Pourquoi les arriérés sont importants pour une maintenance efficace

La gestion d'un carnet de commandes n'est pas la plus excitante des tâches de maintenance, mais sans un arriéré de date, un travail important sera oublié. En effet, une bonne gestion du backlog est une condition préalable à une planification et un ordonnancement efficaces.

Définir un Backlog

« Backlog » signifie différentes choses pour différentes personnes. Il existe deux définitions communes. La première et la plus courante est qu'un « arriéré » est une liste de tous les travaux qui ont été approuvés et qui seront éventuellement effectués. C'est la définition correcte. Il est parfois mesuré en heures-métiers, mais il est préférable de le mesurer en semaines, calculé comme le temps qu'il faudrait pour terminer tous les travaux en cours dans le carnet de commandes avec les ressources qui pourraient être appliquées à ce travail. Cela peut inclure ou non le travail de PM.

La deuxième définition est qu'un « arriéré » correspond uniquement aux bons de travail qui ont dépassé leur date « requis par ». Cette définition ne doit pas être utilisée car elle n'est pas logique. La plupart des services de maintenance ont un nombre raisonnablement fixe de gens de métier qui effectuent des travaux à partir d'ordres de travail générés plus ou moins au hasard.

Lorsqu'un bon de travail est initié, la date à laquelle le travail sera terminé dépend de son importance par rapport au travail déjà en attente, qui est connu, et aussi des bons de travail qui seront générés dans le futur, qui sont inconnus. Le résultat est que toute date « requis par » attribuée lorsqu'un ordre de travail est lancé ne sera qu'une supposition sauvage et généralement fausse. L'attribution d'une date « requis par » devrait être limitée aux quelques bons de travail qui ont une véritable échéance. Sinon, ces dates seront en conflit avec l'objectif de toujours travailler sur les emplois qui ont la plus grande valeur à tout moment.

Dans cet article, la première définition du backlog sera utilisée. Dans cet arriéré d'ordres de travail qui ont été approuvés mais pas encore commencés, il existe des sous-groupes. Il s'agit notamment du « backlog de planification », qui peut être défini comme tous les ordres de travail sur lesquels un engagement tel que l'achat a été pris, et le « arriéré prêt à planifier », qui est composé des ordres de travail pour lesquels tous les matériaux et d'autres ressources sont disponibles afin que le travail puisse commencer à tout moment.

Filtrage du backlog

La combinaison de tous les ordres de travail approuvés dans un seul backlog peut être écrasante. Au lieu de cela, il doit être filtré en composants logiques. Les filtres suivants sont recommandés :

Travail d'arrêt et travail sans arrêt

Les travaux d'arrêt doivent évidemment rester en attente jusqu'à ce que l'arrêt approprié soit programmé, ce qui peut prendre un an ou plus. Laisser ce travail inactif dans le backlog complique la gestion des travaux en cours sans arrêt, il doit donc être caché jusqu'au moment de préparer l'arrêt, lorsqu'il sera géré tout seul. Bien entendu, le travail de préparation des arrêts est très important et doit être priorisé avec tous les autres travaux non liés à l'arrêt. Séparer les travaux d'arrêt et de non-arrêt est également nécessaire pour une planification efficace de l'arrêt.

Travaux mécaniques et électriques

Cela inclurait également le travail pour toutes les autres catégories de ressources d'entretien, telles que les équipes d'entretien de zone. N'oubliez pas que l'arriéré d'une équipe de maintenance doit se limiter au travail pour cette équipe et doit inclure des références au soutien requis des autres équipes.

Travaux de maintenance préventive et de maintenance corrective

Les travaux de maintenance préventive doivent être planifiés et programmés à l'avance. Les instructions pour les inspections et autres routines doivent être enregistrées et incluses dans les bons de travail de maintenance préventive (MP). Les travaux doivent être programmés automatiquement par le système informatique de maintenance. Bien sûr, le travail de PM et la maintenance corrective nécessitent les mêmes ressources commerciales limitées et doivent être planifiés ensemble, mais aux fins de la gestion du backlog, ils peuvent être séparés. Les arriérés sont plus facilement gérés si le travail de PM est masqué jusqu'au moment de sa planification.

Le travail de PM doit être configuré dans le système informatique de maintenance afin qu'il y ait une charge de travail régulière prévue pour chaque jour de travail. Cela permet à la main-d'œuvre affectée aux PM d'être constante et considérée comme « intouchable » pour la maintenance corrective. De cette façon, la planification de la maintenance préventive et corrective est simplifiée.

Propreté du backlog

Une discipline considérable est nécessaire pour limiter le travail en attente aux seuls travaux qui seront terminés dans un proche avenir. Les arriérés ne doivent jamais contenir de travaux terminés, d'ordres de travail en double ou de travaux de faible priorité que personne n'a jamais l'intention de faire.

Une partie importante de la discipline pour maintenir un carnet de commandes propre consiste à fermer les ordres de travail (ou à changer le statut à « physiquement terminé ») dès que le travail est terminé, ce qui devrait être le même jour pour les travaux sans arrêt et dans quelques jours pour les travaux d'arrêt majeurs.

La fonction de maintenir un arriéré propre devrait être incluse dans la description de poste pour un poste de maintenance désigné. Il s'agit d'une fonction non liée à la planification qu'il convient d'attribuer à un planificateur. Cela ne prend pas beaucoup de temps et le planificateur est en mesure de connaître l'état de tous les ordres de travail dans la zone.

Taille du backlog

Il existe une taille optimale pour un arriéré d'ordres de travail sans arrêt. Si un arriéré est trop petit, il sera difficile de garder les gens de métier sur les travaux prioritaires. Les effractions et les travaux imprévus augmenteront et la productivité diminuera.

Si l'arriéré est trop important, beaucoup de matériel peut être bloqué et l'arriéré sera difficile à contrôler. Il y aura une perte de confiance que le travail sera fait, et les « urgences émotionnelles » seront encouragées. Il peut même devenir plus facile de soumettre un nouveau bon de travail que d'essayer de trouver un bon de travail existant dans un gros arriéré. Un arriéré important est de peu d'aide pour la planification du travail.

Idéalement, l'arriéré doit être d'une taille telle que le personnel clé de maintenance et d'exploitation, y compris le superviseur de l'entretien de la zone, le coordinateur des opérations et le planificateur, aient une « sensation » suffisamment bonne pour ce qu'il y a dans l'arriéré pour être en mesure de reconnaître immédiatement le travail en double. demandes.

Pour une opération de processus continu typique 24h/24 et 7j/7, un bon objectif de départ serait d'avoir un « arriéré total » d'environ quatre semaines, un « arriéré de planification » d'environ deux à quatre semaines et un arriéré « prêt à planifier » d'une à deux semaines.

Notez qu'un arriéré "prêt à planifier" d'une à deux semaines implique que tout le matériel pour ce travail doit être mis en scène quelque part sur place et être prêt à l'emploi. Ce type de gestion des matériaux présente de grands avantages, mais ne réussira que si un grand pourcentage du travail prévu dans le calendrier est exécuté conformément à ce calendrier.

Ajouter du travail au backlog

Tout travail ajouté à l'arriéré devrait faire l'objet d'un examen minutieux de la part des décideurs de la région. Un bon processus consiste pour le superviseur de l'entretien de la zone et le coordonnateur des opérations à examiner toutes les nouvelles demandes de travail chaque matin. Une fonction importante de cette étape est de décider si la demande concerne un "petit travail" qui peut être réalisé immédiatement et ne justifie pas d'être planifié ou programmé. Permettre à quiconque d'ajouter du travail au backlog sans examen garantit qu'il deviendra désorganisé et de peu de valeur.

Logiciel de gestion du backlog

Idéalement, votre système de gestion de la maintenance devrait être utilisé pour le contrôle du backlog, mais malheureusement, de nombreux systèmes ont des fonctionnalités très faibles dans ce domaine. La gestion d'un backlog consiste à trier et filtrer des listes de travail. Ces listes contiendront des colonnes pour l'identification de l'équipement et du travail, les notes de planification, les priorités, les ressources, l'état, etc. D'après mes observations, il y a peu ou pas de systèmes informatiques de maintenance qui gèrent mieux les listes de travail qu'un bon tableur. En fait, de nombreuses organisations ne peuvent pas manipuler efficacement les listes de travail sans les télécharger d'abord de leur système informatique de maintenance vers Excel.

La plupart des systèmes informatiques de maintenance sont excellents pour enregistrer les coûts de maintenance par rapport aux ordres de travail et doivent toujours être utilisés à cette fin. Cependant, si les utiliser pour gérer les listes de travail est fastidieux, un tableur bien conçu et bien géré qui est intégré à la base de données informatique de maintenance doit être utilisé.

Les backlogs peuvent être facilement entretenus et mis à jour en utilisant le serveur de votre site pour gérer et partager des listes de travail avec des modèles sécurisés et une gestion disciplinée.

En conclusion, les managers doivent porter une attention particulière et fréquente aux backlogs pour s'assurer qu'ils sont "propres", que les délais estimés sont réalistes et qu'ils restent proches de la taille optimale.