Automatisation des processus robotiques : la clé de l'efficacité opérationnelle et de la réduction des coûts

La RPA peut être extrêmement utile pour augmenter le contrôle, améliorer l'efficacité et réduire les coûts si elle est appliquée de la bonne manière. Cependant, avant de l'implémenter, les entreprises devraient effectuer le bon niveau d'analyse en amont pour s'assurer que des bénéfices significatifs seront réalisés pour le court, moyen et long terme.

Les banques d'investissement sont actuellement dans l'œil d'une tempête parfaite, face aux pressions conflictuelles de la réduction des marges et de la gestion d'exigences de conformité en constante augmentation.

Malgré de nombreuses années d'investissement dans des solutions technologiques pour améliorer l'efficacité et diminuer les coûts, l'automatisation complète reste un rêve inaccessible. De nombreux défis ont émergé, incluant des flux de données amont incomplets, des données de référence de mauvaise qualité, de multiples sources de vérité de données, une réglementation en évolution et une infrastructure IT legacy souvent mise à jour tactiquement plutôt que revue stratégiquement.

En résultat de ces lacunes de processus, les organisations nécessitent de multiples contournements manuels pour maintenir les contrôles et la qualité. Reconnaissant cela, les entreprises explorent de nouvelles façons d'innover, notamment via l'automatisation des processus robotiques (RPA). Mais la RPA vaut-elle le battage médiatique ?

Les banques d'investissement dédient des quantités significatives de main-d'œuvre pour effectuer des efforts et opérations répétitifs, basés sur des règles. Ces processus, comme la gestion des exceptions de données et la saisie de données, sont uniques à chaque organisation car la sophistication de la connectivité front-to-back varie significativement d'entreprise à entreprise et de fonction à fonction. La RPA peut ajouter de la valeur en automatisant ces tâches répétitives et en concentrant l'énergie et l'attention du personnel sur des tâches plus stratégiques et épanouissantes.

La RPA fournit efficacement aux entreprises une main-d'œuvre digitale de robots logiciels qui est rentable, efficace, productive et évolutive et peut souvent être appliquée en quelques semaines plutôt qu'en mois. Les robots travaillent 24/7, 365 jours par an, sans pause, apportant des gains de productivité significatifs. Les robots ne sont pas sujets à la fatigue ou à la négligence humaine, ce qui signifie moins de corrections d'erreurs. Ils ne prendront pas de décisions biaisées basées sur des inclinations personnelles ou la pression des managers et auditeurs.

L'objectif de l'automatisation de processus RPA est d'automatiser les efforts répétitifs et intensifs en main-d'œuvre, afin d'augmenter l'efficacité opérationnelle et de diminuer le coût opérationnel. Typiquement, ce type de RPA est appliqué au-dessus des systèmes IT d'opérations traditionnels, comme un système de gestion de contenu (CMS) et une plateforme de gestion de processus métier (BPM), étendant leurs capacités d'automatisation. La RPA d'automatisation de processus accélérera davantage certains travaux back-office en finance et opérations comme la saisie de données.

Appliquer la RPA dans le monde réel

Les banques d'investissement dédient encore des quantités significatives de main-d'œuvre pour effectuer des efforts et opérations répétitifs, basés sur des règles, comme la gestion des exceptions de données et la saisie de données. Ces processus sont uniques à chaque organisation car la sophistication de la connectivité front-to-back varie significativement d'entreprise à entreprise et de fonction à fonction. La RPA peut ajouter de la valeur en automatisant ces tâches répétitives et en concentrant l'énergie et l'attention du personnel sur des tâches plus stratégiques et épanouissantes.

La RPA est aussi idéale dans les situations où un conduit de saisie de données est obligatoire. Certaines plateformes legacy requièrent que les données soient saisies ou que des actions soient menées via l'interface utilisateur pour être traitées. Dans ces scénarios, les outils RPA peuvent synthétiser les actions de l'utilisateur et atténuer le besoin d'intervention manuelle.

Comme avec l'introduction de tout nouveau produit logiciel, la RPA vient avec des défis. Du temps doit être mis de côté pour l'adaptation et la stabilisation de la plateforme nouvellement adoptée. Les organisations doivent planifier soigneusement l'introduction de la RPA en raison du faible niveau de standardisation à travers l'entreprise et d'un certain nombre de processus internes propriétaires.

Il est important de noter que la RPA est aussi susceptible d'être affectée par un paysage technologique qui change rapidement et nécessitera des mises à jour et corrections de bugs. Elle est aussi hautement sensible à tout changement dans l'interface utilisateur (UI) sur laquelle elle opère, donc tout changement à l'UI doit être communiqué aux propriétaires de la RPA et tous les changements testés pour s'assurer que la RPA ne casse pas lors de la mise en production d'une nouvelle UI.

D'autres défis potentiels incluent les limitations avec l'infrastructure existante, l'automatisation et l'ingestion de données. La RPA automatisera avec succès un processus effectué par des humains, mais elle ne résoudra pas magiquement les problèmes de qualité de données ou les limitations de plateforme existantes. Si un processus est fondamentalement défaillant ou cassé et que cela est converti de détenu-par-humain à détenu-par-robot, les problèmes sous-jacents de qualité de données ou de connectivité qui existaient dans l'ancien monde existeront aussi dans le nouveau.

De plus, de nombreux outils RPA ne peuvent pas traiter 100 % des formats de données. Les entreprises peuvent être tenues de construire des adaptateurs en utilisant des technologies comme C# ou Java pour transformer de telles données sous une forme lisible pour l'outil RPA. Si c'est le cas, les entreprises devraient effectuer l'analyse coûts-bénéfices nécessaire pour s'assurer que l'effort requis et les adaptateurs essentiels ne seraient pas mieux dépensés sur l'implémentation du traitement direct complet (STP).

Évaluer la RPA

Tout comme le paysage industriel pour les opérations a évolué significativement au cours des 30 dernières années, ainsi a évolué le besoin d'une approche bien plus efficace et contrôlée pour couvrir les inadéquations dans le cycle de vie front-to-back du trade. La RPA fournit une solution pour la gestion des processus répétitifs qui est rentable, efficace, productive et évolutive et peut souvent être appliquée en quelques semaines plutôt qu'en mois.

Cependant, la RPA par elle-même ne devrait pas être vue comme la réponse. Elle est, en essence, la prochaine évolution d'une solution intérimaire pour les banques d'investissement, et les entreprises devraient toujours chercher à s'assurer qu'elles ne perdent pas de vue l'implémentation du changement stratégique. L'optimisation et la synthétisation de l'infrastructure front-to-back aideront à combler les gaps de contrôle et à éliminer de nombreux processus répétitifs. Cela devrait continuer à être l'objectif ultime.

Là où l'application de la RPA devient très intéressante, cependant, c'est quand elle est combinée avec des outils d'intelligence artificielle cognitive plus avancés pour délivrer l'automatisation de processus intelligente (c'est-à-dire une automatisation robotique qui non seulement traite des fonctions pré-programmées, mais prend aussi des décisions autonomes en utilisant un moteur de règles sophistiqué basé sur des algorithmes d'apprentissage).

Alors que de nombreuses technologies traditionnelles ne sont encore pas assez avancées pour automatiser pleinement les processus avec prise de décision complexe, l'application d'outils qui apprennent et pensent, aussi bien que font, ouvre une myriade de nouvelles possibilités d'automatisation.

Pour évaluer la RPA et sa viabilité dans l'entreprise, les entreprises devraient chercher à répondre aux trois questions suivantes :

1. La RPA est-elle la seule réponse ? S'il est vrai que de nombreux processus opérationnels legacy ne peuvent pas être facilement automatisés via les logiciels existants, il y a eu des cas où les départements d'opérations ont cherché à appliquer la RPA à des processus qui pouvaient être pleinement automatisés en utilisant les plateformes industrielles disponibles ou même des outils existants dans leur suite technologique interne. Il est crucial que les entreprises fassent la due diligence nécessaire avant de s'engager sur la voie de la RPA.

2. La RPA peut-elle couvrir tous les cas d'usage en scope ? Certains outils RPA peinent à répondre à tous les formats de données. Il est vital que le bon niveau d'analyse soit effectué pour atténuer le risque de construire de la technologie sur de la technologie.

3. Le processus géré via RPA est-il obligatoire ? Si la réponse est « non » et que la RPA sera utilisée pour couvrir une inadéquation de gap de contrôle dans l'infrastructure front-to-back, les entreprises devraient, en parallèle avec la définition des exigences métier et fonctionnelles pour l'implémentation RPA, produire une feuille de route pour comment le processus peut être éliminé complètement.

En résumé, la RPA peut être extrêmement utile pour augmenter le contrôle, améliorer l'efficacité et réduire les coûts si elle est appliquée de la bonne manière. Cependant, avant de l'implémenter, les entreprises devraient effectuer le bon niveau d'analyse en amont pour s'assurer que des bénéfices significatifs seront réalisés pour le court, moyen et long terme.

Source : Nick Fry, directeur de Sapient Global Markets et son expert principal post-trade basé à Londres et Lukasz Hassa, manager de Sapient Global Markets basé à Londres, avec expérience en opérations middle-office, gestion du cycle de vie des trades et données d'entreprise dans les marchés de capitaux et matières premières