Regarder au-delà de l'automatisation robotique des processus

Aucune technologie d'automatisation n'est une baguette magique ; un équilibre doit être trouvé entre les capacités et la main-d'œuvre.

L'automatisation robotique des processus (RPA) transforme l'expérience d'assistance numérique. Le marché mondial des logiciels RPA devrait atteindre près de 2 milliards de dollars en 2021 selon les derniers chiffres de Gartner, et il ne fait aucun doute que l'optimisation des processus a occupé une place plus importante dans l'agenda des conseils d'administration d'entreprise au cours des 12 derniers mois.

Mais alors que les progrès ont facilité l'automatisation complète de nombreuses tâches banales et manuelles, certaines entreprises ont constaté que leur productivité et leur capacité d'automatisation ont plafonné. Alors, pourquoi est-ce ?

Alors que les entreprises s'efforcent d'améliorer leur efficacité, il est facile de tomber dans le piège de croire que la technologie peut tout résoudre. Cependant, l'interdépendance des personnes et de la technologie ne doit pas être sous-estimée. Les organisations doivent trouver le juste équilibre entre les deux.

Lors de l'intégration de la RPA dans une entreprise, il y a quelques étapes clés à prendre en compte.

Regardez avant de sauter

En termes simples, pour réinventer le processus, vous devez d'abord le comprendre. Au fur et à mesure que la RPA s'est accélérée, certaines organisations ont été coupables de sauter avant de déterminer exactement comment et où la RPA pourrait bénéficier à leur entreprise.

L'analyse des utilisateurs est essentielle pour fournir une vue complète des processus numériques, permettant aux responsables commerciaux et informatiques de commencer à brosser un tableau des domaines où des gains d'efficacité clés peuvent être réalisés.

Évaluez les outils qui offrent un meilleur aperçu des tâches et des processus quotidiens que les employés effectuent sur les applications logicielles. Les informations les plus précieuses iront au-delà de la cartographie des processus au niveau de la surface et fourniront des informations qui peuvent vous fournir une feuille de route pour la RPA.

Des informations telles que la façon dont les utilisateurs interagissent avec les plates-formes, les tâches qui sont corrigées à plusieurs reprises ou celles qui durent le plus longtemps aideront non seulement à identifier les processus à automatiser, mais aussi à mettre en évidence les domaines dans lesquels le logiciel doit mieux fonctionner pour les employés.

Définissez une approche à deux volets

Il existe toute une série de raisons pour lesquelles un processus peut ne pas convenir à l'automatisation, mais vous devez tenir compte de facteurs tels que le temps qu'il faudra pour l'automatiser et le nombre d'étapes du processus nécessitant une intervention humaine. De manière générale, plus le processus est logique et facile à définir, plus il est rapide et facile à automatiser.

Avec une vue globale des processus de votre organisation, vous serez en mesure d'identifier les processus qui peuvent et doivent être automatisés, ainsi que ceux où les personnes sont les principaux moteurs. Cela sera non seulement crucial pour atteindre une plus grande efficacité, mais aussi pour démontrer les avantages aux employés et une compréhension de leur place dans cette nouvelle façon de travailler.

Réfléchissez aux endroits où le perfectionnement ou le partage des connaissances pourraient être nécessaires pour vous assurer que les employés sont équipés pour prendre en charge l'automatisation. C'est bien beau d'avoir la technologie en place, mais elle ne fonctionnera pas efficacement sans les bonnes personnes et sans l'adhésion à ses côtés. La relation entre les personnes et la technologie va devenir encore plus importante à mesure que les capacités de RPA et d'autres apprentissages basés sur la machine progresseront au cours des prochaines années.

Autonomiser les gens dans le flux de travail

Ce n'est pas parce que vous ne pouvez pas entièrement automatiser un processus qu'une plus grande efficacité ne peut pas être atteinte. Pour les processus où les personnes sont essentielles, réfléchissez à la manière dont vous pouvez les responsabiliser dans le flux de travail. De nombreuses entreprises se tournent désormais vers cette forme d'assistance numérique, allant au-delà des méthodes de communication traditionnelles telles que les e-mails ou les centres de ressources en ligne.

La diffusion de communications « dans le flux de travail », par exemple via des fenêtres contextuelles ou des notifications intégrées à l'application, garantit aux employés les outils et les conseils nécessaires pour résoudre rapidement les problèmes. Il réduit également le changement de contexte - l'action de passer d'une application à l'autre tout au long de la journée. Il s'agit d'une étape clé pour unifier l'expérience numérique des employés et garantir que les logiciels fonctionnent mieux pour les personnes qui les utilisent le plus.

N'oubliez pas que les KPI sont rois

Si vous réinventez un processus, vous devriez également réimaginer les métriques. Comme pour tout investissement technologique, disposer de mesures clairement définies est essentiel pour garantir le succès de la RPA dans l'environnement de l'entreprise, mais cela sera également essentiel pour surveiller toute amélioration apportée au flux de travail des employés.

Les indicateurs de performance clés (KPI) doivent être liés aux résultats commerciaux à long terme tels que la productivité et les économies de coûts. Cela sera crucial pour obtenir l'adhésion de la direction, ainsi que pour démontrer les avantages de la RPA à l'ensemble des employés de votre organisation.