Comment les solutions de gestion des dépenses peuvent aider les universités privées

En 2017, il y avait 4 289 collèges ou universités aux États-Unis. Environ 40 % de ces établissements sont privés. Parce qu'ils ne reçoivent pas de financement des législatures des États, les collèges privés doivent compter davantage sur les frais de scolarité et les dons des étudiants pour couvrir les coûts de fonctionnement. Cela se traduit généralement par la nécessité de budgets plus serrés et d'un suivi étroit des dépenses.

Les opérations financières des universités privées peuvent devenir encore plus compliquées si elles maintiennent plusieurs campus avec une variété de programmes. Un logiciel de gestion des dépenses aide les responsables des universités à rationaliser les opérations financières sur tous les sites. Il permet également une meilleure visibilité budgétaire, une gestion plus efficace des dépenses globales et la possibilité de prédire les résultats des campagnes d'inscription ou de collecte de fonds.

Ce degré de compréhension devient de plus en plus important à mesure que le montant d'argent collecté par les universités continue d'augmenter. Selon le Council for Advancement and Support of Education, les universités américaines ont collecté 46,7 milliards de dollars en 2018, soit 7,2 % de plus qu'en 2017.

De bonnes relations avec les donateurs sont essentielles au succès. Une façon d'y parvenir est de permettre aux donateurs de choisir où va leur argent. Un système de gestion des dépenses comprend un tableau de bord qui fournit ces informations aux parties externes. Il permet également aux cadres universitaires de contrôler la quantité d'informations que les donateurs peuvent voir.

L'outil aide des institutions telles que l'Université George Washington à centraliser et à gérer les dépenses sur plusieurs campus, qui peuvent avoir un certain nombre de programmes et de départements uniques. Un seul incident de détournement de fonds entre ces sites peut entraîner de graves problèmes. En mettant en œuvre un logiciel de gestion des dépenses dans le back-end de leurs systèmes financiers ou d'approvisionnement, les responsables universitaires ont accès à une piste d'audit complète de toutes les dépenses.

Avec le montant d'argent entrant et sortant des universités privées chaque jour, il est impératif de mettre en œuvre une solution de gestion des dépenses pour assurer la conformité et réduire le risque d'erreurs. Ces solutions faciliteront non seulement la vie des responsables universitaires et la rendront moins chaotique, mais favoriseront également des relations positives avec les anciens élèves et les donateurs.

Stanton Jandrell est PDG de Fraxion .