Les 5 principales considérations pour la gestion de la maintenance des actifs pour l'enseignement supérieur

Ces dernières années, la nécessité d'une gestion efficace de la maintenance des actifs de l'enseignement supérieur est devenue de plus en plus évidente. Au cours de la dernière année, les collèges et universités du monde entier ont dû s'adapter à la pandémie de COVID-19 et trouver de nouvelles façons de gérer leurs cours, leur personnel et leurs actifs. La transition majeure vers l'apprentissage en ligne et les salles de classe à distance a entraîné une augmentation des coûts et un temps de planification important pour de nombreux établissements. Le nombre d'inscriptions d'étudiants de premier cycle aux États-Unis devant augmenter régulièrement et atteindre 17 millions d'étudiants d'ici 2029, il est essentiel que les écoles s'assurent qu'elles disposent des meilleurs systèmes et équipements pour répondre à la demande.

Afin de fournir une éducation de qualité, la plupart des écoles acquièrent constamment de nouveaux atouts pour les aider à offrir une expérience d'apprentissage plus complète et connectée. Une partie importante de tout programme de campus ou d'établissement scolaire est la gestion de la maintenance des actifs. Certains des avantages d'un système organisé comprennent une meilleure planification à long terme, une réduction des coûts d'équipement et d'entretien et une meilleure visibilité. Dans cet article, nous allons explorer cinq bonnes pratiques à prendre en compte pour votre programme de gestion de la maintenance des actifs.

1. Créer un processus simplifié de vérification des ressources

Les instructeurs et les élèves doivent avoir accès à une variété de matériel scolaire, notamment des livres, des ordinateurs, du matériel audiovisuel et des fournitures. Mettre en place un processus de paiement simple et efficace est le meilleur moyen de suivre correctement et efficacement les actifs prêtés. Comprendre où se trouvent vos actifs et qui les possède facilite grandement la coordination des travaux de maintenance et réduit la probabilité de perte ou de vol d'actifs. Un processus de vérification est également un fardeau réduit pour les enseignants, car ils terminent le travail d'orientation des élèves lorsqu'ils commencent de nouvelles classes. Placer une étiquette de code-barres d'installation dédiée sur chaque actif peut rationaliser davantage votre processus et faciliter la connexion et la sortie d'éléments du système.

2. Ne négligez pas la maintenance préventive des actifs

Même avec un programme d'entretien bien structuré pour votre établissement, il existe toujours un besoin évident d'une bonne planification. Les pannes d'équipement et les réparations imprévues peuvent coûter du temps et de l'argent, créant une charge supplémentaire pour le personnel et les budgets. L'utilisation d'un EAM dédié ou d'un système similaire vous permettra non seulement de suivre vos coûts, mais fournira également un format agréable pour planifier et suivre vos activités de maintenance.

Il est également important de se rappeler que l'entretien préventif est tout aussi important que les autres formes d'entretien de l'équipement. Un programme formel de gestion des actifs doit inclure des rapports réguliers, permettant au personnel et à la direction d'examiner les données récentes et de déterminer si des améliorations sont nécessaires. Ces examens peuvent également aider à garantir que les actifs et équipements essentiels sont disponibles pour les événements à venir et les projets spéciaux.

3. Définir des responsabilités claires en matière de gestion des actifs

Le campus moyen d'une école ou d'un collège aura de nombreux types d'actifs à gérer. Il peut s'agir de meubles, de systèmes audiovisuels, d'équipements de communication tels que des téléphones, d'équipements informatiques tels que des ordinateurs portables, des imprimantes et des télécopieurs, et d'actifs de construction et d'installation tels que l'éclairage et l'équipement CVC. Afin de coordonner le travail entre votre personnel, votre équipe informatique et le personnel de maintenance, envisagez de définir des responsabilités claires pour chaque rôle ou service. Chaque actif aura des besoins de maintenance uniques en fonction de son type, de son âge et de son niveau d'utilisation. En définissant ces responsabilités et en attribuant le travail via un système électronique, il est possible, même pour une équipe réduite, de prendre en charge un grand nombre d'actifs.

4. Faites attention aux ressources numériques

Aujourd'hui, la grande majorité du matériel pédagogique est fourni sous forme numérique, y compris les cours virtuels, les devoirs et les horaires. De nombreux étudiants auront également besoin d'accéder à diverses plates-formes logicielles qui peuvent être gérées par l'établissement lui-même. Il est important de suivre toutes les informations de licence logicielle dans votre système de gestion des actifs.

Ces actifs numériques peuvent souvent être négligés, mais il existe des économies potentielles qui pourraient être manquées. Par exemple, la coordination des renouvellements de licence en une plus grande quantité peut donner droit à une remise sur volume supplémentaire. Le suivi des actifs numériques peut également aider le personnel informatique à gérer les nouvelles mises à jour logicielles sur les nombreux ordinateurs du personnel et des étudiants connectés au réseau.

5. Appliquer les meilleures pratiques de planification d'urgence

L'entretien peut devenir une priorité majeure après un événement qui perturbe les activités scolaires. Cela s'applique non seulement aux catastrophes naturelles comme les inondations ou les pannes de courant, mais aussi à des circonstances complètement inattendues comme la pandémie de COVID-19. Votre plan de maintenance doit tenir compte des dangers potentiels et inclure des réponses appropriées. Il est utile de créer une équipe de planification d'urgence organisée qui peut examiner divers scénarios.

Les transitions sont déjà assez difficiles au cours d'une année scolaire normale, mais peuvent devenir encore plus difficiles en cas de perturbations majeures. Cela s'est produit l'année dernière alors que de nombreux établissements d'enseignement ont été contraints de passer à un environnement scolaire éloigné pratiquement du jour au lendemain. Les établissements qui disposaient déjà d'un plan de gestion organisé de la maintenance des actifs avaient l'avantage de pouvoir coordonner leurs activités de travail de manière plus organisée.

Les écoles d'aujourd'hui doivent gérer une variété d'actifs numériques, physiques et institutionnels différents. Suivre les meilleures pratiques de gestion de la maintenance des actifs pour l'enseignement supérieur dans ce poste peut aider à prévenir les pannes d'équipement et les remplacements nécessaires pour les articles perdus. Un programme efficace de gestion de la maintenance doit être organisé, transparent et capable de gérer les activités planifiées et non planifiées. Avec une planification appropriée, y compris l'utilisation d'étiquettes de gestion des actifs durables et de solutions logicielles de gestion et de maintenance des actifs, une école peut réduire la charge administrative de ses enseignants et autres membres du personnel afin qu'ils puissent se concentrer sur leurs élèves et offrir une éducation de qualité.