Stratégies essentielles de maintenance d'actifs pour les établissements d'enseignement supérieur

Ces dernières années, le besoin d'une gestion efficace de la maintenance d'actifs pour l'enseignement supérieur est devenu de plus en plus clair. L'an dernier, collèges et universités dans le monde ont dû s'adapter à la pandémie de COVID-19 et trouver de nouvelles façons de gérer cours, personnel et actifs. La transition majeure vers l'apprentissage en ligne et les salles de classe à distance a entraîné des coûts accrus et un temps de planification significatif. Avec les inscriptions d'étudiants de premier cycle aux États-Unis projetées à croître régulièrement pour atteindre 17 millions d'ici 2029, il est crucial que les écoles s'assurent d'avoir les meilleurs systèmes et équipements pour faire face à la demande.

Pour fournir une éducation de qualité, la plupart des écoles acquièrent constamment de nouveaux actifs pour offrir une expérience d'apprentissage plus complète et connectée. Une partie majeure de tout programme de campus ou d'installation scolaire est la gestion de la maintenance d'actifs. Avantages d'un système organisé : planification à long terme améliorée, coûts d'équipement et d'entretien réducs, visibilité améliorée. Dans cet article, nous explorons cinq meilleures pratiques pour votre programme de gestion de maintenance d'actifs.

1. Créer un processus de prêt d'actifs simplifié

Les instructeurs et étudiants ont besoin d'accéder à divers matériels : livres, ordinateurs, équipement A/V, fournitures. Mettre en place un processus de prêt simple et efficace est le meilleur moyen de suivre correctement et efficacement les actifs prêtés. Savoir où sont vos actifs et qui les a facilite la coordination des travaux de maintenance et réduit la probabilité de pertes ou vols. Un processus de prêt allège aussi la charge des enseignants lors de l'orientation des étudiants au début des cours. Placer une étiquette à code-barres dédiée sur chaque actif rationalise davantage le processus et facilite l'entrée et la sortie des articles du système.

2. Ne pas négliger la maintenance préventive des actifs

Même avec un programme de maintenance bien structuré, il reste un besoin clair de planification adéquate. Les pannes d'équipement et réparations imprévues coûtent temps et argent, créant une charge supplémentaire pour le personnel et les budgets. L'utilisation d'un EAM dédié ou système similaire permettra non seulement de suivre vos coûts, mais fournira aussi un format pratique pour planifier et suivre vos activités de maintenance.

Il est aussi important de se rappeler que la maintenance préventive est tout aussi importante que les autres formes d'entretien. Un programme formel de gestion d'actifs doit inclure des rapports réguliers, permettant au personnel et à la direction d'examiner les données récentes et de déterminer si des améliorations sont nécessaires. Ces révisions aident aussi à garantir que les actifs et équipements essentiels sont disponibles pour les événements et projets spéciaux à venir.

3. Définir des responsabilités claires de gestion d'actifs

Un campus moyen aura de nombreux types d'actifs à gérer : mobilier, systèmes audiovisuels, équipements de communication (téléphones), équipements informatiques (portables, imprimantes, fax), actifs de bâtiment et d'installations (éclairage, CVC). Pour coordonner le travail entre votre personnel, équipe IT et personnel de maintenance, envisagez de définir des responsabilités claires pour chaque rôle ou département. Chaque actif aura des besoins de maintenance uniques selon son type, âge et niveau d'usage. En définissant ces responsabilités et en assignant le travail via un système électronique, même une équipe réduite peut soutenir un grand nombre d'actifs.

4. Accorder de l'attention aux actifs numériques

Une grande majorité du matériel éducatif aujourd'hui est délivré numériquement : cours virtuels, devoirs, emplois du temps. De nombreux étudiants ont aussi besoin d'accéder à diverses plateformes logicielles gérées par l'institution. Il est important de suivre les informations de licence logicielle dans votre système de gestion d'actifs.

Ces actifs numériques sont souvent négligés, mais des économies potentielles pourraient être manquées. Par exemple, coordonner les renouvellements de licence en plus grande quantité peut qualifier pour une remise de volume. Le suivi des actifs numériques aide aussi le personnel IT à gérer les nouvelles mises à jour logicielles sur les nombreux ordinateurs du personnel et étudiants connectés au réseau.

5. Appliquer les meilleures pratiques de planification de contingence

La maintenance devient une priorité majeure après un événement perturbant les activités scolaires. Cela s'applique non seulement aux catastrophes naturelles (inondures, pannes de courant) mais aussi aux circonstances totalement imprévues comme la pandémie de COVID-19. Votre plan de maintenance doit considérer les risques potentiels et inclure des réponses appropriées. Il est utile de créer une équipe organisée de planification de contingence pour examiner divers scénarios.

Les transitions sont déjà difficiles pendant une année scolaire normale, mais deviennent encore plus difficiles lors de perturbations majeures. Cela s'est produit l'an dernier quand de nombreuses institutions ont dû basculer vers un environnement scolaire à distance pratiquement du jour au lendemain. Celles qui avaient déjà un plan organisé de gestion de maintenance d'actifs ont pu coordonner leurs activités de travail de manière plus organisée.

Les écoles d'aujourd'hui doivent gérer une variété d'actifs numériques, physiques et institutionnels. Suivre les meilleures pratiques de gestion de maintenance d'actifs pour l'enseignement supérieur dans cet article peut aider à prévenir les pannes d'équipement et remplacements nécessaires pour articles perdus. Un programme efficace doit être organisé, transparent et capable de gérer activités planifiées et imprévues. Avec une planification adéquate, incluant l'utilisation d'étiquettes d'actifs d'installations durables et de solutions logicielles de gestion d'actifs et maintenance, une école peut réduire la charge administrative des enseignants et personnel pour qu'ils se concentrent sur les étudiants et offrent une éducation de qualité.