Fouetter au crayon :lorsqu'un tableau de bord sain est trop beau pour être vrai

Avouons-le, tout le monde prend des raccourcis de temps en temps. Il peut être agréable d'abandonner une tâche qui n'ajoute pas de valeur ou qui prend trop de votre temps précieux. Cependant, lorsqu'il s'agit d'opérations de maintenance, essayer de contourner les tâches quotidiennes peut jeter un sérieux coup dur. Malheureusement, le travail de forgeage est devenu si courant dans le monde de la maintenance qu'il a gagné son propre surnom :le coup de crayon. Aujourd'hui, nous allons voir pourquoi cela se produit, pourquoi c'est un problème et quels outils peuvent être utilisés pour le combattre.

Qu'est-ce que le coup de crayon ?

En termes simples, le coup de crayon fait référence à la signature d'un travail qui n'a jamais été réellement terminé, qu'il s'agisse d'une inspection, d'un MP ou d'un contrôle de qualité, tout ce qui est destiné à éviter une panne potentielle. Le fouettage du crayon se produit le plus souvent au niveau du technicien, et bien qu'à première vue cela puisse ressembler à un problème de paresse, il y a en fait de nombreuses raisons pour lesquelles le travail peut être fouetté au crayon.

Raisons du coup de crayon

1. Trop de tâches, trop peu de techniciens

Le cycle de maintenance idéal comprend quatre étapes :planifier, faire, vérifier et agir. La planification et l'exécution se réfèrent à la planification et à l'exécution des tâches, et la vérification et l'action se réfèrent à l'analyse du travail qui a été effectué et à l'apport d'améliorations en fonction des résultats de ces vérifications.

Dans un monde parfait, toute maintenance planifiée terminée sera évaluée par la suite pour s'assurer qu'elle a été effectuée correctement et qu'elle a atteint le résultat escompté. Les responsables de la maintenance peuvent ensuite utiliser les résultats de cette analyse pour mieux planifier la maintenance la prochaine fois.

Bien entendu, aucune opération de maintenance n'est parfaite. Dans le monde réel, les techniciens peuvent être dépassés par la quantité de tâches qu'ils sont censés accomplir, et les gestionnaires sont trop encombrés par la paperasse et d'autres tâches administratives pour être en mesure de vérifier et d'ajuster correctement le calendrier de PM. C'est là que le coup de crayon commence souvent. Sans optimisation de la gestion des projets, une dérive de la portée peut se produire rapidement, et les choses peuvent devenir incontrôlables, laissant les techniciens et les responsables sentir qu'il est plus facile de dire que le travail est terminé, même lorsqu'il ne l'a pas été.

2. Les techniciens n'ont pas compris

S'il y a une tâche qu'un technicien doit accomplir, il doit bien savoir pourquoi cette tâche doit être accomplie. Cependant, il existe deux cas dans lesquels les techniciens peuvent ne pas établir cette connexion.

Le premier cas se produit lorsqu'un technicien doit effectuer une inspection dans le cadre d'une tâche de surveillance de l'état. L'objectif de la surveillance conditionnelle est de libérer du temps généralement consacré aux réparations ou remplacements préventifs. Cependant, si un technicien effectue des inspections dans le cadre d'une stratégie basée sur les conditions et que ces inspections réussissent à chaque fois, il peut simplement arrêter de faire cette inspection, pensant que c'est une tâche inutile. Il est important d'utiliser l'intervalle P-F pour trouver le point idéal où une inspection échouera assez souvent pour qu'un technicien pense que c'est une tâche utile à accomplir.

Une autre raison pour laquelle un technicien peut ne pas voir l'intérêt de terminer une tâche est tout simplement parce que la raison de la tâche ne lui a pas été communiquée efficacement par la direction. Comme nous l'avons indiqué précédemment, vos techniciens doivent savoir pourquoi ils effectuent les tâches qui leur ont été demandées. Si la direction ne communique pas efficacement pourquoi quelque chose doit être fait, et qu'il ne semble y avoir aucune conséquence apparente à ne pas terminer cette tâche, cela pourrait être un coup de crayon.

3. Il y a une pression pour améliorer les métriques, sans véritable plan d'amélioration

Le monde de la maintenance est régi par des métriques :c'est ainsi qu'une organisation sait qu'elle apporte (ou ne parvient pas à apporter) des améliorations. Cependant, comme le leader de l'ingénieur en solutions Fiix, Stuart Fergusson, l'a récemment expliqué dans le podcast Enraciné dans la fiabilité, lorsqu'une organisation donne la priorité aux chiffres par rapport à la réalité quotidienne de ses employés, il y aura un coup de crayon simplement pour garder la direction apaisée.

Comme Fergusson l'a dit lors de son apparition dans le podcast, "Le fouettage au crayon sort toujours avec des mesures à la traîne." Pour clarifier, les métriques en retard sont les métriques plus larges et plus globales qui fonctionnent comme des objectifs à long terme pour l'équipe à atteindre. Si une organisation définit des objectifs irréalistes pour les mesures en retard, le travail qui affecte les mesures principales (au jour le jour) sera affecté. Si les objectifs métriques sont impossibles à atteindre ou insurmontables pour les techniciens, les tâches peuvent être retouchées au crayon pour préserver les apparences.

Le fil conducteur :un problème de culture

Il existe un certain nombre de raisons différentes pour lesquelles quelque chose peut être fouetté, mais chacune pointe vers le même problème fondamental :un problème de culture. Que le travail soit signé parce que les techniciens sont débordés ou parce qu'ils n'en voient pas l'utilité, la responsabilité incombe à la direction de communiquer l'importance et le motif du travail. Des processus doivent également être mis en place pour garantir que les techniciens effectuent un travail nécessaire, à valeur ajoutée et gérable.

Comment éviter de fouetter les crayons

Le fouettage au crayon ne se produit que dans les endroits où il a la possibilité de prospérer. Heureusement, il existe un certain nombre de solutions qu'une organisation peut utiliser pour la tenir à distance.

Premièrement, il est essentiel de prendre des mesures pour favoriser une culture de transparence et de respect mutuel entre les techniciens et la direction. Cela signifie créer et maintenir une atmosphère où les techniciens se sentent à l'aise de poser des questions et d'exprimer leurs préoccupations. Cela signifie également établir un environnement de confiance où les techniciens sentent que leurs préoccupations sont entendues et traitées.

Le logiciel de gestion de la maintenance est également une excellente solution pour créer une responsabilisation à tous les niveaux. L'utilisation d'une GMAO pour planifier et suivre le travail donne aux responsables de la maintenance une image plus précise du nombre de tâches qu'ils planifient réellement et s'il s'agit d'une quantité raisonnable à attribuer. De plus, le fait d'avoir un tableau de bord qui affiche une vue rapide des KPI offre un bien meilleur aperçu de ce qui se passe réellement afin que les responsables puissent mieux planifier le travail et prendre des décisions quotidiennes qui prennent en charge ces métriques.

Pour les techniciens, le fait d'avoir une application GMAO sur leur appareil mobile qui leur permet de suivre le travail à mesure qu'ils l'achèvent rend plus difficile le crayonnage car ils doivent saisir des données, comme les pièces utilisées et quand le bon de travail a été commencé et terminé. De plus, avoir la possibilité d'ajouter des commentaires à une inspection via une GMAO donne aux techniciens un moyen immédiat de rétroaction où les prochaines étapes sont clairement communiquées.

L'ajout de notifications via une GMAO aux actifs essentiels au fonctionnement de votre organisation ajoute un niveau de transparence autour de chaque ordre de travail effectué sur cet actif. De plus, la possibilité d'ajouter des manuels d'utilisation à une GMAO donne à chaque technicien les informations dont il a besoin pour effectuer n'importe quelle tâche sur un actif.

L'essentiel :Créer une responsabilité de haut en bas

Comme vous pouvez le voir, le fouettage du crayon est rarement le problème et généralement le symptôme d'un problème culturel plus large. Veiller à ce que la bonne culture et les bons outils soient en place contribuera grandement à empêcher le fouettement des crayons.