Comment la pandémie a redéfini les achats : 3 tendances clés

Même en temps normal, le processus d'achat peut s'avérer complexe. Naviguer parmi des milliers de contrats fournisseurs, d'accords de confidentialité et de négociations, tout en restant conforme à de multiples réglementations sectorielles et en satisfaisant de nombreuses parties prenantes, n'est pas une mince affaire.

Lorsque la pandémie de COVID-19 a frappé le monde début 2020, ces défis se sont amplifiés avec des changements soudains, notamment le passage quasi universel et immédiat au télétravail. Au fil de l'année, alors que les entreprises s'adaptaient aux nouvelles dynamiques, une évidence s'est imposée : la gestion et l'approvisionnement des contrats n'avaient jamais été aussi cruciaux. Face à des défis sans précédent, ces actifs critiques devaient être protégés et optimisés, dès maintenant et pour l'avenir.

Les entreprises qui se sont préparées pour être non seulement plus résilientes et robustes en interne, mais aussi capables d'anticiper les futurs changements liés à la redéfinition des modèles opérationnels et des chaînes d'approvisionnement, s'en sortiront bien mieux à long terme.

Alors que nous avançons vers les nouvelles réalités d'un monde post-COVID-19, trois tendances émergentes expliquent pourquoi la gestion des contrats et les achats doivent devenir une priorité absolue pour les organisations visant la durabilité et le succès à long terme.

De plus en plus d'entreprises sont considérées comme essentielles

Depuis le début de la pandémie, 16 secteurs d'infrastructures critiques ont été identifiés comme ceux dont les actifs, systèmes et réseaux — physiques ou virtuels — sont jugés vitaux pour les États-Unis. Ils incluent la santé, l'alimentation et l'agriculture, la fabrication critique, la chimie, et bien d'autres.

En conséquence, pratiquement toutes les organisations, essentielles ou non, ont pris conscience de leur importance pour les clients qu'elles servent. Cette prise de conscience a permis de recentrer les efforts sur la priorisation des biens et services selon les besoins critiques des clients. Pour y parvenir efficacement, le processus d'achat et de gestion des contrats doit être performant et géré de manière centralisée.

Granite Construction Inc., qui se présente comme « l'entreprise d'infrastructure de l'Amérique », en est un exemple. Pour Granite, cela signifiait que son activité devait se poursuivre malgré l'épidémie. Avec ses équipes sur le terrain, les services back-office ont dû basculer en télétravail sans perdre en efficacité. Heureusement, Granite disposait déjà d'un logiciel automatisé de gestion des contrats. Auparavant, l'entreprise aurait rencontré de sérieuses difficultés : les administrateurs de sous-traitance auraient dû passer beaucoup de temps à gérer des contrats historiquement stockés dans des boîtes mail, disques durs locaux ou classeurs. Les révisions et approbations se faisaient en les transportant physiquement d'un bureau à l'autre. Pour des raisons évidentes, ces méthodes auraient créé de nombreux obstacles en situation de télétravail.

La crise sanitaire a mis en lumière l'importance des achats et de la contractualisation. Si les entreprises essentielles ont ressenti en premier l'urgence d'être prêtes à toute éventualité, toutes les entreprises reconnaissent désormais qu'elles sont en danger sans un processus d'achat centralisé et rationalisé, ainsi qu'un système de gestion des contrats performant.

Les accords sont plus complexes et nécessaires plus rapidement

Aujourd'hui, les entreprises évoluent dans un monde largement régi par les contrats. À mesure qu'elles mûrissent et que les frontières s'effacent grâce à Internet, les contrats gagnent en complexité, tandis que les équipes qui les créent et les maintiennent luttent contre une avalanche de nouvelles réglementations affectant les accords à l'échelle mondiale.

Par exemple, une organisation d'achats groupés pour de nombreux hôpitaux a dû trouver de nouvelles sources d'approvisionnement en équipements de protection localement, les fournitures internationales étant bloquées. Ces hôpitaux étaient en première ligne de la réponse nationale à la pandémie. Les achats devaient qualifier 3 000 fournisseurs potentiels en huit semaines, tout en garantissant leur qualité et en signant des contrats complexes permettant à différentes entités juridiques non liées d'acheter et de payer sous des contrats parapluie communs, sans compromettre aucune exigence de conformité du secteur de la santé. Le vice-président des achats a indiqué qu'avec les nouveaux processus automatisés de l'entreprise, ils ont pu accomplir cela en environ 12 semaines. Ce volume leur aurait auparavant pris neuf à douze mois, même avec toutes les équipes mobilisées.

Cela illustre directement pourquoi la gestion des contrats est indispensable pour traverser les périodes d'incertitude. Pour réussir dans l'après-pandémie, les organisations doivent envisager comment gérer les nombreuses complexités liées aux contrats, y compris des enjeux critiques comme la gouvernance, sans s'exposer à des risques.

L'accélération de la technologie cloud

Les organisations migrent leurs données vers le cloud plus rapidement que jamais en réponse aux défis business soulevés par la pandémie. Selon de récentes recherches, la pandémie a accéléré la transformation cloud pour près de la moitié des organisations. Les plateformes cloud permettent de maintenir les systèmes disponibles et opérationnels sans avoir besoin de ressources dédiées ni d'investissements supplémentaires. Il n'est donc pas surprenant que cette tendance impacte également les achats et la contractualisation.

Les solutions de gestion du cycle de vie des contrats basées sur le cloud offrent des avantages significatifs. L'accès à un référentiel de contrats centralisé et automatisé, hébergé dans un environnement cloud sécurisé, donne aux organisations une visibilité complète sur leurs contrats, éliminant les heures de travail gaspillées et améliorant l'efficacité. En fournissant une source unique de vérité pour les droits et engagements de l'entreprise dans ses contrats, le logiciel de gestion des contrats réduit considérablement le risque d'échéances manquées et de pénalités, voire de litiges. De plus, il accélère le processus d'achat, assure la conformité contractuelle et optimise la performance des accords, de la création au reporting.

L'accélération vers le cloud ouvre de nombreuses portes aux organisations et, en matière de gestion des données contractuelles, elles trouvent une valeur immense en l'appliquant à des solutions de gestion intelligente des contrats durant cet environnement économique critique.

En résumé, les innovations dans la gestion du cycle de vie des contrats bouleversent les normes, et la pandémie actuelle souligne l'importance des achats et de la gestion des contrats dans un monde incertain. Des approches proactives et intelligentes de ces processus clés permettront aux entreprises d'avoir une bien plus grande visibilité et de tirer des renseignements exploitables qui se traduisent directement en impact sur le résultat net.

Vivek Bharti est directeur général de la gestion des produits chez Icertis.