs.

« Avouons-le : les stocks ont mauvaise réputation, mais c'est l'ingrédient essentiel pour que les entreprises répondent aux exigences de leurs clients. Elles doivent avoir ce dont leurs clients cibles ont besoin pour garder leur activité et devancer la concurrence. C'est pourquoi tant d'entreprises conservent des stocks très lents ou « morts » sur les étagères. »

Les exigences en matière de stocks varient selon les exigences de support client et le type d'entreprise : fabricant, détaillant, grossiste ou e-commerce. Même au sein de ces catégories générales, il y aura des différences significatives dans la gestion des stocks dans les secteurs pharmaceutique, alimentaire, habillement, marchandises générales, automobile, électronique, matériaux de construction, etc.

Bien que le secteur et les niveaux de service influencent les pratiques d'inventaire, il y a des raisons commerciales générales pour lesquelles certaines entreprises ont des stocks excédentaires : risque et incertitude de la chaîne d'approvisionnement et des fournisseurs ; demande client variable et précision des prévisions ; nivellement de la saisonnalité ; problèmes de délais ; couverture de prix ; risque de perdre des clients fidèles ; et marketing stimulant les ventes avec de nouvelles marchandises. – Norm Saenz et Don Derewecki, St. Onge, Inventory Management 101: Time to revisit the principles, Logistics Management

17. Un mauvais contrôle des stocks est en fait le symptôme d'un problème bien plus profond, comme un mauvais plan de maintenance ou de gestion des installations.

« L'arrêt de production : c'est un mot que chaque responsable dans l'industrie de la maintenance et de la fiabilité redoute. Dans le meilleur des cas, cela signifie une perte de profit. Dans le pire, une perte d'emploi. Bien que tous les problèmes causant des arrêts ne soient pas complètement évitables, il est utile de connaître ceux qui le sont. »

Vous vous demandez peut-être ce que le contrôle des stocks a à voir avec les arrêts de production. La réponse : « beaucoup ». Un mauvais contrôle des stocks est le symptôme d'un problème bien plus profond : un mauvais plan de maintenance et/ou de gestion des installations. L'une des étapes clés de tout système de gestion de la maintenance est de connaître chaque équipement sous votre responsabilité : âge, fournisseur, coordonnées, durée de vie, procédures de maintenance suggérées, etc. En connaissant ces informations vitales, vous pouvez développer un plan de maintenance solide pour garantir que votre équipement continue de fonctionner correctement, évitant ainsi un scénario d'arrêt futur. – Lisa Richards, Banish Downtime with These Inventory Control Tips, MapCon

18. Le contrôle des stocks, malgré son importance, reste une fonction obsolète dans certains contextes, comme les cabinets de professionnels de santé.

« De nombreux cabinets n'ont pas de système de contrôle des stocks et subissent donc des pénuries d'approvisionnement nécessitant des commandes de dernière minute à des prix premium. La plupart des pratiques ne peuvent pas se permettre, ou n'ont pas le volume pour supporter, des systèmes de contrôle par scanner numérique. Le coût de l'inefficacité des médecins due aux articles manquants est souvent plus élevé que le coût des fournitures. »

Le système manuel suivant est simple et met le contrôle des stocks entre les mains d'une seule personne tout en permettant à quiconque au cabinet d'utiliser les fournitures quand nécessaire sans avoir à demander à quelqu'un d'abord. Des sous-systèmes pour approvisionner chaque salle d'examen ou poste de travail peuvent également être créés.

Le système :

1. Déterminez le cycle d'achat pour chaque article (à quelle fréquence vous l'achèterez : hebdomadaire, mensuel, trimestriel, etc.) selon l'utilisation et l'espace de stockage.
2. Déterminez la quantité de chaque article généralement utilisée pendant chaque cycle d'achat.
3. Initialement, achetez suffisamment de chaque article pour durer deux cycles d'achat, et créez deux lots de chaque article. Chaque lot doit contenir suffisamment pour durer un cycle d'achat (sauf articles avec dates d'expiration ou articles saisonniers comme le vaccin antigrippal). Emballez chaque lot avec une ficelle ou un élastique, ou mettez chaque lot dans une boîte, un sac ou un autre conteneur distinct. Attachez à chaque lot une étiquette réutilisable indiquant le nom de l'article, le fournisseur, le dernier prix payé par unité, le cycle d'achat, la quantité commandée et le nombre d'articles du lot.
4. Accrochez bien en vue une enveloppe marquée « Enveloppe de réapprovisionnement. Mettez les étiquettes ici » dans la salle de fournitures.
5. Quand des fournitures sont nécessaires, n'importe quel membre du personnel peut accéder à un lot, retirer l'étiquette et la déposer dans l'enveloppe de réapprovisionnement. Un lot complet et un lot partiel doivent rester pour l'article consulté.
6. Assignez un commis au contrôle des stocks pour traiter les étiquettes et commander de nouvelles fournitures selon le cycle d'achat.
7. Quand les fournitures arrivent, le commis doit être le seul à ouvrir la livraison, comparer la facture de livraison à la commande originale pour confirmer l'exactitude, et ranger les articles.
8. Refaites les lots, et rattachez l'étiquette utilisée au nouveau lot pour compléter le cycle de commande.
9. Placez le nouveau lot derrière le lot restant, qui a peut-être déjà été ouvert si la demande pour un article a augmenté de manière inattendue (pour faire de la rotation de stock).

Vous pouvez changer de fournisseurs, de cycles d'achat, de quantités commandées et de tailles de lots à tout moment selon les besoins. Modifiez simplement les étiquettes pour refléter les changements. – Keith Borglum, Q&A: Tips to save money on supplies and control inventory, Modern Medicine Network

19. Les petites entreprises ne doivent pas ignorer le besoin d'un système solide de contrôle des stocks. Lors du choix des méthodes et logiciels, au lieu d'opter pour l'application la moins chère ou gratuite, choisissez un système qui peut grandir avec votre entreprise.

« Vous pourriez penser que comme votre entreprise est petite, vous n'avez pas besoin de passer beaucoup de temps et d'argent à suivre votre stock. Avec la taille de votre entreprise, vous pouvez simplement garder un œil dessus vous-même sans avoir besoin de mettre en place un système spécial. »

Cette façon de penser pourrait vous mettre dans l'embarras. La gestion des stocks implique plus que simplement compter vos stocks. Un bon système englobe aussi le suivi des stocks expédiés aux clients. Grâce à une bonne gestion, vous apprenez quels produits se vendent bien et lesquels ne se vendent pas, afin de savoir quoi stocker davantage et quels articles mettre en promotion. Si vous pouvez prédire ce que veulent les clients, vous pouvez vous assurer d'avoir assez de stock, diversifier en offrant des produits similaires, réduire les produits qui ne se vendent pas bien et éventuellement améliorer les marges en augmentant les prix. Tout cela peut non seulement générer des revenus, mais réduire les coûts et améliorer les marges.

Les logiciels de gestion des stocks pour petites entreprises peuvent aussi aider à la gestion de trésorerie. En comprenant quels produits se vendent et en utilisant cela pour contrôler vos achats en mode juste-à-temps, vous pouvez réduire le cycle de conversion de trésorerie. Également, en éliminant les produits et SKU qui ne se vendent pas, vous réduisez le montant de trésorerie immobilisé dans les produits à long cycle de conversion. La question n'est pas « ai-je besoin d'un système de gestion des stocks » mais « combien d'argent et de temps dois-je investir ». Vous devez aussi considérer la croissance. Changer de système plus tard peut être très perturbant et douloureux. Mieux vaut acheter un service ou produit qui peut grandir avec vous. – Jegath, Tips for Small Business Owners: Driving Revenue through Small Business Inventory Management Software, Ordoro Blog

20. Pour les organisations de maintenance, il est facile de tomber dans le piège de penser que le bon logiciel de GMAO résoudra aussi les défis de contrôle des stocks. Cependant, le logiciel de maintenance n'automatise et ne simplifie que des processus déjà efficaces.

« Une gestion efficace des stocks est l'un des meilleurs moyens d'accélérer le ROI de votre implémentation GMAO. Le suivi des stocks peut être une tâche complexe et intimidante. Les organisations doivent suivre une variété d'équipements, ainsi que les pièces de rechange et outils utilisés pour maintenir correctement cet équipement. »

Pendant longtemps, les organisations ont dû faire la gestion des stocks manuellement. La difficulté du suivi des stocks en différentes quantités et avec des caractéristiques variables s'amplifie avec des procédures manuelles. Un module de contrôle des stocks peut simplifier la gestion par une meilleure tenue de registres et des rapports automatisés. Malheureusement, les modules de gestion des stocks sont souvent sous-utilisés. De nombreux responsables de maintenance supposent à tort que la gestion des stocks est une fonction automatique des systèmes de gestion de maintenance, mais le logiciel ne peut que simplifier et automatiser un processus déjà efficace. – Carol Owens, Tips to Simplify Inventory Management with Maintenance Control Software, Business-Software.com

21. Quels que soient les systèmes, méthodes et politiques de stocks que vous employez, ayez toujours un plan de sauvegarde pour protéger les données précieuses de votre entreprise.

« Protégez tout votre travail acharné. Même le système de stock le plus high-tech et organisé peut être catastrophiquement déraillé sans plan de sauvegarde. Et si, par exemple, votre ordinateur dernier cri est volé ou un incendie endommage vos installations, reléguant vos registres écrits en un tas de cendres ? Évitez ce scénario désastreux en sauvegardant également votre système ailleurs, peut-être même sur une clé USB amovible. » – Stephanie Howard, Tips For Taking Control of Your Managers, Suppliers and Inventory, Groovv

Conseils de collecte et d'analyse de données pour un contrôle des stocks efficace

22. Trouvez un moyen d'évaluer quels produits bougent et lesquels ne bougent pas.

« L'une des premières façons d'utiliser vos informations de stock est d'examiner par produit ce qui bouge et ce qui ne bouge pas. Faire cela de manière continue aidera à identifier les produits qui pourraient avoir besoin d'être remisés pour être remplacés par des articles à rotation plus rapide ou pour générer du trésorerie. Étudier votre stock, avec vos schémas de vente, devrait vous aider à voir les tendances dans la vente d'articles à marge élevée vs. faible marge. Vous pourriez aussi découvrir des gammes de produits chevauchantes qui ne sont pas productives. » – Sageworks, 6 Tips to Improve Inventory Management, Funding Gates

23. La mesure est essentielle. Vous ne pouvez pas contrôler ce que vous ne mesurez pas.

« Les métriques sont essentielles à une chaîne d'approvisionnement bien gérée. Les métriques pour elles-mêmes sont cependant inutiles. Le but d'une métrique est de déclencher un changement lorsque la variable que vous mesurez évolue dans la mauvaise direction. »

Un certain nombre de métriques sont utiles pour la gestion des stocks. Les jours de stock par produit et emplacement basés sur les prévisions sont une excellente métrique au niveau SKU. Lors de l'analyse de chiffres consolidés pour une gamme de produits, un entrepôt ou tout autre niveau supérieur, les jours de stock sont trompeurs car les bas annulent les hauts et masquent les déséquilibres. Au niveau supérieur, la vélocité des stocks est une bien meilleure mesure de la santé des stocks. Aucune métrique n'est utile à moins qu'on n'agisse en conséquence. Une vigilance constante et une réponse précoce aux déséquilibres sont les clés d'une gestion des stocks optimale. – Jane B. Lee, 8 Common-Sense Rules for Inventory Management, Inbound Logistics

24. Calculez vos coûts totaux.

« Il va de soi qu'obtenir les bons niveaux de stock est impératif, mais qu'en est-il des bonnes quantités de vos marques et produits les plus performants ? Maximiser les ventes des biens aux marges les plus attractives peut parfois être délicat en raison des remises quantitatives, des commandes spéciales et des changements de prix de gros (dont vous n'êtes peut-être pas au courant). »

C'est pourquoi examiner attentivement les coûts totaux vous permet de savoir quels produits ont la meilleure marge, plutôt que de simplement vendre le plus vite.

• Concentrez-vous sur les marques et fournisseurs qui génèrent les profits les plus élevés
• Découvrez quels produits performent le mieux par marge quantitative
• Gérez mieux les remises avec un compte précis du coût unitaire

– Stephanie Braun, Fun Tips! 5 Ways To Improve Inventory Control Today, Lightspeed POS

25. Suivez à la fois les données de stock et de ventes.

« Le vieux dicton "on ne peut pas améliorer ce qu'on ne peut pas mesurer" illustre le fondement d'un système de gestion des stocks solide. Si vous n'avez pas encore commencé à tenir des registres complets, il n'y a pas de temps comme le présent. »

En créant ce système de registres, considérez comment il accueillera les composants d'inventaire les plus vitaux :

• Commandes de vente – documents comprenant les bons de commande de vos clients (demandes pour votre produit ou service) dans un format adapté à votre entreprise
• Nomenclatures – documents indiquant les composants de stock (et idéalement la main-d'œuvre) requis pour compléter les produits ou services
• Ordres de travail – si vous êtes dans la fabrication, vous connaissez probablement ces documents qui incluent les détails des produits et leurs nomenclatures respectives

Vous avez probablement déjà un système pour enregistrer les transactions incluant les commandes de vente (on l'espère). Mais la plupart des entrepreneurs n'ont pas pris le temps de compléter les nomenclatures, et pour cause : elles prennent du temps. Mais, au final, les bénéfices l'emportent largement sur les coûts. Les nomenclatures sont considérablement plus faciles à créer pour un magasin de détail que pour, disons, un restaurant. Dans la restauration, une commande de vente peut se rapporter à plusieurs nomenclatures qui, à leur tour, peuvent nécessiter quelques composants principaux et beaucoup d'autres en petites quantités. Si vous êtes dans ce cas, déterminez les quantités des divers articles de facture nécessaires pour les nomenclatures appropriées. – Jesse Butts, How to Establish a Practical Inventory Management System, BizFilings

26. Vérifiez tous les stocks entrants pour tenir compte des erreurs d'emballage et autres problèmes qui pourraient être manqués si vous supposez simplement que les chiffres correspondent.

« La première priorité devrait toujours être de vérifier ce qui est réellement livré par rapport à ce que vous avez commandé auprès de votre fournisseur. Il est si facile de supposer que les chiffres correspondent, mais en discutant avec nos clients, nous notons que 1 % à 2 % des commandes de stock sont mal emballées. Si vous supposez simplement que vous avez les bonnes quantités de produits quand vous ajoutez l'inventaire à vos étagères, vous risquez d'être en rupture de stock quand vous recevez une commande client. Un autre problème est que vous pourriez avoir plus de stock que nécessaire et ne pas savoir quand réduire les prix pour l'écouler ou commander plus quand vous n'en avez pas besoin. » – Stock Control and Inventory Management Tips, Cloud Fulfillment

27. Centralisez vos données.

« Quelle que soit la configuration physique de votre stock, d'un point de vue suivi, il devrait tout être consolidé. C'est particulièrement le cas si vous avez une boutique en ligne et une physique. Sinon, vous paraîtrez désorganisé et le processus d'achat pourrait être confus. En bonus, pouvoir commander en ligne et soit récupérer soit retourner en magasin peut sérieusement booster les ventes. » – 5 Tips for Streamlining Your Inventory Control Process, Blue Chip Inventory Service Int'l

28. Les tendances des stocks informent les plans marketing.

« Une gestion précise des stocks intègre ce que vous savez sur la demande client et produit du passé et du présent pour (idéalement) prédire votre meilleure ligne de conduite future. Un système de point de vente peut aider à quantifier la demande au niveau produit en tandem avec les schémas de vente récurrents, y compris ceux qui fluctuent avec une certaine prévisibilité (saisonnalité, occasions de vie impactant votre audience cible et peut-être événements locaux). »

Optimisez la valeur de ces informations en couplant votre gestion des stocks et vos promotions marketing pour qu'elles travaillent ensemble. Par exemple, ces insights peuvent révéler des opportunités potentielles de tirer parti des tarifs basés sur la quantité que les fournisseurs peuvent offrir, tout en vous permettant de compenser les périodes de faible demande avec des promotions ou des « offres groupées » qui stimulent stratégiquement les ventes tout en écoulant le stock acquis à faible coût. – Kristen Gramigna, Keep Track of Your Precious Cargo: Tips for Inventory Management, Business.com

29. Automatisez le suivi avec des étiquettes code-barres et/ou des applications de gestion des stocks.

« Une autre erreur possible de gestion des stocks est l'absence de suivi de ce que vous recevez et vendez. Cela peut entraîner des pertes, surtout si vous payez pour des produits qui n'arrivent jamais à votre entreprise, donc un système de suivi est impératif. Automatiser le processus avec un système de code-barres et/ou une application de gestion des stocks est la façon la plus fluide de gérer cela. »

Les comptages cycliques sont également recommandés. Chaque jour, choisissez une poignée d'articles et comptez combien vous en avez, en comparant le nombre à ce que vous avez dans vos registres. Portez une attention particulière aux gros vendeurs et aux articles à forte demande. – Three Inventory Management Errors (And How to Avoid Them), BizXpert

30. Pour de nombreux secteurs, y compris la santé, les stocks tendent à suivre la règle des 80/20.

« L'inventaire hospitalier, comme beaucoup de choses dans la vie, suit souvent une règle 80/20. 80 % de la valeur de votre stock sera composée de seulement 20 % de vos produits réels et la plupart de ces articles précieux – qu'il s'agisse d'actifs, de fournitures médico-chirurgicales, de consignations ou de médicaments – relèvent des départements du bloc opératoire ou de la pharmacie. Planifiez vos efforts d'inventaire en conséquence. Consacrez 80 % de votre temps et énergie à optimiser la commande et l'organisation des équipements, fournitures et produits pharmaceutiques dans ces catégories. » – Top 10 Tips for Hospital Inventory Management, Reliant Inventory Services

31. La budgétisation des stocks est un élément critique du contrôle efficace des stocks.

« De nombreuses organisations ont un budget annuel des stocks et ils sont généralement préparés bien avant l'approvisionnement. Les budgets devraient inclure le coût total de possession pour maintenir le stock pendant la période comptable de l'année. Cela inclut le coût des matériaux, les coûts opérationnels fixes, les coûts de détention, les coûts logistiques, les coûts de redistribution et les coûts divers supplémentaires qui contribuent aux coûts totaux de possession. » – Dan Dowling, 6 Inventory Control Techniques for Stock Optimization, EazyStock Blog

32. Envisageant de nouveaux logiciels de contrôle des stocks, assurez-vous que le coût est proportionné à la fonctionnalité.

« Comme on peut s'y attendre, il existe de nombreux types de logiciels de planification et contrôle des stocks. L'une des plus grandes différences entre de nombreuses nouvelles solutions est de savoir s'elles exploitent l'informatique en nuage, ou si elles restent des logiciels installés localement. Par exemple, selon Inc.com, de nombreux fournisseurs de systèmes de contrôle des stocks offrent exclusivement des versions en ligne, et des versions hybrides à service complet. Les versions exclusivement en ligne sont généralement plus limitées en fonctionnalités, tandis que les versions complètes ont un prix plus élevé mais offrent un plus grand nombre de services. » – Pat VanPutte, Inventory Control Systems Protect Your Bottom Line, NSA Computer Exchange Corp.

Connaître vos stocks et les besoins de votre entreprise

33. Ne vous laissez pas prendre avec trop de stock.

« De peur d'être pris au dépourvu, il est facile de dépenser trop en stock, ce qui peut grignoter le fonds de roulement et éroder les profits. L'entreposage n'est pas gratuit, bien sûr, et le stock qui reste sur une étagère est sujet aux dommages, à la dépréciation et même à l'obsolescence. Le vieux stock peut être très difficile à écouler. Vos options ne sont pas géniales : vous pourriez finir par le brader, le vendre à des discounters, ou l'expédier vers des liquidateurs à l'étranger. »

Pour y remédier : Commencez avec de bonnes projections de la quantité d'approvisionnement dont vous aurez besoin et quand. Le meilleur indicateur est ce que vous avez vendu dans le passé. Si vous avez vendu 100 articles par mois pendant les 12 derniers mois, il y a de fortes chances que vous en ayez besoin de 100 ce mois-ci. Ensuite, il y a la saisonnalité : voyez-vous habituellement un pic au quatrième trimestre avec les ventes de fêtes ? Ou, si vous êtes dans l'habitat et le jardin, voyez-vous plus d'activité au printemps ? « Vous pouvez aussi identifier et quantifier des schémas moins évidents comme les pics de fin de mois. » – Lisa Girard, Five Steps to Painless Inventory Management, Entrepreneur

34. Vous devriez être capable de décomposer votre stock en trois catégories de base : sécurité, réapprovisionnement, et stock excédentaire ou obsolète.

« Cette décomposition facilite la prise de décisions saines sur les niveaux appropriés pour chacune de ces trois zones. Elle aide à déterminer le stock de sécurité minimum nécessaire pour fournir une police d'assurance contre les problèmes de chaîne d'approvisionnement, qu'ils viennent de ratés de fabrication ou d'incertitudes de distribution, pour que les clients obtiennent ce qu'ils ont commandé. Elle est utile pour identifier la quantité de stock requise pour réapprovisionner les livraisons toutes les deux semaines. Et elle aide les entreprises à trouver des moyens d'éviter un arriéré de stock excédentaire ou obsolète. » – Pratap Mukharji, Sam Israelit, Francois Faelli, Thierry Catfolis et Raymond Tsang, Ten ways to improve inventory management, Bain & Company

35. Même avec les systèmes de collecte de données automatisés les plus sophistiqués, un audit d'inventaire régulier reste précieux pour garder un œil précis sur vos stocks.

« Assurez-vous d'auditer régulièrement votre stock, sur une base mensuelle si possible, pour suivre suffisamment tous vos articles. Même avec toute la technologie formidable à notre disposition, nous devons suivre les articles et les commandes. Cela vous aidera à comprendre ce qui se vend vraiment et ce qui est du stock mort. Se débarrasser du stock mort est la clé pour gérer un entrepôt efficace. Tout ce que vous avez à faire est de créer une liste de chaque produit que vous avez sur vos étagères – simple vraiment. » – 5 Helpful Tips for Easy Inventory Control, Personal Finance and Business Advisor

36. N'ayez pas peur de réévaluer les besoins de contrôle des stocks de votre entreprise.

« À quel moment réalisez-vous que votre approche de la gestion des stocks doit changer ? »

Est-ce quand vous recommandez un article que vous savez avoir commandé la semaine dernière ?
Est-ce quand vous envoyez quelqu'un chercher une meuleuse de 4,5 pouces et qu'il est parti plus d'une heure ?
Ou peut-être quand vous réalisez que vous avez des centaines de milliers de dollars – peut-être des millions – immobilisés dans le stock, mais vous n'avez toujours pas exactement ce dont vous avez besoin au moment où vous en avez besoin.

Si cela vous semble familier, vous n'êtes pas seul. Ce sont des pratiques courantes dans les environnements de fabrication où le respect des normes et calendriers de production est la priorité numéro un, quel qu'en soit le coût. À un moment donné, cependant, votre service financier peut reconnaître combien de temps, d'argent, de ressources et de précieux espaces d'étagères sont gaspillés sur des pratiques de gestion des stocks moins que parfaites. De nos jours, chaque entreprise veut rationaliser ses opérations, améliorer sa productivité et gagner cet avantage concurrentiel. Si vous ne l'avez pas encore fait, réévaluer votre propre système de gestion des stocks peut vous aider à atteindre certains de ces objectifs et à augmenter significativement votre résultat net. – 5 Tips for Getting Started With Vendor-Managed Inventory, Grainger

37. Une GMAO est la colonne vertébrale d'une gestion et d'un contrôle des stocks efficaces pour les installations.

« La GMAO est la colonne vertébrale de la gestion et du contrôle des stocks. Outre les modules typiques – ordres de travail, registres d'équipement, stock de magasin de matériaux, gestion de projet, rapports standards, bases de données de planification de travail – le système de requête de la GMAO peut produire des rapports de synthèse des stocks dont les superviseurs et responsables ont besoin. »

Quand chaque statut d'ordre de travail indique que le matériel est disponible, l'ordre de travail est prêt à partir, et le planificateur de maintenance peut le programmer avec la certitude qu'un manque de matériel ne retardera pas le travail. Les responsables peuvent aussi surveiller la tendance des ordres de travail en attente de matériel. Avec un contrôle des stocks en temps réel, le besoin d'inventaire physique diminue, surtout si les entrées sont précises et complètes. Les tendances de rupture de stock peuvent alerter le superviseur du magasin sur des articles spécifiques qui nécessitent une expédition accélérée avant qu'ils ne conduisent à un arrêt d'équipement. Les responsables peuvent aussi surveiller efficacement les tendances de valorisation des stocks. – Thomas A. Westerkamp, CMMS: Backbone of Inventory Management and Control, FacilitiesNet

38. Réalisez une évaluation de l'entreprise.

« Évaluez les fonctions et processus métier dans leur environnement actuel. Commencez par une compréhension du processus actuel de commande à livraison (OTD). Définir un état futur tout en identifiant les écarts et opportunités d'amélioration donnera l'élan pour accélérer l'acceptation du changement parmi les équipes transversales impliquées, y compris l'approvisionnement, la planification, les opérations commerciales, le magasin et la fabrication. »

Activités clés à cette étape :

• Étudier le processus de planification et d'exécution « tel qu'il est » dans le processus OTD. Visez une évaluation impartiale des processus et pratiques actuels. Commencez par interviewer un ensemble représentatif de parties prenantes qui effectuent le même travail dans chaque fonction du processus OTD. Suivez avec des sessions de brainstorming impliquant les parties prenantes clés de chaque fonction, ce qui les aidera à comprendre leurs processus amont et aval et à résoudre les problèmes découlant du manque de clarté des rôles et responsabilités.
• Résumer les constatations et écarts dans les données, processus et pratiques. L'un des moyens de capturer efficacement les écarts dans les pratiques de planification et d'exécution des matériaux est à travers des grilles d'auto-évaluation.
• Définir le processus OTD de planification et d'exécution « tel qu'il devrait être ». Les limitations de ressources et de systèmes peuvent justifier un état « intermédiaire » avant d'atteindre l'état idéal. L'objectif est de décrire un processus rationalisé, robuste et durable aligné sur l'objectif global d'optimiser les stocks, les niveaux de service client et les coûts variables.
• Communiquer à tout le groupe les opportunités d'amélioration et objectifs identifiés. L'un des plus grands défis pendant l'évaluation est la résistance au changement. Les inférences basées sur les données et l'identification des catalyseurs de changement sont la clé pour une adoption rapide des améliorations plus facilement implémentables.

– Mani Iyer, Senior Business Manager, Genpact, Inventory Optimization: Five Steps to Improve Process Effectiveness, IndustryWeek

39. Comprenez votre cycle de vente et les habitudes d'achat des clients pour mieux comprendre vos clients. Un contrôle des stocks efficace est essentiel pour le service client.

« Le contrôle des stocks est une question de service client. Une gestion réussie des stocks implique de trouver cet équilibre entre ne pas avoir assez de stocks en main et en avoir trop. Soit vous avez le coût du stock excédentaire, soit le coût d'une vente perdue. Il est douloureusement évident lequel est le moindre mal. »

Pour effectuer un contrôle des stocks approprié, vous devez avoir la capacité d'examiner les ventes passées et de prévoir la demande future. Lors de la prévision de votre demande, vous devez apprendre de vos erreurs passées. Les promotions marketing précédentes doivent être suivies de près pour mesurer l'impact des augmentations de ventes. Comprendre votre cycle de vente et les habitudes d'achat des clients vous aidera à mieux comprendre vos clients. – James Ellis, Central Oregon Community College, Inventory Control: An Essential Element of Good Customer Service, Cascade Business News

40. Un contrôle des stocks efficace peut réduire les conséquences néfastes d'incidents tels que l'utilisation de matériaux périmés ou expirés, comme ceux utilisés dans les préparations pharmaceutiques.

« Les grandes pharmacies, surtout les pharmacies de préparation, produisent souvent des « stocks de produits chimiques indésirables » utilisés dans la préparation des prescriptions. Ces produits chimiques sont connus sous le nom de « produits chimiques de préparation en vrac » et comprennent des substances comme le goudron, le phénol et le soufre. Entre les produits chimiques utilisés pour préparer les prescriptions, les pharmacies doivent aussi suivre les composés et produits médicamenteux qui sont ingrédients des médicaments finaux. »

Compte tenu des nombreux matériaux et types de produits chimiques utilisés et produits, il est particulièrement important pour les responsables d'utiliser des systèmes de gestion des stocks chimiques pour organiser et suivre les produits chimiques qui entrent et sortent d'une installation.

Comme mentionné ci-dessus, la NECC a utilisé des ingrédients expirés dans leurs médicaments, ce qui a probablement exposé un certain nombre de patients à des effets indésirables. De plus, les produits chimiques n'étaient pas correctement étiquetés. L'utilisation d'un système de gestion des stocks chimiques prévient une telle négligence et il est fort probable que la NECC n'en avait pas. Pour les pharmacies de préparation et autres entreprises qui bénéficieraient grandement du suivi des fournitures chimiques, examinons trois façons dont un système de gestion des stocks chimiques peut améliorer la vie des employés et des clients :

• Données précises : La FDA a promis de sévir contre les pharmacies de préparation suite à l'incident de 2012 ; cependant, une inspection aléatoire ne devrait pas être une source de stress quand les installations ont un système de meilleures pratiques en place. De nombreux systèmes sont devenus entièrement numériques en utilisant l'étiquetage code-barres et même le contrôle d'inventaire à distance. Ainsi, chercheurs et pharmaciens peuvent facilement mettre à jour les registres d'inventaire, fournissant des données précises et en temps réel sur les produits chimiques en stock.
• Plus d'expiration : Les médicaments expirés peuvent être dangereux pour les patients ; cependant, surveiller les dates d'expiration pour les produits chimiques utilisés pour produire les médicaments sur ordonnance ainsi que les composants chimiques de ces médicaments peut être accablant. Avec un système de gestion des stocks chimiques, les responsables peuvent facilement surveiller les dates d'expiration à distance, découvrant ainsi de nouvelles opportunités d'économiser de l'argent en commandant moins de produits chimiques peu utilisés.
• Promouvoir une culture de sécurité : La preuve la plus accablante contre la NECC était son incapacité à créer une culture de sécurité, où des normes et pratiques claires sont présentes et où les individus connaissent les emplacements et l'élimination appropriée des articles. L'absence d'une telle culture a peut-être contribué à la contamination des médicaments et il n'est pas étonnant que 14 anciens dirigeants et techniciens de la NECC aient été inculpés de charges fédérales liées à l'épidémie. En implémentant un système de gestion chimique, les dirigeants aident à garantir que les employés comprennent l'importance de la sécurité et peuvent agir en conséquence pour protéger les intérêts de tous.

Ce qui s'est passé à la NECC s'est avéré être une faille fatale pour l'entreprise. Bien que la présence d'un système de gestion chimique n'aurait peut-être pas empêché l'épidémie, si un tel système avait été en place et utilisé conjointement avec un cahier de laboratoire numérique capable d'enregistrer les résultats des tests de stérilité, par exemple, la probabilité qu'une telle erreur se produise aurait été bien moindre. – Lilian N., Eliminating Harmful Substances Before They Reach Patients with Chemical Inventory Management, Biovia

41. Si votre entreprise doit maintenir un stock pour les réparations d'équipement, considérez les pièces qui peuvent être utilisées dans plusieurs applications.

« Si vous stockez des colliers et raccords qui peuvent être utilisés dans plusieurs applications, vous n'aurez pas besoin d'en garder autant en stock et l'espace est réduit. Les raccords de transition complets qui s'adaptent à des tuyaux de types et tailles variables dans votre infrastructure d'eau ou d'eaux usées font gagner de l'espace et vous aident à rester préparés pour plusieurs scénarios. Il existe aussi des produits qui ont la polyvalence de soit joindre soit réparer des tuyaux. » – David Wheat, Simple Steps For Inventory Control, Municipal Sewer & Water

Créer des politiques de contrôle des stocks efficaces

42. Créer des politiques et processus clairs permet à la fonction de contrôle des stocks de votre entreprise de fonctionner comme une machine bien huilée.

« Ce peut être une bataille difficile que de garder l'inventaire de votre entreprise efficacement organisé et géré. Il y a des nuances subtiles qui sont faciles à négliger mais qui ne devraient finalement pas être ignorées. Compass Technologies, qui fournit des services de point de vente au détail, de gros et de distribution à ses clients, offre des conseils utiles pour la gestion des stocks et de l'organisation. »

1. Limiter l'accès aux stocks. Seuls ceux qui ont besoin d'accéder aux stocks et aux données de stocks devraient être autorisés.
2. Établir des politiques de stockage et de gestion des réceptions bien définies et conviviales. Listes de contrôle et tableaux de données.
3. Créer un système de stock qui utilise plusieurs emplacements pour réapprovisionner les stocks depuis plusieurs sites – minimiser les coûts de distribution.
4. Cartographier et étiqueter clairement les zones de stock, faciles à lire et comprendre avec descriptions d'articles.
5. Suivre l'analyse de la demande de stock annuelle et saisonnière. Utiliser des données concurrentielles pour les start-ups.
6. Suivre et documenter les processus de stock, y compris les révisions.
7. Base de données de stock – GP et solutions Add-On.
8. Utiliser des alertes de stock pour informer la direction des limites de stock.
9. Gérer la paperasse, bons de commande, reçus et comptages de stock avec GP pour les rapports.
10. Utiliser des solutions logicielles add-on pour gérer davantage le processus de stock.

– Hillary Horning, Compass Technologies, 10 Tips for Smooth and Accurate Inventory Organization and Management, ERPSoftware Blog

43. Tous les articles doivent avoir une SKU, un code-barres et des spécifications produit.

« Similaire à un permis de conduire, chaque produit a besoin d'un numéro d'identification unique connu sous le nom de SKU (Stock Keeping Unit). Une SKU est vitale pour un usage interne car il y aura des cas où un produit particulier devra être trouvé rapidement et avoir une SKU le rendra facile à trouver. De plus, avoir une SKU est impératif car une autre entreprise pourrait avoir un produit nommé "Pantalon noir" exactement identique et les revendeurs traitent avec plusieurs fournisseurs, créant ainsi un besoin de différencier les produits similaires. »

Deuxièmement, en travaillant avec d'autres entreprises comme les revendeurs (boutique e-commerce indépendante, magasin physique ou grande surface), un code-barres UPC universel sera attendu. Un numéro UPC est une autre forme de SKU, mais sous forme de code-barres scannable et identifiable via une base de données live alimentée par GS1. Soyez prudent de ne pas acheter de numéros UPC ailleurs que chez GS1 ou un revendeur valide. Tout l'intérêt d'un code-barres est d'être scanné et consulté via une base de données, donc avoir un code-barres qui fait apparaître un produit différent d'une autre entreprise crée beaucoup de confusion et pourrait potentiellement faire perdre des clients.

Enfin, il est toujours bon d'avoir un système pour lister toutes vos spécifications produits. Ces spécifications devraient avoir au minimum :

• Nom du produit
• Numéro SKU
• Numéro UPC
• Description
• Couleur
• Taille
• Prix
• Poids
• Dimensions (selon le produit)

– Raad Mobrem, 6 Tips for Inventory Management, Small Biz Resources

44. Des gestionnaires de contrôle des stocks dédiés ou d'autres administrateurs devraient être chargés de gérer les tâches administratives associées au contrôle des stocks, et ces rôles devraient être séparés des départements comptabilité ou finance.

« Il y a de nombreuses tâches administratives associées au contrôle des stocks. Selon la taille et la complexité de votre entreprise, elles peuvent être faites dans le cadre des fonctions d'un administrateur, ou par un contrôleur de stock dédié. »

Pour des raisons de sécurité, il est de bonne pratique d'avoir un personnel différent responsable des finances et des stocks.

La paperasse typique à traiter inclut :

• Bons de livraison et notes fournisseurs pour les marchandises entrantes
• Bons de commande, reçus et avoirs
• Notes de retour
• Réquisitions et bons de sortie pour les marchandises sortantes

Les stocks peuvent immobiliser une grande partie de votre capital d'entreprise, donc des informations précises sur les niveaux et valeurs de stock sont essentielles pour la comptabilité de votre entreprise.

Les chiffres doivent être vérifiés systématiquement, soit par un audit régulier du stock – inventaire – soit par un programme continu de vérification du stock – inventaire tournant.

Si les chiffres ne correspondent pas, vous devez enquêter car il pourrait y avoir des problèmes de sécurité des stocks ou une défaillance du système.

Aspects santé et sécurité du contrôle des stocks sont liés à la nature du stock lui-même. Des questions telles que l'endroit et la manière dont les articles sont stockés, comment ils sont déplacés et qui les déplace peuvent être significatives – selon ce qu'ils sont. Vous pourriez avoir des matières dangereuses sur vos locaux, des biens qui se détériorent avec le temps ou des articles très lourds ou difficiles à déplacer. – Stock Control and Inventory, Info Entrepreneurs

45. Faites de la précision des stocks une priorité plus élevée que l'exécution des commandes.

« Élever la priorité d'un stock précis est peut-être l'étape la plus importante, mais aussi la plus difficile, pour la précision des stocks. De nombreux problèmes de stocks surviennent du fait de faire passer une transaction dans le système avec l'intention de revenir corriger les chiffres plus tard. Dans la précipitation d'autres urgences, cependant, on oublie souvent de revenir corriger les chiffres dans le système. Cela conduit à des entrées de production manquées, des lignes de stock négatives, et tout un tas d'autres problèmes. »

Seuls des systèmes qui empêchent un employé d'avancer sans la transaction système nécessaire permettent de tenir des registres précis. Un exemple de succès que mon équipe a récemment implémenté était de modifier notre système comptable pour qu'il ne traite aucun envoi contenant plus de stock que nous n'en avons en main. Par exemple, si nous essayons d'expédier 15 articles mais que notre système dit qu'il n'y en a que 5 en stock, une alerte apparaît et nous force à corriger le problème avant d'avancer. Cela nous aide à résoudre les problèmes avant que le produit ne parte. En nous forçant à corriger les entrées de production manquantes avant le départ du produit, notre système modifié nous a aidés à éliminer la plupart de nos problèmes majeurs de stock. – Alex Fuller, 10 Tips to Make Physical Inventory Counts Less Painful and More Accurate, Supply Chain Cowboy

46. Le logiciel de gestion des stocks est un outil précieux et supérieur aux méthodes de tableur obsolètes.

« Utiliser les bons outils pour le travail est indispensable. De nombreuses entreprises choisissent les tableurs pour la gestion des stocks parce que cela semble familier et facile. Malheureusement, les tableurs comportent des risques intégrés : il est trop facile de perdre des modifications ou de supprimer accidentellement un fichier. Il est aussi difficile pour plusieurs personnes de synchroniser leurs tableurs, ce qui augmente encore le risque d'erreur. Trouvez un logiciel peu coûteux mais efficace pour gérer votre stock, comme Peachtree ou QuickBooks. La plupart des organisations négligent ces options pour la gestion des stocks car elles sont surtout connues pour leurs fonctionnalités comptables. Cependant, elles offrent des fonctionnalités inestimables de gestion des stocks et une base de données centrale pour rationaliser les opérations, augmenter la précision et minimiser les erreurs. » – 5 Supply Chain Management Inventory Tips, Women's Distributor Services (WDS)

47. L'optimisation du contrôle des stocks nécessite une amélioration continue.

« L'une des choses les plus importantes à noter quand on s'efforce d'améliorer la gestion des stocks est qu'il n'y a pas de zone de confort. Maintenir le bon équilibre des niveaux de stock, organiser correctement votre entrepôt pour une efficacité maximale, et s'assurer que vous avez une vision complète de vos processus ira loin pour vous aider à améliorer la gestion efficace des stocks. Cependant, quand vous pensez avoir réussi, la pire chose à faire est de s'asseoir et de se détendre. »

Adopter une approche critique des opérations, y compris la gestion des stocks, est fondamental pour maintenir votre avantage concurrentiel. Surveillez les coûts ainsi que la performance ; si vous voyez que les coûts de détention des stocks augmentent, peut-être que vos prévisions ne sont pas aussi précises qu'elles pourraient l'être. Si la satisfaction client chute, examinez votre historique de commandes. Si vous expédiez des commandes incomplètes ou si les articles ne sont pas envoyés aux clients en temps voulu, creusez un peu plus. En intégrant la philosophie d'amélioration continue dans votre organisation et votre stratégie de gestion des stocks, vous pourrez atteindre une plus grande efficacité et rentabilité. – 3 Tips for Improved Inventory Management, NavX

48. Les comptages cycliques peuvent être une alternative utile aux inventaires physiques complets.

« Les comptages cycliques sont devenus la procédure opérationnelle standard pour un nombre croissant d'entreprises de taille moyenne depuis que de plus en plus de logiciels métier offrent cette fonctionnalité. Les avantages d'un régime de comptage cyclique par rapport aux comptages physiques périodiques complets sont grands. Les comptages cycliques sont moins perturbateurs pour les opérations, offrent une plus grande spécificité pour déterminer quels articles doivent être comptés et imposent généralement une plus grande discipline dans la gestion des stocks de l'organisation. » – Tips for Improved Inventory Control: Part 5/8, TBS Automation Systems

49. Prenez des mesures pour maximiser à la fois votre profit et vos ressources en impliquant les membres de l'équipe et les distributeurs dans les processus clés.

« Il y a de nombreuses meilleures pratiques que tout responsable de la chaîne d'approvisionnement devrait suivre, mais quelques stratégies qui tendent à assurer la maximisation non seulement des profits mais des ressources nécessaires incluent : »

• Travailler avec votre équipe et distributeur pour maximiser le service et les économies ; tout le monde doit être clair sur les attentes de la stratégie que vous avez définie.
• Une fois la stratégie implémentée, continuez la surveillance cohérente des comportements d'achat. Souvent, une focalisation sur les efficacités au fil du temps devient complaisante, résultant en surpaiement des fournisseurs et augmentation des coûts globaux de la chaîne d'approvisionnement.
• Comprenez la différence entre « coût » et « prix ». Souvent, les coûts fabricant révélés pour l'analyse des économies n'incluent pas la marge du distributeur, les coûts de détention ou les frais de transport. Rappelez-vous aussi que pouvoir sécuriser des produits directement auprès d'un fabricant doit s'appliquer à tous leurs produits dans cette catégorie, pas seulement à l'un des articles les plus utilisés.
• Établissez votre capacité à acheter dans la plus petite unité de mesure. Cela garantira que vous ne sur-commandez pas des produits que vous n'utilisez pas fréquemment ou sur aucune base cohérente.
• Soyez sûr de vos exigences de conformité GPO. Cela inclut non seulement le volume en unités, mais peut aussi inclure des engagements en volume monétaire. Il est important de se rappeler que réduire vos prix sur les fournitures réelles peut interférer ou exiger un amendement à votre accord GPO pour maintenir la conformité. Souvent, les hôpitaux sécurisent des accords incluant l'engagement de traiter un volume monétaire défini via les accords de base GPO qui doivent être respectés pour maximiser les avantages de l'ensemble du portefeuille.

– Lori Pilla, Vice-présidente, Amerinet Clinical Advantage and Supply Chain Optimization, Amerinet Inc., cité dans More inventory management best practice tips, HPN Online

50. Suivez les meilleures pratiques pour réaliser des inventaires physiques.

« La précision des stocks est la pierre angulaire du succès. C'est un sujet fondamental pour améliorer les niveaux de service, réduire les délais, augmenter les marges, améliorer les efficacités, réduire les niveaux de stock… et la liste continue. Bien que je recommande d'implémenter des programmes de comptage cyclique pour remplacer les inventaires physiques, il y a des moments où un inventaire physique est indispensable. Il vaut donc la peine de penser à quelques conseils pour réussir un inventaire physique. »

1. Préparez, préparez, et préparez : 80 % de votre succès réside dans la préparation. Organisez l'entrepôt, marquez clairement les zones, étiquetez les exceptions, complétez et révisez les transactions système, etc.
2. Arrêtez/isolez les mouvements : Quand vous commencez votre comptage physique, arrêtez tous les mouvements physiques et transactions système. C'est une base critique – similaire à la construction d'une maison, si vous commencez à ajouter des fenêtres avant de finir les murs, la maison pourrait s'effondrer.
3. Personnes et communication : Assurez-vous que les bonnes personnes sont aux bons postes selon leurs compétences. Et communiquez, communiquez, communiquez. Assurez-vous que tout le monde a des instructions claires, comprend comment obtenir des réponses aux questions, etc.
4. Gérez le bureau de contrôle : C'est le terme que j'utiliserai pour l'équipe organisant et contrôlant le processus – le hub Grand Central. Typiquement, cette personne/équipe suit les feuilles de comptage, s'assure que tout « s'additionne », répond aux questions et fait avancer le processus.
5. Métriques/suivi de progression : Mettre en place les métriques clés et véhicules pour suivre la progression est la pierre angulaire du succès. En révisant ces métriques, le responsable peut examiner la progression, faire les ajustements requis et garder le processus sur la bonne voie. Les métriques fournissent aussi un moyen de mesurer le succès.

– Lisa Anderson, Tips for Physical Inventory Success, LMA Consulting Group

51. Donnez à vos employés des outils qui les rendent plus efficaces, ce qui conduit à un contrôle des stocks plus précis.

« Après les employés, les stocks sont le plus grand actif d'une entreprise. Réduire les niveaux de stock et augmenter les rotations peut mener à des économies immédiates sur le résultat net. Il est aussi important de considérer le « coût d'atterrissage » de vos produits. Bien que votre fournisseur puisse avoir un prix catalogue avec remises volume, considérez combien le produit vous coûtera réellement depuis l'achat jusqu'à son arrivée à votre quai d'entrepôt. Frais de fret, douanes et transport s'additionnent vite et peuvent réduire les marges. Pour naviguer ces défis, considérez ces cinq conseils : »

• Réduisez le stock de sécurité composé : La plupart des entreprises gardent un coussin de stock supplémentaire pour parer à la demande imprévue. Le problème est que quand chaque fournisseur dans une chaîne d'approvisionnement (fournisseur matière première, fabricant, détaillant) maintient ce 5 à 10 % de coussin supplémentaire, cela s'additionne à des coûts inutiles pour chaque organisation. La clé est de communiquer étroitement et souvent avec vos fournisseurs et partenaires commerciaux pour prévenir la surproduction et l'augmentation des coûts de détention pour eux. Trouvez des moyens de collaborer et d'éliminer le stock de sécurité excédentaire.
• Donnez aux employés des outils pour les rendre plus efficaces : Dans les moments difficiles, les employés de haute qualité que vous vous efforcez de retenir peuvent s'épuiser. Ils absorberont probablement les tâches de leurs collègues plus « remplaçables ». Une façon de les garder plus heureux et productifs est de leur donner les outils technologiques qui faciliteront leur travail. La technologie qui automatise les tâches ou offre des modèles prédictifs sur l'offre et la demande aidera à réduire les aspects manuels de leur travail, pour qu'ils puissent se concentrer sur la génération de ventes ou des stratégies plus larges pour faire croître votre entreprise.
• Optimisez votre stock : Simplement dit, vous devez vous débarrasser du stock que vous ne vendez pas et obtenir plus de celui que vous vendez. Le concept semble simple mais de nombreuses PME ont le mauvais mélange de stock. Bien que ce puisse être douloureux de liquider le stock dans lequel vous avez investi de précieuses ressources, le fait qu'il occupe de l'espace d'entrepôt et nécessite votre équipe pour le gérer vous coûtera plus cher à long terme. Cet espace et cette charge mentale pourraient être consacrés au stock qui est chaud et tournera plus vite, ce qui signifie plus de profit dans votre poche. Prenez le coup à court terme et implémentez un système qui élimine les produits qui ne se vendent pas et investissez dans ceux qui se vendent.
• Concentrez-vous sur les produits phares : En grandissant, il n'y avait que trois sortes de savon à l'épicerie : Dove, Dial et Lava. Maintenant, une visite au rayon savon pourrait ajouter 15 minutes à une course car il y a trop de choix. En ajoutant des variations à votre gamme de produits au lieu d'introduire des produits complètement nouveaux et différents, vous cannibalisez en fait vos propres ventes et risquez de confondre les clients au point d'apathie. Concentrez-vous sur vos meilleurs produits et créez la fidélité à la marque, ce qui créera des « clients à vie » plutôt que des clients volages.
• Gérez pour l'avenir : Comprenez que dans le climat économique actuel, la trésorerie est roi. Si vous êtes dans une bonne position, réduisez vos dépenses mais investissez dans les outils et les personnes qui vous aideront à long terme à faire croître votre entreprise et à générer une plus grande efficacité. Avec les licenciements et les entreprises désireuses de maintenir les ventes hautes, vous pouvez sécuriser des talents de premier ordre et d'excellentes affaires sur les outils technologiques dont vous avez besoin.

« En de tels moments, il est crucial de rester positif mais de gérer de manière réaliste, en coupant les coûts à court terme que vous pouvez vous permettre de couper. L'important est de comprendre quels actifs sont critiques pour la mission et lesquels doivent être abandonnés. Gérer correctement l'actif n°1 ou n°2 de votre entreprise vous permettra de réduire les dépenses et d'augmenter les ventes. » – Bill Harrison, Top Five Tips to Rescue Your Business with Inventory Management, AllBusiness

Solutions de suivi d'actifs de Camcode :

• Contrôle des stocks
• Gestion des stocks
• Étiquettes foil personnalisées
• Panneaux d'entrepôt
• Panneaux d'allées
• Étiquettes en acier inoxydable
• Étiquettes de sol
• Étiquettes de sécurité
• Étiquettes magnétiques