Wayfair et COVID-19 :l'impact sur les vendeurs exonérés de taxes

La pandémie de COVID-19 a eu un impact économique généralisé sur les entreprises de toutes tailles. De même, la pandémie a fait des ravages dans les budgets des États américains, certains experts prévoyant que les déficits budgétaires jusqu'en 2022 pourraient s'élever à 434 milliards de dollars. En fait, le Center on Budget and Policy Priorities estime que des États comme la Californie et New York connaîtront une baisse de leurs revenus de plusieurs dizaines de milliards.

Une grande partie de cette baisse des recettes est attribuée à une baisse des recettes fiscales dont dépendent les États pour remplir leurs coffres et équilibrer leurs budgets. De la taxe de vente à l'impôt sur le revenu en passant par les taxes spécifiques à l'industrie comme les accises sur le pétrole et le gaz, les États ont connu une baisse des dépenses qui ont eu du mal à dépasser les niveaux d'avant la pandémie. Par exemple, les baisses de tourisme en Floride, au Nevada et à Hawaï ont eu un impact direct sur la perception des taxes de vente et les taxes d'hébergement dans les États. En fin de compte, les États devront trouver des moyens de récupérer les pertes et d'établir un budget dans les années à venir, ce qui entraînera probablement des augmentations d'impôt, des règles d'imposition élargies et une application accrue des lois fiscales.

Échos de la récession de 2008

Alors que les autorités fiscales sont aux prises avec des déficits budgétaires et évaluent leurs options pour générer des revenus, il est probable que de nombreuses entreprises seront vulnérables au risque de non-conformité fiscale sans même le savoir. Heureusement, les entreprises peuvent tirer des leçons du précédent établi lors du ralentissement économique de 2008. Après 2008, les autorités fiscales ont resserré les règles et l'application de la perception des impôts, avec une évolution majeure vers l'application des certificats d'exonération fiscale. Avant la récession, les critères pour qu'un État accepte un certificat d'exemption étaient beaucoup plus cléments, peut-être en raison d'un manque de technologie capable de mener un audit complet du certificat d'exemption.

Depuis, la technologie à laquelle les États et les entreprises ont accès pour la conformité fiscale a évolué et a facilité l'examen des certificats d'exonération lors des audits. Mais ce qui a vraiment mis les certificats d'exemption sous contrôle plus strict depuis 2008, c'est le fait qu'un nombre énorme d'entreprises ont fermé définitivement et rendu impossible pour les vendeurs et les gouvernements d'obtenir des certificats valides lors d'un audit.

Risque accru

Alors que bon nombre des mêmes risques sont présents au milieu de la pandémie, la complexité entourant les certificats d'exemption a augmenté de façon exponentielle depuis 2008. La décision de la Cour suprême dans South Dakota v. Wayfair Inc. a permis aux autorités de percevoir la taxe de vente sur les ventes à distance dans leur état. quel que soit l'emplacement physique du vendeur. Aujourd'hui, les vendeurs exonérés de taxes pourraient potentiellement avoir l'obligation de s'inscrire pour percevoir la taxe de vente dans 44 États, même si aucune vente n'est imposable. Le lien économique n'a pas seulement exacerbé l'obligation de collecter des certificats d'exemption, mais a ajouté le fardeau supplémentaire de l'enregistrement auprès des États pour collecter les impôts.

De même, les opérations commerciales au milieu de la pandémie ont également augmenté la complexité de la collecte des certificats d'exemption. Par exemple, de plus en plus de transactions interentreprises (B2B) se déroulent en ligne sur de nombreux canaux. Alors qu'historiquement, un vendeur pouvait facilement collecter des certificats d'exemption dans le cadre de transactions 1:1, beaucoup traitent désormais les transactions numériquement sur un certain nombre de canaux en ligne. La combinaison des lois sur les liens économiques avec l'expansion des ventes B2B omnicanal a créé un environnement dans lequel les entreprises doivent savoir où elles ont l'obligation de s'enregistrer tout en traitant les transactions et en collectant les certificats en ligne en temps quasi réel. Pour les fabricants et autres vendeurs B2B responsables de la collecte et du stockage des certificats d'exemption pour les achats exonérés de taxe, la mise en place de la technologie et des processus dès maintenant pour garantir que les certificats d'exemption sont collectés avec précision sur chaque transaction applicable sera essentielle pour éviter un autre scénario post-2008.

Technologie pour les obligations d'exemption

La gestion des certificats d'exemption dans une société axée sur le numérique nécessite des technologies de conformité fiscale intelligentes pour suivre le rythme de l'évolution des règles et des obligations. La collecte, le suivi et le stockage manuels des certificats d'exemption sur tous les canaux, ainsi que le suivi manuel des obligations de lien économique et l'enregistrement dans de nouveaux États rendent les entreprises vulnérables aux erreurs humaines et, en fin de compte, aux risques d'audit. En faisant appel à un logiciel de conformité fiscale, les entreprises peuvent rationaliser leurs processus de gestion des certificats d'exemption et atténuer les risques.

Les solutions fiscales peuvent facilement s'intégrer dans le commerce électronique, la planification des ressources d'entreprise (ERP) ou d'autres systèmes de facturation existants d'une entreprise pour gérer les certificats à la caisse. Par exemple, un fabricant qui vend via une plate-forme de commerce électronique et une place de marché peut incorporer des articles de ligne dans le processus de paiement pour obliger les entreprises à fournir numériquement leurs informations d'exemption avant de traiter la transaction. De même, les entreprises peuvent tirer parti des logiciels fiscaux pour comprendre plus intelligemment quand elles déclenchent de nouvelles obligations de lien économique afin de rationaliser les exigences d'enregistrement et d'éviter les risques d'audit inconnus.

Alors que nous continuons d'avancer dans la pandémie, il est inévitable que les États cherchent probablement à étendre les règles fiscales, à renforcer l'application et à ajuster les lois fiscales existantes. Comme nous l'avons appris de la récession de 2008, l'application des certificats d'exemption sera probablement une cible principale pour les autorités lorsqu'elles recherchent des revenus. Les fabricants et autres vendeurs B2B devront comprendre leurs nouvelles obligations dans le monde du lien économique et comment naviguer dans la collecte de certificats dans un environnement omnicanal pour atténuer les risques et maintenir les opérations. Pour la plupart, la gestion manuelle de la conformité fiscale depuis l'enregistrement jusqu'à la gestion des certificats sera insoutenable et les mettra en danger. Une approche axée sur la technologie pour la gestion des certificats d'exemption permettra aux entreprises d'être proactives pour éviter les pénalités d'audit et les interruptions de leurs activités.

Silvia Aguirre est vice-présidente de la gestion des certificats chez Avalara.