Principal changement :comment réussir à favoriser l'adoption de la GMAO et l'embarquement permanent

Mener le changement n'est pas facile. Cela est particulièrement vrai lorsqu'il s'agit d'amener les gens à utiliser les nouvelles technologies. Les statistiques montrent que près des trois quarts des projets informatiques échouent et que les chiffres sont encore pires pour la maintenance, où 90 % des échecs de GMAO se produisent parce que le logiciel était sous-utilisé ou pas utilisé du tout. Nous ne voulons pas que vous soyez une statistique.

C'est pourquoi nous avons invité le gestionnaire des ressources en eau et professionnel de la gestion de projet, Devon Aaroe, et l'opérateur de traitement des eaux usées, Gordon Mielke, à partager leur expérience avec la communauté Fiix. Dans cet enregistrement de webinaire, ils partagent leurs points de vue uniques sur le parcours de gestion du changement de leur organisation, du papier au numérique et au-delà.

Regardez l'enregistrement complet pour obtenir de nouvelles idées, répondre aux questions que vous essayez de résoudre et apprendre (ou réapprendre) les meilleures pratiques concernant la conduite du changement. Vous pouvez également télécharger et écouter la version audio du webinaire en utilisant le lien intégré ci-dessous.

Devon Aaroe AScT, PMP

Gestionnaire des ressources en eau

Ville de Dawson Creek

Gordon Mielke AScT

Opérateur de traitement des eaux usées

Usine de traitement des eaux usées de niveau III EOCP

Brève synthèse

Devon Aaroe, gestionnaire des ressources en eau pour la ville de Dawson Creek, a d'abord réalisé les difficultés de diriger le changement lorsque leur tentative de mise en œuvre d'un logiciel de contrôle de documents s'est écrasée et a brûlé en raison d'un manque d'adhésion.

S'appuyant sur les enseignements tirés de leur première tentative, Devon souhaitait que son équipe d'opérateurs, comme Gordon Mielke, possède son système de gestion de la maintenance Fiix.

En tant que gestionnaire, votre travail consiste à gérer les personnes et leur travail consiste à gérer l'installation. Tout d'abord, cela doit fonctionner pour mon équipe, puis je le ferai fonctionner pour moi.
– Devon Aaroe

Dans le but d'améliorer la fiabilité et la disponibilité de leurs installations municipales d'approvisionnement en eau et d'assainissement, Devon et Gordon ont travaillé ensemble pour garantir le succès de leur sélection et de leur mise en œuvre de GMAO.

Créer un sentiment d'appartenance

Adhérer. Un mot simple et souvent galvaudé qui peut être extrêmement difficile à atteindre et encore plus difficile à forcer. Pour Devon, c'était essentiel pour son projet de GMAO.

Ça doit être aussi intuitif que Facebook ou Instagram, ça doit juste fonctionner. Ne me donnez pas un classeur épais d'instructions écrites sur la façon de l'utiliser.
– Devon Aaroe

Devon a compris que la facilité d'utilisation n'allait pas suffire à susciter l'adhésion. Il voulait également impliquer les personnes qui allaient réellement utiliser le système dans le processus de prise de décision.

Ainsi, Devon a effectué les recherches préliminaires de la GMAO et a réduit sa sélection à deux favoris. Il a ensuite fourni des démos gratuites de Fiix et d'un logiciel de GMAO compétitif à tous ses opérateurs et leur a demandé de jouer avec les deux. Tous les opérateurs ont unanimement choisi Fiix.

Quand j'ai assisté à ce processus de sélection, c'était génial. C'était vraiment agréable de pouvoir choisir. Je voulais que ce soit moins de 3 clics pour aller n'importe où.
– Gordon Mielke

Conseil de pro : Créez des opportunités pour les utilisateurs d'avoir leur mot à dire sur les décisions afin de créer un sentiment d'appartenance et d'enthousiasme pour le projet.

Définir des attentes réalistes

Devon conseille d'encadrer la mise en œuvre du logiciel en tant que projet. Un projet a un début et une fin, avec des objectifs et des délais. Les projets ont également des équipes de projet, du temps alloué, des ressources et un budget pour terminer. Il avertit que la mise en œuvre réussie d'un logiciel n'est pas quelque chose que vous pouvez faire en dehors de votre bureau.

L'équipe de projet de Devon comprenait un opérateur senior qui est revenu de sa retraite avec un contrat de 6 mois pour ajouter plus de 1 400 actifs et créer plus de 400 SM. Un administrateur, un responsable de la planification avec une expérience en gestion de projet et son champion, Gordon.

Devon a défini des attentes claires auprès de la haute direction et des opérateurs selon lesquelles cela allait être difficile. Ils ont alloué un délai d'un an et géré le projet avec des vérifications régulières.

Cela causera au départ plus de problèmes qu'il n'en résoudra, mais à long terme, cela permettra d'économiser du temps et de l'argent.
– Devon Aaroe

Conseil de pro : La mise en œuvre ne peut pas se faire dans le vide et demandera du temps et des efforts. Soyez honnête avec vous-même et toutes les parties prenantes concernant le temps et le budget requis.

L'importance d'un champion

Face au changement, il est courant de s'attendre à quelques adopteurs précoces, ainsi qu'à quelques détracteurs précoces. Gordon était l'un de ces premiers utilisateurs. Il est technique, avait une expérience précédente de la GMAO et a immédiatement vu le potentiel du logiciel.

Gordon échangeait régulièrement des idées parmi les opérateurs dans la salle à manger et aidait ses pairs avec toutes les questions ou difficultés. Devon a décidé d'accorder à Gordon un accès administrateur afin qu'il puisse rapidement mettre en œuvre des modifications et créer le système pour qu'il fonctionne pour toute l'équipe.

Il pourrait m'aider à vivre en tant qu'opérateur, voir ce que je ne peux pas voir.
– Devon Aaroe

Devon souligne également qu'un champion peut en fait être la personne qui vient constamment vers vous avec des problèmes et ressemble à un détracteur. C'est vraiment un signe qu'ils sont engagés, mais le système ne fonctionne tout simplement pas pour eux. En leur faisant confiance pour avoir plus d'influence dans le développement, ils peuvent devenir un nouveau champion.

Conseil de pro : Identifiez vos champions dès le début et soutenez les influenceurs peer-to-peer en leur donnant une responsabilité accrue.

Créer une dynamique positive

Au cours des 90 premiers jours en particulier, il est important de commencer à obtenir de petits gains. Même si c'est aussi simple que de résoudre les problèmes de connexion et de mot de passe. Construire une boucle de rétroaction attentive de petits changements incrémentiels pour apporter de grands changements au fil du temps.

Devon a fourni l'accès à la formation, mais il a également organisé des réunions d'équipe hebdomadaires pour demander ; quelles sont les choses qui fonctionnent bien, quelles sont les choses qui ne fonctionnent pas du tout et de quoi avez-vous besoin pour faire votre travail ? Gordon fournissait souvent des commentaires au nom de ses pairs que Devon pourrait élever à Fiix pour une solution. Devon bouclerait la boucle dans leurs stand-up hebdomadaires en rapportant toujours ce qui a été fait ou non fait et pourquoi.

Le va-et-vient entre nous et Fiix était énorme. Dans mon expérience précédente, il n'y avait aucune communication entre les développeurs de logiciels et les personnes qui essayaient de mettre en œuvre le logiciel.
– Gordon Mielke

Conseil de pro : Planifiez des enregistrements fréquents et créez une dynamique positive grâce à une boucle de rétroaction attentive.

Everboard

Lorsque les utilisateurs s'approprient le logiciel et qu'ils l'utilisent tous les jours, ce n'est plus un projet. L'Everboarding est l'idée que l'apprentissage est constant. Il ne s'agit pas d'un événement d'intégration unique, mais plutôt d'un processus continu.

Fiix fait partie de notre intégration et de notre formation, mais aussi de notre gestion continue des performances et de notre processus individuel.
– Devon Aaroe

Pour la ville de Dawson Creek, les utilisateurs chevronnés forment de nouveaux utilisateurs au programme pour perfectionner leurs propres compétences au fil du temps. L'équipe suit également les efforts pour déterminer combien de temps chaque personne est consacrée à la maintenance préventive par rapport à la maintenance d'urgence.

Conseil de pro : Intégrez votre GMAO dans vos processus de formation et de gestion des performances pour encourager le développement professionnel continu et renforcer le programme de maintenance.

Ressources supplémentaires pour la communauté Fiix

Devon et Gordon partagent de nombreuses autres idées dans l'enregistrement complet du webinaire ci-dessus. Si vous commencez tout juste votre parcours numérique ou si vous cherchez des idées pour revigorer une mise en œuvre au point mort, prenez le temps d'apprendre de leur expérience. Nous proposons également un coaching individuel pour notre communauté Fiix - contactez votre responsable de la réussite client si vous souhaitez en savoir plus.

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