Comment déterminer et rédiger une politique de maintenance

Souvent mal utilisé et mal compris, le mot politique est un terme générique. Pourtant, son application et son efficacité à la gestion d'entreprise et à la gouvernance de la maintenance sont incontestables. Lisez la suite pour découvrir ce qu'est une politique de maintenance et comment elle s'applique et soutient des stratégies de maintenance efficaces et efficientes.

Qu'est-ce qu'une politique de maintenance ?

Une politique de maintenance est un document produit, détenu et géré par la haute direction. Dans la hiérarchie de la gouvernance d'entreprise, toutes les politiques découlent de la vision, de la mission et des valeurs de l'entreprise.

En tant que déclaration d'intention factuelle, une politique de maintenance est un document formel. Il établit ce que la haute direction attend du service de maintenance. Le contenu de la politique de maintenance doit soutenir et permettre la mission, les valeurs et les objectifs commerciaux.

Vous trouverez une confusion entre les politiques et la stratégie, alors mettons les choses au clair. Une politique de maintenance se situe sous la stratégie commerciale – encore au-dessus de la stratégie du service de maintenance et plan de maintenance stratégique.

Pourquoi avez-vous besoin d'une politique de maintenance ?

Une politique de maintenance définit les limites du développement d'une stratégie de maintenance. Considérez-le comme la mission et les valeurs du service de maintenance. En définissant des attentes de maintenance claires, objectives et quantifiables, la politique concentre les actions du service de maintenance sur les résultats nécessaires et souhaités, tels que la rentabilité des processus commerciaux, la réduction des coûts de maintenance, la réduction des temps d'arrêt et des pannes imprévus, etc.

L'acte même d'écrire une politique de maintenance nécessite un peu d'analyse. Il force les décisions sur l'analyse des risques, l'étendue souhaitée de la conformité réglementaire, les coûts de maintenance et l'engagement des dépenses, et l'étendue de la sécurité de la main-d'œuvre . Un tel processus combine la réflexion, la création d'un consensus et la collaboration entre la haute direction et les agents de maintenance.

Il s'agit également d'un engagement clair et vérifiable de la part du propriétaire ou de l'équipe de direction. Lorsqu'un ingénieur de maintenance ou un autre expert de maintenance rédige la stratégie de maintenance, son document doit respecter l'intention et les engagements requis par la politique de maintenance. Fondamentalement, ils sont tenus de rendre des comptes par la politique.

Qui rédige le document de politique de maintenance ?

L'acte de rédiger un document de politique de maintenance est moins important que celui qui le formule.

Au minimum, vous pouvez vous attendre à ce qu'un directeur des ressources humaines, un directeur des opérations et un directeur de l'ingénierie soient présents. Cette équipe senior devrait formuler toutes les politiques, en fonction de l'impact qu'elles auront sur leurs départements. L'équipe est généralement dirigée par le PDG ou le directeur général.

L'écriture sera généralement transmise au responsable de l'ingénierie ou à un responsable de la maintenance. Soumis à l'équipe de direction pour examen et défi, le PDG et les chefs du service de maintenance approuveront le document une fois que tout sera peaufiné et approuvé.

La répartition exacte des responsabilités entre les rôles dépendra de la taille de votre organisation et de votre service de maintenance.

Qu'est-ce qui définit une bonne politique de maintenance ?

La façon la plus simple d'expliquer à quoi ressemble une bonne politique de maintenance est de revoir ses caractéristiques souhaitées. Nous en avons identifié six.

1. Cohérence avec les valeurs de l'entreprise

Si les valeurs de l'entreprise parlent du droit pour tous les employés de rentrer chez eux en toute sécurité après leur travail chaque jour, il serait négligent de ne pas souligner les attentes en matière de santé et de sécurité du service de maintenance.

Lorsque la durabilité et les préoccupations environnementales sont valorisées, une attente de haut niveau sur l'élimination des déchets serait appropriée, poussant les responsables de la maintenance à être plus respectueux de l'environnement.

La meilleure façon de perdre le soutien de vos employés est de faire preuve d'incohérence entre les paroles et les actes.

2. Adapté à l'usage

Concevez vos politiques en fonction de la taille et des activités de l'entreprise, en gardant à l'esprit une maintenance appropriée. Une organisation de maintenance de six personnes peut avoir 4 ou 5 politiques d'une page couvrant les RH, les opérations, la santé et la sécurité et les finances. Les politiques d'un grand fabricant multi-sites auront une suite de documents complets.

Rédigez des politiques pour soutenir des orientations claires, une bonne prise de décision et faire connaître la position de votre entreprise en matière de maintenance. Écrivez-les pour informer et inclure des directives réalistes.

3. Clarté

La politique de maintenance doit clarifier le rôle et les objectifs de la maintenance et comment elle soutient la vision de l'entreprise. Il doit définir des limites claires au-delà desquelles le service de maintenance ne doit pas opérer. Il énoncera également clairement les obligations et le soutien attendus de l'ensemble de l'organisation envers le service de maintenance.

4. Formé grâce à un engagement externe

Fini le temps où un PDG rédigeait un document de politique pour contrôler son personnel. Discutez des politiques avec ceux qui seront touchés et tenez compte de leurs commentaires et de leurs préoccupations. Une politique peu pratique sera ignorée, suppliant pourquoi elle a été écrite en premier lieu .

5. Accessibilité et applicabilité

Les politiques ne sont pas des documents secs et poussiéreux, rédigés pour plaire à un auditeur une fois tous les deux ans. Ils existent pour informer et guider les décisions quotidiennes. Tout le personnel doit être en mesure d'accéder et de lire tous les documents de politique de l'entreprise.

Les utilisateurs de Limble CMMS ont la possibilité de créer un actif numérique et d'y joindre la politique de maintenance nouvellement écrite/mise à jour. De cette façon, tout employé disposant d'un compte utilisateur Limble peut accéder rapidement au document sur n'importe quel PC ou appareil mobile. Pourquoi est-ce important ? Parce que les documents difficiles à trouver cesseront tout simplement d'être utilisés.

La taille, la stratégie ou les pratiques de l'entreprise changeront tout au long de son cycle de vie. La politique de maintenance doit faire l'objet de mises à jour régulières pour garantir son applicabilité aux opérations en cours. De cette façon, il est similaire aux procédures d'exploitation standard.

6. Une déclaration d'engagement

La politique doit être signée et appuyée par le PDG et le chef de service, signifiant un engagement formel d'une personne responsable. Au fur et à mesure que les personnes changent de rôle, l'examen et la signature des documents par le nouveau titulaire devraient avoir lieu.

Que contient une politique de maintenance type ?

Chaque politique de maintenance que vous lisez sera différente, mais de bonnes politiques doivent aborder les domaines suivants :

1. Présentation

L'introduction est un aperçu général, court et de haut niveau pour quelqu'un qui n'a aucune connaissance en maintenance. Il explique ce qu'est la maintenance, pourquoi elle est effectuée et les avantages qu'elle apporte à l'organisation.

Il doit expliquer comment la maintenance aide l'entreprise à réaliser sa vision, sa mission et son objectif, en abordant la maintenance appropriée, la maintenance préventive et toutes les autres activités de maintenance.

2. Objet de la politique

Le but explique l'intention derrière la rédaction du document. Peut-être souhaitez-vous offrir un environnement sûr et sain aux employés et aux opérateurs de machines. Vous pourriez souhaiter maximiser la disponibilité de l'équipement pour assurer une utilisation efficace et efficiente des actifs. Peut-être que la qualité des composants ou du service fait partie intégrante de ce que vous faites et que vous souhaitez maintenir l'excellence du produit.

Il se peut qu'une gestion efficace des stocks fasse partie de vos préoccupations, ou peut-être la réduction des reprises. Si l'équipement que vous utilisez est à forte intensité de capital, vous souhaiterez peut-être obtenir le coût total d'exploitation le plus bas possible.

Ce paragraphe doit clarifier les raisons pour lesquelles ces attentes en matière de maintenance sont prescrites.

3. La déclaration d'intention

Cette partie de la politique est un engagement de l'entreprise. Il devrait commencer par une déclaration précise. Plus de langage duveteux de haut niveau ici. Que va faire cette politique ? Les exemples incluent :

• Notre politique de maintenance sera…
• Cette politique garantira…
• L'approche de l'entreprise en matière de maintenance est…

À la suite de cette déclaration, il y aura une liste à puces d'engagements commençant par des mots d'action :maintenir, mettre en œuvre, garantir, prévenir, aider, promouvoir, fournir . Il ne devrait y avoir aucune ambiguïté dans cette déclaration, aucune place pour une mauvaise interprétation.

4. La portée de la politique et des procédures de maintenance

Ce paragraphe décrit le premier niveau de mise en œuvre et de maintien d'un processus complet de gestion de la maintenance. Il décrit la planification et le développement des activités associées à la maintenance de votre entreprise et doit inclure au minimum :

• développer une stratégie de maintenance
• attribution de normes de maintenance
• rédiger un plan de maintenance stratégique
• développer et rédiger des procédures de maintenance

5. Exigences de la politique

Le chapitre sur les exigences est le cœur du document de politique de maintenance, étant plus tactique que stratégique. Ici, vous écrivez de brefs paragraphes expliquant l'approche de l'entreprise ou du service face aux problèmes importants. Fondamentalement, vous décrivez l'étendue des travaux de maintenance requis en prescrivant les tâches de maintenance requises. Les sujets courants sont :

• Obligations concernant les réglementations EHS, l'assurance qualité, la gestion des risques et la gestion financière.
• Préparation d'une stratégie de maintenance traitant de la maintenance planifiée et non planifiée.
• Rédiger et réviser régulièrement un plan de gestion stratégique (PGS) qui répond aux besoins de maintenance de l'entreprise à court, moyen et long terme.
• Élaboration du budget, pour assurer la réalisation des normes de maintenance stipulées.
• Développement d'un système de gestion de la maintenance utilisant les données du fabricant d'équipement d'origine (OEM), l'expérience en service et les données historiques.
• Mise en œuvre, surveillance et examen continu des performances de maintenance par rapport aux normes de l'industrie.
• Établir des processus pour la capture, la conservation en toute sécurité et l'utilisation des données de maintenance, afin de répondre aux exigences de reporting de l'entreprise et réglementaires.
• Recrutement d'entrepreneurs et de services de maintenance.

Le paragraphe sur les exigences de la politique est une explication large et approfondie des problèmes qui nécessitent l'adhésion d'une entreprise ou d'un service. L'implication d'autres services dans l'élaboration de cette étape est avantageuse et recommandée.

6. Répartition des responsabilités

Bien que bref, c'est ici que vous identifiez les rôles affectés ou responsables de cette politique. Qui en sera tenu pour responsable ? Quelle concertation doit avoir lieu et avec qui ? Qui sera informé de son contenu ?

Pour éviter de constamment mettre à jour cette partie, utilisez des rôles plutôt que des noms. Répondez aux exigences de maintenance et décrivez les responsabilités de l'équipe de maintenance.

7. Documents associés

Répertoriez tous les documents qui affectent la politique de maintenance d'une manière ou d'une autre. Il peut s'agir d'une législation externe ou d'autres politiques internes.

Incluez les documents internes qui existent en raison de cette politique. Les exemples incluent les documents de stratégie de maintenance, le plan de gestion stratégique, le système de gestion de la maintenance et les normes de maintenance.

Ne descendez qu'un niveau dans la hiérarchie des documents :vous n'en avez pas besoin pour répertorier toutes les procédures, notes d'orientation ou pratiques de travail sûres qui ne respectent pas les normes.

Vous ne savez pas par où commencer ? Regardez quelques exemples de politique de maintenance

Vous trouverez ci-dessous quelques liens vers des documents de politique de maintenance et des conseils pour différentes industries trouvées dans le domaine public. Ces exemples ne contiennent pas nécessairement tous les composants recommandés ; néanmoins, ils sont assez bons pour servir d'exemples pratiques.

N'oubliez pas que les prendre et les copier textuellement ne vous aidera pas. Votre politique de maintenance doit refléter les valeurs de votre entreprise, le secteur dans lequel vous évoluez, les niveaux technologiques et les équipements d'occasion .

Utilisez plutôt ces exemples pour vous concentrer sur le format et le type de contenu inclus :

• Politique de maintenance des équipements médicaux n° 1
• Politique de maintenance de l'équipement médical n° 2
• Politique de maintenance du système de sécurité de l'information
• Politique d'entretien des bâtiments

Une approche descendante de la maintenance

Une politique de maintenance solide est la première étape pour que les organisations optimisent leurs dépenses de maintenance, améliorent la disponibilité des équipements et alignent les stratégies et procédures de maintenance avec la mission et les valeurs de l'entreprise.

En fixant des attentes de maintenance objectives et quantifiables, la politique de maintenance concentre les services d'ingénierie et de maintenance sur la réalisation de l'intention et des engagements requis par la politique de maintenance. Lorsqu'il est rédigé et communiqué correctement, il devrait minimiser les pertes de production et les pannes, améliorer la qualité des produits et optimiser les équipements de maintenance, les pièces de rechange et le personnel.

Une approche descendante cohérente et vérifiable de la gestion de la maintenance commence par une politique de maintenance claire et compréhensible, alignée sur les objectifs de votre entreprise et soutenue par la direction.