Trois tendances façonnant l'approvisionnement en cas de pandémie

Dans le meilleur des cas, le processus d'approvisionnement peut être intimidant. Parcourir des milliers de contrats de fournisseurs, d'accords de non-divulgation et de négociations tout en restant conforme aux multiples réglementations de l'industrie et en faisant simultanément appel à de nombreuses parties prenantes et décideurs n'est pas une tâche simple.

Lorsque la pandémie de COVID-19 a pris le monde par surprise au début de 2020, ces questions ont été encore compliquées par les changements inattendus qui se sont produits, tels que le passage presque universel et immédiat au travail à distance. Au cours de l'année, alors que les entreprises du monde entier apprenaient à s'adapter à la nouvelle dynamique, une chose est devenue tout à fait claire. La bonne gestion et la passation des marchés n'ont jamais été aussi importantes. Face à des défis universels sans précédent, ces actifs critiques devaient être protégés et optimisés aujourd'hui et pour l'avenir.

En réponse à la crise, les entreprises qui se sont préparées non seulement à être plus résilientes et robustes en interne, mais aussi capables de tenir compte des changements futurs qui auront lieu à mesure que les modèles d'exploitation et les chaînes d'approvisionnement seront redéfinis, s'en tireront bien mieux dans le long terme.

Alors que nous nous dirigeons vers les nouvelles réalités d'un monde post-COVID-19, trois tendances émergentes mettent en lumière pourquoi la gestion des contrats et l'approvisionnement doivent être une priorité absolue pour les organisations qui recherchent la durabilité et le succès à long terme.

Plus d'entreprises sont considérées comme essentielles. Depuis le début de la pandémie, 16 secteurs d'infrastructures critiques ont été identifiés comme ceux dont les actifs, les systèmes et les réseaux, qu'ils soient physiques ou virtuels, sont considérés comme si vitaux pour les États-Unis. Ceux-ci incluent les soins de santé, l'alimentation et l'agriculture, la fabrication critique, les produits chimiques et plus encore.

En conséquence, pratiquement chaque organisation, essentielle ou non, a acquis une conscience accrue de son importance pour les clients qu'elle sert. Cette prise de conscience a aidé les entreprises à mettre en évidence l'importance de concentrer leurs efforts sur la hiérarchisation des biens et services en fonction des besoins commerciaux critiques de leurs clients. Pour y parvenir efficacement, le processus d'approvisionnement et de gestion des contrats doit être efficace et géré de manière centralisée.

Granite Construction Inc., qui s'appelle « America's Infrastructure Company », est un exemple d'entreprise essentielle. Pour Granite, cela signifiait que son activité devait continuer malgré l'épidémie de COVID-19. Avec ses équipes sur le terrain, les services de back-office ont dû passer au travail à domicile sans manquer une étape. Heureusement, Granite disposait déjà d'un système logiciel automatisé de gestion des contrats. Mais avant cela, Granite aurait eu de sérieux défis car les administrateurs de sous-traitance auraient dû passer une grande partie de leur temps à gérer des contrats qui étaient historiquement stockés dans des boîtes de réception, des disques durs locaux ou des classeurs. L'achèvement des examens et des approbations consistait à les accompagner physiquement dans le couloir. Pour des raisons évidentes, ces méthodes auraient créé de nombreux défis dans une situation de travail à domicile.

La crise sanitaire du COVID-19 a mis en lumière l’importance des achats et des contrats. Alors que les entreprises essentielles peuvent avoir éprouvé la première urgence à se préparer à n'importe quelle situation, toutes les entreprises reconnaissent qu'elles sont en danger sans un processus d'approvisionnement centralisé et rationalisé et un système de gestion des contrats.

Les accords sont plus complexes et nécessaires plus rapidement. Les entreprises d'aujourd'hui opèrent dans un monde largement guidé par les contrats. À mesure que les entreprises mûrissent et que les frontières internationales se dissolvent grâce à Internet, les contrats deviennent de plus en plus complexes alors que les équipes qui les créent et les maintiennent aux prises avec un barrage de nouvelles réglementations affectant les accords à l'échelle mondiale.

Par exemple, une organisation d'achats groupés pour un grand nombre d'hôpitaux a dû trouver de nouvelles sources de fournitures de protection localement lorsque les fournitures internationales ont été touchées. Les hôpitaux qui en avaient besoin étaient à l'avant-garde de la réponse nationale à la pandémie. L'approvisionnement devait sélectionner 3 000 fournisseurs potentiels sur une période de huit semaines, tout en garantissant leur qualité et en signant des contrats complexes qui permettraient à des entités juridiques différentes et non liées d'acheter et de payer pour les mêmes contrats-cadres sans compromettre les exigences de conformité de l'industrie de la santé. Le vice-président des achats a mentionné qu'avec les nouveaux processus automatisés de l'entreprise, ils ont pu accomplir cela en 12 semaines environ. Ce volume leur aurait auparavant pris de neuf à 12 mois malgré le fait d'avoir tout le monde sur le pont.

Cela explique directement pourquoi la gestion des contrats est nécessaire pour traverser les périodes d'incertitude. Pour réussir après la pandémie, les organisations doivent réfléchir à la manière de gérer les nombreuses complexités associées aux contrats, y compris les problèmes critiques tels que la gouvernance, d'une manière qui ne les mettra pas en danger.

L'accélération de la technologie cloud. Les entreprises transfèrent leurs données vers le cloud plus rapidement que jamais en réponse aux défis commerciaux soulevés par la pandémie de COVID-19. En fait, selon de nouvelles recherches, la pandémie mondiale a accéléré la transformation du cloud pour près de la moitié des organisations. Les plates-formes cloud peuvent permettre de maintenir les systèmes disponibles et opérationnels sans avoir besoin de ressources dédiées ou d'investissements supplémentaires. Il n'est donc pas surprenant que cette tendance ait également un impact sur l'approvisionnement et la passation de marchés.

Les solutions de gestion du cycle de vie des contrats basées sur le cloud offrent des avantages significatifs. L'accès à un référentiel de contrats centralisé et automatisé hébergé dans un environnement cloud sécurisé offre aux organisations une visibilité complète sur les contrats, éliminant les heures de travail perdues et améliorant l'efficacité. En fournissant une source unique de vérité pour les droits et engagements d'une entreprise dans ses contrats, le logiciel de gestion des contrats réduit considérablement le risque de non-respect des délais et de pénalités, ou pire, de litiges. De plus, il accélère le processus d'approvisionnement, garantit la conformité des contrats et optimise les performances des accords, de la création des contrats à la création de rapports.

L'accélération vers le cloud ouvre de nombreuses portes pour les organisations et en termes de gestion des données contractuelles, elles trouvent une immense valeur lorsqu'elles l'appliquent à des solutions intelligentes de gestion des contrats dans cet environnement économique critique.

L'essentiel est que les innovations dans la gestion du cycle de vie des contrats perturbent la norme, et la pandémie actuelle met en évidence l'importance des achats et de la gestion des contrats dans un monde incertain. Des approches proactives et intelligentes de ces processus clés permettront aux entreprises d'avoir une visibilité beaucoup plus grande et d'obtenir des informations exploitables qui se traduisent directement par un impact sur les résultats.

Vivek Bharti est directeur général de la gestion des produits chez Icertis.