Stylo et papier vs logiciel de maintenance :la meilleure méthode pour réduire les temps d'arrêt

Le stylo, le papier et le logiciel de maintenance s'affrontent dans un duel pour voir quelle méthode de gestion des actifs fonctionne le mieux pour contrôler les temps d'arrêt.

Table des matières

1. Introduction :Les dangers qui se cachent dans le statu quo
2. Mesure des temps d'arrêt dans une installation utilisant un stylo et du papier par rapport à une installation avec un logiciel de maintenance
   • Confrontation n°1 :L'ordre de travail est créé
   • Faceoff 2 : le technicien est alerté
   • Faceoff n°3 :Le technicien révise le poste
   • Confrontation n° 4 : les MP ou les réparations sont terminées
   • Faceoff n°5 :le programme PM est créé
3. Outils sur la GMAO mobile Fiix qui peuvent réduire les temps d'arrêt
   • Codes QR
   • Groupes de tâches
   • Codes d'échec standard
   • Rapports automatisés
   • Priorisation des ordres de travail

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L'une des phrases les plus mortelles dans les affaires est :"C'est comme ça que nous l'avons toujours fait." Demandez simplement à Blockbuster Video.

La société de location de vidéos était à son apogée en 2004 lorsque Netflix, un nouveau venu dans l'industrie, a commencé à expédier des DVD à ses clients. Alors que Netflix a commencé à prospérer, Blockbuster a continué à exploiter ses magasins normalement. L'entreprise croyait que si elle s'en tenait à la stratégie qui avait toujours bien fonctionné, elle continuerait à bien fonctionner. Inutile de dire qu'ils avaient tort. Le blockbuster est révolu depuis longtemps tandis que Netflix est un phénomène culturel.

Ce n'est qu'un exemple d'entreprise qui privilégie le statu quo plutôt que l'adaptation aux nouvelles réalités de son marché. Et l'industrie de la gestion d'actifs est loin d'être à l'abri de ce biais de statu quo :il existe de nombreuses façons dont les installations de production peuvent tomber dans le même piège que Blockbuster.

Prenez les temps d'arrêt, par exemple. Il est facile de regarder le nombre de temps d'arrêt de votre installation, à la fois planifiés et imprévus, et de vous dire qu'il est sous contrôle ou que c'est un mal nécessaire. Après tout, c'est comme ça que vous avez toujours fait, et ça a marché jusqu'à présent.

Mais et s'il existait un moyen d'identifier les temps d'arrêt inutiles et de les supprimer ? Moins de temps d'arrêt signifie des coûts inférieurs, une meilleure efficacité de la main-d'œuvre, un arriéré réduit et une plus grande fiabilité des actifs. Le passage d'un stylo et du papier à un logiciel de maintenance est un moyen d'obtenir ces avantages. Il peut être tentant de continuer à utiliser le système stylo et papier qui fonctionnait dans le passé, cependant, cette approche de statu quo pourrait vous nuire à long terme. En d'autres termes, ne laissez pas votre maintenance suivre le chemin de Blockbuster.

Mais dire simplement que le logiciel de maintenance crée moins de temps d'arrêt que le stylo et le papier ne le rend pas vrai. C'est pourquoi nous avons opposé les deux méthodes de planification de la maintenance pour voir laquelle s'est imposée.

Mesure des temps d'arrêt dans une installation avec stylo et papier par rapport à une installation avec logiciel de maintenance

Faceoff #1 :L'ordre de travail est créé

Que se passe-t-il avec le stylo et le papier :Un technicien, un opérateur ou un gestionnaire remplit à la main un bon de commande papier, que ce soit pour une maintenance préventive ou une panne imprévue. Le bon de travail est ensuite livré au bureau et classé ou apporté au technicien en cas d'urgence. Si un ordre de travail provient de l'extérieur de l'équipe de maintenance, ils peuvent utiliser le portail de demande de travail du logiciel pour soumettre une demande. La demande est transmise à l'équipe de maintenance via la GMAO.

Que se passe-t-il avec le logiciel de maintenance :les ordres de travail pour les réparations imprévues sont effectués à distance via un logiciel de GMAO mobile, il n'est donc pas nécessaire de prendre du temps pour livrer la demande. En cas de maintenance préventive, les ordres de travail sont déclenchés automatiquement via le logiciel de maintenance. Le temps n'est pas passé à remplir un nouveau bon de travail pour chaque instance de PM.

Gagnant :Logiciel de maintenance. Un logiciel, tel qu'une GMAO, peut réduire le temps nécessaire pour créer et soumettre des ordres de travail grâce à ses capacités mobiles. Moins de temps passé à remplir et à soumettre des ordres de travail signifie moins d'étapes entre les temps d'arrêt et la remise en service d'un actif. Même en réduisant le processus de cinq à 10 minutes pour chaque ordre de travail, vous pouvez gagner des centaines d'heures de production supplémentaire chaque année. Il est également utile de pouvoir définir des champs obligatoires sur les formulaires de demande de travail. Cela garantit que vous avez les bonnes informations et peut éviter de perdre du temps dans les deux sens pour clarifier la demande.

Faceoff #2 :Le technicien est alerté

Que se passe-t-il avec le stylo et le papier :le technicien doit être trouvé si le bon de travail est une urgence ou le technicien vérifie régulièrement le bureau, trie les piles de bons de travail et décide lesquels s'attaquer.

Que se passe-t-il avec le logiciel de maintenance :les techniciens reçoivent des ordres de travail et sont alertés de leurs tâches via l'application de maintenance mobile. Les techniciens peuvent également voir quels ordres de travail sont en attente, leur niveau de priorité et leur statut. Cela élimine les conjectures ou le brouillage des papiers.

Gagnant :Logiciel de maintenance. Avec une plateforme numérique, telle qu'une GMAO, il y a moins de temps entre la soumission d'un ordre de travail et l'alerte d'un technicien. Le technicien peut effectuer une tâche plus rapidement, réduisant ainsi les temps d'arrêt. La possibilité de voir l'état d'un ordre de travail permet également aux techniciens de vérifier ou de réparer les actifs les plus importants pour la production. Les réparations sont effectuées dès que possible et la fiabilité des actifs est améliorée.

Faceoff n°3 :Le technicien passe en revue le travail

Que se passe-t-il avec le stylo et le papier :Le technicien effectue plusieurs visites sur l'actif, la salle de stockage, le bureau et ses collègues pour évaluer la tâche, vérifier la disponibilité des pièces, accéder aux manuels et discuter de l'historique des réparations de l'actif. Ce n'est qu'alors que le technicien peut définir une stratégie pour travailler sur l'actif.

Que se passe-t-il avec le logiciel de maintenance :le technicien examine le bon de travail, l'historique des travaux, l'analyse des causes profondes et les codes de défaillance standard de l'actif via la plate-forme mobile du logiciel de maintenance. Ils peuvent également accéder aux manuels, SOP, photos et autres documents de l'application ainsi qu'aux niveaux d'inventaire de toutes les pièces nécessaires. Ensuite, ils peuvent créer une stratégie viable.

Gagnant :Logiciel de maintenance. C'est la marge de victoire la plus large à ce jour. Les déplacements multiples autour de l'installation, les pièces manquantes et les longues recherches d'informations peuvent entraîner des heures d'arrêt supplémentaires, voire des jours. Un logiciel de maintenance, comme une GMAO, regroupe toutes les informations sur les actifs dans un seul endroit accessible à distance. Le logiciel indique également les niveaux de stock et déclenche automatiquement les commandes d'inventaire lorsque le stock est bas, de sorte que vous n'êtes plus jamais sans une pièce importante.

Il peut être tentant de continuer à utiliser le système stylo et papier qui fonctionnait dans le passé. Cependant, cette approche de statu quo pourrait vous nuire à long terme. En d'autres termes, ne laissez pas votre maintenance suivre le chemin de Blockbuster.

Faceoff n°4 :les MP ou les réparations sont terminées

Que se passe-t-il avec le stylo et le papier :Le technicien résout le problème en utilisant les informations des manuels, des SOP, des conversations avec des collègues et/ou de la mémoire. Le technicien peut remplir des MP de mémoire ou à partir d'une liste de contrôle écrite. Ils se rendent ensuite à nouveau au bureau pour signer le bon de travail.

Que se passe-t-il avec le logiciel de maintenance :le technicien répare le problème à l'aide d'une analyse des causes profondes, de codes de défaillance standard et/ou de listes de contrôle et de manuels correspondants, tous accessibles via la plate-forme numérique. Les PM sont remplis à l'aide de listes de contrôle prédéterminées. Le bon de travail est signé et fermé dans le logiciel et les utilisations appropriées sont notifiées.

Gagnant :Logiciel de maintenance. Les deux méthodes sont au coude à coude en ce qui concerne la maintenance planifiée. Cependant, les logiciels de maintenance, tels qu'une GMAO, ont l'avantage lorsqu'il s'agit de gérer les temps d'arrêt imprévus. Le logiciel donne au technicien un chemin beaucoup plus clair vers une solution que le dépannage avec un stylo et du papier. En prime, la signature d'un ordre de travail et la mise en service de l'actif le plus rapidement possible sont beaucoup plus rapides avec un logiciel. Tout cela s'ajoute à moins de temps d'arrêt.

Faceoff n°5 :le planning PM est créé

Que se passe-t-il avec le stylo et le papier :les tâches de PM sont inscrites dans un calendrier physique basé sur un examen des SOP, des calendriers de production et en passant au peigne fin les calendriers passés et l'historique des actifs pour déterminer la fréquence à laquelle l'équipement doit être entretenu.

Que se passe-t-il avec le logiciel de maintenance :les rapports sont créés en fonction de l'historique des actifs et des SOP. Ces données sont ensuite utilisées pour déterminer les déclencheurs de maintenance préventive, qui sont ensuite ajoutés au calendrier du logiciel. Les plannings de production sont également ajoutés au calendrier et pris en compte lors de la création du planning.

Gagnant :Logiciel de maintenance (voyez-vous déjà un modèle ?). Le logiciel, comme une GMAO, est clairement gagnant à ce stade. Il faut beaucoup de temps, de compétences et de chance pour créer le meilleur calendrier de maintenance préventive basé sur des rapports papier, des manuels physiques et des feuilles de calcul Excel. Le logiciel de maintenance rend cette étape plus rapide, plus facile et plus précise. Les temps d'arrêt sont minimisés et la fiabilité des actifs est améliorée.

Outils sur la GMAO mobile Fiix pouvant réduire les temps d'arrêt

Codes QR

Les codes QR vous permettent de trouver facilement des actifs dans votre GMAO. Les codes QR sont des images numérisables qui sont interprétées par un ordinateur et liées à des informations, telles qu'un site Web ou des chiffres. À l'aide de la GMAO de Fiix, les utilisateurs peuvent générer automatiquement des codes QR pour chaque actif. Une fois ces codes QR imprimés et attachés à l'équipement, ils peuvent être scannés par la caméra d'un appareil mobile et liés directement au profil de l'actif dans la GMAO.

Avoir des codes QR attachés aux actifs de votre installation peut vous aider à éliminer les temps d'arrêt. Pensez à avoir toutes les informations pour une pièce d'équipement, les manuels, l'historique des bons de travail, les codes de panne, etc., dans un seul dossier. Imaginez maintenant que vous puissiez accéder à ce dossier en moins d'une minute sur votre appareil mobile de n'importe où au lieu de vous rendre dans un bureau et de fouiller dans un classeur. Vous disposez désormais d'informations fiables pour chaque actif à portée de main, ce qui vous permet de vérifier ou de réparer un actif plus rapidement et de réduire les temps d'arrêt.

Groupes de tâches

Les groupes de tâches dans la GMAO mobile de Fiix agissent comme des listes de contrôle standardisées. Ils aident à réduire les erreurs en assurant la cohérence et l'exhaustivité. Ils éliminent également le besoin de saisir plusieurs fois les mêmes informations. Les groupes de tâches peuvent être utilisés pour les MP, les installations, les réparations, les mises à niveau et plus encore. Vous pouvez attacher ces groupes de tâches aux ordres de travail ou à la maintenance planifiée. Si des tâches supplémentaires sont ajoutées, vous n'aurez pas besoin de modifier chaque MP individuellement, il vous suffit de changer le groupe de tâches.

Les groupes de tâches ont un double effet sur la réduction des temps d'arrêt. Premièrement, ils permettent aux techniciens de gagner du temps dans la collecte d'informations à partir de plusieurs sources afin de construire un processus de réparation d'un actif ou d'effectuer une MP. Deuxièmement, ils fournissent un guide éprouvé pour accomplir une tâche. Il n'y a aucune conjecture impliquée, ce qui signifie une maintenance plus rapide et une fiabilité accrue des actifs. Ces avantages s'ajoutent à moins de temps d'arrêt.

Codes d'échec standard

Dans les termes les plus simples, un code de défaillance standard est une très brève description de la raison pour laquelle un actif s'est cassé. Dans la GMAO Fiix, les codes d'échec détaillent le problème, la cause et l'action recommandée pour les problèmes les plus courants d'un actif. Les techniciens peuvent sélectionner un code d'échec prédéfini lors de l'exécution d'un ordre de travail. Cela expliquera ce qui s'est mal passé, la cause première et la meilleure façon de le corriger.

L'utilisation de codes de panne élimine les conjectures dans votre maintenance. Les codes de défaillance fournissent une solution cohérente pour le suivi des informations sur les défaillances. Avec cet outil, signaler les problèmes et déterminer les solutions est beaucoup plus facile. L'utilisation de codes de panne accélérera le dépannage, éliminera les problèmes persistants, améliorera la maintenance préventive et augmentera la fiabilité. Il s'agit d'un outil qui peut avoir un impact important sur la façon dont les techniciens effectuent les interventions de maintenance et les réparations, ce qui pourrait entraîner une réduction drastique des temps d'arrêt.

Rapports automatisés

La fonction de planification de la GMAO de Fiix permet aux utilisateurs de planifier des rapports de maintenance réguliers et de les envoyer dans leur boîte de réception. Par exemple, un gestionnaire peut planifier des rapports hebdomadaires, mensuels ou trimestriels sur les ordres de travail exécutés par un certain technicien. Les rapports peuvent être combinés dans un ensemble de données plus important à analyser et à utiliser pour repérer les tendances et les modèles dans le programme de maintenance d'une installation.

La possibilité de créer rapidement des rapports signifie que les jours d'addition des nombres et d'analyse des métriques dans les feuilles de calcul sont terminés. Les données sont calculées par la GMAO, ce qui les rend beaucoup plus précises. Ces informations peuvent être utilisées par les responsables de la maintenance pour prendre des décisions plus judicieuses lors de la planification de la maintenance préventive. Un programme de maintenance préventive fondé sur les données facilite grandement l'amélioration de la fiabilité des actifs. Lorsque les actifs fonctionnent efficacement plus longtemps, cela signifie moins de pannes imprévues et chronophages et moins de temps d'arrêt.

Priorisation des ordres de travail

Tous les ordres de travail ne sont pas créés égaux. L'une des différences les plus importantes entre les ordres de travail est leur immédiateté. La maintenance préventive d'un actif peut être attendue depuis longtemps ou une pièce d'équipement qui est programmée pour un cycle de production important peut nécessiter une réparation. Ces ordres de travail sont une priorité élevée, mais peuvent passer entre les mailles du filet si une installation s'appuie sur la communication d'une tâche importante avec un stylo et du papier, des tableaux blancs ou des feuilles de calcul Excel. Lorsque cela se produit, un temps d'arrêt s'ensuit.

Le logiciel de GMAO de Fiix fournit une solution simple à ce problème. Les ordres de travail créés sur la plate-forme peuvent être marqués avec un niveau de priorité et triés en fonction de leur caractère urgent. Les techniciens peuvent visualiser le niveau de priorité des ordres de travail existants ou qui leur sont affectés et les traiter par ordre d'importance. Cette fonctionnalité simple permet d'effectuer le travail au moment où il est le plus nécessaire afin que la production ne soit pas affectée et que les temps d'arrêt soient minimisés.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la réduction des temps d'arrêt et les avantages de la transformation numérique, consultez ces articles :

• Pourquoi votre installation a besoin d'une GMAO pour augmenter la productivité et éviter les temps d'arrêt
• 5 causes de panne d'équipement (et ce que vous pouvez faire pour l'éviter)
• Pas de maintenance. Montez en fiabilité.