6 étapes du processus d'étiquetage des actifs

Toute organisation qui utilise l'étiquetage des actifs pour gérer les actifs physiques a besoin d'un processus clairement défini et efficace pour étiqueter les actifs au fur et à mesure de leur acquisition et surveiller les actifs tout au long de leur durée de vie.

Qu'est-ce que l'étiquetage des ressources ?

L'étiquetage des actifs est le processus d'apposition d'étiquettes ou d'étiquettes d'identification, également appelées étiquettes d'actifs, sur les actifs. L'étiquetage des actifs est utilisé pour les actifs fixes et mobiles afin de fournir un moyen d'identifier les actifs individuels tout au long de leur durée de vie utile. Généralement imprimées avec des codes-barres, les étiquettes d'actif sont scannées à l'aide d'un lecteur de code-barres portable ou d'un smartphone équipé d'une application de lecture de codes-barres, permettant aux utilisateurs d'obtenir et de documenter des données concernant l'emplacement d'un actif, l'historique de maintenance ou d'autres détails.

L'étiquetage des actifs est couramment utilisé pour la gestion des stocks, les applications de travail en cours (WIP) et pour la gestion des processus de maintenance et de réparation avec les solutions CMMS. L'étiquetage des actifs est utilisé dans de nombreux secteurs, de la santé à l'éducation, en passant par l'entreposage, la défense, les services publics et la fabrication.

Quel est l'objectif d'un système d'étiquetage des ressources ?

L'étiquetage des actifs permet aux entreprises d'attribuer un identifiant unique à chaque actif. Imprimées avec des codes-barres, les étiquettes d'inventaire éliminent le besoin de saisie manuelle des données, permettant un suivi précis et efficace des stocks et une documentation simplifiée des activités telles que la maintenance et les réparations. En suivant l'emplacement de chaque actif, l'historique de maintenance, l'utilisation et d'autres détails, les entreprises peuvent simplifier la tenue de registres et rationaliser les rapports à des fins comptables et fiscales. Par exemple, des données d'utilisation complètes facilitent le calcul de l'amortissement des actifs d'équipement.

Certaines industries ont des réglementations qui stipulent les types d'actifs qui doivent être étiquetés, les matériaux requis pour les étiquettes d'actifs et d'autres exigences d'identification des actifs. L'industrie de la défense, par exemple, exige une identification unique, autrement connue sous le nom d'UID ou IUID, selon MIL-STD-130. Les étiquettes d'actif utilisées pour les applications de défense, appelées étiquettes UID, doivent répondre à des critères stricts, notamment la capacité de résister à des conditions environnementales difficiles et de rester lisibles tout au long de la durée de vie de l'actif. Dans l'industrie de la défense, les systèmes d'étiquetage des actifs constituent un outil précieux pour suivre les biens militaires tout au long de leur cycle de vie, de la fabrication à la distribution et à l'élimination éventuelle.

Les données collectées pour les actifs individuels permettent aux entreprises de tous les secteurs de prendre des décisions plus intelligentes et fondées sur les données, comme déterminer si investir dans de nouveaux équipements est une décision plus judicieuse financièrement que réparer un équipement qui approche de la fin de sa durée de vie utile prévue.

Étant donné que chaque article est apposé avec un identifiant unique et que son historique de localisation est documenté, l'étiquetage des actifs peut également aider à dissuader le vol et la perte. Certains types d'étiquettes d'inventaire, telles que les étiquettes à code-barres inviolables, ajoutent un moyen de dissuasion supplémentaire pour décourager le vol.

Pourquoi les balises d'inventaire sont-elles importantes ?

Les étiquettes d'inventaire sont la base d'un système de suivi des actifs, fournissant une méthode fiable pour identifier les actifs individuels et un moyen efficace de capturer des données. Sans étiquettes d'inventaire, les informations sur l'emplacement et l'historique de l'actif doivent être documentées manuellement, un processus en proie à l'erreur humaine et sujet à l'inexactitude. Les actifs sont également plus susceptibles d'être mal identifiés lorsqu'ils s'appuient sur des processus manuels, ce qui entraîne des données non fiables.

Apposées aux actifs à l'aide d'un adhésif permanent sensible à la pression ou d'attaches mécaniques, les étiquettes d'actif sont destinées à rester attachées et lisibles tout au long de la durée de vie utile d'un actif. Étant donné que les balises d'inventaire sont utilisées pour marquer les actifs qui peuvent rester utilisés pendant des décennies, il est essentiel de tenir compte de l'environnement d'exploitation lors du choix des balises d'inventaire.

Bien que les codes-barres puissent être imprimés sur des étiquettes autocollantes, ces étiquettes à base de papier ne sont pas suffisamment durables pour résister à l'exposition à la pluie, à la neige et aux UV pendant plusieurs mois ou années. Les étiquettes d'inventaire qui tombent, s'estompent ou deviennent illisibles doivent être remplacées, ce qui entraîne des coûts plus élevés tout au long de la durée de vie de l'actif par rapport au choix d'une étiquette d'inventaire durable qui peut résister aux conditions environnementales typiques de l'actif dès le départ.

6 étapes pour un système d'étiquetage des ressources efficace

Vous trouverez ci-dessous un aperçu des étapes essentielles du processus d'étiquetage des ressources.

1. Identifiez le type et la catégorie de l'élément.
2. Attribuez un numéro d'identification unique.
3. Déterminez le type de libellé d'élément requis.
4. Saisissez l'élément et toutes les informations associées dans votre système de suivi des éléments.
5. Apposez une étiquette d'inventaire sur l'élément.
6. Mettre en œuvre des processus de vérification des données

Voici ce que vous devez savoir pour mettre en œuvre un processus rationalisé d'étiquetage des ressources.

Identifier le type et la catégorie d'actif

Si vous avez déjà mis en place un système de suivi des actifs, vous disposez probablement d'un système de classification, ou schéma, pour les actifs, y compris les catégories et les types d'actifs. Si vous implémentez un système de suivi des actifs pour la première fois, la création de ce système de catégorisation est une étape essentielle pour assurer une catégorisation cohérente dans le temps. Les actifs peuvent être regroupés par département, coût, utilisation ou n'importe quel nombre d'autres variables.
Vous pouvez choisir une méthode de catégorisation qui s'aligne sur le processus utilisé pour classer les actifs à des fins comptables. Même si votre système comptable comprend à la fois des actifs corporels et incorporels et que votre processus d'étiquetage des actifs ne concerne que les actifs corporels, vous assurer que la classification de vos actifs physiques correspond à votre méthodologie comptable permet une intégration et des rapports plus simples.

Capture d'écran via Corporate Finance Institute

Voici quelques exemples de catégories d'actifs physiques :

• Meubles
• Équipement informatique (ordinateurs, portables)
• Équipement audiovisuel
• Équipements techniques (alimentations, unités de climatisation)

Attribuer un numéro d'identification unique

Au-delà de la catégorisation des actifs et de leur classement par type, chaque actif doit avoir un numéro d'identification unique pour un suivi précis. Cet identifiant unique distingue les actifs individuels des autres actifs de la même catégorie et du même type, ce qui facilite la gestion des processus tels que la réorganisation, la maintenance et la comptabilité.
Les numéros d'identification uniques peuvent contenir un code indiquant le type ou le département propriétaire d'un actif. . Par exemple, les actifs contrôlés par le service des ressources humaines peuvent contenir un préfixe tel que 013, tandis que les actifs contrôlés par la comptabilité ont un préfixe de 014. Cette méthode permet de déterminer facilement des informations importantes sur un actif simplement en regardant l'étiquette, tout en étant plus détaillées. l'information est à portée de lecture de code-barres.

Déterminer le type d'étiquette d'actif requis

Les étiquettes et balises d'éléments ne constituent pas une solution unique. Il existe une variété d'étiquettes et d'étiquettes d'actifs conçues pour répondre à des applications spécifiques, telles que des étiquettes d'actifs durables pour les actifs qui peuvent être exposés à des conditions difficiles ou des étiquettes d'actifs de sécurité pour les actifs de grande valeur qui peuvent faire l'objet de vol, de transfert non autorisé ou de falsification. . Les étiquettes d'équipement permanentes sont idéales pour automatiser la collecte de données pendant toute la durée de vie d'un actif. Tenez compte de la catégorie et du type de l'actif, ainsi que des conditions environnementales auxquelles l'actif sera exposé. L'actif sera-t-il nettoyé à l'aide de solutions de nettoyage dures ? Sera-t-il exposé à des produits chimiques ou à des solvants ? Sera-t-il exposé aux intempéries extérieures ? Tous ces facteurs doivent être pris en compte lors de la détermination du meilleur libellé d'élément pour chaque élément.

Saisissez l'actif et les informations associées dans votre système de suivi des actifs

Les actifs doivent être entrés dans le système immédiatement après leur réception. Pour rationaliser ce processus, il est utile d'avoir une documentation de processus écrite décrivant quand les actifs doivent être étiquetés, comment ils sont classés, quels types d'étiquettes d'actifs demander pour certains types d'actifs et les procédures de saisie des données. Par exemple, l'Université de Washington dispose d'un document Tagging Procedure qui fournit des informations spécifiques sur le déroulement du processus. Les exigences de saisie de données peuvent varier selon la catégorie et le type d'actif. En général, les données saisies dans un système de suivi des actifs incluent :

• Numéro d'identification de l'actif
• Numéros de série ou de modèle
• Informations sur le fabricant ou le fournisseur
• Date d'acquisition
• Lieu ou département propriétaire
• État
• Valeur de l'actif

Apposez l'étiquette d'inventaire sur l'article

Les méthodes de pièces jointes varient en fonction du type d'actif et du type d'étiquette. Certaines étiquettes d'inventaire utilisent un adhésif sensible à la pression, tandis que d'autres ont des attaches mécaniques. Certaines balises d'inventaire offrent les deux méthodes d'attachement. Si vous avez le choix entre des fixations adhésives ou mécaniques, choisissez la méthode la plus appropriée pour l'actif ou la méthode requise par la politique de l'entreprise.

Mettre en œuvre des processus de vérification des données

Vérifiez les actifs à partir d'au moins deux points de données, tels que le code-barres et le numéro de série de l'article. Lors de la cession d'actifs, cette étape est cruciale pour garantir une "chaîne de contrôle précise et vérifiable", qui peut aider à atténuer les violations de données (en particulier pour la cession d'actifs informatiques) et également à maintenir la conformité aux réglementations.
La mise en œuvre d'un flux de processus d'étiquetage des actifs cohérent garantit que tous les actifs reçus par votre entreprise sont classés et suivis de manière cohérente, ce qui facilite la localisation des actifs dans toute l'entreprise, la mise en œuvre de calendriers de maintenance réguliers et la tenue de registres précis à des fins d'audit et de comptabilité. L'élaboration de politiques et de procédures claires et la formation des membres de votre équipe sur les procédures d'étiquetage des actifs approuvées rationalisent les processus et peuvent finalement avoir un impact positif sur vos résultats, vous permettant d'améliorer l'utilisation des ressources, de réduire la duplication inutile des actifs et d'obtenir une durée de vie plus utile de votre investissements.