Tirer parti du Kata pour naviguer la crise : Une voie éprouvée vers le succès manufacturier

Rédigé par : Sarah Burlingame

Il y a plus dans le lean manufacturing qu'améliorer quelques processus. Le succès lean durable nécessite une culture d'entreprise d'amélioration continue quotidienne. Les entreprises qui développent leurs gens pour penser scientifiquement, en utilisant faits et données pour piloter leurs décisions, sont souvent celles qui atteignent leurs objectifs avec le plus de succès. Pratiquer le kata promeut cette façon de penser, ce qui peut aider les entreprises à devenir plus agiles et compétitives non seulement pour survivre, mais aussi prospérer dans la crise pandémique actuelle.

Kata est un mot japonais qui fait référence à une façon structurée de faire les choses ou un schéma de comportement. En tant que chef de projet senior pour TDO (Train Develop Optimize), partie du Centre Manufacturing Extension Partnership de New York et du Réseau National MEP, je travaille avec des petits et moyens fabricants pour pratiquer le kata, ou comportements, et appliquer des outils et techniques lean manufacturing supplémentaires pour résoudre des défis d'affaires. Cela leur donne un avantage concurrentiel dans le grand métro de Philadelphie.

Pendant des situations stressantes comme une pandémie, il est dans la nature humaine de devenir submergé et de perdre le focus. Mais le coaching kata peut maintenir le management et les employés sur la bonne voie. Le cadre Toyota kata peut être une force stabilisatrice pour guider les fabricants à travers un terrain accidenté et l'incertitude, tout en les aidant à devenir assez agiles pour répondre aux changements de leur environnement.

Le kata d'amélioration

Le modèle de kata d'amélioration, basé sur Toyota Kata de Mike Rother (McGraw-Hill Education, 2009), est conçu pour aider les fabricants à développer des compétences essentielles de pensée scientifique chez leurs gens. Le modèle est basé sur quatre étapes pilotées par des questions de coaching pour guider le management et les employés pendant leur parcours d'amélioration continue.

Le kata d'amélioration sert de fondation pour les fabricants qui naviguent une crise, comme se conformer aux mandats fédéraux et locaux pour ouvrir les installations en toute sécurité pendant la pandémie. Construire cette fondation commence par se concentrer sans relâche sur la direction. Utilisez les questions modèles ci-dessous pour évaluer vos progrès à chaque étape.

1. Définir le défi

En pratiquant le kata et en appliquant la pensée scientifique, les entreprises sont capables de penser à leur défi non seulement en utilisant des métriques quantitatives comme les chiffres et les façons routinières d'opérer, mais aussi en termes de là où elles doivent être en tant qu'entreprise.

Demandez-vous : Où votre entreprise doit-elle être dans les 12 à 18 prochains mois ? Établissez un objectif clair, qui peut inclure des métriques de performance souhaitées, des schémas opérationnels spécifiques, ou d'autres résultats liés aux affaires qui doivent être atteints.

2. Comprendre la condition actuelle

Une fois un défi identifié, l'étape suivante est de comprendre clairement la condition actuelle, essentiellement « où vous êtes maintenant ». C'est le secret du succès du kata : obtenir de la clarté sur où vous êtes maintenant, où vous devez être, et quels obstacles sont sur votre chemin.

Cela peut être accompli par diverses approches. Une cartographie de processus détaillée est un outil parfois utilisé pour collecter et visualiser des données et des schémas opérationnels observés. Aller physiquement au gemba – l'endroit où l'action se passe – garantira que l'information la plus actuelle et précise est collectée.

Pour arriver à votre condition actuelle, décrivez la façon dont votre entreprise opère aujourd'hui. Comment performez-vous ? À quoi ressemblent vos processus et environnement de travail ? Comment utilisez-vous les ressources ?

Une compréhension approfondie de la condition actuelle sera utile pour définir la première condition cible. Pensez à la condition cible comme ce qui doit se passer dans le futur qui ne se passe pas maintenant, ou inversement, ce qui ne devrait pas se passer dans le futur qui se passe maintenant. Lors de la détermination d'une condition cible pertinente, il est important de considérer un objectif qui devrait probablement être atteint pour vous rapprocher de la rencontre du défi global.

Une fois une condition cible établie et que vous avez une destination claire, la partie amusante commence. Trouver comment arriver à une destination peut être semé d'inconnues, et c'est OK. Si tout était déjà connu, vous y seriez déjà.

3. Définir la prochaine condition cible

Fixez-vous un objectif à une ou deux semaines. L'objectif (condition cible) devrait être quelque chose qui, s'il est atteint, vous aidera à vous rapprocher de votre objectif ultime.

Lors de la définition de votre prochaine condition cible, considérez les choses qui se passent aujourd'hui qui ne peuvent pas se passer dans le futur, ou les choses qui ne se passent pas aujourd'hui qui doivent se passer dans le futur. Une fois que vous avez établi votre première condition cible, demandez-vous : Pourquoi ne suis-je pas encore à mon objectif ? Les réponses à votre question dévoileront les obstacles qui vous empêchent d'être déjà à votre condition cible désirée.

4. Expérimenter vers la condition cible

Choisissez l'un des obstacles qui vous empêche d'être déjà à votre condition cible. Déterminez une action à essayer qui vous permettra d'apprendre quelque chose de nouveau par rapport à l'obstacle que vous avez choisi, et lancez-vous !

Une fois que vous avez complété une expérience, vous aurez soit appris quelque chose de nouveau pour vous aider à éliminer l'obstacle, soit vous aurez découvert des obstacles supplémentaires qui devront être adressés. Dans les deux cas, vous aurez appris et vous vous rapprocherez de l'atteinte de votre condition cible.

Continuez à répéter ce cycle jusqu'à ce que vous ayez éliminé tous les obstacles qui étaient précédemment sur votre chemin. Assurez-vous de réfléchir à votre condition cible et d'évaluer votre condition actuelle entre les expériences pour vous aider à rester concentré sur les bons obstacles au bon moment.

L'état d'esprit kata

Pratiquer le kata encourage une approche structurée où un obstacle est éliminé à la fois par l'expérimentation. Similaire à une partie de golf, le golfeur doit déplacer la balle plus près du trou, un coup à la fois. Chaque fois que le golfeur frappe la balle, il apprendra un peu plus sur ce qui marche et ce qui ne marche pas, et se rapprochera probablement du trou à chaque coup. Parfois, le golfeur peut se retrouver dans une position pire qu'avant (Avez-vous déjà essayé de sortir d'un bunker ?), mais il apprend encore par les expériences et finira par franchir chaque obstacle jusqu'à ce qu'il arrive au trou.

Pratiquer le kata est le plus efficace quand un coach est là pour fournir une guidance douce à un apprenant afin de s'assurer qu'il pratique les bons schémas et reste sur la bonne voie. L'apprenant est la personne qui s'efforce d'atteindre un défi et qui effectue les expériences en cours de route. Plutôt que de diriger un apprenant vers les étapes à suivre ensuite, un coach guide l'apprenant à appliquer la pensée scientifique par l'expérimentation et la prise de décision basée sur les données. Cela permet à chaque personne de se concentrer sur la destination plutôt que d'essayer d'adresser chaque petit obstacle qu'elle rencontre en chemin. Et la meilleure partie est que cela développe aussi la capacité d'une personne à penser scientifiquement à chaque futur défi qu'elle rencontre.

Soutenir cet état d'esprit est particulièrement difficile dans l'environnement turbulent du Covid-19 d'aujourd'hui. Perturbations de la chaîne d'approvisionnement, changements de demande de production, rotation des employés... le kata peut servir de « poignée de sécurité » du fabricant sur les montagnes russes de la pandémie. Quand les émotions sont fortes, la pensée scientifique peut garder tout le monde concentré sur la tâche à accomplir.

Un exemple de kata en action

J'ai récemment travaillé avec un fabricant de métal de Philadelphie qui a dû fermer à cause de la crise du coronavirus. Pour rouvrir, le fabricant a dû inventer de nouvelles façons de garder les employés en sécurité – comme déplacer les postes de travail pour la distanciation sociale – tout en respectant ses quotas de production. Le fabricant a dû surmonter des obstacles, comme des employés craintifs réticents à retourner au travail pendant une pandémie.

En utilisant une approche kata, j'ai aidé le fabricant à storyboarder les étapes pour surmonter ces obstacles, y compris :

• Définir le défi, incluant trois accomplissements la première semaine.
• Assurer un environnement sûr pour tous les employés.
• Évaluer les obstacles à la réouverture.
• Déterminer comment assurer la distanciation sociale mandatée.
• Créer un environnement sûr et socialement distancié en déplaçant les postes de travail, etc.
• Développer un plan de communication pour tous les employés pour les aider à comprendre les nécessités à court et long terme du retour au travail.
• S'assurer que tous les mandats gouvernementaux sont suivis, même si les réglementations changent.

Le résultat ? Le fabricant de métal a rouvert son installation de Philadelphie. Il utilise maintenant le kata pour s'assurer qu'il reste en conformité tout en soutenant sa culture d'amélioration continue.

Kata vous aide à rester concentré pour des résultats réussis

La pensée scientifique basée sur le kata peut vous aider à rester concentré et calme pendant une crise. Certaines entreprises échouent au kata parce qu'elles sont incapables d'adapter leurs délais opérationnels pendant une crise. Pendant une pandémie, vous regardez à implémenter des changements dans quelques semaines, par opposition à une timeline typique de 12 à 18 mois.

Quand vous êtes calme et concentré, vous êtes prêt à fixer des objectifs. J'encourage les fabricants à limiter leurs objectifs à trois par semaine. Si vous commencez à regarder partout pour écoper l'eau, vous perdrez le focus sur vos ingrédients clés pour la survie de l'entreprise : vos gens, vos ressources et vos finances. Incluez des objectifs réalisables qui peuvent être accomplis quotidiennement. Même si votre timeline doit être expédiée, définissez un schéma d'expérimentation et tenez-vous-y.

Quand vos employés se sentent submergés, le kata peut leur rappeler de prendre une grande respiration et de regarder chaque défi en utilisant une approche systématique et structurée. Où devons-nous être ? Où sommes-nous maintenant ? Et qu'est-ce qui est sur notre chemin ? Vous n'aurez pas toutes les réponses à la fois, parce que nous sommes tous humains. Laissez les schémas kata vous emmener là où vous devez aller. Ils marchent.

Vous cherchez du soutien kata dans le parcours lean de votre organisation ? Contactez DVIRC pour parler à un expert lean ou d'autres spécialistes de la fabrication qui comprennent les besoins et défis des fabricants plus petits de la grande région de Philadelphie.

 

Source originale : https://www.qualitydigest.com/inside/management-article/when-crisis-manufacturers-can-look-kata-102820.html