Le rôle crucial d'une documentation précise dans la réussite en ingénierie

Des instructions de travail mal rédigées, des procédures opérationnelles standard inadéquates, des dessins et plans incorrects, des dispositifs de fixation mal conçus, des équipements de production inappropriés et des mises en page de postes de travail mal conçues ne sont que quelques exemples qui contribuent à l'erreur humaine. Ces documentations mal rédigées ajoutent des problèmes qui auraient pu être évités. Il n'est pas rare de trouver des composants fabriqués selon des instructions obsolètes parce que les informations correctes ont été retardées pour atteindre l'opérateur. Une mauvaise qualité de conception et de documentation est une cause majeure d'inefficacité des processus de produit, entraînant directement des retards, des reprises et des variations, et contribuant à l'augmentation du temps et des coûts du projet, pour le client comme pour votre entreprise. Mais une documentation adéquate ne se limite pas aux documents d'ingénierie ; elle implique chaque personne travaillant dans cette entreprise. Voyons comment une mauvaise documentation peut retarder même les meilleures entreprises.

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Comment cela fonctionne

La qualité de la conception et de la documentation produite a une influence majeure sur la performance globale et l'efficacité des projets de production. Les concepteurs fournissent les plans de base pour représenter les idées et concepts que les fabricants doivent transformer en produits réels. Cependant, c'est la qualité de la documentation fournie qui détermine l'efficacité et l'efficience du délai d'exécution pour la production. Une conception et une documentation inadéquates et défectueuses impactent l'efficacité du processus de production en entraînant des retards, des reprises et des variations, contribuant à des augmentations du temps et des coûts du projet. Mais il y a des étapes avant la fabrication qui peuvent retarder ce processus, voire arrêter la production.

Catégories de documentation

Il existe d'innombrables documents utilisés dans chaque entreprise. Ils peuvent aller de l'assurance qualité à la fabrication. Sans passer en revue une liste complète de toute la documentation qu'une entreprise utiliserait, nous résumerons plutôt la documentation en plusieurs catégories ci-dessous.

• Documentation de gestion : inclut la planification, le soutien et les documents de planification, la documentation organisationnelle et les procès-verbaux de réunion.
• Documents d'assurance qualité : incluent la politique d'assurance qualité et les procédures, définitions, normes, modèles et instructions définis pour soutenir la gestion de tous les documents, afin de garantir que les documents sont préparés de manière cohérente et maintenus pour soutenir le développement de manière optimale.
• Documentation d'ingénierie : inclut les spécifications d'ingénierie, les dessins d'ingénierie, les illustrations techniques et sont préparés pour établir la conception. Ces documents forment la base du développement réalisé par les instituts, sous-traitants, fournisseurs et la fabrication.
• Documents de fabrication, assemblage, test et installation : sont préparés pour soutenir et documenter le développement et la validation de l'équipement, en particulier ceux qui sont développés et fabriqués pour l'achèvement.

Examinons chacune de ces catégories et voyons les effets d'une mauvaise documentation et comment elle peut coûter du temps et de l'argent.

Documentation de gestion

Se concentrer sur l'entreprise est une fonction primaire de la direction et suivre tout est une corvée qui peut déstabiliser même les meilleurs. Documenter correctement chaque transaction, qui est responsable de quelles affectations et planifier les échéances est vital pour gérer une entreprise productive.

Avec toute entreprise, des transactions financières, des dépôts aux fournitures, sont effectuées. Tenir un registre clair et correctement documenté des reçus, factures et frais est important pour les rapports de dépenses et de revenus de l'entreprise. La dernière chose que quelqu'un veut faire est de chercher des reçus de dépenses qui ont disparu. Pour les grandes entreprises, la direction gère les revenus et les dépenses à un rythme accéléré. Avoir un système de documentation bien développé permettrait d'économiser du temps et des ennuis plus tard.

Le temps passé loin de l'équipe pour rassembler la paperasse peut mener à l'échec, s'il n'est pas conduit correctement. Le temps loin de l'équipe signifie en réalité que la direction ne se consacre pas à ses tâches de leadership. Et pire, s'ils en arrivent au point où la recherche de documentation vole du temps aux autres tâches cruciales, les choses peuvent empirer avec l'approche des échéances.

Documentation d'assurance qualité

L'assurance qualité est un moyen de prévenir les erreurs ou les défauts dans les produits manufacturés, et d'éviter les problèmes lors de la livraison de produits ou services aux clients. L'AQ est appliquée aux produits physiquement terminés en pré-production pour vérifier que le produit répond aux spécifications et exigences, et pendant les séries de production en validant une partie des échantillons et qu'ils répondent à un contrôle qualité spécifique. L'AQ joue un rôle crucial dans les projets documentés à haut volume et garantit que les normes sont respectées tandis que les contraintes de coût et de temps sont atteintes, ou améliorées.

Une grande partie de la qualité requise est dictée par le client ou les spécifications de conception données à l'ingénieur. Une documentation adéquate est nécessaire pour adhérer à ces spécifications. Si les échantillons sélectionnés sont évalués sur la base de critères incorrectement énoncés dans le document de spécification du produit, alors la validation de l'échantillon serait basée sur des informations incorrectes.

L'assurance qualité est la dernière étape avant que la production ne reçoive le feu vert pour un lot de production. Que se passe-t-il si les documents sont incorrects et que la validation a été effectuée sur la base de spécifications incorrectes ?

À ce stade, l'employé AQ ne fait que vérifier que le produit répond ou dépasse la spécification ciblée. Si l'information a été incorrectement saisie dans la fiche de conception, alors l'employé AQ validerait le lot car il répond aux spécifications énoncées.

Que se passe-t-il une fois que le produit atteint le marché et qu'il s'avère qu'il ne conformait pas réellement aux normes réglementaires ? C'est particulièrement grave pour les entreprises qui fabriquent des produits pouvant impliquer directement ou indirectement la sécurité du public. Dans un scénario moins grave, l'entreprise réaliserait l'erreur et rappellerait la commande avant toute victime immédiate. Mais il arrive souvent que l'erreur entraîne des pertes humaines, transformant une simple erreur de documentation en crise pour l'entreprise.

Les rappels mis en œuvre avant le désastre n'ont souvent besoin que de remplacer la pièce par le composant validé. Mais dans le pire des cas, la pièce a entraîné la mort de quelqu'un et le remplacement du composant serait le moindre des soucis de l'entreprise.

L'assurance qualité est l'étape finale avant que les produits puissent atteindre le marché, et si la validation n'est pas correcte, les conséquences pourraient être énormes. C'est l'étape finale qui peut prendre en compte l'erreur humaine tout au long du chemin, de la conception à la fabrication, pour vérifier les normes et spécifications du produit.

Documentation de conception et d'ingénierie

La conception et l'ingénierie des projets est un processus complexe et stimulant, et sa réussite repose fortement sur une bonne communication entre les membres des équipes de conception et d'ingénierie. Une bonne conception est efficace lorsqu'elle remplit son objectif prévu et est produite dans un budget désiré, des contraintes de temps et en toute sécurité. Pour communiquer efficacement la conception au personnel de fabrication, il faut un document qui définisse clairement en grand détail la manière de la produire, efficacement et sans entrave.

La communication de la documentation de conception actuelle, par exemple, consiste généralement en un dessin 2D ou 3D généré, montrant la structure physique, ainsi que des spécifications montrant les processus de production et d'installation. Des problèmes surviennent lorsque ce qui suit se produit :

• Les informations nécessaires semblent manquer dans les dessins de conception.
• Informations incomplètes dans les spécifications.
• Discrepances dans les plans de dessin de conception et les détails entre les dessins et les spécifications.
• Les méthodes de production ne sont pas possibles et la fabrication demande l'utilisation de solutions alternatives.

Ceci est le résultat soit d'une mauvaise documentation, soit de la compréhension par un ingénieur des capacités de l'installation de fabrication. Lorsque de tels problèmes surviennent, une reprise est généralement effectuée pour rectifier le problème. La reprise des dessins de conception et des spécifications incomplètes ne prend pas trop de temps, mais chaque jour de reprise est préférable à ce que quelqu'un utilise la documentation d'un projet itéré et rencontre des problèmes similaires, ou pires. Dans les deux cas, la reprise des procédures de production et d'assemblage entraîne un retard pour la mise sur le marché du produit et peut affecter le coût total de production.

Avoir la documentation appropriée dès le début est essentiel. Développer de meilleures pratiques pour attraper ces erreurs tôt permettra d'économiser du temps et de l'argent plus tard.

Documentation de fabrication, assemblage, test et installation

La fabrication est le point où la conception et l'ingénierie ont atteint un niveau de fabricabilité. Le produit a été conçu selon les spécifications du client et est prêt pour le développement. La fabrication nécessite des informations significatives avant de pouvoir commencer la fabrication. Habituellement, ils auront besoin de documents incluant la spécification du dessin, les méthodes de fabricabilité et les exigences de tolérance énoncées que les fabricants doivent respecter.

La documentation de fabrication doit transmettre l'information et la conception des ingénieurs aux employés de fabrication complètement, sans qu'ils aient à poser trop de questions sur la conception. Si l'information n'est pas transmise avec précision, le produit pourrait être développé avec de mauvaises dimensions, des pièces hors tolérance, et produire un composant qui ne respecte pas les normes et réglementations actuelles.

La documentation et la validation des équipements pour la fabrication sont nécessaires pour rassurer le client sur l'engagement de l'entreprise envers des produits de haute qualité. Si les équipements de test ou de fabrication n'ont pas été vérifiés par des sociétés de calibration certifiées et sont encore utilisés pour la production, cela pourrait entraîner de mauvais résultats ou une fabrication incorrecte. Les sociétés de calibration devraient toujours être choisies parmi celles qui ont produit l'équipement ou sont accréditées, plutôt que de faire vérifier par un tiers avec des documents qui pourraient ne même pas être à jour.

Dans tous les cas, la documentation est essentielle pour achever le produit avec précision, efficacité et haute qualité. Un lot de pièces manufacturées qui ne respecte pas les normes nécessitera une reprise. Et comprendre si c'est un problème de documentation de conception/ingénierie ou de certification d'équipement peut nécessiter du temps loin du projet, entraînant un temps d'arrêt jusqu'à ce que des solutions soient déterminées, coûtant plus d'argent et plus de temps.

Le coût d'une mauvaise communication

Dans l'ensemble, la documentation est conçue pour être un moyen de communiquer l'information entre pairs et travailleurs. Elles fournissent des informations précieuses qui peuvent répondre à d'innombrables questions pour que d'autres puissent terminer leur travail. La documentation est importante pour être tenue à jour, cohérente et complète. Les documents qui ne sont pas cohérents affectent l'efficacité de la production et le temps d'achèvement. Une mauvaise documentation peut entraîner ce qui suit :

• Reprise
• Retards
• Reconception
• Analyse de défaillance/dépannage
• Retests et réinspections
• Temps d'arrêt d'équipement

Ces problèmes peuvent provenir d'une mauvaise documentation de gestion ou d'ingénierie et causer des problèmes comme :

• Réclamations clients
• Réputation endommagée
• Perte de bonne volonté client
• Réparation de biens et reprise de services
• Configurations supplémentaires et calendriers de production perturbés
• Perte de temps de direction et heures supplémentaires imprévues
• Pertes dues à la réduction des ventes

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Quelle que soit la façon dont on le regarde, l'importance d'une documentation appropriée est primordiale. Les exemples fournis dans cet article sont une généralisation excessive de la documentation réellement utilisée dans chaque entreprise. Ils sont là juste pour vous montrer l'importance des documents et comment les effets peuvent se répercuter en cascade et causer des temps d'arrêt sérieux ou des charges financières pour toute entreprise.

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