4 insights essentiels que tout employeur doit connaître sur le droit de la chaîne d'approvisionnement

La ressource humaine est une partie intégrante de la chaîne d'approvisionnement. Alors que plus de gens deviennent conscients de comment les produits qu'ils consomment viennent à être, la façon dont vous gérez vos employés peut faire ou défaire votre entreprise. Les lois de la chaîne d'approvisionnement existent pour réguler tous les aspects de l'entreprise, allant de l'approvisionnement en matières premières à la livraison des produits finis.

En tant qu'employeur, vous avez la responsabilité d'adhérer à l'éthique et aux standards de la chaîne d'approvisionnement pour assurer la sécurité de vos employés et opérations. Voici quatre aspects vitaux des lois sur l'emploi et le travail que vous devriez comprendre.

1. Travail forcé

Des millions de personnes travaillant aujourd'hui pour des entreprises internationales sont piégées dans le travail forcé et l'esclavage moderne, selon l'Organisation Internationale du Travail. Le travail forcé et l'esclavage moderne peuvent exister à tous les stades de la chaîne d'approvisionnement dans n'importe quelle industrie, de la cueillette de matières premières à la fabrication d'électronique et la livraison finale. Dans la plupart des cas, les individus piégés dans le travail forcé sont victimes de traite d'êtres humains ou de travail des enfants.

Données les violations des droits humains dans le travail forcé, de nombreuses lois existent pour prévenir le travail forcé que les employeurs devraient connaître. Notez que la loi exige que les travailleurs soient volontaires. Aux États-Unis, la traite d'êtres humains n'est pas seulement un crime, mais les victimes sont autorisées à poursuivre leurs trafiquants. Selon la Section 307 du Tariff Act de 1930, l'importation de biens produits soit entièrement soit partiellement en utilisant du travail forcé est illégale, incluant le travail des condamnés et des enfants. Certaines lois exigent que les entreprises valant plus de 100 millions divulguent leurs efforts pour éliminer la traite d'êtres humains et le travail forcé dans leurs chaînes d'approvisionnement.

Puisque la loi peut vous obliger à fournir des déclarations sur les risques d'esclavage moderne dans votre chaîne d'approvisionnement, vous devriez mener une due diligence pour établir si les employés dans votre chaîne d'approvisionnement sont victimes d'esclavage moderne. Vous avez aussi la responsabilité d'atténuer la situation et de la prévenir. Assurez toujours que vos employés offrent volontairement leurs services sans coercition ni manipulation.

2. Sécurité au travail

L'Occupational Safety and Health Act (OSHA) protège les employés contre des conditions de travail dangereuses. Alors que des réglementations spéciales existent pour des industries spécifiques comme le pétrole et gaz, le maritime, et la construction, l'OSHA a des directives générales pour tous les employeurs. Certaines des exigences pour assurer la sécurité au travail incluent notifier les employés de toute substance nocive dans le lieu de travail et les former sur la meilleure façon de gérer la situation en cas d'exposition. Vous devriez aussi assurer que les employés peuvent accéder aux sorties d'urgence en cas de tragédies comme l'incendie. Ils devraient aussi avoir la capacité d'utiliser l'équipement incendie pour atténuer la situation.

Si votre employé dépose une plainte sur des conditions de travail dangereuses auprès de l'OSHA, vous pourriez être responsable de pénalités et de standards plus stricts. Notez aussi que les officiels de l'OSHA peuvent conduire des inspections impromptues de votre lieu de travail pour en vérifier la sécurité. Dans le sillage de la pandémie de COVID-19, le travail à distance est devenu l'option idéale pour la plupart des entreprises essayant de réduire les coûts et protéger la sécurité des employés contre l'infection. Cependant, si vos employés travaillent encore au bureau, il est nécessaire d'adhérer aux mesures de containment recommandées.

La loi fédérale n'exige pas que les employeurs remboursent les frais professionnels des employés dus à la transition vers le travail à domicile. Cependant, des États comme l'Iowa, la Californie et le Massachusetts ont des lois qui exigent le remboursement des frais professionnels payés de sa poche si le gouvernement ou l'entreprise leur ordonne de travailler à distance. Vous pouvez faire cela en fixant un forfait ou en exigeant que les employés fournissent un rapport de frais professionnels avec tous les coûts encourus pour remboursement.

Hors des États-Unis, la règle générale est que les employeurs remboursent les frais professionnels des employés pour les coûts encourus en travaillant à distance, comme les factures de téléphone, internet, et l'équipement de bureau à domicile.

3. Mauvaise classification des employés

La mauvaise classification des employés peut mener à une multitude de problèmes liés à la paie et aux heures de travail. En tant qu'employeur, vous devez classer vos employés de manière appropriée pour éviter les litiges légaux de compensation et de salaire, ainsi que remplir vos obligations financières et légales. Pour vous aider à identifier si votre travailleur est un employé ou un indépendant, vous devez considérer divers facteurs, incluant les suivants :

• L'étendue du contrôle que vous avez sur les activités du travailleur
• Le type de travail qu'ils font, incluant s'ils s'engagent dans du travail en dehors des activités normales de l'entreprise.
• Si le travailleur s'engage indépendamment dans le même type de travail qu'il fait pour l'entreprise.

Selon la loi AB5 adoptée par la Californie, les employés mal classés sont éligibles pour les heures supplémentaires, le salaire minimum, les pauses repas, le remboursement des frais professionnels, et l'assurance chômage. Ils ont aussi droit à la compensation des travailleurs moyenne, aux congés maladie payés, et au congé familial d'État. D'autres États comme l'Oregon envisagent aussi des projets de loi similaires à l'AB5 pour traiter la mauvaise classification des employés.

D'autres pays ont aussi des lois qui régulent les relations des employeurs avec les employés et contractants indépendants. Au Royaume-Uni, un contractant indépendant doit payer les obligations de sécurité sociale ou fiscales qu'ils auraient s'ils étaient employés si le client engageait le contractant directement. L'entreprise sera responsable des paiements. Le Mexique, d'autre part, envisage de limiter les services de sous-traitance. La restriction des services de sous-traitance à seulement ceux liés à l'entreprise vise à prévenir et minimiser les activités criminelles.

4. Traitement équitable

Les lois sur l'emploi comme le Title VII, Americans with Disabilities Act (ADA), et Pregnancy Disability Act (PDA) existent pour protéger les employés contre les inconduites au lieu de travail, incluant le harcèlement et la discrimination. Alors que certaines lois s'appliquent aux entreprises avec 15 ou plus employés, l'exigence minimum de main-d'œuvre peut être moins selon vos lois d'État. En tant qu'employeur, la loi vous interdit de discriminer contre les employés basés sur les caractéristiques protégées suivantes :

• Âge
• Handicap
• Genre
• Statut marital
• Grossesse
• Race et ethnicité
• Religion
• Sexualité

Les lois sur la discrimination couvrent tout le processus de recrutement, allant de l'embauche et la promotion à la formation et la rétrogradation. C'est votre responsabilité d'assurer que tous les employés et membres du personnel reçoivent un traitement juste et égal que leurs collègues dans la même classification. Si un employé subit de la discrimination ou du harcèlement, ils ont le droit de déposer une plainte et même de prendre des poursuites légales. Notez que la loi interdit aux employeurs de riposter contre tout employé qui signale, ou est témoin de, discrimination ou harcèlement au travail.

Lors de la détermination du nombre d'employés dans votre entreprise, la Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) inclut le personnel temporaire et à temps partiel. Ce faisant aide à identifier les lois qui s'appliquent à votre entreprise spécifique basée sur la taille de votre main-d'œuvre. En tant qu'employeur, vous devez assurer un traitement équitable pour la protection de vos employés et l'efficacité de votre chaîne d'approvisionnement d'affaires.

Comprendre toutes les lois pertinentes liées à votre main-d'œuvre dans la chaîne d'approvisionnement complexe peut être challengant. Il est, donc, nécessaire de consulter un avocat en droit du travail. Ce faisant vous permet de maintenir l'éthique de la chaîne d'approvisionnement, protéger vos employés et défendre les droits humains dans tous les aspects de votre chaîne d'approvisionnement.

Pamela Garcia est rédactrice de contenu pour HKM.