Renforcer la collaboration transversale grâce aux communautés de pratique

Les leaders supply chain connaissent l'importance de la collaboration mieux que quiconque.

Une supply chain bien ordonnée implique de coordonner avec des parties prenantes de multiples fonctions et géographies à travers et au-delà de l'entreprise. Sans collaboration transversale, les leaders auront du mal à résoudre les problèmes en temps réel, suivre les métriques et implémenter des améliorations de processus à travers la chaîne.

Pourtant, de nombreux leaders constatent que leurs outils et approches actuels ne favorisent pas une collaboration suffisamment ouverte et persistante. E-mails, réunions et messages instantanés sont bons pour les besoins ad hoc, mais ils ne créent pas de structure pour le travail d'équipe continu et le partage de connaissances. Les équipes transversales encouragent ce type de collaboration étroite, mais elles ne sont pas très ouvertes. Ces équipes ne comprennent qu'un petit nombre d'experts et de managers, certains voyant l'équipe comme une addition indésirable à leur emploi du temps chargé.

Les leaders supply chain ont besoin d'une voie de collaboration accessible, utile et offrant une incitation claire pour que les employés restent impliqués. La solution ? Les communautés de pratique.

Qu'est-ce qu'une communauté de pratique ?

Une communauté de pratique est un réseau d'employés qui se réunissent pour apprendre les uns des autres en face-à-face, virtuellement, ou les deux. Les communautés sont unies par un objectif commun de partage d'expériences et d'insights liés à un sujet. Le sujet peut porter sur :

• un processus (ex: planification des ventes et opérations),
• une discipline ou domaine fonctionnel (ex: fabrication),
• une méthodologie (ex: Lean), ou
• un objectif transversal (ex: innovation).

Les communautés s'engagent dans diverses activités pour aider leurs membres à partager connaissances et collaborer autour du sujet. La plupart utilisent l'intranet existant de leur entreprise ou une plateforme de collaboration d'entreprise pour créer un hub virtuel. Ce hub fournit un espace pour poser et répondre aux questions, partager astuces et ressources, trouver experts et autres collaborateurs, et résoudre problèmes collaborativement. La plupart des communautés organisent aussi des webinaires, sommets, et réunions en présentiel ou virtuelles pour rassembler les membres.

Les communautés de pratique bénéficient aux employés à chaque étape de leur carrière. Les nouveaux employés peuvent utiliser les ressources de la communauté pour monter en compétence plus vite et rencontrer des personnes importantes dans l'entreprise. Les employés mid-carrière aspirants peuvent affiner leur expertise et assumer des rôles de leadership communautaire pour gagner en reconnaissance. Les communautés réduisent aussi la charge sur les experts de longue date. Au lieu de répondre aux mêmes questions encore et encore, les experts peuvent partager leurs connaissances dans la communauté où une base plus large d'employés peut facilement les trouver et les utiliser.

Comment lancer votre propre communauté de pratique

Avant de lancer votre communauté, cherchez d'abord les ressources de communautés de pratique qui pourraient exister dans votre organisation. Si vous avez un programme de gestion des connaissances (KM) d'entreprise ou des communautés dans une autre partie de l'activité, vous pouvez utiliser leurs modèles, conseils et outils pour démarrer votre processus de lancement. Gardez à l'esprit que certaines organisations concentrent les efforts KM uniquement sur les domaines techniques ou d'ingénierie. Bien que votre communauté puisse se concentrer sur un autre sujet, vous pouvez toujours utiliser les ressources d'autres communautés de l'entreprise.

Si votre organisation n'a pas encore de KM ou de communautés, contactez l'organisation IT pour utiliser les outils existants afin de créer un hub communautaire. Au minimum, vous voudrez la capacité de stocker ou partager des documents et d'avoir des discussions (ex: forum de discussion ou chat). L'IT peut aussi vous aider à définir les droits d'accès et établir des directives pour que les membres collaborent sans créer de problèmes de sécurité.

Après avoir fait vos devoirs sur les outils et ressources disponibles, sélectionnez un sujet et définissez le public cible de la communauté. La plus grande force d'une communauté est ses membres, alors construisez la vôtre sur la base de réseaux et relations existants quand c'est possible. Si certains acteurs supply chain ont déjà des groupes formels ou informels, intégrez-les dans la communauté. Les réseaux existants peuvent aussi vous aider à identifier les employés avec la motivation et le capital social pour servir d'ambassadeurs et leaders dans la communauté.

Les communautés ont plus de succès quand elles ont un plan de jeu clair aligné sur des objectifs business tangibles. Créez un plan ou une charte de communauté de pratique qui définit :

• les objectifs de la communauté,
• comment les objectifs communautaires soutiennent les objectifs business,
• les approches et activités que la communauté utilisera pour atteindre ses objectifs, et
• les personnes qui dirigeront et parraineront la communauté.

Envisagez de tester la communauté avec un petit groupe d'employés engagés avant de la lancer à un public plus large. Cela aide à affiner le plan communautaire, faire émerger les problèmes potentiels du hub, et établir un noyau d'« utilisateurs experts » pour sensibiliser et assister les autres.

Une fois les problèmes résolus via le pilote, il est temps de lancer la communauté à un public plus large. Si possible, demandez à votre équipe marketing ou design de l'aide pour créer un logo ou une « marque » pour votre communauté. Créez des campagnes de messaging expliquant les bénéfices que les employés retireront de la communauté et les différentes façons d'y participer. Lancez la communauté avec un événement de lancement virtuel ou en présentiel où des leaders organisationnels connus expriment leur soutien.

Cas concret : Les communautés chez Syngenta

L'entreprise agrochimique Syngenta utilise des communautés pour faciliter la collaboration dans sa fonction production et supply (P&S), qui compte 9 500 employés. Syngenta appelle ses communautés de pratique « réseaux ». Elles offrent aux employés des opportunités de se connecter avec des experts, partager astuces et idées, et accéder à la Supply Chain Academy de l'organisation pour les meilleures pratiques internes et externes. Chaque réseau doit avoir un but business clair, comme aider les membres à résoudre des problèmes, identifier les meilleures pratiques, innover ou gérer les connaissances.

Les réseaux P&S de Syngenta sont transversaux et couvrent 10 domaines opérationnels dans la supply chain de bout en bout, incluant l'approvisionnement, la planification des ventes et opérations, la conformité et la gestion des risques, la conception supply chain, et plus. Chaque réseau inclut aussi plusieurs sous-réseaux spécialisés dans des sujets plus spécifiques liés à la discipline large du réseau. Les réseaux et sous-réseaux collaborent et partagent souvent les meilleures pratiques pertinentes entre eux.

Chaque réseau a son propre site SharePoint personnalisé avec wiki, profils membres, outils de partage de documents et forums de discussion. Ces sites sont ouverts à tous les employés Syngenta et liés pour que les employés puissent naviguer vers les sous-sujets et personnes pertinents de chaque réseau. Les sites sont aussi intégrés à l'outil de réseautage social d'entreprise Yammer, que les membres utilisent pour une collaboration rapide et informelle.

Les leaders de réseau maintiennent leurs sites actifs en publiant des publications et en initiant des discussions. Les réseaux organisent aussi des activités régulières d'apprentissage et de réseautage, comme des lunch-and-learns et webinaires, pour garder les membres engagés. Les réseaux envoient des newsletters par email pour informer les membres des événements à venir et discussions importantes dans leur domaine.

Selon Brian Steenson, gestionnaire des connaissances chez Syngenta, les réseaux P&S de l'entreprise sont actifs et dynamiques. Grâce à des communications cohérentes et un branding fort, tous les employés de la fonction sont bien au courant des réseaux et de leurs bénéfices. Les employés savent qu'ils peuvent gagner du temps en se tournant vers les réseaux quand ils ont une question ou un problème, et qu'ils peuvent faire progresser leur carrière en réseautant et participant aux discussions. Les leaders P&S voient que les réseaux aident la fonction à augmenter ses capacités d'innovation et à retenir les talents.

L'essentiel : Commencez petit, commencez maintenant

Comme le montre l'exemple de Syngenta, un réseau florissant de communautés aide les employés à développer leur expertise, se connecter avec les autres et être plus productifs. Cependant, il est important de savoir que vous n'avez pas besoin de multiples communautés pour en tirer des bénéfices. Il est intelligent de commencer avec un seul groupe pilote ciblé dans un domaine qui a vraiment besoin de collaborer. Puis vous pouvez bâtir sur votre succès pour développer un programme communautaire qui aide les employés à partager des ressources et renforcer les relations à travers toute la supply chain.

Lauren Trees est responsable principale de la recherche, gestion des connaissances, et Mercy Harper est analyste rédactrice pour APQC.