Dix conseils de bonnes pratiques pour la RPA :vues de UiPath, Blue Prism et Kofax

Conseil sur les meilleures pratiques RPA :faites attention aux trois T

L'éléphant dans le salon :déploiement de la RPA

Les entreprises ont tendance à adopter la RPA à petite échelle, puis à s'arrêter :le déploiement s'arrête. Cela a conduit à affirmer que la RPA est surestimée ; un certain cynisme.

L'évangéliste en chef de Guy Kirkwood UiPath l'a exprimé ainsi :"Les organisations et les partenaires de mise en œuvre utilisent la RPA comme première étape sur le chemin de la transformation numérique, car elle est relativement rapide et bon marché. Ils disent "nous allons vous emmener dans un voyage de transformation numérique, utilisons RPA pour commencer pour réduire les coûts, augmenter l'efficacité et vous mettre dans un état d'esprit numérique". Ce qui se passe cependant, c'est qu'après un certain temps, ils calent. Ils ont un champion, qui le répartit dans un département, peut-être plusieurs, par exemple les finances, les ressources humaines et les achats, mais comment allons-nous l'intégrer au service client ?"

Un certain nombre d'experts en RPA à qui nous avons parlé ont basé leurs conseils sur la manière de surmonter ce défi.

Conseil de bonne pratique RPA 1 :Méfiez-vous de l'appel de la sirène

Selon la mythologie grecque, les sirènes, créatures à l'apparence de belles femmes, attiraient les marins pour qu'ils dirigent leurs navires trop près du rivage, où leurs navires s'écrasaient contre les rochers.

RPA semble être comme ça. À première vue, il est facile à utiliser et peut être mis en œuvre au sein d'un service.

Jane Conroy, Customer Success Director chez Blue Prism, déclare que « c'est presque comme si les premiers utilisateurs pensaient que parce que l'outil lui-même était si facile à utiliser, ils pensaient "nous l'avons atteint, nous savons ce que nous faisons maintenant". Et ils ne le font pas. Parce qu'ils doivent construire les fondations. Ils ont compris qu'ils avaient un outil avec lequel ils pourraient potentiellement faire quelque chose, mais ils doivent encore construire une analyse de rentabilisation."

Bonne pratique RPA :ne le faites pas dans l'ombre

Chris Huff, directeur de la stratégie chez Kofax, conseille d'impliquer la main-d'œuvre, ceux que cela va affecter, que cela va autonomiser, dès le début. "C'est la gestion du changement 101", dit-il, "mais ce sont souvent ces choses douces qui manquent lorsque vous faites de l'automatisation."

Chris a quelques conseils spécifiques :il a suggéré de créer une courte vidéo de deux minutes et demie enregistrant la phase pilote. « Commencez par interroger les travailleurs impliqués dans le projet dès le début ; demandez-leur ce qu'ils pensent de l'automatisation. En règle générale, ils s'asseyaient, croisaient les bras et avaient un air raide sur leur visage parce qu'ils avaient peur de l'incertitude. " Est-ce que ça va me remplacer, est-ce que je vais perdre mon emploi, est-ce que je ne vais pas pouvoir subvenir aux besoins de ma famille ? " Ensuite, après 45 à 60 secondes, parlez aux mêmes personnes à mi-chemin du pilote, généralement au bout de trois semaines environ. Vous voyez souvent qu'ils se sont relâchés et qu'ils commencent à parler du robot comme si c'était vraiment un collègue et que cela les aidait, leur permettant d'agir plutôt que, par exemple, de collecter des données. Puis vent avant jusqu'à la fin du pilote; généralement, vous voyez les mêmes personnes "se pencher, sourire parce que" nous venons de réduire des heures de travail transactionnel "qu'elles n'ont jamais voulu faire"

Conseil de bonnes pratiques RPA 3 :Centre d'excellence

Chris Huff de Kofax a son propre conseil pour surmonter le problème du déploiement qui consiste à « concevoir votre centre d'excellence dès le premier jour ». Pour Chris, la clé réside dans la préparation, la discussion sur la RPA et la manière dont elle sera mise en œuvre. "Lorsque vous commencez à en parler, c'est à ce moment-là que vous commencez à identifier les rôles et les responsabilités que les gens doivent jouer et que vous commencez à élaborer un plan de mise en œuvre", dit-il. "Ne pensez pas" oh, nous y reviendrons dans la phase deux, les défis à plus long terme "doivent absolument être discutés lors de la phase un."

Conseil de bonnes pratiques RPA quatre :les trois T :formation, formation et formation

Jane Conroy de Blue Prism l'a exprimé ainsi :"Ils n'auraient pas envisagé de former l'analyste commercial sur la façon de comprendre les capacités d'un outil automatisé, car ils le voient simplement comme n'importe quelle autre application informatique et ce n'est pas . Ce n'est pas la même chose. C'est très, très différent. Et vous devez avoir un changement d'esprit presque complet en tant qu'organisation lorsque vous cherchez à développer ces travailleurs numériques au sein de votre organisation.“

Ces jours-ci, tous les acteurs clés mettent l'accent sur la formation - Guy Kirkwood d'UiPath souligne que c'est gratuit. Utilisez autant que possible la formation.

Conseil 5 :Comment allez-vous utiliser l'outil ?

"C'est une chose philosophique et culturelle avec chaque entreprise", déclare Jon Theuerkauf, avocat en chef de la clientèle pour Blue Prism. "Lorsque je conseille les clients, je leur suggère de penser à reproduire les capacités dont dispose aujourd'hui votre main-d'œuvre humaine, mais à l'intérieur d'une plate-forme numérique."

Conseil 6 :Comment allez-vous utiliser l'outil ? Sécurité et évolutivité du produit RPA

La sécurité devient un problème de plus en plus important à mesure que la RPA est déployée dans une entreprise. Pour Jon Theuerkauf, la sécurité et l'évolutivité sont liées, "parce que si vous êtes sécurisé, alors vous pouvez évoluer. Vous n'avez pas de problèmes avec votre service des risques, votre service de conformité, votre service d'audit, votre service des opérations. Personne ne remet en question, car ils sont déjà convaincus qu'il s'agit d'un produit sécurisé et n'ont pas à s'en soucier. »

Bonne pratique RPA 7 :réfléchissez à la facilité avec laquelle l'outil peut être consommé et utilisé dans l'environnement dans lequel vous l'installez

Revenant à Jon Theuerkauf de Blue Prism :"Lorsque vous commencez à ajouter tous les composants supplémentaires que vous devez ajouter pour créer une solution entièrement automatisée, vous devez acheter d'autres composants, le coût augmente."

Bonne pratique RPA 8 :travaillez comme demain

Chris Huff de Kofax explique :« Il s'agit d'aller d'ici à là, il s'agit de travailler là où vous voulez être. Cela est lié à la transformation numérique :appliquer la RPA pour adopter la philosophie beaucoup plus rapide, plus flexible et plus ouverte au changement que la transformation numérique prend en charge.

Conseil de bonnes pratiques RPA 9 : pensez différemment

Jane Conroy, de Blue Prism, déclare :« Construisez l'analyse de rentabilisation. Regardez-le stratégiquement. Vous devez penser que les processus changent, que les organisations changent. Votre travailleur numérique est-il préparé à ce changement ? Vous devez donc également examiner les modèles de propriété. Vous devez examiner votre coût de mise en œuvre et également votre coût de service.

Conseil de bonnes pratiques RPA 10 :consultez des experts

Guy Kirkwood d'UiPath déclare :"Nous ne prétendons pas tout savoir, c'est pourquoi nous recommandons à tous ceux qui mettent en œuvre la RPA de suivre un guide étape par étape de mise en œuvre produit par le cabinet d'analystes Everest Group.

"Everest a passé un temps incroyable à produire le livre de jeu RPA. Il est indépendant de la technologie, et c'est de loin le meilleur guide étape par étape, du pilote au sommet, où il est diffusé dans toute l'organisation."

Ce Playbook est disponible gratuitement sur UiPath