Six façons puissantes dont la RPA, l'OCR et le TALN transforment l'efficacité des entreprises

Surprise ! Un robot logiciel peut vous assister avec la RPA, l'OCR et le TALN

Les dirigeants d'entreprise ont toujours cherché des moyens plus efficaces de faire les choses, mais l'une des différences maintenant par rapport aux époques passées est qu'ils ont comparativement plus de technologies à leur disposition.

L'automatisation des processus robotiques (RPA), la reconnaissance optique de caractères (OCR) et le traitement du langage naturel (TALN) sont quelques exemples de technologies plus récentes qui affectent positivement les entreprises. Voici comment.

Un : La RPA aide les entreprises à accomplir plus avec moins de membres d'équipe

Une excellente configuration RPA est celle où une entreprise automatise avec succès de nombreux processus en déployant des bots qui se complètent et libèrent les humains pour faire d'autres choses. La RPA peut automatiser à la fois les processus tournés vers le client et ceux qui se passent en arrière-plan, mais la clé pour faire payer la technologie est de la déployer stratégiquement.

Dans une étude de cas impliquant Zurich, une compagnie d'assurance mondiale, l'entreprise s'est fixée pour objectif de réaliser plus d'un milliard de dollars d'améliorations de coûts d'ici 2018. Elle croyait que la RPA était la voie pour y parvenir. En seulement six semaines, EY, l'entité qui a livré la solution RPA, a réduit les coûts de certains processus existants. En fin de compte, l'utilisation de la RPA a donné aux membres de l'équipe 25 % de capacité en plus pour des tâches supplémentaires.

La RPA bien faite permet aux entreprises de maintenir leurs coûts bas tout en donnant à leurs travailleurs plus d'opportunités de s'attaquer à d'autres besoins pour leurs employeurs.

Deux : L'OCR accélère le traitement des factures

L'OCR peut interpréter les caractères sur des documents papier et les convertir en formats numériques. Cette capacité s'avère inestimable pour les entreprises qui reçoivent régulièrement des factures papier et veulent les télécharger vers des bases de données numérisées tout en évitant des heures de saisie manuelle de données. En tant que tel, un professionnel de la comptabilité pourrait numériser une facture physique dans une interface logicielle OCR, puis laisser la technologie détecter les caractères sur la page.

Ce cas d'usage s'applique aux grandes et petites entreprises. Cela peut soulager les professionnels de la comptabilité qui travaillent dans de petites entreprises et se sentent perpétuellement submergés par leurs tâches quotidiennes mais aussi augmenter la productivité dans les grandes entités.

Quatre des plus grandes entités de PepsiCo en Europe nécessitaient encore que des personnes saisissent les données de facture et les informations de notes de crédit à la main, mais l'OCR a amélioré le processus existant. Un test de trois mois de la technologie a impliqué 40 000 pages de contenu représentant cinq langues. Les représentants de PepsiCo ont rapporté que la technologie fonctionnait sans problème malgré la taille du projet et la nature multilingue du contenu. Cela a poussé l'entreprise à chercher des moyens d'implémenter des processus similaires pilotés par l'OCR dans le monde entier en raison de l'efficacité atteinte.

Trois : Le TALN améliore les méthodes de recrutement

Les personnes qui recrutent pour des postes vacants ont du pain sur la planche, surtout quand elles cherchent à pourvoir des rôles ultra-compétitifs qui pourraient avoir des centaines de candidats. De nombreux professionnels des ressources humaines utilisent des outils de présélection pour réduire le champ des candidats et voir lesquels sont les plus adaptés au travail et à l'entreprise dans son ensemble. Certains ont découvert que le TALN pouvait accélérer leurs pratiques de recrutement.

Par exemple, les plateformes TALN offrent des moyens d'automatiser les questionnaires de présélection que les candidats reçoivent une fois que les gestionnaires des ressources humaines les ont mis sur liste courte. Il est toujours nécessaire de créer des enquêtes, mais les personnes chargées du recrutement obtiennent des données TALN glanées quand les candidats appellent un numéro de téléphone prédéterminé et donnent des réponses verbales aux questions posées.

La technologie peut repérer des choses que les travailleurs des ressources humaines pourraient autrement manquer, comme des mots-clés qui pourraient indiquer qu'une personne est un meilleur ajustement que la moyenne pour un rôle. Il est aussi possible pour les utilisateurs d'accéder à des tableaux de bord dédiés qui leur montrent des détails spécifiques sur les métriques.

Quatre : La RPA aide les entreprises à identifier les clients potentiellement risqués

En plus d'aider les entreprises à en faire plus, la RPA pourrait jouer un rôle instrumental dans la réduction de leurs risques. De nombreuses banques ont implémenté la RPA pour les aider à se conformer aux réglementations de l'industrie financière liées à la lutte contre la fraude et le blanchiment d'argent. Si les institutions financières ne prennent pas de mesures pour identifier les clients associés à ces activités illégales et atténuer les risques causés, des amendes et d'autres coûts substantiels pourraient en résulter.

Les plateformes RPA collectent et analysent régulièrement les données clients, y compris en effectuant ce qu'on appelle une diligence raisonnable renforcée sur les clients avec des présences médiatiques ou politiques. Les employés sont toujours présents dans le processus de sélection, mais ils trouvent beaucoup plus facile de répondre aux exigences réglementaires qu'ils ne le feraient sans l'aide de la RPA.

Dans un cas impliquant une banque canadienne, l'entreprise a vu 750 000 $ d'économies de coûts en six mois après le déploiement de la RPA. Elle a accompli ces économies même après avoir réduit la taille de l'équipe responsable des sélections.

Cinq : L'OCR rationalise les nécessités de voyage

L'OCR peut rendre les voyages d'affaires plus fructueux pour les organisations de diverses manières en réduisant la probabilité de tracas courants. Dans certains aéroports, les gens peuvent insérer leurs passeports dans des lecteurs OCR qui capturent les détails personnels et de voyage pour accélérer le processus de dédouanement en réduisant le besoin d'attendre dans la file pour le traitement manuel.

Google a une fonctionnalité dans son application Translate qui traduit le texte des panneaux ou des notes manuscrites une fois que les gens prennent des photos. Cette méthode est probablement substantiellement plus rapide — et moins embarrassante — que de feuilleter frénétiquement un guide de conversation.

L'OCR fonctionne aussi bien pour aider les voyageurs d'affaires à confirmer les dépenses liées aux excursions pour leurs employeurs. Certaines applications smartphone permettent de prendre une photo d'un reçu pour importer automatiquement les informations depuis celui-ci vers une plateforme de reporting dédiée.

Six : Le TALN assiste dans la mesure du sentiment client

La recherche indique que la plupart des gens qui appellent les numéros de service client n'obtiennent pas l'aide dont ils ont besoin. Quand cela arrive, beaucoup sont si exaspérés qu'ils décident de donner leur affaire à d'autres entreprises. Heureusement, la technologie TALN pourrait empêcher les gens d'atteindre un tel niveau de frustration. Des solutions existent qui mesurent des aspects comme le ton de voix d'une personne, leur volume de parole et les mots qu'ils utilisent pendant une conversation.

Certaines plateformes donnent aux agents de centre d'appels un retour en temps réel sur comment mieux assister ces personnes et les calmer avant que la détresse n'atteigne un point d'ébullition. Cependant, rendre la technologie TALN maximalement précieuse pour mesurer le sentiment client signifie s'assurer que le système comprend le contexte derrière certains mots en relation avec une entreprise.

Par exemple, si une personne appelle une compagnie de voyage et dit « frontier », la technologie doit savoir que le mot fait probablement référence à Frontier Airlines, pas à une terre frontalière ou à l'une des autres définitions largement acceptées, non marquées, du mot.

Quand les entreprises traitent fréquemment avec des clients par téléphone et veulent exceller à mesurer comment chacun se sent, le TALN pourrait les aider à obtenir des résultats positifs.

Ces technologies peuvent répondre aux besoins identifiés

Cette liste démontre comment des applications appropriées de ces technologies avancées peuvent aider les entreprises à obtenir les résultats qu'elles cherchent. Cependant, il est toujours nécessaire pour ces établissements de déterminer quels problèmes ont besoin d'être résolus avant d'investir dans l'une des options décrites dans ces exemples.