CMMS Expert Series Part 4 :Quatre facteurs affectant la configuration de votre logiciel

La semaine dernière dans la Partie 3 de notre GMAO Expert Series , nous vous avons présenté les trois types de configuration GMAO, en décomposant le coût, les délais de mise en œuvre et les considérations que vous devez connaître avant de prendre une décision d'intégration. Pour compléter cette sélection, la partie 4 vous donne un aperçu des quatre facteurs à prendre en compte lors de la sélection de votre type de configuration.

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Nous avons conçu un organigramme simple pour déterminer la meilleure marche à suivre pour que votre système soit opérationnel rapidement. Dans cette section, nous passerons en revue les questions situées dans les bulles bleues du graphique qui se rapportent aux quatre facteurs affectant la configuration. Après avoir compris les quatre facteurs, vous pourrez utiliser l'organigramme pour déterminer votre type de configuration optimal.

Quatre facteurs affectant le type de configuration

1-Logiciel de gestion de maintenance existant- En termes simples, si vous disposez déjà d'un logiciel de gestion de la maintenance et que vous souhaitez passer à un autre fournisseur, une grande partie du travail de configuration peut déjà être effectuée pour vous. Votre équipe aura moins d'obstacles lors de la configuration initiale de votre nouvelle base de données et de l'intégration des processus logiciels dans leur vie professionnelle quotidienne. Cela vous sera utile lors du déploiement de la partie 3. Pour l'instant, la principale question que vous devez vous poser est "est-ce que ce système actuel vous permet d'exporter vos données ?". Si la réponse est oui, alors vous avez de la chance ! Votre configuration est devenue beaucoup plus simple et le suivi de votre historique de maintenance est devenu beaucoup plus étendu. En migrant les données de l'historique de maintenance d'un ancien système vers un nouveau, vous bénéficierez d'un suivi transparent et cohérent depuis le début des temps au lieu de perdre vos données lors du changement. Outre l'historique de maintenance, les listes d'actifs et d'équipements, d'utilisateurs, d'inventaire et de pièces de rechange, ainsi que les modèles d'ordres de travail peuvent généralement être migrés de l'ancien logiciel vers le nouveau. L'équipe d'assistance de votre fournisseur peut vous aider à nettoyer et à importer vos données, ce qui simplifie considérablement ce processus.

Si votre système actuel ne vous permet pas d'extraire vos données, vous aurez peut-être un peu plus de travail devant vous, c'est là que le personnel d'assistance du fournisseur entre en jeu. Peut-être avez-vous conservé d'anciennes feuilles de calcul contenant des informations sur les actifs et les équipements ou peut-être que votre fournisseur actuel peut extraire des informations de votre ancienne base de données. Si tout le reste échoue, vous pouvez au moins utiliser votre ancien compte comme guide pour configurer votre nouveau, en vous montrant l'équipement ou les actifs que vous avez utilisés pour suivre et en les copiant dans votre nouvelle base de données. Un service d'installation complet ou partiel est recommandé à ce stade pour vous permettre d'être opérationnel rapidement et correctement.

2-Budget d'intégration- Comme indiqué dans la partie 1, assurez-vous de laisser de la place dans votre budget pour les frais d'intégration. Les frais d'importation horaires peuvent aller de 150 $/h. à 250$/h. selon le fournisseur, tandis que d'autres peuvent inclure ces frais dans la licence ou en assumer le coût. Les audits sur site ont une large gamme de prix car ils ajoutent généralement une indemnité journalière pour les frais de déplacement et de nourriture et ils basent le prix sur le nombre d'actifs impliqués dans l'audit. 1 000 $ à 3 000 $ par jour vous donne une idée du prix d'un audit. Quelle que soit la voie de configuration que vous empruntez, nous vous recommandons fortement d'opter pour une aide à la configuration de votre système, ce qui signifie que vous devrez budgétiser au moins en partie ces services.

3-Calendrier de mise en œuvre- Vous pouvez visualiser votre calendrier de mise en œuvre en trois périodes distinctes, à court terme (1 à 3 mois), à moyen terme (3 à 6 mois) et à long terme (6 mois à 1 an). Si vous n'êtes pas pressé de lancer ce nouveau système, vous aurez peut-être plus de temps pour le configurer vous-même lentement et régulièrement. Vous pouvez prendre votre temps pour préparer vos listes à importer, effectuer votre propre audit avec le personnel interne et obtenir des commentaires des autres membres de l'équipe sur le type d'autorisations dont ils ont besoin ou les actifs qu'ils souhaitent suivre. Si vous avez besoin que votre système soit opérationnel plus rapidement, il peut être plus judicieux d'engager un professionnel pour faire le travail à votre place. Grâce à leur expertise dans le secteur et à la facilité d'utilisation de leur propre produit, les fournisseurs peuvent effectuer des audits complets et configurer votre compte en un mois ou moins.

4-Ressource interne dédiée- Un membre du personnel interne dédié doit être nommé comme personne de contact pour la configuration et le support continu du système. Cette personne doit être celle qui utilisera régulièrement le système et qui pourra diffuser de nouvelles informations à son équipe d'utilisateurs du logiciel. Ce « champion du logiciel » peut aider à configurer le nouveau système en rassemblant des informations sur les actifs, en remplissant des feuilles de calcul d'importation et en intégrant ces informations au logiciel. Certaines organisations utilisent les compétences d'un consultant en logiciel tiers pour aider à rechercher correctement un nouveau système et à le configurer. D'autres organisations chargent des stagiaires d'été ou des stagiaires de configurer le système, ce qui en fait un grand projet en cours pendant la durée de leur contrat. Cette embauche temporaire pourrait avoir du sens en tant que contact initial pour la configuration, mais assurez-vous que ce champion a réussi à transmettre ses connaissances au reste de l'équipe qui utilisera le système de manière continue. Si vous avez un responsable désigné dans votre équipe avec le mandat de configurer votre système, les bases de données peuvent être opérationnelles beaucoup plus rapidement que ceux qui n'en font pas une priorité dans le service de maintenance.

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Lisez la partie 5 de notre série d'experts GMAO où nous abordons les 5 conseils pour optimiser votre stratégie de déploiement GMAO.