L'automatisation mettra-t-elle fin au rôle d'assistant administratif ?

Le rôle d'assistant administratif est un incontournable des entreprises depuis de nombreuses décennies. Même les plus petites entreprises jugent bon d'employer une sorte d'assistant administratif ou de réceptionniste pour s'occuper des tâches quotidiennes. C'est leur travail de répondre aux e-mails, de planifier des réunions, de répondre aux appels, etc.

L'avantage d'embaucher quelqu'un comme ça, c'est qu'il s'occupe de beaucoup de choses dans les coulisses, ce qui vous libère du temps pour vous concentrer sur des tâches plus importantes.

Ce travail a également été bénéfique pour les employés car il représente généralement une carrière de débutant. Essentiellement, vous n'avez besoin d'aucune qualification pour devenir assistant administratif, mais cela vous permet de mettre le pied sur l'échelle d'une grande entreprise.

Cependant, ces derniers temps, un nouveau joueur est entré dans le jeu d'administration. Le concept d'automatisation a fait irruption dans les bureaux et les entreprises du monde entier, offrant une alternative à l'approche traditionnelle. Au lieu d'un assistant administrateur effectuant de nombreuses tâches, un logiciel s'en charge pour vous.

Cela nous amène au principal point de discussion de cet article :l'automatisation entraînera-t-elle la fin du rôle d'assistant administrateur ? Pour répondre à cette question, nous devons discuter de ce qu'est l'automatisation administrative, des possibilités qu'elle offre, ainsi que des avantages et des inconvénients.

Qu'est-ce que l'automatisation administrative ?

En termes simples, il fait référence à tout type de technologie utilisée pour automatiser une tâche administrative. Bien sûr, l'automatisation consiste à faire les choses automatiquement, avec peu ou pas d'intervention de votre part.

En règle générale, il vous suffit d'installer le logiciel et de définir les paramètres, et le logiciel fait le reste. L'idée est que vous n'avez pas à vérifier constamment les choses et à accomplir les tâches au fur et à mesure qu'elles arrivent. Tout est fait pour vous par divers logiciels d'automatisation.

De plus, l'automatisation fait généralement appel à d'autres technologies, telles que l'intelligence artificielle et l'apprentissage automatique. Toutes ces choses fusionnent pour offrir la meilleure fonctionnalité. Comme vous le verrez dans la section suivante, l'IA et l'apprentissage automatique sont utilisés pour aider à automatiser diverses tâches dans le monde des affaires.

Quelles sont les possibilités de l'automatisation de l'administration ?

C'est un point clé car vous devez savoir ce qui est capable d'automatiser dans le domaine de l'administration. Quelles tâches pouvez-vous déjà effectuer en utilisant différents logiciels ? Cela vous indique en grande partie si vous pouvez remplacer de manière réaliste un assistant administrateur par un logiciel !

Automatisation des e-mails

L'une des formes les plus courantes d'automatisation de l'administration concerne les e-mails. Essentiellement, vous pouvez télécharger des logiciels ou des plug-ins qui répondent aux e-mails pour vous. Lorsque quelqu'un vous envoie un message, il reçoit une réponse instantanée le remerciant pour le message, lui disant que vous répondrez correctement en temps voulu.

Dans certains cas, la technologie est suffisamment intelligente pour taper une réponse authentique, en particulier si quelqu'un pose une question. Le logiciel peut être programmé pour reconnaître certaines questions et relayer les bonnes réponses. Ce n'est pas raffiné pour le moment, mais il y a beaucoup de potentiel pour l'avenir.

De même, vous pouvez envoyer automatiquement des e-mails lorsque quelqu'un vous a acheté quelque chose ou s'est inscrit à une liste de diffusion. Encore une fois, ceux-ci sont générés sans que vous ayez à taper quoi que ce soit. Auparavant, un assistant administrateur recevait des notifications de vente et envoyait l'e-mail manuellement.

Création de facture

Créer des factures n'est jamais amusant, mais cela doit être fait si vous voulez être payé. Encore une fois, l'automatisation entre en jeu pour vous faciliter la vie.

Vous pouvez utiliser un logiciel qui crée instantanément des factures à envoyer à d'autres personnes. Vous pouvez choisir un exemple de facture, puis générer celle que vous préférez. Cela vous évite d'écrire et d'établir manuellement une facture pour chaque transaction.

De même, vous pouvez utiliser un logiciel qui génère et envoie des factures en un clic. Il gère l'une des tâches les plus chronophages de votre entreprise, ce qui vous laisse plus de temps pour vous concentrer sur ce qui compte le plus.

Paiements automatiques

Si vous avez des employés, ils doivent être payés tous les mois. Encore une fois, vous pouvez utiliser un assistant administrateur pour gérer votre logiciel de paiement et tout envoyer. Mais l'automatisation vous permet de mettre en place un système dans lequel chacun reçoit son salaire à une date précise chaque mois.

Vous n'avez rien à faire, sauf si vous devez apporter des modifications aux paiements. Tout se passe en coulisses, vous n'avez donc pas à faire face à toutes les difficultés financières.

De plus, vous pouvez mettre en place un système similaire pour payer toutes les factures. Au lieu de vous soucier de payer les choses à temps, vous disposez d'un système où l'argent est automatiquement prélevé à une date précise. Cela vous simplifie la vie dix fois !

Planifier des rendez-vous

C'est là que les choses deviennent très intéressantes. Auparavant, un assistant administrateur était nécessaire pour vous aider à créer un calendrier. Si vous deviez prendre rendez-vous, vous diriez à votre assistant de le noter dans votre agenda. Ils vous appelaient ou vous parlaient quand vous aviez des choses à faire. Maintenant, tout cela peut être fait avec un assistant virtuel sur votre smartphone.

Une IA comme Siri peut écouter vos demandes et apporter automatiquement des ajustements à votre calendrier. Par exemple, vous pouvez parler à votre téléphone et lui dire de programmer une réunion pour vendredi à midi. En un instant, cette réunion sera ajoutée à votre calendrier.

C'est un exemple parfait d'IA et d'automatisation travaillant ensemble. L'intelligence artificielle traite ce que vous dites et suit automatiquement la commande.

En toute honnêteté, il existe de nombreuses autres façons d'utiliser l'automatisation dans le monde de l'administration. Malheureusement, nous ne pouvons pas tous les parcourir ou vous serez ici toute la journée ! Utilisez plutôt ces exemples pour vous mettre en appétit.

Quels sont les avantages de l'automatisation de l'administration ?

L'avantage évident de l'automatisation de l'administration est qu'elle permet d'économiser du temps et de l'argent. Lorsque les choses sont faites automatiquement, vous n'avez pas à vous soucier d'un assistant prenant des années pour accomplir une tâche. Si vous avez besoin que quelque chose se produise, cela se produit chaque fois que vous le commandez. D'un point de vue financier, l'automatisation est beaucoup plus abordable.

Il en coûte beaucoup d'argent pour embaucher un employé et lui verser son salaire. Sans parler des avantages dont ils bénéficient également. Avec l'automatisation de l'administration, vous ne payez que pour le logiciel dont vous avez besoin. Bien sûr, il peut s'agir d'un paiement mensuel, mais il est peu probable que vous dépensiez 20 000 $ par an !

Il y a aussi l'argument selon lequel l'automatisation supprime l'erreur humaine. Après tout, tout le monde fait des erreurs de temps en temps.

Il peut s'agir d'une faute d'orthographe dans un e-mail, d'une erreur de calcul lors de l'envoi d'une facture, etc. Ils semblent être des problèmes mineurs, mais ils peuvent avoir des conséquences majeures. Lorsque quelque chose est automatisé, il ne s'écarte pas d'un chemin défini.

Vous l'avez programmé pour faire la même tâche encore et encore, il le fera donc sans aucune erreur. Dans l'ensemble, l'automatisation peut aider les petites entreprises à fonctionner à plus grande échelle. Vous avez les mêmes capacités qu'une entreprise avec une flotte d'assistants administratifs mais sans dépenser beaucoup d'argent.

Quels sont les inconvénients de l'automatisation de l'administration ?

Vous ne trouverez pas beaucoup d'inconvénients, mais il y en a un qui surgit de temps en temps. Que se passe-t-il si le logiciel plante ? Certaines personnes jugent nécessaire de maintenir un assistant administrateur en tant que superviseur de tous les logiciels utilisés.

Ils s'assurent que tout fonctionne comme il se doit, tout en s'occupant de quelques problèmes que l'automatisation ne peut pas gérer.

Par exemple, pouvez-vous automatiser les appels téléphoniques ? C'est possible, mais les gens ne réagissent pas bien à une voix robotique. Ou, que se passe-t-il si quelqu'un visite vos locaux pour vous rencontrer personnellement ? Si vous n'avez pas d'assistant administratif, qui les laissera entrer et leur montrera où aller ?

Encore une fois, vous pouvez affirmer qu'il existe un moyen simple de contourner ce problème avec un bureau virtuel. Un bureau virtuel vous donne une adresse professionnelle, mais vous travaillez principalement à domicile.

Ensuite, vous pouvez utiliser le bureau si vous avez des réunions, vous donnant accès au personnel qui travaille dans le bâtiment. Ce n'est pas une forme d'automatisation, mais c'est un moyen de contourner le problème personnel de ne pas avoir d'assistants administratifs. Pour être honnête, ce sont les deux principaux problèmes liés à l'automatisation administrative en ce moment. Il y a encore des choses qu'il ne peut pas faire, et il y a toujours le souci que des choses se bloquent et causent des problèmes.

L'automatisation de l'administration détruira-t-elle le rôle d'assistant administrateur ?

Pour conclure, regardons la question initiale. Pensez-vous que le rôle d'assistant administratif deviendra obsolète dans les prochaines années ?

Il semble certainement que cela pourrait être le cas. Franchement, cela dépend des capacités que l'automatisation de l'administration peut offrir. À l'heure actuelle, vous pouvez trouver des logiciels qui font beaucoup de choses qu'un assistant peut faire.

Cependant, il manque encore quelques éléments. Si la technologie parvient à combler ces lacunes, il n'y aura plus besoin d'assistants administratifs à l'avenir.

De plus, de nombreux propriétaires de petites entreprises peuvent gérer les choses sans assistant pour le moment. Comment? Eh bien, ils automatisent autant de tâches que possible, puis en assument d'autres eux-mêmes.

Vous pouvez également voir cela de plus en plus dans le monde des affaires - pas seulement les propriétaires d'entreprise qui assument des tâches administratives, mais d'autres personnes dans l'entreprise. Combiné à l'automatisation, il élimine le besoin d'un assistant administratif sur le lieu de travail.

Photo de Christina Morillo de Pexels