50 conseils éprouvés de gestion d'inventaire d'actifs pour une efficacité optimale

Si vous avez de l'expérience dans la gestion des stocks, vous savez à quel point il est important de considérer chaque article comme un actif, pour la santé et la viabilité de votre opération, que vous soyez une entreprise du Fortune 500 ou une petite entreprise. Et ce n'est pas seulement les SKU qui remplissent votre entrepôt, mais l'équipement précieux, les appareils et autres actifs sur lesquels vous comptez pour les opérations quotidiennes qui doivent être efficacement suivis et gérés.

Cela peut sembler un concept fondamental que toutes les entreprises suivent, mais quand on considère que 46 % des PME s'appuient uniquement sur la gestion manuelle des actifs – ou ne suivent pas du tout les stocks – il est facile de comprendre pourquoi la gestion d'inventaire d'actifs reste un sujet brûlant pour les entreprises de nombreux secteurs.

Heureusement, il existe de nombreuses ressources éprouvées qui peuvent aider même les opérations les plus « minimalistes » à transitionner vers le monde de la gestion d'inventaire d'actifs efficacement et avec peu d'investissement initial. Nous avons trié les conseils des autorités sur le sujet pour vous apporter les 50 meilleurs conseils et meilleures pratiques d'inventaire d'actifs d'aujourd'hui. Ci-dessous, vous trouverez des citations directement issues de ces ressources expertes, organisées par catégorie.

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• Conseils pour l'implémentation de plans d'inventaire d'actifs
• Meilleures pratiques de gestion d'inventaire d'actifs
• Conseils de formation en gestion d'inventaire d'actifs
• Conseils de gestion d'inventaire d'actifs IT

Conseils pour l'implémentation de plans d'inventaire d'actifs

1. Prenez le temps de définir tous les actifs. « Définir des actifs qui peuvent ensuite être filtrés par un processus de sélection n'est pas aussi simple qu'il n'y paraît. D'une vue élargie de la gestion d'actifs, il existe différents niveaux auxquels un actif peut être géré. À un niveau fondamental, les actifs sont vus individuellement. C'est l'approche la plus simple et la plus facilement comprise.

« Les actifs peuvent aussi être définis et vus en termes de systèmes. Des exemples de systèmes d'actifs peuvent inclure des réseaux, des lignes de production ou des systèmes d'installations (CVC, eaux usées, air comprimé). Et enfin, une troisième vue élargie peut définir des portefeuilles d'actifs. Les exemples incluent des classes de plates-formes pétrolières, des unités d'affaires, l'immobilier et les infrastructures municipales. » – Developing Asset Management Plans, Uptime Magazine via Life Cycle Engineering ; Twitter : @uptime

2. Repensez et/ou établissez vos pratiques de traitement et d'exécution. « Le nombre de commandes est le facteur le plus important pour une entreprise car il représente le revenu. Mais de nombreuses entreprises n'ont pas de systèmes appropriés pour gérer, traiter et exécuter ces commandes. La meilleure chose à faire est de créer une liste des tâches à accomplir pour traiter et exécuter pleinement une commande. » – Raad Mobrem, 6 Tips for Inventory Management, SmallBiz Resources ; Twitter : @Small_BizHelp

3. Avant d'implémenter un logiciel, assurez-vous de partir de données propres. « Quand nous avons commencé à utiliser notre logiciel de gestion d'inventaire d'actifs, nous avons importé des données existantes. Une fois le processus terminé, j'ai réalisé que nous avions de nombreuses incohérences, comme 20 noms de produits différents pour le même modèle de caméra documentaire. Si nous avions pris le temps de trier nos données et de les nettoyer, nous aurions repéré ces écarts. Cela nous aurait évité bien des maux de tête car maintenant nous devons repasser en revue toutes ces données et les nettoyer pour que nos rapports d'inventaire soient cohérents et précis. » – 5 Tips for Creating a Successful Asset Inventory Management Program at Your District, Hayes Software Systems ; Twitter : @HayesSoftware

4. Appliquez des techniques de gestion rentables. « Gérez-vous vos actifs de manière proactive ou réactive ? Dans la plupart des cas, la gestion proactive est plus rentable sur le long terme que la gestion réactive. Par exemple, si vous attendez qu'il y ait un gros nid-de-poule sur l'une de vos routes avant d'effectuer la maintenance routière, vous pouvez finir par dépenser plus d'argent que si vous effectuiez proactivement la maintenance routière au fil du temps. Vous pratiquez une gestion rentable quand vous effectuez la maintenance, la réparation ou le remplacement le plus rentable au bon moment pendant tout le cycle de vie de l'actif. » – 5 Steps to Building an Effective Asset Management Plan and Asset Planning, Asset Works ; Twitter : @AssetWorks

5. Ne sous-estimez pas l'importance de l'intersection actifs et inventaire. « Les actifs et l'inventaire se chevauchent occasionnellement au sein de la même entreprise. Certaines entreprises utilisent des solutions de gestion d'actifs pour suivre et gérer l'équipement (serveurs, pompes à huile, machines lourdes) pour la maintenance et le service qu'elles ont déjà livré aux clients. Dans ce cas, un article d'utilisation finale qui était suivi à l'aide d'une solution de gestion d'inventaire pendant la production et les ventes est maintenant suivi avec une solution de gestion d'actifs.

« La gestion d'actifs et la gestion d'inventaire sont toutes deux des applications cruciales pour les entreprises qui cherchent à contenir les coûts et améliorer la production. Connaître la différence entre ces opérations et les systèmes qui peuvent les améliorer aidera les entreprises à mieux adresser et gérer leurs défis uniques. » – What is the Difference Between Inventory Management and Asset Tracking, Lowry Solutions ; Twitter : @lowrysolutions

6. Fixez des niveaux de stock de sécurité – et réévaluez-les au fur et à mesure que l'entreprise change. « La gestion des stocks est facilitée par le téléchargement d'un logiciel d'inventaire. Vous pouvez définir des niveaux de stock de sécurité pour chacun de vos produits. Ce sont intrinsèquement la quantité minimale de stock dont vous avez besoin en main à tout moment, pour ne jamais manquer une vente. Quand votre stock tombe ou approche de ces niveaux de sécurité, vous serez alerté pour commander plus. Il est important que cela soit révisé, surtout avec les produits saisonniers. Vous devrez ajuster leurs niveaux de stock de sécurité pour ne pas avoir trop de stock en main, surtout sur les marchés sujets aux fluctuations. » – 4 Best Practices for Inventory Stock Management, Unleashed ; Twitter : @unleashedteam

7. Créez – et vérifiez – vos emplacements stratégiques. « Avant votre jour d'inventaire, vérifiez que toutes les pièces de votre inventaire ont un emplacement listé dans votre système de gestion d'inventaire. Vous devez également vous assurer que ces emplacements sont corrects.

« Si une pièce est conservée à deux emplacements, assurez-vous que votre système de gestion d'inventaire le montre. Cette étape garantit que les compteurs d'inventaire ne courront pas en essayant de trouver une pièce ou, pire, en marquant un comptage incorrect parce qu'ils ne peuvent pas localiser la pièce. Vérifier les emplacements de bacs pendant les comptages cycliques rend cette tâche plus facile à la fin de l'année. » – Tips for Successful Annual Physical Inventory, AssetWorks ; Twitter : @assetworks

8. De bonnes pratiques de gestion d'inventaire d'actifs vous feront économiser de l'argent. « Quand vous avez un système d'inventaire solide, vous saurez exactement combien de produit vous avez, et en fonction des ventes, vous pouvez projeter quand vous en manquerez et vous assurer de le remplacer à temps. Non seulement cela aide à garantir que vous ne perdez pas de ventes (critique pour la trésorerie), mais cela vous permet aussi de planifier à l'avance pour acheter plus, afin de vous assurer d'avoir assez de trésorerie de côté. » – Cassandra Campbell, Warning: You’re Losing Money by Not Using These 8 Inventory Management Techniques, Shopify Blogs ; Twitter : @shopify

9. Préparez-vous à enregistrer vos corrections de stock. « Après un inventaire, vous devrez peut-être changer la quantité de produits dans votre système pour correspondre à votre comptage. La meilleure façon de faire cela est avec une correction de stock, en suivant ces conseils :

• Choisissez un coût qui a du sens — Si vous ajoutez de l'inventaire, vous devez entrer un prix de coût. Mais avec les corrections de stock, vous n'avez pas de factures fournisseurs montrant le coût, alors choisissez un chiffre qui a du sens.
• Utilisez un code comptable séparé — Si votre système les supporte, l'utilisation de codes comptables séparés vous aide à voir les profits (plus d'inventaire, pas de facture) et les pertes (moins d'inventaire, pas de vente) résultant des corrections de stock. » – 12 Tips for Taking Control of Inventory and Stock Management, Brightpearl ; Twitter : @BrightpearlHQ

10. Établissez un plan de prévention des pertes sur mesure pour votre opération. « Derrière chaque histoire de succès en prévention ou réduction des pertes d'inventaire identifiée par le Groupe se trouvent de bonnes données sur les pertes. Des données opportunes, précises et exploitables disponibles pour toutes les bonnes parties prenantes, ventilées par article et par magasin, mènent à une collaboration améliorée, plus d'actions appropriées, et permettent le suivi continu des résultats et des tendances de performance. Aujourd'hui, la seule façon d'obtenir ces données est par le comptage cyclique régulier en magasin. Demain, l'espoir est que la technologie d'étagères intelligentes, y compris l'identification par radiofréquence (RFID), fournira cette visibilité plus rapidement, à un coût bien moindre, et avec un degré de précision bien plus grand. » – Colin Peacock, 15 Best Practices for Inventory Loss Prevention, LPM Insider ; Twitter : @lpmag

11. Prenez des décisions qui maximisent votre ROI. « La gestion d'actifs aide les entreprises à maximiser le retour sur chaque investissement. Quand vous comptez sur la gestion d'actifs pour informer les décisions d'achat et rester au top de la maintenance continue, vous obtiendrez plus de vie de vos actifs coûteux.

« De plus, en améliorant l'utilisation des actifs dans la main-d'œuvre, les flux de travail deviennent plus efficaces et la production augmente. L'élimination ou la réduction du gaspillage dû aux actifs perdus ou volés est également réduite. Enfin, la gestion d'actifs permet la planification efficace des actifs partagés entre équipes et départements, réduisant le besoin d'acheter des actifs en double inutilement. » – 4 Goals for Asset Management, Camcode ; Twitter : @camcode

12. Investissez dans et implémentez la technologie Big Data. « Des outils tels que les scanners portables et les étiquettes RFID peuvent vous aider à identifier et corriger rapidement les inexactitudes. L'information, après tout, est vitale pour tout programme de gestion d'actifs réussi. Avant de choisir un logiciel ou un équipement, vous devez développer et implémenter des procédures de surveillance et d'évaluation d'équipement. Une fois que vous avez implémenté un nouveau système de gestion d'actifs, il est nécessaire d'évaluer et de surveiller en continu le système logiciel choisi pour s'assurer qu'il fonctionne correctement et qu'il est conforme aux procédures de gestion établies. Cela inclut le développement de mécanismes pour identifier et corriger les inexactitudes de données. » – Ryan Ayers, Asset Management for Your Construction Firm, Business.com ; Twitter : @businessdotcom

Meilleures pratiques de gestion d'inventaire d'actifs

13. Intégrez tous les systèmes de gestion. « Afin de rationaliser vos processus de commande de pièces, retours, facturation et paiement, il est important d'examiner comment vos systèmes de gestion de flotte et autres logiciels sont connectés. L'intégration assure également la précision des données et réduit les demandes sur le personnel administratif, financier et autre, dans certains cas réduisant même les besoins en effectifs. » – Lynne White, Having the Right Parts on Hand When Needed is Critical for Any Successful Workshop, Chevin ; Twitter : @chevintweet

14. Trouvez des moyens d'automatiser votre inventaire d'actifs. « Certaines solutions logicielles de gestion de réseau peuvent découvrir, cartographier les actifs réseau et créer des inventaires qui se mettent à jour automatiquement pour refléter les changements de configuration et de statut des appareils, et présenter l'information à l'administrateur via des vues bien organisées et des rapports complets.

« Ce qui est important, c'est que les outils fonctionnent sur une variété de technologies et protocoles – ARP, SNMP, SSH, Gestion d'Infrastructure Virtuelle, Adressage IP, ICMP, LLDP, WMI et Telnet – pour découvrir, localiser et collecter automatiquement des informations complètes sur les appareils à travers routeurs, imprimantes, commutateurs, serveurs et pare-feu. » – Best Practices Asset Inventory, WhatsUp Gold

15. Établissez des KPIs d'inventaire solides. « Les KPIs d'inventaire mesurent votre performance dans un domaine particulier sur une période spécifique vers un certain objectif. Ils aident à éliminer les conjectures en vous donnant des jalons clairs à atteindre chaque semaine, trimestre ou année. Avec eux, vous aurez les données dont vous avez besoin pour prendre des décisions intelligentes et stratégiques pour votre entreprise. » – 10 Inventory Management Best Practices for Improving Your Business, Dear Systems ; Twitter : @DearInventory

16. Adoptez des mesures de sécurité spécialisées pour votre département pièces. « Assurez-vous que des mesures de sécurité efficaces sont prises dans l'entrepôt de pièces. Plusieurs pratiques critiques doivent être considérées. Limiter l'accès à l'inventaire de l'entrepôt de pièces est crucial pour maintenir la précision de l'inventaire. Adoptez une politique selon laquelle les inventaires de pièces sont « interdits » et seuls les employés du département pièces y ont accès.

« La première façon d'assurer cela est d'adopter des mesures de sécurité physiques telles que des comptoirs de pièces qui empêchent les employés d'entrer dans les emplacements de stock de pièces et de prélever les pièces requises. Permettre à tout le monde d'avoir accès peut rapidement rendre les inventaires de pièces inexacts. La deuxième pratique pour aider à cet objectif est d'installer des systèmes de caméras de sécurité et de commencer à utiliser l'accès par badge aux points d'entrée et de sortie. » – Brian Barry, 7 Spare Parts Inventory Management Best Practices, F. Curtis Barry & Company ; Twitter : @FCurtisBarryCo

17. Développez un système de support d'inventaire adapté à votre situation. « Un inventaire optimisé nécessite des points de données fréquemment obtenus et l'évolution de l'inventaire en question basée sur ces mesures en temps réel. Un système d'aide à la décision qui incorpore les meilleures pratiques méthodologiques donne aux gestionnaires d'inventaire un outil puissant pour gérer leurs objectifs commerciaux et rendre leurs équipes significativement plus efficaces. » – 12 Best Practices of Inventory Optimization, Oniqua ; Twitter : @oniquaanalytics

18. Développez un plan de stockage qui s'adapte bien à votre entrepôt spécifique. « On pense généralement aux entrepôts comme ces endroits où les biens et marchandises sont conservés jusqu'à leur distribution. Les entrepôts sont en fait des actifs immobiliers complexes nécessitant l'accès (rail, eau, routes), la sécurité, la technologie IT, les contrôles de température, et la gestion du cycle de vie et de la chaîne d'approvisionnement. Ces facteurs influencent la façon dont les agences évaluent et analysent l'entrepôt comme un actif immobilier pour les exigences de mission et de programme actuelles et futures. Les stratégies de réduction pour les entrepôts doivent prendre en compte les fonctions soutenues par les matériaux stockés dans les entrepôts, la chaîne d'approvisionnement nécessaire pour faire l'utilisation la plus efficace de l'entrepôt, l'intelligence d'affaires en temps réel, et les avancées technologiques qui nécessitent moins de ressources pour soutenir la mission. » – White Paper on Warehouse Management Best Practices, General Services Administration Office of Government-wide Policy ; Twitter : @USGSA

19. Priorisez votre planification d'action sur la demande. « Être capable de prévoir et prédire la demande permet de maximiser les économies de coûts. En ce qui concerne la gestion des stocks, cela permet à votre entreprise d'établir les niveaux d'inventaire minimum et maximum. L'inventaire inactif est coûteux à cause des frais de manutention et de surveillance, ainsi que des coûts de stockage supplémentaires. » – What is Inventory Management and Control?, Amcap ; Twitter : @amcapaus

20. N'investissez que dans la technologie qui fournit une analyse en temps réel. « Une fois que vous avez des informations minute par minute sur les niveaux d'inventaire et le statut d'exécution, vous devez être capable d'analyser continuellement votre chaîne d'approvisionnement pour assurer une exécution rentable de la demande. Des niveaux de stock insuffisants entraîneront-ils des amendes de niveau de service ou des ventes perdues ? Les surstocks entraîneront-ils des augmentations d'inventaire obsolète ? En résumé : quelle est la réponse la plus rentable à une situation de stock donnée ? Donner aux planificateurs une visibilité en temps réel soutenue par des analyses sophistiquées qui puisent simultanément dans toutes vos données disponibles sur le net. » – 4 Best Practices for Agile Inventory Management, Infor ; Twitter : @infor

21. Développez un plan d'audit intelligent et cohérent pour les scénarios les moins attendus. « D'autres problèmes qui peuvent survenir et concerner un auditeur incluent le calendrier de l'observation d'inventaire. Les observations ont généralement lieu à la fin d'octobre ou à la fin de décembre. Typiquement, en raison des fêtes de fin d'année et/ou des problèmes météorologiques, les observations d'inventaire ont lieu en octobre. Cependant, si le client est plus enclin à la fraude/manipulation et est connu pour cela, les auditeurs peuvent se présenter à la fin de décembre pour obtenir des données plus fiables.

« Un autre problème est de savoir si l'auditeur a besoin de faire appel à un spécialiste ou de faire des tests hors site pour s'assurer que l'inventaire dans l'entrepôt est authentique. Par exemple, pour certains biens comme les bijoux, le grain, ou d'autres produits high-tech, il est inhabituel pour l'auditeur régulier de différencier le vrai du faux. Les auditeurs peuvent vouloir faire appel à un spécialiste pour un examen approfondi ou envoyer des échantillons à un laboratoire pour des tests appropriés. » – What is an Inventory Audit?, CFI ; Twitter : @InnovationCA

22. Concevez un manuel de politiques et procédures hermétique adapté aux actifs fixes de votre entreprise. « Des politiques et procédures doivent être établies pour assurer une comptabilisation et une gestion cohérentes et correctes des actifs fixes. De telles politiques doivent couvrir tous les aspects possibles des actifs fixes. Considérez des domaines tels que : seuil de capitalisation ; traitements comptables ; processus d'approbation des acquisitions, transferts et cessions ; durées de vie utiles/d'amortissement ; construction d'actifs ; capitalisation des coûts de dette (US GAAP) ; inventaires périodiques d'actifs fixes ; et ainsi de suite. » – Fixed Asset Best Practices, Simplestudies ; Twitter : @simplestudies

23. Préparez-vous au pire. « L'obsolescence est un fait inévitable de la gestion des stocks, mais malheureusement, de nombreuses organisations la gèrent de manière réactive. Pour gérer l'obsolescence proactivement, les organisations doivent être capables de répondre à des questions telles que : Comment pouvons-nous anticiper l'obsolescence ? Quels plans de contingence avons-nous en place ? Quels sont nos besoins les plus importants ? Devons-nous maintenir les articles ou les remplacer ? Comment assurer la sécurité ?

« De telles organisations devraient développer un processus d'évaluation du risque d'obsolescence, aidant les gestionnaires d'inventaire à évaluer la probabilité que les articles deviennent obsolètes et à signaler les articles qui présentent le plus grand risque de le devenir. Pour augmenter le processus, les gestionnaires d'inventaire peuvent utiliser l'analytique pour identifier les articles déjà obsolètes, identifier les articles que l'organisation peut se permettre de gérer réactivement et réduire l'effort manuel impliqué dans le calcul de la probabilité d'obsolescence. L'incorporation de l'analytique dans le processus d'obsolescence donne aux organisations les données dont elles ont besoin pour appliquer des stratégies d'atténuation telles que les accords fournisseurs, les mises à niveau de systèmes ou les achats d'atténuation des risques. » – Tristan O’Gorman, 5 Inventory Analytics Best Practices to Achieve Inventory Optimization, IBM Big Data and Analytics Hub ; Twitter : @IBMAnalytics

24. Partagez votre stratégie de gestion à travers tous les départements. « Créer la stratégie pour changer le comportement des employés commence plusieurs mois avant que des changements ne soient implémentés au niveau du magasin. Pour établir la portée du projet, vous devez définir à quoi ressembleront les changements et créer la vision des avantages qui en résulteront.

« C'est toujours une bonne idée d'avoir un nouvel œil pour regarder une situation actuelle et demander pourquoi nous faisons les choses de cette façon. Pour évaluer les obstacles et problèmes auxquels font face les employés du magasin, sélectionnez une équipe d'employés qui représente une coupe transversale de l'organisation. L'équipe devrait se composer d'un chef d'équipe, d'un sponsor, et de quatre à cinq membres. Les membres de cette équipe devraient être des employés considérés comme des leaders dans l'organisation et à l'aise pour faire du brainstorming pour de nouvelles idées pour fournir des solutions aux pratiques actuelles du magasin qui causent du gaspillage. » – Wally Wilson, Changing the Storeroom Culture to Best Practice Performance, Life Cycle Engineering ; Twitter : @LCE_Today

25. Soyez conscient de tous les actifs fantômes. « Supprimez les actifs fantômes dans votre inventaire. Il y a des moments où des articles qui ont été perdus ou volés sont encore dans les enregistrements d'inventaire. Ce sont ce qu'on appelle des actifs fantômes. Plus souvent qu'autrement, les actifs fantômes étaient des articles qui ont été enregistrés de manière inexacte. » – Top Ten Reasons Why Asset Management is Important, AER Worldwide ; Twitter : @AERWorldwide

26. Établissez des paramètres de réapprovisionnement spécialisés. « Les paramètres de réapprovisionnement – niveaux minimum et maximum (MIN/MAX) – utilisés par le système de gestion des matériaux ERP pour générer les commandes de réapprovisionnement sont les principaux déterminants des résultats d'inventaire. Les paramètres de réapprovisionnement devraient être optimisés périodiquement pour refléter les changements. Le processus d'optimisation aborde :

• Sélection d'algorithmes appropriés pour optimiser les niveaux de stock minimum et maximum
• Utilisation d'un modèle de coût économique qui considère les coûts de détention d'inventaire, de réapprovisionnement, d'expédition urgente et de ruptures comme alternative préférée à une approche à niveau de service fixe
• Analyse de groupes d'articles plutôt que un par un
• La capacité de faire de la modélisation « what-if » et de comparer les résultats optimisés contre la performance d'inventaire actuelle
• Considération de contraintes « réelles » incluant la capacité maximale des bacs, la capacité de stockage et plus » – Andy Hill, 12 Best Practices of Inventory Optimization, Manufacturing.net ; Twitter : @MnetNews

27. Diversifiez vos attributs SKU. « L'amélioration de processus la plus courante est d'utiliser beaucoup plus d'attributs associés à chaque SKU pour en effet créer un nombre beaucoup plus grand de classes d'articles auxquels différentes politiques sont assignées – bien au-delà des trois ou quatre niveaux standards que la plupart des entreprises utilisent encore. Ces attributs peuvent inclure les délais d'approvisionnement, la variabilité de l'offre et de la demande, les modèles de consommation, la criticité, la vélocité, et plusieurs autres. Plus une entreprise utilise de dimensions, plus la précision sera grande dans la gestion des stocks. Il n'est pas rare de voir 10 à 12 dimensions utilisées dans les entreprises best-in-class. » – Five Strategies for Improving Inventory Management Across Complex Supply Chain Networks, CSCO Insights ; Twitter : @cisco

Conseils de formation en gestion d'inventaire d'actifs

28. Investissez dans des sessions de formation en gestion d'inventaire d'actifs. « Avoir un personnel bon et compétent peut faire toute la différence pour le succès d'une entreprise. La formation en gestion des stocks équipe vos employés avec les dernières idées et meilleures méthodes de contrôle des stocks. Fournir à vos employés une formation en gestion des stocks est essentiel si les objectifs d'une organisation doivent être adéquatement atteints.

« En investissant dans la formation en inventaire, vous pouvez garantir que vos employés reçoivent les outils nécessaires pour faire leur travail efficacement. La formation aide le personnel à améliorer ses connaissances, compétences et capacités, améliorant leur efficacité globale et réduisant le gaspillage d'inventaire. Cela conduira à une performance de qualité supérieure. » – The Importance of Inventory Management Training for Your Staff, Unleashed ; Twitter : @unleashedteam

29. Pour promouvoir la précision, fournissez à vos travailleurs une formation adéquate aux systèmes. « Un système informatisé d'inventaire et de comptabilité d'actifs aide à garder vos informations d'actifs organisées tout au long de leur cycle de vie, et réduit le risque d'erreur humaine. S'il est utilisé régulièrement pendant votre processus d'inventaire annuel, une bonne solution peut aider à garantir que toutes les données sont précises et à jour. Ainsi, la prochaine fois que vous essayez de voir les détails d'un actif, comme son numéro de série ou ses informations financières, vous pouvez être assuré que les informations dans votre base de données sont correctes.

« Maintenir des données précises dans votre système de gestion d'actifs tout au long de l'année signifie que vous êtes plus susceptible de finir avec des rapports financiers sur lesquels vous pouvez compter. Cette information est critique pour la conformité, et aide à soutenir la prise de décision éclairée pendant les processus de budgétisation et de planification. » – Automating Asset Tracking & Inventory Processes | 5 Benefits, AssetWorks ; Twitter : @assetworks

30. Concentrez-vous sur le développement de vos compétences en leadership. « Les gestionnaires d'inventaire doivent être des leaders efficaces. Ils embauchent et licencient et gèrent une équipe d'employés, et tous les défis que cela implique. Ils doivent diriger leur équipe. Ils doivent aussi être capables de prendre des directives et de travailler comme partie d'une équipe plus grande. La plupart des gestionnaires d'inventaire devront travailler avec les départements marketing et ventes ainsi que les gestionnaires d'achats pour organiser le flux efficace d'inventaire entrant et sortant de l'entreprise. » – Jay Schofield, 6 Things Great Inventory Managers Do, System ID ; Twitter : @System ID

31. Priorisez la sensibilisation au suivi des produits. « D'année en année, il est bénéfique de savoir ce qui se vend et ce qui ne se vend pas. Cette information vous aide à planifier et à prendre des décisions commerciales plus éclairées pour l'avenir. Vous éviterez les pertes dues aux produits qui restent trop longtemps sur les étagères ou à la perte de ventes parce que les produits se vendent trop vite par rapport à la demande des clients. » – Brian Sutter, Directeur Marketing, Wasp Barcode Technologies, Inventory vs Asset Management: What’s the Difference?, Score ; Twitter : @SCOREMentors

32. Profitez des solutions d'intégration/formation de votre système de gestion des stocks. « De nombreux fournisseurs de solutions de gestion des stocks sur le marché actuel offrent des services de formation ou d'intégration pour que vous et vos employés puissiez apprendre à tirer pleinement parti des fonctionnalités et capacités du système. L'équipe derrière le service elle-même sera en mesure de vous donner l'aperçu le plus complet du système, et pourra fournir un soutien et une assistance supplémentaires dans les domaines nécessaires. » – Nikki Michaels, 5 Tips to Help Retail Employees Stay on Top of Inventory, Vend ; Twitter : @vendhq

33. Adoptez une approche systémique de la gestion d'actifs d'inventaire. « Une entreprise peut tirer le plus grand bénéfice d'un programme de gestion d'actifs quand il intègre tous les aspects impliqués dans le contrôle des actifs et de leurs coûts. Le programme doit franchir toutes les lignes entre départements et disciplines pour se concentrer sur la valeur totale. Les gestionnaires devraient utiliser une approche systémique, en appliquant des standards de manière structurée.

« Les risques doivent être évalués et, si nécessaire, des compromis trouvés qui équilibrent le mieux le risque contre la performance et le coût. Le programme devrait permettre aux gestionnaires d'examiner les actifs dans le contexte de leur utilisation et valeur pour l'entreprise. Un bon programme de gestion d'actifs sera aussi durable, aidant à optimiser la vie des actifs tout en considérant les effets à long terme comme l'impact environnemental. » – Jeffrey Joyner, What is the Purpose of an Asset Management Program?, Chron ; Twitter : houstonchron

34. Fournissez une formation suffisante – et planifiez-la appropriément. « En étudiant votre historique de bons de travail et votre planning de maintenance, vous pouvez généralement prédire avec précision combien de personnel et combien d'heures-hommes vous pouvez anticiper avoir besoin pendant l'année. Avec ce chiffre en tête, vous pouvez alors planifier vos employés de manière appropriée et pas juste avoir des travailleurs qui tournent les pouces. Ou peut-être découvrirez-vous que votre problème n'est pas le sur-effectif mais le sous-effectif. Manquer une maintenance de routine ici ou là arrive – mais quand vous commencez à les manquer fréquemment par manque de personnel, les choses peuvent mal tourner très vite. » – Lisa Richards, 7 Benefits of Inventory Management, Mapcon ; Twitter : @MAPCONtech

35. Une fois que vous avez implémenté un programme de formation en gestion d'inventaire d'actifs, tirez-en le maximum en renforçant votre inventaire de compétences. « Un inventaire de compétences résume les compétences, l'éducation et les expériences des employés actuels. Selon la taille et la complexité d'une entreprise, le processus de préparation d'un inventaire de compétences variera. Certaines entreprises utilisent des logiciels commerciaux. D'autres firmes utilisent des programmes de base de données. Certaines petites entreprises utilisent de simples feuilles de calcul ou même un système papier pour préparer l'inventaire de compétences.

« Quelle que soit la méthode, si elle est bien faite, un inventaire de compétences fournira un inventaire collectif d'entreprise des compétences, connaissances et expériences réelles que la main-d'œuvre d'une entreprise possède. » – Robert Tanner, MBA, Fondateur & Consultant Principal de Business Consulting Solutions LLC, What is Skills Inventory?, Management is a Journey ; Twitter : @mgmtjourney

36. Assurez-vous que tous les employés sont conscients de leurs responsabilités liées à l'inventaire d'actifs. « Regarder les métriques d'inventaire s'effondrer est un exercice futile sans équipe pour y remédier. Vous n'avez peut-être pas besoin d'un gestionnaire d'inventaire ou de stock dédié, mais si la responsabilité incombe à un autre chef de département, assurez-vous qu'il est bien conscient de son rôle et des cibles qu'il doit atteindre. Si vos métriques de succès ne sont pas là où elles devraient être, il est temps de planifier une réunion. » – 20 Inventory Management Questions You Should be Asking, Action Storage ; Twitter : @ActionStorage

37. Éradiquez le vol interne avec une bonne comptabilité d'inventaire d'actifs. « Pour prévenir le vol par le personnel administratif, pratiquez une bonne comptabilité. Assurez-vous qu'aucune personne ne contrôle trop de parties d'une transaction financière. Achats, paie, remboursements et autres décaissements devraient nécessiter une révision et une approbation par un membre du personnel senior.

« Effectuez des réconciliations bancaires et examinez les relevés de carte de crédit d'entreprise chaque mois. Travaillez avec un comptable d'entreprise qualifié pour garantir que les livres sont correctement tenus, les transactions correctement enregistrées, et que la piste d'audit ne montre aucune activité suspecte. » – 10 Tips to Help Clients Prevent Employee Theft, Xero ; Twitter : @Xero

38. Incitez la participation à la formation liée aux actifs et aux programmes de développement professionnel. « Envisagez d'offrir un programme qui paiera une partie, voire la totalité, d'un cours de développement professionnel pour votre personnel d'entrepôt. Ces incitations sont gagnant-gagnant – vos employés seront à l'aise avec le changement, et les connaissances qu'ils acquièrent peuvent conduire à une implémentation plus rapide et une opération plus efficace. » – Stephen « Stevie » Hay, Directeur Général du Groupe Distribution & Gestion d'Usines d'Aptean, Helping Warehouse Employees Thrive in an Era of Automation, Aptean ; Twitter : @aptean

Conseils de gestion d'inventaire d'actifs IT

39. Utilisez un logiciel de suivi d'actifs tout-en-un. « Il y a de fortes chances que vous soyez déjà en avance et ayez investi dans un logiciel de suivi d'actifs d'une certaine sorte, mais ce n'est pas parce que vous avez cette base couverte que c'est la meilleure option pour les actifs de votre entreprise.

« Pour vous assurer que le vôtre l'est, assurez-vous que le logiciel vous permet d'entrer des informations complexes et complètes sur vos actifs, y compris les emplacements, équipements et composants. En plus de la hiérarchie, garantissez aussi que ces spécificités peuvent être facilement modifiées en temps réel pour refléter les changements dans les plannings de maintenance, les mises à jour d'amortissement, et toutes les autres infos pertinentes.

« Pour le meilleur en sécurité de suivi d'actifs, optez pour un logiciel qui inclut la technologie GPS, surtout si vos actifs équipements bougent souvent. L'utilisation des capacités GPS fait en sorte que vos actifs de haute valeur sont toujours localisables, même si un vol est en cours. » – 4 Best Practices for Oil and Gas Company Asset Management, Camcode ; Twitter : @Camcode

40. Assurez-vous que votre système choisi inclut une fonctionnalité complète de « service desk ». « Eh bien, autant que vous aimiez le nier, il est toujours préférable de s'assurer que votre service desk a un module de gestion d'actifs plutôt que d'investir dans un logiciel de gestion d'actifs autonome. S'assurer que votre logiciel de gestion d'actifs fait partie de la solution de service desk garantira que le partage de données à travers l'organisation est efficace. De plus, avoir une solution de service desk avec un module de gestion d'actifs assurera un fonctionnement rationalisé de toutes les équipes dans une organisation. » – Apoorva Ravikrishnan, Responsable Marketing Produit pour Freshservice chez Freshworks Inc., 5 Tips for Selecting the Right IT Asset Management Software, Freshservice Blog ; Twitter : @freshserviceapp

41. Sélectionnez un système de gestion d'inventaire d'actifs qui s'intègre à votre système comptable. « Idéalement, vous voulez que votre système de gestion des stocks s'intègre à votre système comptable pour que vous ayez des informations financières à jour pour comprendre comment votre entreprise se porte, afin que vous puissiez prendre des décisions opportunes et bien informées. Pour les entreprises qui utilisent déjà le logiciel comptable QuickBooks d'Intuit, les évaluations d'inventaire peuvent être suivies en temps réel et les états financiers sont mis à jour de manière transparente pour les changements d'inventaire.

« Quel que soit le système que vous décidez d'utiliser, maintenez son efficacité en effectuant des comptages d'inventaire réguliers de ce que vous avez en stock, et en réconciliant les différences entre votre compte d'inventaire physique et vos enregistrements d'inventaire en temps opportun. Vous devriez comprendre pourquoi ces différences de réconciliation se produisent et gérer le risque potentiel de vol. » – Orin Schepps, Seeing Clearly: 3 Tips for Effective Sales Inventory Management , Consultance Accounting ; Twitter : @Consultancellc

42. Considérez la gestion d'actifs IT en termes de centralisation. « En réalité, tous les départements IT devraient avoir les moyens (politiques, procédures, outils) pour soutenir la gestion d'actifs pour l'entreprise. La capacité d'enregistrer les achats, coûts, contrats, emplacements et données de cession aide l'organisation à prendre des décisions éclairées sur les achats stratégiques.

« Nous sommes tous pour minimiser les risques incrémentiels et les coûts associés aux projets d'infrastructure IT basés sur des informations vieillissantes, incomplètes et/ou moins précises. Donc avoir un emplacement central de ces actifs aide à effectuer des mises à niveau importantes sur les versions d'équipements et de logiciels. » – Norm Brien, IT Asset Management: How to Be Efficient, CIO ; Twitter : @CIOonline

43. Utilisez votre IT pour prioriser les auto-audits. « Le risque est la cause principale de l'incertitude dans toute organisation. Ainsi, les entreprises se concentrent de plus en plus sur l'identification et la gestion des risques avant qu'ils n'affectent l'entreprise. Dans le monde de la gestion d'inventaire IT, les processus d'auto-audit peuvent aider les entreprises à être proactives dans la détection de problèmes avant qu'un vrai audit ne se produise. Rester au top des audits peut aussi faciliter des projets plus fluides comme les consolidations ou décommissions de centres de données.

« Bien que de nombreuses entreprises fassent des audits superficiels et que certaines puissent faire des audits plus étendus occasionnellement, ces audits de surface ne feront probablement pas remonter les problèmes qui seraient trouvés lors d'un vrai audit de conformité logicielle. » – Jeremy Schaller, IT Inventory Management: What, Why, and How (Best Practices), exIT Technologies ; Twitter : @exittech

44. Profitez de la planification automatisée de maintenance pour tous les actifs. « La plupart des logiciels de gestion de maintenance vous permettent de garder des notes détaillées sur tous les aspects de tout actif donné. Profitez-en en maintenant l'historique et les coûts de maintenance. Cela peut servir de point de comparaison pour l'avenir, ou comme moyen d'évaluer si un certain modèle est fiable une fois le remplacement nécessaire. De même, maintenir les événements d'étalonnage et les résultats de dépannage pour un actif s'avérera utile à travers plusieurs emplacements et pour plusieurs actifs. » – 7 Tips for Better Asset Management with Maintenance Management Software, DPSI ; Twitter : @dpsiCMMS

45. Utilisez la technologie d'étiquettes d'actifs éprouvée pour suivre vos actifs. « Au fur et à mesure que votre entreprise grandit, elle est amenée à acquérir une grande base d'actifs. Avec tous ces outils et machines supplémentaires, le contrôle d'inventaire est voué à devenir difficile. La solution facile serait de concevoir un système de suivi qui rend les processus d'inventaire beaucoup plus rationalisés. Pour commencer, vous devez entrer tous les IDs d'actifs situés dans votre entrepôt. C'est important car vos employés doivent savoir où se trouve un équipement particulier. Les données instantanées sur les actifs aident le personnel à accomplir leurs tâches quotidiennes beaucoup plus efficacement !

« Avec les fonctionnalités spéciales incluses dans le logiciel d'inventaire d'actifs, vous pouvez créer des codes-barres pour tous vos articles de bureau. Les étiquettes code-barres et QR vous permettent de scanner rapidement et d'entrer toutes les informations pertinentes dans vos systèmes. Par exemple, vous pouvez sauvegarder l'emplacement d'entrepôt de l'actif X à un moment donné. Les étiquettes d'actifs vous permettent aussi de suivre les mouvements d'inventaire chaque fois qu'un employé sort un actif. Surveillez les activités commerciales avec des informations facilement accessibles pour augmenter l'optimisation des actifs. » – The 5 Rules to Simplify Asset Management with Asset Inventory Software, EZOfficeInventory ; Twitter : @officeinventory

46. Implémentez le meilleur support système possible. « Incluant les rapports d'exception, la disponibilité de l'inventaire en main et en commande par emplacement, ainsi que la projection de la façon dont les SKU se vendent vs. quand les bons de commande doivent être placés pour prévenir les ruptures. Cela inclut aussi la capacité de réserver une quantité de SKU à une commande client, et la gestion des fournisseurs pour surveiller et suivre les commandes expédiées par les fournisseurs. » – Curt Barry, Fondateur & Président de F. Curtis Barry & Company, 10 Tips for Improving Your Inventory Management, Multichannel Merchant ; Twitter : @mcmerchant

47. Comptez sur l'automatisation de pointe. « Gérer les actifs manuellement prend beaucoup de temps, d'efforts et de coûts sans obtenir les résultats équivalents. Pour optimiser votre gestion d'actifs, envisagez d'utiliser une solution de gestion d'actifs automatisée. Ce logiciel automatise vos processus de gestion d'actifs, tels que le suivi de la valeur et de l'amortissement des actifs, la maintenance des actifs, la gestion des contrats, l'analyse des coûts, et la génération de rapports approfondis. En automatisant les tâches complexes de gestion d'actifs, vous serez en mesure d'améliorer l'efficacité, l'efficience et la productivité de votre entreprise. » – 5 Effective Asset Management Tips for Improving Business Efficiency, BusinessTech ; Twitter : @HashMicro

48. Utilisez les données IT de votre entreprise pour faire des prédictions globales. « Comprenez que dans le climat économique d'aujourd'hui, la trésorerie est roi. Si vous êtes dans une bonne position, faites des coupes dans vos dépenses mais investissez dans des outils et des personnes qui vous aideront sur le long terme à faire croître votre entreprise et à générer une plus grande efficacité. Avec les licenciements et les entreprises désireuses de maintenir les ventes hautes, vous pouvez sécuriser des talents de haute qualité et d'excellentes offres sur les outils technologiques dont vous avez besoin. » – Bill Harrison, Président de Demand Solutions, Top Five Tips to Rescue Your Business with Inventory Management, All Business ; Twitter : @AllBusiness_com

49. Assurez-vous que vos systèmes de gestion d'inventaire d'actifs IT soient équipés d'outils d'intégration faciles. « L'application de gestion d'actifs IT devrait être facile à intégrer avec d'autres applications. Imaginez passer des heures juste à intégrer l'application de gestion d'actifs IT avec l'application helpdesk que votre entreprise utilise. Ce sera juste un pur gaspillage de temps et de travail acharné, et imaginez maintenant ce qui se passera si votre entreprise décide de passer à un autre logiciel de ticketing. Ce sera un double coup. Maintenant, vous devrez passer du temps à apprendre la nouvelle application helpdesk et en même temps vous devrez demander à un expert de passer un temps considérable à comprendre comment intégrer l'application existante de gestion d'actifs IT avec la nouvelle application helpdesk que vous venez d'acheter. » – Vaishali Gopi, Important Tips to Consider in Buying IT Asset Management Software, Maintworld ; Twitter : @maintworld

50. Intégrez toutes les données ERP avec un logiciel de gestion basé sur les actifs. « Les entreprises devraient envisager d'intégrer leur solution de planification des ressources d'entreprise avec un logiciel de gestion des stocks. L'implémentation de technologies de collecte de données mobiles dans l'entrepôt aidera à garder les employés et gestionnaires au top de l'inventaire et à voir où et quoi ils ont sur leurs étagères, permettant un prélèvement et une livraison plus faciles. » – Dustin Caudell, 5 Tips for Successful Inventory Management, RFgen ; Twitter : @RFgenSoftware