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Gestion de l'inventaire des actifs :outils et processus expliqués


Si quelqu'un vous demandait une liste des actifs de votre entreprise, seriez-vous en mesure de la fournir ? Qu'en est-il de l'emplacement exact, de l'état et de l'utilisation de chaque actif ?

Les organisations possédant un grand nombre d'actifs physiques ne peuvent répondre à ces questions que si elles disposent du système et du processus de gestion des stocks d'actifs appropriés. Cette configuration joue un rôle important dans la réduction de vos coûts de gestion des actifs et dans l'amélioration de la productivité globale de l'entreprise.

Pour ce faire, vous devez d'abord comprendre ce qu'implique la gestion de l'inventaire des actifs et quels outils vous pouvez utiliser pour rationaliser et optimiser ce processus.

La différence entre la gestion des actifs et la gestion des stocks

La gestion des stocks d'actifs est, dans un sens, un enfant de l'amour de la gestion des actifs et de la gestion des stocks. Ainsi, pour comprendre la gestion des stocks d'actifs, nous devons d'abord expliquer les concepts généraux.

Voici les définitions nécessaires pour nous aider à encadrer la discussion.

Qu'est-ce qu'un atout ?

Les actifs sont des ressources qu'une entreprise utilise pour gérer son activité :produire des articles ou fournir un service.

Le plus souvent, le mot actif est utilisé pour désigner des actifs physiques tels que des machines, des véhicules, des installations, du matériel informatique, des meubles et autres.

Dans un sens plus large du terme, un actif peut également désigner la propriété intellectuelle (comme les brevets) et les actifs numériques (comme les documents importants, les webinaires, les vidéos, les livres blancs…).

Qu'est-ce que l'inventaire ?

Le mot inventaire fait référence à une large catégorie de matériaux et d'articles utilisés pour fabriquer un produit, ainsi que pour les produits finis que l'entreprise envisage de vendre. Il existe de nombreux types d'inventaires différents, les principales catégories étant :

Qu'est-ce que la gestion d'actifs ?

La gestion des actifs fait référence à l'ensemble d'outils et de pratiques utilisés pour suivre, entretenir et réparer les actifs de l'entreprise. Il couvre l'ensemble du cycle de vie des actifs, de l'approvisionnement à l'élimination.

Les principaux objectifs de la gestion d'actifs sont :

Une bonne gestion des actifs conduira toujours à une meilleure performance des actifs, moins d'incidents de sécurité, une amélioration de la productivité de l'entreprise, et surtout, réduire les coûts d'exploitation .

Qu'est-ce que la gestion des stocks ?

La gestion des stocks englobe les outils et les pratiques utilisés pour gérer votre inventaire. Il comprend des actions telles que l'achat, le stockage et le suivi des stocks. Il surveille également le stock d'inventaire et la demande de production dans le but de faire des prévisions d'inventaire précises pour les mois à venir.

De mauvaises pratiques de gestion des stocks entraînent un surstock et un sous-stock, des articles perdus, des problèmes avec les vendeurs et les fournisseurs, et différents problèmes de productivité , ce qui peut affecter négativement votre résultat net.

Une sous-section importante de la gestion des stocks est la gestion des stocks de pièces de rechange. Il est utilisé pour prévoir, acheter, stocker et suivre l'inventaire MRO. Les articles MRO ont une section spéciale car ils sont le seul type d'inventaire qui ne fait pas partie du produit final . Il s'agit plutôt d'articles utilisés pour entretenir et réparer les actifs de l'entreprise (consommables comme les adhésifs et les baguettes de soudage, fournitures de conciergerie, fournitures de bureau, pièces de rechange pour différents actifs…).

Le but de la gestion de l'inventaire des actifs

Comme son nom l'indique, l'inventaire des actifs consiste à disposer d'un inventaire à jour des actifs de votre entreprise.


La gestion de l'inventaire des actifs fait partie d'une stratégie de gestion des actifs qui vise à :

Naturellement, vous ne pouvez pas appliquer tous ces éléments à chaque actif. Vous n'allez pas mesurer les performances de vos meubles ou de votre piste si le système de ventilation de votre bâtiment est passé à un autre endroit.

C'est à l'organisation de décider des métriques qu'elle souhaite suivre pour les différents actifs.

Le rôle du suivi des actifs dans la gestion de l'inventaire des actifs

Le suivi des actifs utilise des balises électroniques pour suivre l'emplacement actuel, l'utilisateur, l'état et l'emplacement de stockage d'un actif.

Il existe plusieurs façons de suivre les éléments :

Chaque actif doit avoir un ID d'actif unique afin que nous ne laissions aucune place à l'interprétation et à la confusion lorsque plusieurs actifs du même type sont présents. Pour des raisons similaires, c'est une bonne idée d'avoir un référentiel central de vos actifs avec les journaux d'actifs qui l'accompagnent.

Ces journaux sont particulièrement utiles pour suivre le mouvement des actifs qui utilisent des étiquettes à code-barres. Ils enregistrent quand l'actif a été déplacé la dernière fois et qui l'a déplacé (qui est l'utilisateur actuel de l'actif). En d'autres termes, vous pouvez suivre la chaîne de traçabilité des articles qui sont souvent déplacés.

Des méthodes de suivi plus avancées comme le GPS suivent l'emplacement des actifs en temps réel. Néanmoins, les journaux d'actifs sont toujours très utiles car ils suivent l'historique de maintenance et les coûts associés à chaque actif.

La mise en place d'un système de suivi des actifs réduit considérablement le risque qu'un élément important soit volé ou égaré. De plus, les données générées par le système peuvent être utilisées pour calculer la dépréciation des actifs (et à d'autres fins financières).

Les avantages de l'utilisation d'un système de gestion d'inventaire des actifs

La mise en œuvre d'un système de gestion de l'inventaire des actifs (parfois abrégé en AIM) vous aide à créer un référentiel central de vos actifs. La capacité de le faire est bénéfique à plus d'un titre.

1) Amélioration de la productivité

Connaître l'emplacement de chaque actif, son état et son niveau d'utilisation peut augmenter la productivité à de nombreux niveaux différents.

En sachant où se trouve l'actif, les employés n'ont pas besoin de perdre du temps à localiser son emplacement.

En connaissant son état, vous éliminez le risque qu'un employé perde du temps à préparer un certain processus, pour découvrir que l'actif est en panne, partiellement fonctionnel ou arrêté pour des travaux de maintenance.

En suivant l'utilisation et les performances des actifs, l'organisation peut planifier les mises à niveau ou l'achat de nouveaux actifs d'une manière qui correspond à leurs besoins. De plus, cela aide l'entreprise à maintenir un niveau optimal d'inventaire des actifs.

2) Réduction des coûts opérationnels

Les actifs sont nécessaires à l'exercice des activités commerciales. Si un actif est volé ou égaré, l'entreprise doit acheter des produits de remplacement, ce qui augmente ses coûts d'exploitation. Un inventaire des actifs à jour combiné au suivi des actifs empêche que cela se produise.

De plus, le fait de disposer d'un système de gestion de l'inventaire des actifs numériques supprime le besoin de saisie manuelle des données, élimine le travail administratif et réduit le besoin de vérifications fastidieuses de l'inventaire des actifs. Le résultat final est une réduction des coûts de main-d'œuvre et d'exploitation.

3) La capacité d'estimer la valeur des actifs

Les actifs régulièrement utilisés perdent de leur valeur avec le temps. C'est pourquoi la comptabilité déprécie les actifs.

Si vous souhaitez amortir avec précision la valeur des actifs, vous devez connaître la valeur d'origine des actifs de l'organisation, à quelle étape du cycle de vie elle se trouve et à quel point elle est utilisée. Cela vous donnera une bonne idée de la vitesse à laquelle l'actif se détériorera. Toutes ces données peuvent être trouvées dans un système AIM si sa base de données est tenue à jour.

Les enregistrements peuvent être croisés avec le système EAM/GMAO de l'entreprise pour une meilleure compréhension. Après tout, les journaux détaillés des actifs et l'historique de maintenance sont le meilleur moyen de connaître l'état de l'actif et d'estimer sa durée de vie utile restante.

À un moment donné, un actif deviendra un fardeau. En d'autres termes, la valeur qu'il apporte à l'organisation sera inférieure à la quantité de ressources que vous devez dépenser pour la maintenir opérationnelle. La gestion de l'inventaire des actifs vous aide à savoir quand vous avez franchi ce point et vous aide à planifier l'achat de nouveaux actifs.

4) Moins de tracas pour coordonner les travaux de maintenance

La planification des travaux de maintenance pour les actifs cassés est beaucoup plus simple que la planification des travaux de maintenance de routine. C'est pour une raison simple :les actifs cassés ne sont pas utilisés.

Lorsqu'un superviseur de maintenance doit planifier des temps d'arrêt planifiés pour des actifs opérationnels, il ne peut pas le faire sur un coup de tête. Peu importe qu'il s'agisse de réinstaller Windows sur un PC de bureau ou d'arrêter le tapis roulant pour une inspection mensuelle. Ils doivent savoir quand les actifs seront gratuits pour ne pas perturber les activités opérationnelles ou perturber le calendrier de production. Pour les actifs et les machines complexes de l'usine, la technologie de maintenance prédictive peut aider à planifier les activités de maintenance à l'avance.

Il est important de savoir « quand » planifier la maintenance, mais « où ». De nombreux actifs sont utilisés par différentes personnes à différents endroits. Les véhicules et le matériel informatique sont les premiers qui viennent à l'esprit. Les techniciens de maintenance doivent connaître l'emplacement de l'actif sur lequel ils sont censés travailler.

5) Informer les futurs achats

Avoir le pouls de votre inventaire d'actifs est essentiel pour optimiser votre processus d'approvisionnement et pour planifier de nouveaux achats.

Par exemple, disons que vous avez 20 ordinateurs portables disponibles pour votre personnel. Si l'utilisation des actifs est correctement suivie, vous savez que 15 ordinateurs portables sont utilisés régulièrement et 3 sont utilisés occasionnellement. Si vous embauchez un nouvel employé, vous savez tout de suite qu'il n'est pas nécessaire d'acheter du matériel informatique supplémentaire.

De même, vous pourriez avoir un tas d'actifs du même type, mais de fournisseurs différents. C'est l'occasion de comparer les performances des actifs et les coûts de maintenance. Savoir quel fournisseur offre la meilleure valeur est une information utile à avoir avant votre prochain achat.

Que rechercher dans un logiciel de gestion d'inventaire d'actifs

Pour répondre à cette question, vous devez d'abord comprendre vos besoins en matière de gestion d'actifs.

De combien d'actifs disposez-vous ? Vous souhaitez suivre et gérer des actifs industriels, des équipements de bureau ou les deux ? Voulez-vous vous concentrer sur le suivi de l'inventaire des actifs ou avez-vous besoin d'un logiciel qui peut également vous aider à planifier la maintenance de routine et à gérer les tickets de maintenance ?

Discutez des problèmes de gestion d'actifs que vous souhaitez résoudre avec le logiciel (objets perdus, pannes fréquentes d'équipement, coûts d'exploitation élevés…). Avec cela, il sera beaucoup plus facile de dresser une liste de vos fonctionnalités indispensables.

Gardez à l'esprit que la gestion de l'inventaire des actifs n'est pas vraiment une solution autonome. Il fait souvent partie de solutions de gestion d'actifs plus importantes telles que la GMAO ou l'EAM ou les logiciels de gestion des installations. Ces solutions peuvent être grossièrement divisées en trois groupes. Le premier groupe offre des fonctionnalités robustes de maintenance et de suivi des actifs. Le deuxième groupe se concentre sur le suivi des actifs et propose des fonctionnalités de maintenance des actifs barebone. Le troisième groupe se concentre sur la maintenance des actifs et offre des fonctionnalités de suivi des actifs limitées. Un examen détaillé des fonctionnalités disponibles doit précéder toute décision d'achat.

Voici quelques caractéristiques générales du logiciel que vous devriez rechercher :

Il est très important que votre logiciel de gestion d'actifs soit intuitif et facile à utiliser. De nombreuses solutions correspondront à vos besoins en fonctionnalités sur le papier, mais pas dans la pratique. Il est vraiment important de les essayer d'abord et de voir comment les fonctionnalités sont implémentées. Si le logiciel est bogué, lent ou difficile à comprendre, cela n'en vaut pas la peine.

C'est pourquoi nous suggérons toujours aux entreprises de dresser une liste restreinte de solutions potentielles, de discuter avec les fournisseurs des fonctionnalités disponibles et de faire un essai gratuit pour un test pratique. Nous avons un guide complet sur la façon de choisir le bon logiciel de gestion d'actifs pour votre organisation si vous souhaitez en savoir plus sur le processus de sélection approprié.

Lorsque vous examinez des solutions de gestion d'actifs, examinez toujours de plus près leurs plans tarifaires. Ils ont souvent des limitations sur le nombre d'utilisateurs et/ou d'actifs que vous pouvez ajouter à la base de données. Si vous devez saisir un nombre inhabituellement élevé d'actifs ou d'utilisateurs, de nombreux fournisseurs de logiciels seront ouverts à la création d'un plan mensuel/annuel personnalisé.

Utilisation de la GMAO Limble pour suivre et gérer vos actifs

Limble CMMS offre de nombreuses fonctionnalités principales que vous trouverez dans les logiciels de gestion d'actifs d'entreprise. En tant que tel, Limble peut être utilisé pour répondre à bon nombre de vos besoins en matière de gestion d'inventaire d'actifs.

Jetons un coup d'œil rapide aux fonctionnalités que vous pourriez trouver très utiles.

1) Carte de ressource centralisée
Avoir toutes les informations sur les actifs au même endroit est très important si vous voulez rester organisé. Une carte d'actif centralisée est le meilleur moyen de trouver des informations sur votre actif. Vous pouvez afficher toutes les informations sur les actifs que vous avez définies (marque, modèle, manuels, garantie, emplacement…), l'historique de maintenance détaillé et les rapports.


2) Intégration du capteur et du code QR
Si vous souhaitez avoir un aperçu en temps réel de l'état de vos actifs critiques, vous souhaitez disposer d'un logiciel comme Limble qui peut recevoir et interpréter les informations des capteurs et équipements de surveillance de l'état. En cas de problème, Limble peut être configuré pour générer des alertes automatiques et des ordres de travail.

De plus, les utilisateurs de Limble peuvent utiliser des codes-barres pour une identification facile des actifs. Il est souvent utilisé par les techniciens de maintenance sur le terrain pour accéder rapidement aux journaux des actifs. Ils peuvent simplement scanner le code-barres avec l'appareil mobile et Limble ouvrira automatiquement la carte d'actif pour cet actif particulier.

3) Champs personnalisés illimités
Différentes entreprises utilisent des actifs différents et ont des besoins de suivi différents. Limble vous permet de créer un nombre illimité de champs personnalisés et de suivre uniquement ce que vous souhaitez suivre. Emplacement, marque, modèle, manuels, photos, kilométrage, heures de fonctionnement, relevés de compteurs et toute autre information importante pour votre entreprise.

4) Organisation des actifs dans une hiérarchie parent-enfant
Lorsque vous avez un tas d'actifs répartis à différents endroits, il peut être très utile d'organiser ces actifs dans une hiérarchie parent-enfant. Cela fournit un aperçu visuel soigné de vos actifs et de la façon dont ils sont organisés à l'intérieur de votre installation. De plus, il vous aide à générer des rapports personnalisés tels que « montrez-moi tous les actifs qui sont des enfants de l'actif X ».


5) Rapports granulaires
Besoin d'un rapport pour une certaine métrique basée sur tous les actifs, un groupe spécifique d'actifs ou un actif individuel ? Avec les rapports granulaires de Limble, vous pouvez examiner les rapports au niveau dont vous avez besoin. C'est ainsi que les utilisateurs de Limble prennent des décisions éclairées.

Je cherchais un logiciel de gestion d'actifs approprié avec des emplacements, des actifs, des sous-actifs, des composants et pas seulement un logiciel de gestion de la maintenance. Je suis tombé sur Limble et honnêtement, j'ai été agréablement choqué. J'aime tout… J'aime l'interface… J'aime la facilité d'utilisation… J'aime pouvoir voir mon usine complète en un seul endroit. Une petite mais très précieuse chose que Limble fait et que je n'ai trouvée dans aucun autre logiciel est que vous pouvez choisir la généralité des statistiques que vous voulez. Si je veux des statistiques sur le niveau d'actif 1, je peux les obtenir. Si je veux des statistiques sur le niveau d'actif 5, je peux les obtenir en un seul clic. – Mohammad Hassaan Akram, directeur d'usine et de maintenance, Unilever

Si cela ressemble à quelque chose que vous recherchez, n'hésitez pas à :

Meilleures pratiques pour la gestion de l'inventaire des actifs

Avant de conclure, nous devrions discuter des meilleures pratiques que vous pouvez appliquer dans n'importe quelle organisation pour rester au top de votre inventaire d'actifs.

La mise en œuvre du logiciel ne sera pas l'un des points. Il devrait être clair maintenant qu'il s'agit de la meilleure façon de gérer un inventaire d'actifs volumineux et coûteux.

Commencez avec des données propres

Pour construire une stratégie de gestion d'actifs solide, nous avons besoin d'une base stable basée sur des données précises.

La première étape devrait consister à dresser une liste de tous les actifs que vous souhaitez suivre et des métriques que vous souhaitez suivre pour chaque type d'actif. Après cela, la liste des actifs et les détails des actifs respectifs peuvent être importés dans le logiciel de votre choix.

Si vous utilisez déjà un système numérique pour suivre les actifs, la première étape peut consister à effectuer un audit des actifs et à vous assurer que la base de données est exacte et à jour.

L'objectif des deux scénarios est de nettoyer vos données :

Mettre en place des procédures opérationnelles claires

Votre base de données ne sera pas précise longtemps si les gens ne suivent pas les procédures d'exploitation définies lorsqu'ils interagissent avec vos actifs. Il devrait y avoir des directives claires définies pour des choses comme :

Beaucoup de ces procédures seront très simples, mais il est important que TOUT LE MONDE les suive. Une partie de cet effort consiste à fournir la formation nécessaire. Même s'il s'agit de quelque chose de basique comme la manipulation d'un lecteur de codes-barres.

Il y aura toujours des scénarios frontaliers qui ne sont pas couverts par les procédures opérationnelles standard. Vous devriez avoir une personne en charge connue que les gens peuvent contacter pour résoudre des problèmes spécifiques.

Mettre en place des rapports automatisés et des audits périodiques

Si vous utilisez un logiciel de gestion/suivi des actifs, utilisez les rapports disponibles. La plupart des solutions modernes vous donnent la possibilité de configurer des rapports automatisés pour suivre les métriques et les KPI importants. S'il y a un problème, consultez les journaux des ressources pour plus de détails.

Pour vous assurer que la base de données est exacte et à jour, mettez en place des audits périodiques. S'il y a des écarts importants, essayez d'identifier la cause du problème. Si nécessaire, mettez à jour les procédures d'exploitation et communiquez les changements à toutes les parties concernées.

Suivre les meilleures pratiques de gestion des stocks et des actifs

Être bon dans la gestion des stocks nécessite la compréhension des principes de base des stocks tels que les délais, le stock de sécurité, les points de réapprovisionnement, le taux de rotation, etc. L'apprentissage des meilleures pratiques pour la gestion des stocks peut éclairer votre stratégie de gestion des stocks d'actifs.

Savoir où se trouvent vos actifs et comment ils sont utilisés est formidable, mais cela ne signifie pas grand-chose s'ils tombent en panne constamment et ne sont pas en mesure de remplir leur objectif. Après tout, l'un des objectifs de la gestion de l'inventaire des actifs est de s'assurer que les actifs sont prêts et disponibles lorsque les travailleurs en ont besoin.

L'application des meilleures pratiques de gestion des actifs (comme la maintenance préventive) prolonge la durée de vie des actifs et réduit le nombre de problèmes opérationnels. Cela conduit à une rotation des actifs plus faible, à des flux de travail plus automatisés et à des coûts opérationnels inférieurs. En fin de compte, cela se traduit par un processus de gestion de l'inventaire des actifs plus fluide.

Conclusion

Rester au top de l'inventaire des actifs devient de plus en plus difficile à mesure que le nombre d'actifs augmente. Les entreprises n'ont pas d'autre choix que de mettre en œuvre des solutions de gestion et de suivi des actifs pour contrôler leurs actifs et leur inventaire.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la GMAO Limble et comment elle peut vous aider à gérer votre inventaire d'actifs, faites-nous savoir ce que vous recherchez et nous serons ravis de partager plus de détails avec vous.


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