Wayfair et COVID-19 : naviguer les défis des vendeurs exonérés de taxe dans une économie post-pandémie

La pandémie de COVID-19 a eu un impact économique généralisé sur les entreprises de toutes tailles. De même, la pandémie a semé le chaos dans les budgets des États américains, certains experts prévoyant que les déficits budgétaires jusqu'en 2022 pourraient s'élever à 434 milliards de dollars. En fait, le Center on Budget and Policy Priorities estime que des États comme la Californie et New York verront une baisse de revenus de plusieurs dizaines de milliards.

Une grande partie de cette baisse de revenus est attribuée à une chute des recettes fiscales dont les États dépendent pour remplir leurs caisses et équilibrer leurs budgets. De la taxe sur les ventes à l'impôt sur le revenu en passant par les taxes spécifiques à l'industrie comme les accises sur le pétrole et le gaz, les États ont vu une baisse des dépenses qui ont peiné à retrouver les niveaux d'avant la pandémie. Par exemple, les baisses du tourisme en Floride, au Nevada et à Hawaï ont eu un impact direct sur les collectes de taxe sur les ventes et les taxes de séjour dans ces États. En fin de compte, les États devront trouver des moyens de récupérer les pertes et d'établir un budget dans les années à venir, ce qui conduira probablement à des hausses d'impôts, à des règles d'imposition élargies et à une application accrue des lois fiscales.

Échos de la récession de 2008

Alors que les autorités fiscales luttent contre les déficits budgétaires et pèsent leurs options pour générer des revenus, il est probable que de nombreuses entreprises seront vulnérables au risque de conformité fiscale sans même le savoir. Heureusement, les entreprises peuvent apprendre du précédent établi lors du ralentissement économique de 2008. Après 2008, les autorités fiscales ont resserré les règles et l'application autour de la collecte des taxes, avec un changement majeur vers l'application des certificats d'exonération fiscale. Avant la récession, les critères pour qu'un État accepte un certificat d'exonération étaient beaucoup plus souples, peut-être en raison d'un manque de technologie capable de mener un audit complet des certificats d'exonération.

Depuis, la technologie dont disposent les États et les entreprises pour la conformité fiscale a évolué et a rendu plus facile l'examen des certificats d'exonération pendant les audits. Mais ce qui a vraiment mis les certificats d'exonération sous un examen plus strict depuis 2008, c'est le fait qu'un nombre énorme d'entreprises ont fermé définitivement, rendant impossible pour les vendeurs et les gouvernements d'obtenir des certificats valides lors d'un audit.

Risque accru

Bien que bon nombre des mêmes risques soient présents pendant la pandémie, la complexité entourant les certificats d'exonération a augmenté de façon exponentielle depuis 2008. La décision de la Cour suprême dans South Dakota v. Wayfair Inc. a rendu possible pour les autorités de collecter la taxe sur les ventes à distance dans leur État, indépendamment de l'emplacement physique du vendeur. Aujourd'hui, les vendeurs exonérés de taxe pourraient potentiellement avoir l'obligation de s'enregistrer pour collecter la taxe sur les ventes dans 44 États, même si pas une seule vente n'est taxable. Le nexus économique n'a pas seulement exacerbé l'obligation de collecter les certificats d'exonération, mais a ajouté la charge supplémentaire de s'enregistrer auprès des États pour collecter la taxe.

De même, les opérations commerciales pendant la pandémie ont également augmenté la complexité de la collecte des certificats d'exonération. Par exemple, davantage de transactions B2B (business-to-business) se font en ligne sur de nombreux canaux. Historiquement, un vendeur pouvait collecter facilement les certificats d'exonération dans des transactions 1:1, beaucoup traitent maintenant les transactions numériquement sur un certain nombre de canaux en ligne. La combinaison des lois sur le nexus économique avec l'expansion des ventes B2B omnicanales a créé un environnement où les entreprises doivent savoir où elles ont l'obligation de s'enregistrer tout en traitant les transactions et en collectant les certificats en quasi temps réel en ligne. Pour les fabricants et autres vendeurs B2B responsables de la collecte et du stockage des certificats d'exonération pour les achats exonérés de taxe, mettre en place la technologie et les processus maintenant pour s'assurer que les certificats d'exonération sont collectés avec précision sur chaque transaction applicable sera crucial pour éviter un autre scénario post-2008.

Technologie pour les obligations d'exonération

La gestion des certificats d'exonération dans une société digital-first nécessite des technologies de conformité fiscale intelligentes pour suivre le rythme des règles et obligations changeantes. La collecte, le suivi et le stockage manuels des certificats d'exonération sur les canaux, ainsi que le suivi manuel des obligations de nexus économique et l'enregistrement dans de nouveaux États laissent les entreprises vulnérables à l'erreur humaine et, in fine, au risque d'audit. En faisant appel à un logiciel de conformité fiscale, les entreprises peuvent rationaliser leurs processus de gestion des certificats d'exonération et atténuer les risques.

Les solutions fiscales peuvent s'intégrer facilement dans l'e-commerce existant d'une entreprise, la planification des ressources d'entreprise (ERP) ou d'autres systèmes de facturation pour gérer les certificats à la caisse. Par exemple, un fabricant qui vend via une plateforme e-commerce et une marketplace peut incorporer des lignes dans le processus de paiement pour exiger que les entreprises fournissent numériquement leurs informations d'exonération avant de traiter la transaction. De même, les entreprises peuvent tirer parti du logiciel fiscal pour comprendre plus intelligemment quand elles déclenchent de nouvelles obligations de nexus économique afin de rationaliser les exigences d'enregistrement et d'éviter les risques d'audit inconnus.

Alors que nous continuons d'avancer à travers la pandémie, il est inévitable que les États chercheront probablement à étendre les règles fiscales, augmenter l'application et ajuster les lois fiscales existantes. Comme nous l'avons appris de la récession de 2008, l'application des certificats d'exonération sera probablement une cible principale pour les autorités cherchant des revenus. Les fabricants et autres vendeurs B2B devront comprendre leurs nouvelles obligations dans le monde du nexus économique et comment naviguer la collecte de certificats dans un environnement omnicanal pour atténuer les risques et maintenir les opérations. Pour la plupart, la gestion manuelle de la conformité fiscale, de l'enregistrement à la gestion des certificats, sera insoutenable et les mettra en danger. Une approche technology-first de la gestion des certificats d'exonération permettra aux entreprises d'être proactives dans la prévention des pénalités d'audit et des perturbations de leur activité.

Silvia Aguirre est vice-présidente de la gestion des certificats chez Avalara.