Améliorer la collaboration interfonctionnelle avec les communautés de pratique

Les responsables de la chaîne d'approvisionnement connaissent mieux que la plupart l'importance de la collaboration.

Une chaîne d'approvisionnement bien ordonnée implique la coordination avec les parties prenantes de plusieurs fonctions et zones géographiques à travers et au-delà de l'entreprise. Sans collaboration interfonctionnelle, les dirigeants auront du mal à résoudre les problèmes en temps réel, à suivre les métriques et à mettre en œuvre des améliorations de processus tout au long de la chaîne.

Et pourtant, de nombreux dirigeants constatent que leurs outils et approches actuels ne favorisent pas une collaboration suffisamment ouverte et persistante. Les e-mails, les réunions et les messages instantanés conviennent aux besoins ponctuels, mais ils ne créent pas une structure pour le travail d'équipe continu et le partage des connaissances. Les équipes transversales encouragent ce type de collaboration étroite, mais elles ne sont pas très ouvertes. Ces équipes ne comprennent qu'un petit nombre d'experts et de managers, dont certains voient l'équipe comme un ajout indésirable à leur emploi du temps chargé.

Les responsables de la chaîne d'approvisionnement ont besoin d'une voie de collaboration accessible, ciblée et offrant une impulsion claire aux employés pour qu'ils restent impliqués. La solution? Communautés de pratique.

Que sont les communautés de pratique ?

Une communauté de pratique est un réseau d'employés qui se réunissent pour apprendre les uns des autres en personne, virtuellement ou les deux. Les communautés sont unies par un objectif commun de partager des expériences et des idées liées à un sujet. Le sujet peut se concentrer sur :

• un processus (par exemple, la planification des ventes et des opérations),
• une discipline ou un domaine fonctionnel (par exemple, la fabrication),
• une méthodologie (par exemple, Lean), ou
• un objectif interfonctionnel (par exemple, l'innovation).

Les communautés s'engagent dans une variété d'activités pour aider leurs membres à partager leurs connaissances et à collaborer sur le sujet. La plupart utilisent l'intranet ou la plate-forme de collaboration d'entreprise existante de leur entreprise pour créer un hub virtuel. Ce hub offre aux membres un espace pour poser des questions et y répondre, partager des conseils et des ressources, trouver des experts et d'autres collaborateurs et résoudre des problèmes de manière collaborative. La plupart des communautés organisent également des webinaires, des sommets et des réunions en face-à-face ou virtuelles pour réunir les membres.

Les communautés de pratique profitent aux employés à chaque étape de leur carrière. Les nouveaux employés peuvent utiliser les ressources de la communauté pour se mettre à jour plus rapidement et rencontrer des personnes importantes dans toute l'entreprise. Les aspirants employés à mi-carrière peuvent perfectionner leur expertise et assumer des rôles de leadership communautaire pour être reconnus. Les communautés réduisent également le fardeau des experts de longue date. Au lieu de répondre aux mêmes questions encore et encore, les experts peuvent partager leurs connaissances dans la communauté où une base plus large d'employés peut facilement les trouver et les utiliser.

Comment créer votre propre communauté de pratique

Avant de lancer votre propre communauté, recherchez d'abord les ressources de communauté de pratique qui pourraient être disponibles dans votre organisation. Si vous avez un programme de gestion des connaissances d'entreprise (KM) ou des communautés dans un autre domaine de l'entreprise, vous pouvez utiliser leurs modèles, leurs conseils et leurs outils pour démarrer le processus de lancement de votre communauté. Gardez à l'esprit que certaines organisations concentrent leurs efforts de GC uniquement sur des domaines techniques ou d'ingénierie. Bien que votre communauté puisse se concentrer sur un sujet différent, vous pouvez toujours utiliser les ressources d'autres communautés de l'entreprise.

Si votre organisation n'a pas encore de KM ou de communautés, contactez le service informatique. organisation sur l'utilisation des outils existants pour créer un carrefour communautaire. Au minimum, vous voudrez avoir la possibilité de stocker ou de partager des documents et d'avoir des discussions (par exemple, un forum de discussion ou une fonction de chat). CE. peut également vous aider à définir les droits d'accès et à établir des directives afin que les membres puissent collaborer sans créer de problèmes de sécurité.

Après avoir fait vos devoirs sur les outils et ressources disponibles, sélectionnez un sujet et définissez le public cible de la communauté. La plus grande force d'une communauté réside dans ses membres, alors construisez la vôtre sur la base des réseaux et des relations existants dans la mesure du possible. Si certaines parties prenantes de la chaîne d'approvisionnement ont déjà des groupes formels ou informels, intégrez-les à la communauté. Les réseaux existants peuvent également vous aider à identifier les employés ayant la motivation et le capital social pour servir de défenseurs et de leaders dans la communauté.

Les communautés ont toujours plus de succès lorsqu'elles ont un plan de match clair aligné sur des objectifs commerciaux tangibles. Créer un plan ou une charte de communauté de pratique qui définit :

• objectifs de la communauté
• comment les objectifs de la communauté soutiennent les objectifs commerciaux,
• les approches et les activités que la communauté utilisera pour atteindre ses objectifs, et
• les personnes qui dirigeront et parraineront la communauté.

Envisagez de piloter la communauté avec un petit groupe d'employés engagés avant de vous lancer à un public plus large. Cela permet d'affiner le plan de la communauté, de mettre en évidence les problèmes potentiels avec le hub communautaire et d'établir un groupe central de « super utilisateurs » pour sensibiliser et aider les autres.

Une fois que vous avez résolu les problèmes rencontrés dans le pilote, il est temps de lancer la communauté à un public plus large. Si possible, demandez à votre équipe de marketing ou de conception de vous aider à créer un logo ou une « marque » pour votre communauté. Créez des campagnes de messagerie qui expliquent les avantages que les employés retireront de la communauté et les différentes manières dont ils peuvent participer. Lancez la communauté avec un événement de lancement virtuel ou en face à face où des dirigeants d'organisations bien connus expriment leur soutien.

Exemple d'exemple :les communautés chez Syngenta

L'entreprise agrochimique Syngenta utilise les communautés pour faciliter la collaboration dans sa fonction de production et d'approvisionnement (P&S), qui comprend 9 500 employés. Syngenta appelle ses communautés de pratique « réseaux ». Ils offrent aux employés la possibilité de se connecter avec des experts, de partager des conseils et des idées et d'accéder à la Supply Chain Academy de l'organisation pour connaître les meilleures pratiques internes et externes. Chaque réseau doit avoir un objectif commercial clair, comme aider les membres à résoudre des problèmes, identifier les meilleures pratiques, innover ou gérer les connaissances.

Les réseaux P&S de Syngenta sont interfonctionnels et couvrent 10 domaines opérationnels dans la chaîne d'approvisionnement de bout en bout, y compris les achats, la planification des ventes et des opérations, la conformité et la gestion des risques, la conception de la chaîne d'approvisionnement, etc. Chaque réseau comprend également plusieurs sous-réseaux spécialisés dans des sujets plus spécifiques liés au vaste domaine de discipline du réseau. Les réseaux et sous-réseaux collaborent souvent et partagent les meilleures pratiques pertinentes les uns avec les autres.

Chaque réseau possède son propre site SharePoint personnalisé avec un wiki, des profils de membres, des outils de partage de documents et des forums de discussion. Ces sites sont ouverts à tous les employés de Syngenta et liés afin que les employés puissent naviguer vers des sous-thèmes pertinents et des personnes de chaque réseau. Les sites sont également intégrés à l'outil de réseautage social d'entreprise Yammer, que les membres utilisent pour une collaboration rapide et informelle.

Les leaders du réseau maintiennent leurs sites actifs en publiant des publications et en lançant des discussions. Les réseaux organisent également des activités d'apprentissage et de réseautage régulières, telles que des déjeuners-causeries et des webinaires, pour maintenir l'engagement des membres. Les réseaux envoient des bulletins électroniques pour informer les membres des événements à venir et des discussions importantes dans leur domaine.

Selon Brian Steenson, responsable des connaissances chez Syngenta, les réseaux P&S de l'entreprise sont actifs et dynamiques. Avec l'aide de communications cohérentes et d'une image de marque forte, tous les employés de la fonction sont bien conscients des réseaux et de leurs avantages. Les employés savent qu'ils peuvent gagner du temps en se tournant vers les réseaux lorsqu'ils ont une question ou un problème, et qu'ils peuvent faire progresser leur carrière en réseautant et en participant aux discussions. Les responsables P&S constatent que les réseaux aident la fonction à augmenter ses capacités d'innovation et à retenir les talents.

À emporter :commencez petit, commencez maintenant

Comme le montre l'exemple de Syngenta, un réseau florissant de communautés aide les employés à développer leur expertise, à se connecter avec les autres et à être plus productifs. Cependant, il est important de savoir que vous n'avez pas besoin de plusieurs communautés pour en tirer des avantages. Il est judicieux de commencer avec un seul groupe pilote concentré dans un domaine qui a vraiment besoin de collaborer. Ensuite, vous pouvez vous appuyer sur votre succès pour développer un programme communautaire qui aide les employés à partager des ressources et à renforcer les relations tout au long de la chaîne d'approvisionnement.

Lauren Trees est responsable de la recherche principale, gestion des connaissances, et Mercy Harper est analyste-rédactrice pour APQC.