50 conseils d'experts pour le suivi d'actifs : Protégez et optimisez les actifs les plus précieux de votre entreprise

Le suivi d'actifs résout de nombreux défis commerciaux, offrant un cadre permettant aux entreprises de devenir plus efficaces et d'améliorer leur résultat net en faisant le meilleur usage des ressources existantes pour obtenir des résultats. Parmi les nombreux articles et ressources offrant meilleures pratiques et conseils pour tirer le meilleur parti de votre solution de suivi d'actifs se trouvent une multitude de précieux conseils et astuces. Nous avons compilé une liste de 50 conseils de suivi d'actifs, incluant des conseils et stratégies informatifs de sources réputées du web, pour créer une liste complète de conseils et tactiques de suivi d'actifs pour les nombreuses industries qui peuvent bénéficier de solutions de suivi d'actifs.

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• Conseils pour choisir une solution de suivi d'actifs
• Conseils de suivi d'actifs pour la mise en œuvre
• Bénéfices du suivi des conseils et meilleures pratiques de gestion d'actifs
• Conseils de gestion d'inventaire d'actifs

Choisir une solution de suivi d'actifs

Un suivi d'actifs efficace commence par mettre en place les fondations : les outils, systèmes et applications qui permettent le suivi d'actifs et les solutions logicielles qui rationalisent la collecte et l'analyse de données. Ces conseils de suivi d'actifs vous aideront à sélectionner les meilleurs outils et logiciels de suivi d'actifs pour répondre aux besoins de votre entreprise.

1. Sachez ce que vous devez suivre. « Gardez à l'esprit qu'il est important de connaître le planning de maintenance, le temps de fonctionnement et d'arrêt des équipements et l'utilisateur sur chaque machine. En intégrant un système de gestion d'actifs dans la routine quotidienne de l'entrepôt ou de l'usine, les entreprises peuvent augmenter la disponibilité des équipements de production et réduire les coûts globaux grâce à de meilleurs programmes de services et maintenance. » – Wasp Barcode Technologies, Cinq conseils pour sélectionner la meilleure solution de gestion d'actifs, Manufacturing Business Technology magazine, Twitter: @MBTwebsite

2. Considérez le cycle de vie complet de la gestion de projet. ReliablePlant est une excellente ressource pour les conseils de suivi d'actifs liés aux usines de fabrication et applications similaires. « Si vous considérez le cycle de vie d'un actif comme un long projet — un projet qui pourrait durer 20 ans ou plus — il devient apparent que ce que vous regardez vraiment est un projet qui commence avec les processus d'ingénierie et de construction. Le projet en vient alors à inclure le coût de maintenance, d'exploitation et de rénovation, et culmine avec une décision bien informée de décommissionner et remplacer l'actif. En l'absence de systèmes EAM et ALM pleinement fonctionnels, flexibles et intégrés, gérer le cycle de vie de l'actif du berceau à la tombe est un défi. » – Patrick Zirnhelt, IFS North America, 7 conseils pour sélectionner un logiciel de gestion d'actifs, ReliablePlant, Twitter: @NoriaCorp

3. Évaluez et priorisez les exigences de votre entreprise. « Premièrement, définissez et priorisez les exigences d'un progiciel de gestion d'actifs fixes pour répondre à ces besoins. Deuxièmement, évaluez comment chaque produit mesure par rapport à vos exigences. Troisièmement, effectuez un essai qui vous permet d'essayer diverses fonctionnalités et assurez-vous que le logiciel est un bon ajustement. Et enfin, prenez votre décision d'achat. » – Matthew P. Kennedy, 4 étapes pour sélectionner une solution de gestion & amortissement d'actifs fixes, Bassetts, Twitter: @BassetseDepre

4. Gagnez en visibilité en sélectionnant un logiciel avec fonctionnalités de reporting et d'analytique. « Vous ne pouvez pas gérer ce que vous ne pouvez pas mesurer et vous ne pouvez pas mesurer ce que vous ne pouvez pas voir. Lors de la sélection d'un outil pour votre programme ITAM, confirmez qu'il peut collecter les métriques dont vous avez besoin pour mesurer la performance de vos processus. De plus, vérifiez que vous pouvez sortir l'information du système facilement dans des tableaux de bord que n'importe qui peut configurer. C'est le meilleur moyen de s'assurer que vous avez des informations précises lors de la prise de décisions stratégiques. » – Brian Hollandsworth, gestionnaire de produit, ServiceNow, 10 conseils sur comment gagner le défi de la gestion d'actifs IT, NetworkWorld, Twitter: @NetworkWorld

5. La gestion d'actifs aide face aux préoccupations d'infrastructure vieillissante. Le magazine WaterWorld fournit des conseils de suivi d'actifs pour applications de services d'eau, incluant des insights précieux d'études et recherches sur les bénéfices de la gestion d'actifs efficace dans la sphère des travaux publics. « Une étude récente de CH2M HILL en partenariat avec McGraw Hill Construction a trouvé que 75 pour cent des services d'eau employant des pratiques de gestion d'actifs avaient considéré l'infrastructure vieillissante comme un facteur significatif dans leur décision d'adopter un programme de gestion d'actifs. » – Art Haddaway, Rédacteur adjoint, Meilleures pratiques : Étude examine les tendances en gestion d'actifs, WaterWorld, Twitter: @WaterWorldMag

6. La visibilité est critique avant l'acquisition d'actifs. « Idéalement avant toute acquisition, vous voulez vous assurer que vous remplissez votre responsabilité fiduciaire envers votre organisation en ayant une visibilité sur tous les actifs excédentaires/disponibles. Cette visibilité est critique, car si vous pouvez simplement redéployer un actif sous-utilisé existant pour combler un besoin, vous venez d'économiser à l'organisation plus que le coût de cet actif ! » – Brian E. Thompson, CPPS, Chapitre Los Angeles, Application des meilleures pratiques leaders de l'industrie aux systèmes de gestion d'actifs, NPMA

Conseils de suivi d'actifs pour la mise en œuvre

Choisir une solution de suivi d'actifs est la première étape, mais ces conseils approfondissent les stratégies et tactiques qui permettent une mise en œuvre sans faille. De l'identification de vos actifs existants à la catégorisation et différenciation appropriées de la gestion d'actifs de la gestion d'inventaire, ces conseils vous aideront à mettre en œuvre les plans de gestion d'actifs les plus robustes et complets.

7. Suivez les actifs dès leur entrée dans l'entreprise. « Identifier tout ce qui nécessite un suivi d'actifs fixes peut être le premier défi. Peut-être la façon la plus facile de faire cela est de commencer à suivre tous les actifs dès leur entrée dans l'entreprise, en commençant par le Jour 1 de l'activité, sinon avant. Ajouter les informations d'un nouvel actif fixe à un système de suivi avant que l'actif ne quitte les mains de l'acheteur est recommandé. Cela garantit qu'un actif ne disparaît pas avant même que sa présence n'ait été reconnue. » – Jennifer VanBaren, Quels sont les meilleurs conseils pour le suivi d'actifs fixes ?, wiseGEEK, Twitter: @wiseGEEK

8. Utilisez des numéros de suivi d'actifs uniques plutôt que le numéro de série de l'actif. « Il est possible que le numéro de série d'un actif soit identique à celui d'un autre actif. Si le numéro de série est utilisé comme numéro de suivi, les numéros dupliqués causeront de la confusion car il n'y a aucun moyen de distinguer les deux actifs. Cela peut compromettre l'intégrité des données et mener à des soldes clients et inventaires inexacts, réduire vos revenus de location et impacter la satisfaction client. L'utilisation d'un numéro de suivi unique différent du numéro de série élimine ces problèmes. Dans le rare cas où un numéro de suivi est perdu, l'actif peut encore être recherché en utilisant son numéro de série et ré-étiqueté correctement pour conserver l'historique de l'actif. » – Christine Span, Spécialiste marketing, Top 5 des meilleures pratiques de suivi d'actifs, TrackAbout, Twitter: @trackabout

9. Connaissez votre niveau de service durable. L'Environmental Protection Agency des États-Unis a mis en avant des recherches substantielles, incluant conseils de suivi d'actifs et stratégies de gestion d'actifs, qui s'avèrent utiles pour de nombreuses applications. « Connaître votre niveau de service « durable » requis vous aidera à mettre en œuvre un programme de gestion d'actifs et à communiquer aux parties prenantes ce que vous faites. Qualité, quantité, fiabilité, et normes environnementales sont des éléments qui peuvent définir le niveau de service et les objectifs de performance système associés, à court et long terme. Vous pouvez utiliser l'information sur la demande client, les données des commissions de services publics ou conseils, et l'information d'autres parties prenantes pour développer vos exigences de niveau de service. Vos exigences de niveau de service peuvent être mises à jour pour tenir compte des changements dus à la croissance, exigences réglementaires, et améliorations technologiques. » – Gestion d'actifs : Un guide des meilleures pratiques, EPA, Twitter: @usepagov

10. Connaissez la différence entre suivi d'actifs et suivi d'inventaire. « Le suivi d'actifs — savoir quels articles de valeur une entreprise utilise, où ils sont, et qui les a — est différent du suivi d'inventaire. Selon le graphique « Suivi d'actifs 101 » de Wasp, le suivi d'actifs implique la gestion de l'emplacement des ressources internes nécessaires pour continuer à opérer ; le suivi des articles prêtés ; et la surveillance de l'amortissement, maintenance, et contrats de garantie. Le suivi d'inventaire, par contraste, implique la gestion des produits qui sont vendus, distribués, ou consommés ; le suivi de la réception, stockage, expédition, et vente de produits ; et la surveillance des rotations d'inventaire, âge, et niveaux de réapprovisionnement. » – DC Velocity Staff, « Graphique « Suivi d'actifs 101 » cite les raisons de savoir où sont vos actifs », DC Velocity, Twitter: @DCVelocity

11. Traitez la gestion d'inventaire et le suivi d'actifs comme deux entités distinctes, mais vitalement importantes. SupplyTimes, une ressource robuste sur la gestion de chaîne d'approvisionnement, offrant souvent conseils et tactiques de suivi d'actifs pour améliorer le flux de la chaîne d'approvisionnement, recommande de traiter le suivi d'actifs et la gestion d'inventaire comme des fonctions distinctes. « Bien que pouvoir voir comment le suivi d'inventaire et la gestion d'actifs peuvent avoir un impact sur une entreprise soit important, comprendre que l'inventaire est ce que vous vendez versus un actif est ce que l'entreprise possède est essentiel. Atteindre une meilleure compréhension des besoins de gestion d'inventaire d'une entreprise signifie plus que le suivi d'actifs. Cela signifie être capable de différencier les deux, assigner l'évaluation financière que les deux types de données nécessitent et être capable de voir comment ces valeurs affectent la structure d'entreprise globale. » – Suivi d'actifs, Gestion d'inventaire : Quelle est la différence ?, Supply Times

12. Effectuez une analyse d'équipement critique. « Comprendre les moteurs de coûts vous éclairera sur les nombreux coûts associés au port d'inventaire excédentaire de pièces de rechange. Une des façons de réduire les niveaux d'inventaire aux seuls essentiels est d'entreprendre un examen de la criticité de l'équipement. La plupart des progiciels CMMS ont un champ codé pour identifier la criticité de l'équipement sur, disons, une échelle de 1 à 10. Les progiciels plus sophistiqués permettent aux utilisateurs d'attribuer des poids et scores à un nombre illimité de variables définies par l'utilisateur, afin de construire une criticité totale pour un actif ou composant donné. » – David Berger, P.Eng., rédacteur contributeur, 5 conseils pour gérer les pièces de rechange, Plant Services, Twitter: @PlantServices

13. Équilibrez coûts, opportunités et risques par rapport à la performance souhaitée des actifs. « La gestion d'actifs implique l'équilibrage des coûts, opportunités et risques par rapport à la performance souhaitée des actifs, pour atteindre les objectifs organisationnels. Cet équilibrage pourrait avoir besoin d'être considéré sur différents horizons temporels. La gestion d'actifs permet aussi à une organisation d'examiner le besoin et la performance des actifs et systèmes d'actifs à différents niveaux. De plus, elle permet l'application d'approches analytiques vers la gestion d'un actif sur les différents stades de son cycle de vie (qui peut commencer avec la conception du besoin pour l'actif, jusqu'à sa cession, et inclut la gestion de toute responsabilité potentielle post-cession). » – Qu'est-ce que la gestion d'actifs ?, The Institute of Asset Management

14. Optimisez le cycle de vie de l'actif. Life Cycle Engineering a publié un article paru dans RxToday avec de précieux conseils et recommandations de suivi d'actifs. L'article informatif conseille d'optimiser l'opération de l'actif dans les plages de conception pour maximiser la durée de vie de vos actifs. « De nombreuses organisations souffrent premièrement d'un manque de compréhension des capacités de conception inhérentes de leurs actifs et deuxièmement, de la meilleure façon d'opérer dans leurs plages pour optimiser le cycle de vie de l'actif. Pour certains actifs, opérer soit en dessous soit au-dessus de la plage de conception affecte négativement la durée de vie de l'actif. » – Les 5 plus grands risques pour une gestion d'actifs efficace, tel que paru dans l'édition de novembre de RxToday, Life Cycle Engineering

15. Déterminez votre écart d'actifs stratégique. « Selon le Department of Transportation des États-Unis, la première étape dans un processus de gestion d'actifs physiques est d'établir les politiques organisationnelles, incluant objectifs stratégiques et budgets. Cela aide à déterminer les exigences futures d'une entreprise. La deuxième étape implique la collecte et l'analyse de l'inventaire et de la performance actuels des actifs. La différence entre où l'entreprise veut être et où elle est aujourd'hui est l'écart d'actifs stratégique de l'entreprise, ce qui indique où l'entreprise doit faire des améliorations. » – Chirantan Basu, Demand Media, Fonction d'organisation de la gestion d'actifs physiques, Chron.com, Twitter: @HoustonChron

16. Créez une base de données de vos actifs. « C'est une bonne idée de commencer par créer une base de données de vos actifs. De cette façon, vous pouvez vérifier instantanément après chaque scan si un actif est déjà dans votre base de données d'inventaire. Vous pouvez aussi utiliser la base de données pour insérer des descriptions de vos actifs afin que vos employés ou clients puissent visualiser les données associées dans l'application après chaque scan. Et, si vous voulez que la personne qui scanne enregistre l'état ou commente autrement sur l'actif, vous pouvez ajouter des questions de collecte de données à votre service qui sont présentées après chaque scan. » – Suivi d'actifs — Meilleures pratiques de contrôle d'inventaire, codeREADr, Twitter: @codeREADr

17. Éliminez les actifs fantômes. « Un actif « fantôme » est une propriété qui est perdue, volée, ou inutilisable, mais qui est toujours listée comme un actif fixe actif dans le système. Selon Asset Management Resources, un fournisseur leader de services d'inventaire et réconciliation d'actifs, « Après 14 ans d'expérience, AMR a répétitivement trouvé que 65 pour cent des données d'actifs fixes sont incomplètes, inexactes, ou totalement manquantes, tandis que 10 pour cent à 30 pour cent des actifs fixes ne sont plus possédés. » » – Meilleures pratiques pour gestionnaires d'actifs fixes, Sage Fixed Assets, Twitter: @SageNAmerica

18. Déterminez la responsabilité pour les actifs. « Idéalement, tous les actifs seraient suivis par une organisation. Cependant, il est généralement trop coûteux de suivre et d'attribuer la propriété à chaque actif. À la place, une organisation suit généralement les actifs qui sont d'importance pour l'institution. L'importance d'un actif peut être basée sur un certain nombre de facteurs, incluant sa sensibilité, criticité, valeur, ou les exigences de conformité placées sur lui. Les actifs importants devraient avoir un propriétaire assigné responsable d'établir et maintenir des sauvegardes appropriées pour protéger ces actifs. » – Gestion d'actifs, IU.edu, Twitter: @IUSafetyMatters

19. Mettez des scanners de codes-barres portables entre les mains des bonnes personnes. NPMA.org offre souvent de précieux conseils et informations de suivi d'actifs. Ce conseil de Marla Williams, CPPM, suggère l'utilisation de scanners de codes-barres portables pour aider la collecte de données là où cela a le plus de sens. « Mettez des scanners de codes-barres portables entre les mains des gens d'Information Technology et Facilities qui reçoivent et/ou installent réellement les actifs. Ce n'est pas rentable et souvent impossible pour Property de poursuivre vos actifs sur le terrain quand l'information aurait pu être collectée par les gens qui font le travail. » – Marla Williams, CPPM, Top 10 des conseils pour une gestion de propriété réussie, NPMA.org

20. N'oubliez pas les points fins de la planification. « La planification d'actifs fixes est un processus complexe, et certainement ne tient pas seul. Elle est plutôt informée et pilotée par la comptabilité, l'enregistrement et le suivi. Certaines entreprises échouent à regarder les points fins de leurs avoirs, les laissant dans le noir quand vient le moment d'acheter plus d'un produit donné ou d'en décharger d'autres. » – Trois conseils pour renforcer votre gestion d'actifs fixes, Sage, Twitter: @SageFixedAssets

21. Fixez des seuils pour quels actifs suivre. « Selon la taille de votre entreprise et le nombre d'actifs, cela peut ne pas valoir la peine de mettre le même effort dans le suivi de chaque actif. Vous devez surveiller l'état et l'amortissement de tous les bâtiments que vous possédez, par exemple, mais vous n'avez pas besoin de les coder à barres pour savoir qu'ils sont encore là. California State University à Long Beach ne suit que les actifs fixes valant plus de 5 000 $ ou articles importants valant 500 $ qui peuvent facilement être volés sans que personne ne repère le vol. » – Fraser Sherman, Demand Media, Méthodes de suivi d'actifs fixes, The Nest, Twitter: @TheNest

22. Intégrez la prévision financière dans la planification à long terme. Les entités gouvernementales placent de plus en plus le suivi d'actifs efficace au sommet de leurs listes de priorités, et en tant que telles, sont devenues une ressource utile pour conseils et meilleures pratiques de suivi d'actifs. NJ.gov décrit la valeur des plans de gestion d'actifs pour la viabilité à long terme : « Un plan de gestion d'actifs incorpore des inventaires détaillés d'actifs, tâches d'exploitation et maintenance et planification financière à long terme pour s'assurer que les réserves de revenus annuels et le réinvestissement sont suffisants pour faciliter la viabilité à long terme du système. » – Orientations et meilleures pratiques en gestion d'actifs, NJ.gov, Twitter: @NJGovNews

23. Développez des processus et documentation efficaces. « Premièrement, développez des processus et documentation efficaces qui répondent à ces questions. Quelles sont les meilleures façons d'intégrer l'activité d'inventaire avec la planification des besoins en matériaux, l'ordonnancement de production et autres fonctions ? Comment les coûts unitaires pour la main-d'œuvre et autres frais généraux sont-ils pris en compte dans la valeur d'inventaire des sous-ensembles ? Tous les transferts d'inventaire vers et depuis l'entrepôt sont-ils enregistrés promptement ? Comment les différences entre comptages physiques et montants enregistrés sont-elles traitées ? Définir et documenter des processus qui adressent de telles questions fournit un cadre pour une gestion d'inventaire efficace. » – Brad K. Jay, Contrôle d'inventaire : Ce que vous devez savoir, AutomationWorld, Twitter: @automationworld

24. Adoptez la mobilité. « Garder la trace des actifs chez les services publics est plus compliqué que dans d'autres organisations. Les actifs vont des poteaux et pipelines fixes aux véhicules en mouvement, aux pièces et personnes. Avec les solutions technologiques mobiles d'aujourd'hui, votre force de terrain peut facilement intégrer la gestion d'inventaire et le suivi d'actifs dans la journée de travail, améliorant votre résultat net et l'efficacité opérationnelle globale. » – Gérer actifs, risques et coûts pour piloter stratégiquement le succès, Gestion d'inventaire services publics/Suivi d'actifs, Motion, Twitter: @MotionComputing

25. Adoptez l'approche MRO (Maintenance, Réparation, et Opérations). « Le but principal de chaque organisation est de gérer les installations au coût le plus bas en le moins de temps possible. De plus en plus, les organisations découvrent que la gestion efficace de la chaîne d'approvisionnement et une opération de magasin efficace pour soutenir la maintenance, réparation et opérations (MRO) sont des éléments critiques qui soit les rendent compétitifs, soit contribuent à une plus grande inefficacité. Un magasin qui soutient les activités MRO avec les bonnes pièces au bon endroit au bon moment pilote l'efficacité opérationnelle de l'organisation. » – Andy Gager de Marshall Institute, Rapport spécial : Gestion d'inventaire opportune et rentable, Marshall Institute, Twitter: @Marshall_Inst

26. Désignez un emplacement central pour l'inventaire MRO pour réduire les problèmes d'inventaire caché. SupplyChain247 est une excellente source pour conseils de suivi d'actifs liés à la gestion de chaîne d'approvisionnement. Dans un article offrant de précieux conseils de gestion d'inventaire d'actifs, John M. Donnelly suggère : « Il est invariablement plus efficace de stocker les fournitures MRO dans un emplacement central par installation plutôt que de les garder dans divers emplacements non identifiés. Il est crucial d'avoir des systèmes informatiques pour suivre, gérer et contrôler l'inventaire. Armés de données d'utilisation et coûts de transaction, une organisation peut « dimensionner correctement » son inventaire MRO conformément aux normes de performance de la chaîne d'approvisionnement. » – John M. Donnelly, Cinq pratiques de base qui peuvent rapidement combler l'écart avec les meilleures pratiques en gestion d'inventaire MRO, SupplyChain247, Twitter: @SupplyChain247

Bénéfices du suivi des conseils et meilleures pratiques de gestion d'actifs

Il y a une multitude de bénéfices à suivre les conseils et meilleures pratiques de suivi d'actifs pour la gestion d'actifs, des économies de coûts à l'augmentation de productivité, l'amélioration de l'utilisation des actifs, et bien plus. Les conseils suivants décrivent les nombreux bénéfices récoltés des solutions de suivi d'actifs.

27. Les capacités d'analytique prédictive fournies par le suivi d'actifs aident à maintenir les budgets d'investissement et opérationnels serrés. « L'incertitude autour d'une reprise économique maintient les budgets d'investissement et opérationnels serrés. Les entreprises utilisent maintenant des capacités spécifiques pour prédire la défaillance d'actifs afin d'éviter les temps d'arrêt coûteux et réduire les coûts de maintenance. » – IBM United Kingdom Limited, Gestion d'actifs : le paysage changeant de l'analytique prédictive, ITHound.com, Twitter: @IThound

28. Réduisez les risques en suivant le matériel IT. « Alors que le matériel devient de plus en plus standardisé au niveau poste de travail ; au niveau centre de données, les actifs matériels serveur, stockage, réseau et infrastructure nécessitent encore un investissement en capital significatif et un coût de maintenance extensif pour toute organisation. De plus, la perte d'actifs, interruptions d'activité ou de flux de travail et violations de données restent un risque sérieux. Suivre et gérer ces actifs dans le centre de données aussi efficacement que possible est critique pour les opérations commerciales et le retour sur investissement maximal. L'étiquetage d'actifs, et l'activité corollaire d'associer des données précises à l'étiquette d'actif, est une pratique pour gérer et réconcilier la propriété, l'emplacement et la configuration des actifs matériels. » – David Foxen et Martin Thompson, Guide rapide pour l'étiquetage d'actifs matériels, The ITAM Review, Twitter: @itamreview

29. Le suivi d'actifs permet une performance d'actifs soutenue, ce qui permet la production de valeur pour les clients. Le Sustainable Infrastructure Management Program Learning Environment (SIMPLE) offre des conseils de suivi d'actifs axés sur l'amélioration de la gestion d'infrastructure et la performance soutenue. « La capacité à produire une sortie de valeur pour nos clients est directement liée à la performance soutenue de nos actifs en utilisant le processus d'évaluation triple bottom line des services fournis en utilisant l'analyse environnementale, sociale et économique. » – Qu'est-ce que la gestion d'actifs ?, Sustainable Infrastructure Management Program Learning Environment

30. Le suivi d'actifs élimine les méthodes manuelles fastidieuses et peu fiables. « Une tâche manuelle exhaustive, les systèmes de suivi d'actifs surveillent l'emplacement et l'utilisation des actifs. Codes-barres et plus récemment, étiquettes RFID avec puces ou bandes magnétiques sont utilisés pour identifier les actifs. Les soi-disant étiquettes intelligentes peuvent être utilisées pour enregistrer d'autres attributs que l'emplacement comme la température pour assurer les niveaux de qualité des marchandises maintenus en transport. » – Suivi d'actifs, Supply Times

31. Le suivi d'actifs permet l'« Infrastructure Physique Plus Intelligente ». « Les organisations font face à des défis persistants pour maximiser la performance du cycle de vie de leurs actifs. De plus en plus d'entreprises investissent dans des infrastructures complexes de plus en plus interconnectées et dépendantes de la technologie opérationnelle. Pour combattre de tels défis, les organisations se tournent vers l'activation de processus et d'intégration de données tout au long du cycle de vie de leurs divers actifs. Elles font un saut vers l'implémentation de méthodes et outils pour gérer les technologies opérationnelles qui permettent la récolte de données et insights importants avec facilité. IBM Maximo a désigné cette tendance comme l'essor de l'Infrastructure Physique Plus Intelligente. » – Avigail Shabtai, Top 3 des tendances mondiales émergentes en gestion d'actifs 2014, Field Service Professor Blog, Twitter: @EuchlidesTech

32. Le suivi d'actifs rationalise l'audit. « Les audits peuvent être complétés rapidement, facilement et avec précision. L'utilisation d'un code-barres sur l'étiquette d'identification d'actif, et un ordinateur portable (avec lecteur de code-barres intégré) pour lire ces étiquettes, signifie qu'il prend moins d'une seconde pour auditer chaque actif. » – Introduction à la gestion d'actifs pour actifs physiques, SageData

33. Le suivi d'actifs améliore les prévisions. « Le suivi d'actifs rationalise les prévisions en maintenant des comptages d'inventaire précis dans une base de données centrale, avec données historiques, commandes précédentes et autres informations. Chaque bit de données est à portée de main, vous permettant d'identifier les tendances et de faire des prédictions plus précises pour répondre aux demandes. Cela signifie que vous n'êtes pas coincé avec un surplus inutilisé qui prend de l'espace précieux, mais vous n'êtes pas à court de fournitures nécessaires. » – Nate Goodman, 4 défis de contrôle d'inventaire simplifiés par le suivi d'actifs, ThoughtReach, Twitter: @ThoughtReach

34. Prévenez la fraude avec des méthodes de suivi d'actifs efficaces. « Saviez-vous que les systèmes de détournement d'actifs sont le type de fraude le plus courant affectant les petites entreprises ? La meilleure façon de prévenir la fraude est d'avoir un suivi d'actifs précis et des comptages physiques réguliers. » – N@W Team, Couvrez vos actifs — Suivi d'actifs fixes, Net@Work, Twitter: @NetatWork_corp

35. La gestion d'inventaire d'actifs n'est pas seulement pour les applications de vente au détail et fabrication. « Les bénéfices des systèmes modernes de gestion d'inventaire ne sont pas seulement pour les secteurs de la vente au détail et de la fabrication. Ils offrent aussi de grands avantages pour toute organisation qui gère une chaîne d'approvisionnement pour articles consommables, comme les militaires et établissements médicaux. » – Tim Crosby, Comment fonctionnent les systèmes de gestion d'inventaire, How Stuff Works, Twitter: @HowStuffWorks

36. Augmentez la productivité du personnel avec des solutions d'inventaire et d'approvisionnement automatisées. « Les solutions automatisées pour l'inventaire et l'approvisionnement apportent de grandes économies sur les systèmes manuels — des coûts administratifs réduits aux cycles d'approvisionnement et d'exécution raccourcis. L'élimination des processus manuels, par exemple, augmente la productivité du personnel ; et le suivi des données pour obtenir des rabais fournisseurs peut résulter en économies monétaires significatives. » – Tina Stehle, Vice-présidente senior & Directrice générale, Agilysys Hospitality Solutions Group, Top 5 des raisons d'automatiser l'inventaire et l'approvisionnement, Hotel Business Review

37. Le suivi d'actifs aide à prévenir les problèmes de trésorerie. De nombreux conseils de suivi d'actifs touchent au fait que le suivi d'actifs et la gestion d'actifs efficace ont des impacts positifs étendus à travers les organisations, comme ce conseil de BusinessBee : « Le logiciel d'inventaire peut aider à prévenir les problèmes de trésorerie en identifiant quels articles ont besoin de la plus grande attention. Par exemple, vous pourriez supposer que vos articles les plus chers dans votre inventaire sont les plus importants. En fait, les articles moins chers affectent votre entreprise plus car ils ont des ratios de rotation plus élevés. Un système d'inventaire efficace vous aidera à déterminer l'impact monétaire d'un article sur l'entreprise pour que vous puissiez garder une plus grande quantité du stock vital. Quand vous comprenez comment équilibrer les coûts avec les besoins de votre entreprise, vous saurez commander moins d'articles non importants, ce qui aidera à promouvoir une trésorerie stable. » – Comment le logiciel de système d'inventaire peut aider à réduire les coûts, BusinessBee, Twitter: @BusinessBeeCom

38. Améliorez les flux de travail et permettez à votre personnel de concentrer son attention sur la prestation de service. Dans le cas d'un hôpital, l'implémentation d'un système robuste de gestion de chaîne d'approvisionnement a permis au personnel clinique de mettre plus l'accent sur les soins aux patients. « Le gain le plus immédiat résultant du système robuste de gestion de chaîne d'approvisionnement implémenté au CHUM est une amélioration des flux de travail de tous les employés du bloc opératoire. Débarrassés des tâches de gestion d'inventaire, le personnel clinique est maintenant capable d'augmenter son focus sur les soins aux patients et le soutien et la formation du futur personnel infirmier. En plus, les manutentionnaires de stock au département de gestion des matériaux et techniciens du traitement stérile ont maintenant un impact direct sur la progression quotidienne des activités au bloc opératoire. » – Automatisation de la gestion d'inventaire — une approche innovante pour améliorer la performance de la chaîne d'approvisionnement du bloc opératoire : le cas CHUM, Intelligent Hospital Today

39. Le suivi d'actifs améliore le contrôle qualité. « Certaines meilleures pratiques de gestion d'inventaire sont liées au contrôle qualité. Les employés devraient être fournis avec des listes de contrôle et/ou systèmes informatiques qui peuvent les aider à suivre les procédures appropriées lors de la vérification des marchandises reçues. Toutes les marchandises doivent être examinées pour signes de dommages, incluant fuites, déchirures, ou scellés brisés ; divergences dans les descriptions — couleurs, styles, et tailles des produits doivent être identiques aux bons de commande ; et prix et conditions de vente. Si la qualité du produit est inférieure à ce qui était convenu, la marchandise devrait être retournée aux fournisseurs. Cette mesure n'évite pas seulement une augmentation inutile des niveaux de stock, mais prévient aussi les employés d'offrir aux clients des marchandises inappropriées. Si les produits respectent les normes de qualité requises, les employés doivent considérer des facteurs particuliers, comme la lumière, l'humidité et la température, pour éviter d'endommager la marchandise gardée en entrepôt. » – Clara Lu, Comprendre les meilleures pratiques de gestion d'inventaire, TradeGecko, Twitter: @tradegecko

40. Prenez des décisions efficaces de budgétisation, opérations et financières basées sur des données précises et fiables. Un rapport GAO offre des conseils et meilleures pratiques de gestion d'actifs pour créer un gouvernement efficace et rentable. Le rapport note : « Des données précises et fiables sont essentielles à un environnement opérationnel efficace et efficient dans le secteur privé aussi bien que dans le gouvernement fédéral. L'inventaire représente une portion significative des actifs dans le gouvernement fédéral et le secteur privé. Par conséquent, les gestionnaires et autres décideurs ont besoin de savoir combien d'inventaire il y a et où il est situé pour prendre des décisions efficaces de budgétisation, d'exploitation, et financières et pour créer un gouvernement qui fonctionne mieux et coûte moins. » – Guide exécutif : Meilleures pratiques pour atteindre des comptages physiques cohérents, précis d'inventaire et biens connexes, GAO, Twitter: @USGAO

Conseils de gestion d'inventaire d'actifs

Ces conseils de gestion d'inventaire d'actifs vous aideront à tirer le meilleur parti de votre solution de suivi d'actifs. De la rationalisation de la gestion d'inventaire à l'intégration du suivi d'actifs avec les applications financières et plus, suivez ces conseils pour gagner la plus grande valeur de votre solution de suivi d'actifs.

41. Le suivi d'actifs rationalise la gestion d'inventaire. Clearly Inventory est focalisé, clairement, sur l'inventaire, offrant conseils et meilleures pratiques de gestion d'inventaire d'actifs. Un article sur les bases de l'inventaire offre ce conseil : « La plupart des entreprises ont une grande partie de leur capital immobilisé dans des actifs. Ces actifs peuvent être des choses comme bâtiments, automobiles, machines, meubles, accessoires, équipements, ordinateurs, etc… Souvent les entreprises ont besoin de connaître la valeur de ces actifs avec d'autres informations comme où ils sont, quand ils ont été achetés, pour combien, etc.. Votre comptable peut avoir besoin de cette information, banques, compagnies d'assurance, partenaires, gens en opérations, et direction. Vous ne pouvez pas obtenir la meilleure utilisation de vos actifs si vous n'avez qu'une idée vague de ce qu'ils sont, où ils sont, et ce qu'ils coûtent. C'est aussi bon un moment que n'importe quel autre pour compter vos actifs à plus long terme. » – Bases de l'inventaire : Comment compter vos articles d'inventaire, Clearly Inventory, Twitter: @ClearInventory

42. Les actifs jouent un rôle dans les calculs de revenu net. « Les actifs (tangibles ou intangibles) sont tout ce qu'une corporation possède ou contrôle qui représente une valeur monétaire. Pour que les corporations calculent le revenu net résultant de leurs activités lucratives, des valeurs d'actifs précises doivent être ascertiquées et facturées dans les résultats de revenu net. Les actifs fixes sont des articles tangibles, comme la propriété et l'équipement qu'une entreprise utilise dans ses activités quotidiennes. Ces types d'actifs ne sont pas généralement vendus à la clientèle d'une entreprise ; ce sont des équipements, véhicules et autres articles appartenant à l'entreprise qui sont utilisés pour aider à faire tourner l'entreprise, mais perdent de la valeur avec le temps en raison de l'âge et de l'utilisation. » – Brian Knott, Bases de l'amortissement : Comment la gestion d'actifs économise du cash corporate, Apptricity, Twitter: @apptricity

43. La mesure est tout. « Les métriques sont essentielles à une chaîne d'approvisionnement bien gérée. Les métriques pour elles-mêmes, cependant, ne valent rien. Le but d'une métrique est de piloter le changement quand la variable que vous mesurez tend dans la mauvaise direction. Un certain nombre de métriques différentes sont utiles pour la gestion d'inventaire. Jours d'approvisionnement par produit et emplacement basés sur les prévisions est une excellente métrique au niveau SKU. » – Jane B. Lee, 8 règles de bon sens pour la gestion d'inventaire, Inbound Logistics, Twitter: @ILMagazine

44. Éliminez les erreurs de saisie de données avec le scan de codes-barres. « L'utilisation de l'échange de données informatisé (EDI) et du scan de codes-barres peut aider à éliminer les erreurs de saisie de données. Huppertz suggère d'implémenter un système de ce qu'on appelle le « comptage cyclique ». Choisissez quelques articles par jour et comparez l'enregistrement d'inventaire au comptage réel. Les meilleurs vendeurs devraient être comptés plus souvent. » – Lisa Girard, Cinq étapes pour une gestion d'inventaire sans douleur, Entrepreneur.com, Twitter: @Entrepreneur

45. Les audits d'inventaire restent essentiels. De nombreux conseils de suivi d'actifs pointent l'importance de la réconciliation manuelle d'inventaire, qui devrait se produire périodiquement mais régulièrement. Dans un article sur Small Biz Resources, Raad Mobrem offre ce conseil : « Même avec la plus grande technologie autour, nous avons encore besoin de réconcilier les nombres dans nos livres avec les vrais nombres. L'inventaire peut être égaré, volé, endommagé et jeté. Faire des audits mensuels ou au minimum trimestriels de votre inventaire est une excellente pratique. C'est un processus facile qui, avec un système bien tenu, préviendra les obstacles majeurs dans le futur. » – Raad Mobrem, 6 conseils pour la gestion d'inventaire, Small Biz Resources

46. Les remises d'achat en gros ne sont pas toujours aussi attrayantes qu'elles en ont l'air. « Certains propriétaires d'entreprise peuvent être attirés par les remises d'achat en gros pour acquérir plus d'inventaire qu'ils n'en ont besoin. Dans certains cas, cependant, l'inventaire acquis par achats en gros immobilise du cash et prend de l'espace de vente au détail, d'entrepôt ou de fabrication qui pourrait être utilisé pour un retour plus élevé. N'oubliez pas de prendre en compte ces coûts, ainsi que les coûts à plus long terme liés à l'obsolescence, la détérioration ou la réduction d'inventaire lors de la considération de remises d'achat en gros. » – Sageworks, 6 conseils pour améliorer la gestion d'inventaire, Funding Gates, Twitter: @fundinggates

47. Décrivez clairement les éléments clés de votre système de gestion d'inventaire. « Un système de gestion d'inventaire efficace consiste en quelques éléments de base. Le plus important, il est vital d'être clair et descriptif sur les emplacements de stockage, articles et numéros d'inventaire. Des descriptions ambiguës ou peu claires seront extrêmement difficiles à gérer plus tard. » – Andrea Hayden, Les bases de la gestion d'inventaire, Intuit QuickBooks, Twitter: @Intuit

48. Évitez les temps d'arrêt en gardant un inventaire de pièces de rechange essentielles. « Une autre façon d'éviter les temps d'arrêt (ou de s'assurer que vous minimisez la durée d'un tel événement) est par le suivi d'actifs. N'oubliez pas ce fait important : les pièces de remplacement font aussi partie de votre inventaire et sont tout aussi importantes que l'équipement principal. Par conséquent, traitez vos pièces de rechange de la même façon que vous traiteriez n'importe quelle autre machine. Le suivi des pièces de rechange est plus que juste savoir où elles sont situées (cette information est, bien sûr, très importante aussi). C'est aussi savoir combien de pièces vous avez en main et à quelle fréquence vous en avez besoin. Si vous comprenez le planning de maintenance de votre équipement et suivez un plan de maintenance préventive strict, savoir combien de pièces de rechange vous avez besoin en main devrait, pour la plupart, être assez prévisible. » – Bannissez les temps d'arrêt avec ces conseils de contrôle d'inventaire, The Maintenance Management Blog, Twitter: @MAPCONtech

49. Intégrez les systèmes de gestion d'inventaire automatisés avec les systèmes comptables. « L'automatisation peut avoir un impact dramatique sur toutes les phases de la gestion d'inventaire, incluant le comptage et la surveillance des articles d'inventaire ; l'enregistrement et la récupération de l'emplacement de stockage des articles ; l'enregistrement des changements d'inventaire ; et l'anticipation des besoins d'inventaire, incluant les exigences de manutention d'inventaire. Cela est vrai même pour les systèmes autonomes qui ne sont pas intégrés avec d'autres domaines de l'entreprise, mais de nombreux analystes indiquent que les gains de productivité — et donc de rentabilité — obtenus grâce à l'utilisation de systèmes automatisés peuvent être encore augmentés quand une entreprise intègre ses systèmes de contrôle d'inventaire avec d'autres systèmes comme la comptabilité et les ventes pour mieux contrôler les niveaux d'inventaire. » – Systèmes de contrôle d'inventaire, Inc.com, Twitter: @Inc

50. Catégorisez votre inventaire. « Des portions de votre inventaire bougeront plus vite que d'autres et, par conséquent, nécessiteront une approche de gestion différente. En effet, la règle 80-20 s'applique aux articles que vous stockez, donc c'est une bonne idée de catégoriser l'inventaire et de fixer les priorités en conséquence. Par exemple, vous pourriez vouloir vous assurer d'avoir un tampon de stock plus grand pour vos articles à rotation la plus rapide. Les articles à rotation plus lente peuvent demander moins de sécurité. Cette approche de meilleures pratiques de gestion d'inventaire est parfois appelée analyse ABC. Les numéros de ventes sont souvent associés à l'analyse ABC, mais la rentabilité est une autre façon de prioriser. Le NAW Institute for Distribution Excellence, par exemple, cite la stratification d'inventaire basée sur le retour sur marge brute d'investissement d'inventaire comme meilleure pratique. » – Les 5 meilleures pratiques en gestion d'inventaire, TLC Group, Twitter: @Infor10Syteline

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