En cas de crise, les fabricants peuvent se tourner vers Kata :explorer une voie consacrée vers le succès

Écrit par :Sarah Burlingame

La production au plus juste ne se résume pas à l'amélioration de quelques processus. Un succès lean durable nécessite une culture d'amélioration continue quotidienne à l'échelle de l'entreprise. Les entreprises qui forment leurs employés à penser scientifiquement, en utilisant des faits et des données pour prendre leurs décisions, sont souvent celles qui atteignent leurs objectifs avec le plus de succès. Pratiquer les kata promeut cette façon de penser, qui peut aider les entreprises à devenir plus agiles et compétitives non seulement pour survivre, mais aussi pour prospérer dans la crise pandémique actuelle.

Kata est un mot japonais qui fait référence à une manière structurée de faire les choses ou à un modèle de comportement. En tant que chef de projet senior pour TDO (Train Develop Optimize), qui fait partie du New York Manufacturing Extension Partnership Center et du MEP National Network, je travaille avec des fabricants de petite et moyenne taille pour pratiquer le kata , ou des comportements, et appliquer des outils et des techniques de fabrication sans gaspillage supplémentaires pour résoudre les défis commerciaux. Cela leur donne un avantage concurrentiel dans le grand métro de Philadelphie.

Lors de situations stressantes comme une pandémie, il est dans la nature humaine de se sentir dépassé et de perdre sa concentration. Mais kata le coaching peut garder la direction et les employés sur la bonne voie. Le kata de Toyota peut être une force stabilisatrice pour guider les fabricants à travers les terrains accidentés et l'incertitude, tout en les aidant à devenir suffisamment agiles pour répondre aux changements de leur environnement.

L'amélioration kata

L'amélioration kata modèle, basé sur Toyota Kata par Mike Rother (McGraw-Hill Education, 2009), est conçu pour aider les fabricants à développer les compétences essentielles de la pensée scientifique chez leurs employés. Le modèle est basé sur quatre étapes qui sont guidées par des questions de coaching pour guider la direction et les employés au cours de leur parcours d'amélioration continue.

L'amélioration kata sert de base aux fabricants qui traversent une crise, comme se conformer aux mandats des gouvernements fédéral et locaux pour ouvrir des installations en toute sécurité pendant la pandémie. Construire cette fondation commence par se concentrer sans relâche sur la direction. Utilisez les questions types ci-dessous pour évaluer vos progrès à chaque étape.

1. Lancez le défi

En pratiquant le kata et en appliquant la pensée scientifique, les entreprises sont capables de réfléchir à leur défi non seulement en utilisant des mesures quantitatives telles que les chiffres et les modes de fonctionnement courants, mais également en fonction de l'endroit où elles doivent être en tant qu'entreprise.

Demandez-vous :où votre entreprise doit-elle être dans les 12 à 18 prochains mois ? Établissez un objectif clair, qui peut inclure des mesures de performance souhaitées, des modèles d'exploitation spécifiques ou d'autres résultats liés à l'entreprise qui doivent être atteints.

2. Saisir l'état actuel

Une fois qu'un défi a été identifié, l'étape suivante consiste à comprendre clairement la situation actuelle, essentiellement « où vous êtes maintenant ». C'est le secret du kata succès :savoir où vous en êtes maintenant, où vous devez être et quels sont les obstacles qui se dressent sur votre chemin.

Ceci peut être accompli par diverses approches. Une carte de processus détaillée est un outil parfois utilisé pour collecter et visualiser des données et des modèles de fonctionnement observés. Se rendre physiquement au gemba, l'endroit où se déroule l'action, garantira la collecte des informations les plus récentes et les plus précises.

Pour arriver à votre état actuel, décrivez la façon dont votre entreprise fonctionne aujourd'hui. Comment êtes-vous performant ? À quoi ressemblent vos processus et votre environnement de travail ? Comment utilisez-vous les ressources ?

Une compréhension approfondie de la condition actuelle sera utile pour définir la première condition cible. Considérez la condition cible comme ce qui doit se produire dans le futur qui ne se produit pas maintenant, ou inversement, ce qui ne devrait pas se produire dans le futur qui se produit maintenant. Lors de la détermination d'une condition cible pertinente, il est important de prendre en compte un objectif qui devra probablement être atteint pour vous rapprocher du défi global.

Une fois qu'une condition cible est établie et que vous avez une destination claire, la partie amusante commence maintenant. Déterminer comment se rendre à une destination peut être truffé d'inconnues, et ce n'est pas grave. Si tout était déjà connu, alors vous seriez déjà là.

3. Définir la prochaine condition cible

Fixez-vous un objectif dans une à deux semaines. L'objectif (condition cible) doit être quelque chose qui, s'il est atteint, vous aidera à vous rapprocher de votre objectif ultime.

Lorsque vous définissez votre prochaine condition cible, pensez à des choses qui se produisent aujourd'hui et qui ne peuvent pas se produire à l'avenir, ou à des choses qui ne se produisent pas aujourd'hui et qui doivent se produire dans le futur. Une fois que vous avez établi votre première condition cible, posez-vous la question :pourquoi ne suis-je pas encore à mon objectif ? Les réponses à votre question découvriront les obstacles qui vous empêchent d'être déjà à la condition cible souhaitée.

4. Expérimentez vers la condition cible

Choisissez l'un des obstacles qui vous empêchent d'être déjà dans votre condition cible. Déterminez une action à essayer qui vous permettra d'apprendre quelque chose de nouveau par rapport à l'obstacle que vous avez choisi, et lancez-vous !

Une fois que vous avez terminé une expérience, vous aurez soit appris quelque chose de nouveau pour vous aider à éliminer l'obstacle, soit vous aurez découvert des obstacles supplémentaires qui devront peut-être être surmontés. Dans tous les cas, vous aurez appris et vous vous rapprocherez de la condition cible.

Continuez à répéter ce cycle jusqu'à ce que vous ayez supprimé tous les obstacles qui se trouvaient auparavant sur votre chemin. Assurez-vous de réfléchir à votre condition cible et d'évaluer votre condition actuelle entre les expériences pour vous aider à rester concentré sur les bons obstacles au bon moment.

Le kata état d'esprit

Pratiquer les kata encourage une approche structurée où un obstacle est supprimé à la fois par l'expérimentation. Semblable à un jeu de golf, le golfeur doit rapprocher la balle du trou, un coup à la fois. Chaque fois que le golfeur frappe la balle, il en apprendra un peu plus sur ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas et se rapprochera probablement du trou à chaque coup. Parfois, le golfeur peut se retrouver dans une position pire qu'avant (Avez-vous déjà essayé de sortir d'un piège à sable ?), mais il apprend toujours par des expériences et finira par franchir chaque obstacle jusqu'à ce qu'il arrive au trou.

Pratiquer les kata est plus efficace lorsqu'un entraîneur est là pour fournir des conseils en douceur à un apprenant afin de s'assurer qu'il pratique les bons schémas et reste sur la bonne voie. L'apprenant est la personne qui s'efforce de relever un défi et réalise les expériences en cours de route. Plutôt que de diriger un apprenant vers les étapes à suivre, un coach guide l'apprenant à appliquer la pensée scientifique à travers l'expérimentation et la prise de décision basée sur les données. Cela permet à chaque personne de se concentrer sur la destination plutôt que d'essayer de surmonter chaque petit obstacle qu'elle rencontre en cours de route. Et la meilleure partie est que cela développe également la capacité d'une personne à penser scientifiquement à chaque défi futur qu'elle rencontrera.

Maintenir cet état d'esprit est particulièrement difficile dans l'environnement turbulent de Covid-19 d'aujourd'hui. Perturbations de la chaîne d'approvisionnement, changements de la demande de production, rotation du personnel… kata peut servir de « poignée de sécurité » du fabricant sur les montagnes russes pandémiques. Lorsque les émotions sont fortes, la pensée scientifique peut garder tout le monde concentré sur la tâche à accomplir.

Un exemple de kata en action

J'ai récemment travaillé avec un fabricant de métaux de Philadelphie qui a dû fermer ses portes en raison de la crise des coronavirus. Pour rouvrir, le fabricant a dû inventer de nouvelles façons d'assurer la sécurité des employés, comme le déplacement des postes de travail pour la distanciation sociale, tout en respectant ses quotas de production. Le fabricant a dû surmonter des obstacles, tels que des employés craintifs qui hésitaient à retourner au travail pendant une pandémie.

Utiliser un kata approche, j'ai aidé le fabricant à scénariser les étapes pour surmonter ces obstacles, notamment :

• Définir le défi, y compris trois réalisations au cours de la première semaine.
• Assurer un environnement sûr pour tous les employés.
• Évaluer les obstacles à la réouverture.
• Déterminer comment garantir la distanciation sociale obligatoire.
• Créez un environnement sûr et socialement distant en déplaçant les postes de travail, etc.
• Développez un plan de communication pour tous les employés afin de les aider à comprendre les nécessités à court et à long terme du retour au travail.
• S'assurer que tous les mandats gouvernementaux sont respectés, même si la réglementation change.

Le résultat? Le fabricant de métal a rouvert son usine de Philadelphie. Il utilise maintenant kata pour s'assurer qu'il reste en conformité tout en maintenant sa culture d'amélioration continue.

Kata vous aide à rester concentré pour des résultats réussis

Kata La pensée scientifique peut vous aider à rester concentré et calme pendant une crise. Certaines entreprises échouent à kata parce qu'ils sont incapables d'adapter leurs calendriers opérationnels pendant une crise. Pendant une pandémie, vous envisagez de mettre en œuvre des changements dans quelques semaines, par opposition à un délai typique de 12 à 18 mois.

Lorsque vous êtes calme et concentré, vous êtes prêt à vous fixer des objectifs. J'encourage les fabricants à limiter leurs objectifs à trois par semaine. Si vous commencez à chercher partout pour renflouer l'eau, vous perdrez la concentration sur vos ingrédients clés pour la survie de votre entreprise :votre personnel, vos ressources et vos finances. Incluez des objectifs réalisables qui peuvent être accomplis quotidiennement. Même si votre calendrier doit être accéléré, définissez un modèle d'expérimentation et respectez-le.

Lorsque vos employés se sentent dépassés, kata peut leur rappeler de respirer profondément et d'examiner chaque défi en utilisant une approche systématique et structurée. Où devons-nous être ? Où sommes-nous actuellement? Et qu'y a-t-il sur notre chemin ? Vous n'aurez pas toutes les réponses à la fois, car nous sommes tous humains. Laissez le kata les modèles vous emmènent là où vous devez aller. Ils fonctionnent.

À la recherche de kata un accompagnement dans le parcours Lean de votre organisation ? Contactez DVIRC pour parler à un expert Lean ou à d'autres spécialistes de la fabrication qui comprennent les besoins et les défis des petits fabricants de la grande région de Philadelphie.

Source originale :https://www.qualitydigest.com/inside/management-article/when-crisis-manufacturers-can-look-kata-102820.html