Comment la RPA simplifie les défis complexes de conformité

L'automatisation des processus robotiques (RPA) peut aider les organisations à naviguer dans le paysage de conformité de plus en plus complexe.

Alors que les gouvernements à travers le monde resserrent les régulations en ligne, la conformité devient de plus en plus difficile pour les business à naviguer – et plus chère. Le cabinet de conseil Duff & Phelps prédit que dans la banque par exemple les coûts réglementaires passeront de 4 % à 10 % du revenu bancaire d'ici 2021.

Les départements corporate, légaux et conformité ont donc tous un rôle critique à jouer pour protéger les business de risques et échecs inutiles. Peu importe l'industrie, les entreprises doivent prendre un rôle actif pour s'assurer qu'elles rencontrent les standards et règles de conformité légale afin de produire leurs opérations, employés et clients.

Cependant, embaucher plus de gens n'est pas la solution pour réduire le fardeau réglementaire. Ce qu'il faut pour craquer l'efficacité de la gestion de conformité est l'automatisation des workflows complexes. Pour résoudre ce challenge long-terme, les leaders conformité doivent regarder vers les technologies, incluant la RPA qui automatise les tâches basées sur règles et répétitives, libérant les professionnels pour se concentrer sur du travail plus stratégique, créatif et cognitif.

Les business devraient donc regarder à adopter un mindset « automation first », adressant les défis business avec une main-d'œuvre hybride humain/logiciel.

Mesures de conformité fluctuantes

Utiliser la technologie pour aider avec les mesures de conformité d'une organisation devient plus crucial donné la surveillance croissante des gouvernements – qui utilisent eux-mêmes la RPA pour maximiser et augmenter leurs efforts de monitoring.

Comme l'a noté le cabinet d'avocats Allen & Overy, dû aux pressions plus hautes de surveillance réglementaire aujourd'hui, la conformité a bougé en haut de l'agenda du boardroom corporate. Pour les organisations, il est crucial qu'elles utilisent la RPA pour s'assurer qu'elles rencontrent les exigences nécessaires. Il y a très peu d'endroits pour se cacher maintenant, et les risques financiers pour les business sont hauts.

Entre janvier et avril 2019, le UK a imposé plus de 935 millions £ en amendes, représentant une augmentation significative de l'activité réglementaire car, jusqu'à cette année, il n'avait imposé que 334 millions £ d'amendes au total. En plus, pour les entreprises tombant sous le coup des règles du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), l'amende maximum est jusqu'à 4 % du chiffre d'affaires annuel global ou 20 millions € – le plus élevé des deux.

Malheureusement, beaucoup d'entreprises ne savent toujours pas si leurs processus ne rencontrent pas les standards de conformité, ou comment remédier aux opérations non-conformes avant qu'il ne soit trop tard. C'est là que la « RegTech » peut jouer un rôle crucial. La RegTech réfère à la gestion des processus réglementaires dans l'industrie financière via la technologie, incluant le monitoring réglementaire, le reporting, et la conformité.

Une enquête Thomson Reuters a trouvé que la RegTech shape la conformité réglementaire : 52 % des répondants affirmaient que ces solutions technologiques affectaient comment ils géraient cela, tandis que près d'un cinquième (17 %) rapportaient avoir déjà implémenté une ou plusieurs solutions RegTech. Les solutions RegTech intégrées avec des technologies d'automatisation comme la RPA ont montré qu'elles délivrent des économies jusqu'à 75 % pour effectuer des processus internes pour les entreprises du secteur financier.

RPA : Le futur de la conformité

La RPA peut assister avec la conformité en aidant à créer des programmes de conformité plus robustes et efficaces. D'un volume réduit de problèmes légaux, meilleure rétention employés et clients, et opérations business améliorées, la RPA peut aider de plusieurs façons. Elle permet aux organisations de prendre un plus grand contrôle sur leurs propres opérations et de gérer les problèmes de conformité plus facilement s'ils surgissent. Elle offre aussi des niveaux plus hauts de conformité car, une fois un processus établi comme workflow automatisé avec la RPA, il est exécuté de la même façon chaque fois sans erreurs, que le processus concerne le transfert et migration de données, le traitement de factures, ou l'émission de bons de commande.

Cela signifie que la RPA donne aux entreprises le pouvoir d'établir des niveaux inégalés de précision de processus, surtout comparé au travail qui peut être fait par des employés humains. Conséquemment, les business peuvent mieux maintenir des niveaux plus hauts de conformité à travers tous les processus business. Et, pour tout audit de conformité inattendu, les robots logiciels sauvent leurs actions – et les actions des employés humains – dans un log d'activité, créant une piste d'audit qui fournit un enregistrement précis de quels processus furent exécutés et comment.

Une telle compagnie qui a utilisé la RPA pour améliorer les opérations business dans le contexte de conformité est Landmark Group. Suite à l'introduction de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) au Moyen-Orient, Landmark avait besoin de traiter 47 000 enregistrements pour s'assurer que la compagnie rencontrait des standards de conformité stricts. Son équipe a passé dix jours à peigner laborieusement les enregistrements avant d'automatiser le processus – ce qui a pris un total de 60 minutes et représentait une réduction de 98,75 % en temps. Simplement, la RPA a sauvé à Landmark des heures de travail, tout en boostant simultanément l'efficacité interne.

La nouvelle normalité

Un des moteurs clés derrière le coût croissant de la conformité est le volume de régulations. Chaque semaine voit une moyenne de 45 nouveaux documents liés à la régulation être émis. Et avec les experts appelant ce niveau de changement « la nouvelle normalité », cela crée une obligation pour les business d'utiliser la technologie pour amener la conformité sous contrôle. En utilisant la RPA, ils peuvent non seulement limiter l'exposition au risque, mais aussi automatiser, streamliner et optimiser la gestion de conformité pour créer un avantage concurrentiel.