Les fabricants écoutent ! Exploitez le Cloud ou arrêtez maintenant

Pour de nombreuses organisations, le Cloud est encore une question de stockage et de sauvegarde. Pour les organisations qui regardent au-delà, le Cloud peut être transformationnel, permettre...

Pour de nombreuses organisations, le Cloud est encore une question de stockage et de sauvegarde. Pour les organisations qui regardent au-delà, le Cloud peut être transformationnel, permettant aux entreprises de rivaliser efficacement sur un marché dominé par de grandes entreprises.

Pourquoi commencer par les comptes fournisseurs ?

Traditionnellement, les fabricants reçoivent un grand nombre de factures fournisseurs. Le traitement manuel des factures prend beaucoup de temps et de ressources, tant humaines que financières. De plus, il peut être difficile d'atteindre une précision totale lors des processus manuels, car il y a toujours un risque d'erreur.

Cette difficulté est aggravée dans l'environnement de fabrication moderne, où les factures arrivent dans différents formats à partir de divers endroits. Les factures arrivent désormais sur papier, à partir de systèmes en ligne, dans des e-mails et au format PDF. Des processus manuels compliqués peuvent pousser le délai d'exécution au-delà de 14 jours, risquant d'entraîner des frais de règlement tardif et de manquer l'occasion de bénéficier de remises pour paiement anticipé et d'améliorer les relations avec les fournisseurs.

Bien que les grandes entreprises aient tendance, statistiquement, à être moins performantes pour payer leurs factures à temps, elles disposent des liquidités et de la capacité financière nécessaires pour absorber les frais de règlement tardif. Ce n'est pas le cas pour les nombreuses organisations qui ont moins accès à un financement fiable et cohérent et moins de liquidités disponibles pour absorber les charges. Une gestion AP efficace combat ce problème, en évitant les relations endommagées avec les fournisseurs qui peuvent refuser de conclure des accords futurs s'ils trouvent une entreprise peu fiable.

Le succès d'une entreprise manufacturière dépend de l'efficacité des lignes de production. L'automatisation des processus administratifs libère des ressources qui peuvent être utilisées dans d'autres services à valeur ajoutée, comme le maintien de la production locale et la réduction du besoin d'externalisation. Lorsque la production est déjà répartie entre plusieurs bureaux mondiaux, les factures peuvent être téléchargées localement, traitées automatiquement et gérées au siège de l'entreprise.

Poser les bases de l'automatisation avec AP permet à une organisation de commencer par le processus de base, avant de s'étendre à l'ensemble de la suite de processus financiers. Les fabricants peuvent ensuite automatiser le traitement des commandes clients, des bons de livraison et des demandes d'achat. Construire l'automatisation de la suite financière de cette manière maximise à la fois la productivité et le retour sur investissement.

Comment le cloud peut-il vous aider ?

Le Cloud est l'infrastructure dans laquelle une application ou un programme peut s'exécuter simultanément sur plusieurs ordinateurs différents. Alors qu'il peut faire référence à d'autres types de réseaux, le Cloud computing fait normalement référence à Internet. En ce sens, une entreprise peut donner accès à un logiciel, mais le stockera sur son serveur central plutôt que de délivrer au client une copie physique. Les clients peuvent ensuite accéder et utiliser le logiciel en se connectant à Internet et en se connectant au serveur sécurisé. Il s'agit du modèle de logiciel en tant que service (SaaS).

Comme le logiciel est exécuté sur le serveur central du fournisseur, il n'est pas nécessaire pour le client de stocker et d'exécuter le logiciel sur son ordinateur, ce qui libère de la mémoire sur l'ordinateur et augmente les performances.

AP cloud

L'utilisation d'un SaaS basé sur le cloud pour automatiser la fonction AP de back-office permet l'adoption d'une solution complète pour la capture et le traitement des factures avec une implication informatique ou un investissement minimal dans du matériel et des logiciels supplémentaires.

Les solutions les plus efficaces extraient automatiquement les données des documents, en comprenant la différence entre (par exemple) un texte qui est une adresse ou un nom de société et un numéro de bon de commande. En automatisant l'extraction de ces informations, les fabricants peuvent automatiquement faire correspondre les factures aux bons de commande et aux bons de livraison. Lorsque tous les documents pertinents sont disponibles et que les informations correspondent, le logiciel peut traiter les factures pour paiement et stocker en toute sécurité les informations ensemble dans le Cloud.

Les fabricants sont mieux placés que jamais pour automatiser complètement les processus commerciaux. Historiquement, du matériel, des logiciels et une infrastructure supplémentaires coûteux ont été nécessaires dès le départ, laissant l'automatisation complète des processus à la disposition exclusive des grandes organisations. Le modèle SaaS permet aux fabricants encore plus petits d'obtenir les mêmes résultats sans l'investissement initial et avec un temps de mise en œuvre extrêmement rapide. En quelques semaines, les responsables peuvent approuver les factures en externe, même en dehors du bureau.

Pour de nombreuses organisations, le déplacement de l'automatisation des processus métier vers le Cloud renforcera la sécurité. Assurer les niveaux de sécurité et de redondance qu'un fournisseur de services SaaS ou Cloud aura mis en place est extrêmement coûteux avec une infrastructure locale. Par conséquent, le passage d'une configuration informatique locale à un service basé sur le cloud peut améliorer la sécurité et accroître l'efficacité de l'entreprise.

Positionner les fabricants pour la croissance

Outre le traitement des factures, la gestion des paiements, la planification des flux de trésorerie et le maintien de la fluidité de la chaîne d'approvisionnement, les fabricants doivent garantir une trace papier efficace pour l'audit. L'utilisation de la fonctionnalité Cloud permet aux entreprises de rationaliser les fonctions financières et de réduire considérablement le temps nécessaire pour assurer la conformité. Les services d'automatisation cloud permettent aux entreprises de toutes tailles de numériser chaque facture à son arrivée, garantissant immédiatement qu'une copie est stockée en ligne en toute sécurité. Les systèmes de facturation basés sur le cloud positionnent les fabricants pour la croissance, leur permettant de tirer parti d'un déploiement flexible des ressources et de la capacité de redimensionner efficacement l'activité commerciale. Un gain de temps de 75 % pour les fonctions financières est courant, en particulier pour les entreprises qui ont un grand nombre de fournisseurs et doivent traiter plus de 5 000 factures par an.

Le traitement des factures ne prend plus le temps précieux des décideurs. Les gestionnaires peuvent plutôt se concentrer sur le petit nombre d'exceptions identifiées par le logiciel. Ceux-ci peuvent être approuvés de n'importe où :sur un smartphone, un PC ou une tablette. Plutôt que d'avoir à passer un temps précieux au bureau à traiter des piles de factures, les responsables sont libres de développer l'entreprise, d'améliorer les relations avec les fournisseurs et de rivaliser avec les meilleurs du marché.

Une étude menée par ReadSoft a révélé que 77 % des fabricants pensaient que la croissance était freinée par le traitement manuel des commandes, 61 % des entreprises recevant toujours des commandes papier qui doivent être traitées manuellement. En automatisant le processus AP de base, les organisations sont positionnées pour la croissance grâce à la technologie. Il s'agit alors d'une étape claire et simple vers l'automatisation des commandes clients et une réduction de 42 % du délai d'exécution des commandes clients.