Cinq étapes que les expéditeurs peuvent utiliser pour surveiller les coûts UPS

Après des mois de négociations contractuelles entre United Parcel Service et la Fraternité internationale des Teamsters, le négociateur en chef du syndicat a annoncé que le syndicat était parvenu à un accord de principe.

La mise à jour du contrat UPS offrait un salaire de départ de 13 $ l'heure, sans augmentation supplémentaire pour les travailleurs à temps partiel actuels. Ceci malgré le fait qu'au début des négociations, la plus grande demande des travailleurs internes à temps partiel était en grande partie un salaire de départ de 15 $, avec des augmentations de rattrapage pour les personnes sous-payées depuis des années. Bien que 54 % des employés d'UPS aient voté « non » pour empêcher la ratification de l'accord de principe, le directeur de la division des colis des Teamsters, Denis Taylor, a semé la confusion en annonçant que le contrat d'UPS était ratifié.

Bien que la débâcle de la mise à jour du contrat UPS ne soit pas encore terminée, il semble qu'UPS cherche à récupérer son augmentation de salaire auprès des expéditeurs. Le transporteur a annoncé un taux d'augmentation général de 5,9% pour 2019 et a augmenté plusieurs suppléments. Vous trouverez ci-dessous les points saillants des nouveaux tarifs UPS.

• Les frais de dépassement des limites maximales ont augmenté de 200 $ pour les colis pesant plus de 150 lb, dépassant 108 pouces de longueur ou dépassant un total de 165 pouces de longueur et de circonférence combinés.

• Les suppléments de manutention supplémentaires ont augmenté de près de 19 %, selon le type de manutention supplémentaire encourue (longueur, largeur ou en fonction de l'emballage).

• Les frais de facturation tiers sont passés de 2,5 % à 4,5 %, soit une augmentation de 80 % d'une année sur l'autre.

• Le supplément pour les colis volumineux a augmenté pour les adresses de livraison commerciales, passant de 80 $ à 95 $, soit une augmentation de 19 %. Le supplément pour colis volumineux pour les envois résidentiels est passé de 90 $ à 115 $, soit une augmentation de 28 %.

Dans un monde où la livraison gratuite détermine avec qui les consommateurs achètent, ces nouveaux tarifs peuvent entraîner des frais d'expédition élevés et, en fin de compte, l'abandon du panier. Par conséquent, pour fidéliser vos clients et rester compétitif, vous devez renégocier votre contrat UPS. Étant donné que les contrats UPS sont complexes et compliqués, voici cinq conseils de négociation de contrat pour vous assurer d'obtenir les meilleurs tarifs d'UPS.

Examiner les suppléments

Bien que les suppléments représentent une part importante des revenus d'UPS, la bonne chose est qu'ils sont négociables. La première étape pour éviter que les suppléments ne grugent vos bénéfices est de connaître les différents types de suppléments d'UPS et de comprendre l'impact de ces suppléments sur vos frais d'expédition.

Effectuez un audit pour comprendre combien vous payez pour les suppléments, quels sont ces suppléments et quand ils sont appliqués. Recherchez les suppléments qui ont le plus grand impact sur vos coûts et ciblez-les pour des exonérations ou des réductions. Si des suppléments ne sont pas clairs, demandez des éclaircissements à votre représentant de transporteur.

Les suppléments UPS sont souvent ajoutés à votre facture une fois l'expédition effectuée, ils peuvent donc être difficiles à contrôler. Pour garder un œil sur vos suppléments, examinez votre facture d'expédition pour voir combien de composants supplémentaires vos factures d'expédition contiennent, identifiez les suppléments qui ne s'appliquent pas et filtrez-les lors de la négociation de votre contrat. Étant donné que le suivi de vos suppléments vous-même peut prendre beaucoup de temps, envisagez de sous-traiter cette tâche à un prestataire logistique tiers.

Ayez une référence

Bien que vous ne puissiez pas empêcher les représentants des transporteurs de parler des excellents tarifs UPS, vous pouvez évaluer la qualité des termes et de la structure de votre contrat en les comparant. L'analyse comparative vous permet de comparer les composantes de votre contrat avec celles de vos pairs et vous donne une idée de ce qu'est un taux équitable. Cela vous évite de laisser de l'argent sur la table et augmente la probabilité de négocier le taux le plus bas possible.

Bien que les informations d'analyse comparative d'UPS ne soient pas facilement accessibles aux expéditeurs, vous pouvez découvrir le type de prix ou de remises que d'autres ont négociés en discutant avec des pairs de votre secteur, les commentaires des transporteurs ou en contactant des sociétés de logistique tierces proposant des informations d'analyse comparative et des conseils. .

Les remises qu'UPS accorde sont largement basées sur l'analyse par les transporteurs du profil d'un expéditeur, et d'autres facteurs qui sont directement liés aux inducteurs de coûts du transporteur. Utilisez donc l'analyse de données pour identifier les expéditeurs de votre secteur avec lesquels vous partagez des profils d'expédition similaires, et utilisez-les pour déterminer la bonne référence. Sélectionnez également des indicateurs de performance clés spécifiques à comparer pour vous assurer que les bonnes questions sont posées et que les mesures pertinentes sont utilisées.

Connaître votre profil d'expédition

Pour rester rentable, UPS s'appuie sur des analyses avancées et l'intelligence artificielle pour analyser votre profil d'expédition et déterminer les remises à vous offrir. Cependant, vous pouvez déjouer le transporteur en connaissant mieux votre profil d'expédition qu'UPS et en utilisant vos connaissances pour trouver des opportunités de négociation qui correspondent à votre profil d'expédition.

Lors de la création de votre profil d'expédition, utilisez des outils d'analyse avancés pour collecter des points de données tels que la répartition du poids, la densité de livraison et les dépenses supplémentaires. Assurez-vous également que vos données sont exactes et complètes, et suivez vos sources de données en temps réel pour créer un portrait détaillé des habitudes d'expédition de votre entreprise. Pour traduire les points de données dans les factures de vos transporteurs et les accords de prix à un niveau granulaire, utilisez des outils d'analyse avancés. Cela vous permettra de visualiser vos données, d'avoir une vue à 360 degrés de votre expédition et d'identifier les aspects de votre contrat qui ne fonctionnent pas pour votre entreprise.

Une fois que vous avez une idée claire de votre profil d'expédition, découvrez les facteurs qu'UPS prend en compte pour déterminer jusqu'où il peut aller en termes de prix, et adaptez votre négociation de manière à montrer à UPS que vos envois sont précieux. Par exemple, la taille n'a pas toujours d'importance pour UPS. Le transporteur s'intéresse davantage à la façon dont vos colis voyagent sur son réseau et à la rentabilité de leur transport d'un point A à un point B. Ainsi, si votre profil d'expédition montre que votre emplacement correspond aux itinéraires de livraison et aux centres de distribution critiques, vous pouvez négocier sur prix.

Utilisez d'autres transporteurs comme levier

Les transporteurs classent les demandes de tarification dans l'une des trois catégories de clients :

• Rétention : Le transporteur actuel conserve la grande majorité des affaires disponibles.
• Pénétration : Le transporteur détient déjà la majorité de l'activité, mais a la possibilité de gagner plus de volume.
• Conversion : Un nouveau client, où le transporteur est peu ou pas présent.

Étant donné que la fidélité n'est souvent pas récompensée dans les relations transporteur-expéditeur, vous devez faire en sorte qu'UPS travaille pour conserver votre entreprise. Cela signifie agir comme un client de conversion. Étant donné que les clients convertis sont prêts à transférer leur volume d'un transporteur à un autre, les transporteurs leur accordent des remises importantes pour les inciter à déplacer leur entreprise. Compte tenu de ce qui précède, tirez parti des fournisseurs de livraison alternatifs tels que le service postal américain et des transporteurs régionaux lors de la renégociation de votre contrat avec UPS. Le fait d'avoir plusieurs transporteurs sur votre offre vous donne un effet de levier lors des négociations et peut créer la pression nécessaire pour faire passer UPS en mode d'acquisition d'entreprise et vous obtenir le meilleur tarif pour vos envois.

Vous pouvez demander des devis aux transporteurs ou utiliser des sites de comparaison d'expéditions pour trouver quels autres fournisseurs de livraison facturent les expéditions, et tirer parti de l'écart pour négocier un accord plus solide avec UPS. Par exemple, vous pouvez demander à UPS de s'aligner sur les suppléments carburant FedEx ou d'annuler votre facturation à un tiers. Bien qu'UPS ne soit peut-être pas immédiatement en mesure de faire correspondre certains des services ou des alternatives de réseau dont disposent les opérateurs, vous pouvez demander à UPS de proposer des tarifs spéciaux pour compenser tout inconvénient de service perçu. Lorsque vous utilisez cette stratégie de négociation, gardez à l'esprit que vous ne pourrez peut-être pas obtenir une comparaison de pommes à pommes. Examinez donc l'ensemble de chaque contrat et évaluez celui qui sera le plus avantageux pour votre entreprise.

Obtenir une aide externe

Si une approche DIY est une bonne idée pour l'artisanat, ce n'est pas la meilleure stratégie à adopter lors de la renégociation de votre contrat. Les transporteurs sont formés pour vendre des accords d'expédition qui maximisent les profits et se concentrent sur des services à valeur ajoutée qui ne s'appliquent pas à votre profil d'expédition. Ainsi, le fait d'avoir un employé sans expérience en négociation de contrat pour gérer votre contrat ne vous aidera pas beaucoup à débloquer une réduction de vos frais d'expédition.

Plutôt que de laisser la renégociation de votre contrat à vos employés, envisagez de faire appel à un consultant tiers pour vous aider dans vos négociations. Forts de leur expérience dans le secteur, les consultants négocient des dizaines de contrats chaque année et peuvent vous aider à identifier les meilleures parties de votre accord pour cibler des suppléments ou des prix planchers spécifiques. Onze pour cent des principaux expéditeurs de colis aux États-Unis ont embauché des consultants en chaîne d'approvisionnement pour négocier leurs contrats FedEx, UPS et DHL. Ces expéditeurs rapportent que les consultants en colis ont réduit les coûts d'expédition jusqu'à 49 % par rapport à ce que l'entreprise avait pu négocier elle-même.

Lors de la sélection d'un consultant, recherchez-en un qui utilise une approche basée sur les données pour analyser l'accord de colis et les dépenses de fret. Pensez également à un consultant qui peut vous aider à sélectionner un nouveau transporteur, à exécuter un nouveau contrat et à valider l'exactitude de votre nouveau contrat si vous décidez de changer de transporteur.

Ne laissez pas d'argent sur la table

En plus des conseils ci-dessus, lisez les petits caractères, examinez vos dépenses maximales et ayez une relation solide avec votre représentant de transporteur. Gardez à l'esprit que la négociation d'un contrat rentable n'est qu'un début. Assurez-vous qu'UPS respecte les nouvelles conditions de votre contrat en examinant chaque facture pour confirmer que les tarifs et les frais sont corrects et que chaque colis est livré à temps.

Hariesh Manaadiar est un écrivain collaborateur et consultant en expédition et fret avec Shipware .