6 meilleures pratiques pour le suivi des actifs de santé

Les organisations de soins de santé s'appuient sur des équipements, des outils et d'autres actifs pour fournir des soins de santé de qualité aux patients. Cela inclut non seulement l'équipement médical utilisé dans les soins directs, mais également les ordinateurs et autres actifs sur lesquels les entreprises de soins de santé s'appuient pour gérer les dossiers des patients, la facturation médicale et d'autres processus qui se déroulent en arrière-plan.
Suivi efficace des actifs est un must pour les organisations de soins de santé pour assurer une prestation de services efficace et réduire les équipements perdus et volés. Les estimations indiquent que les équipements perdus et volés coûtent actuellement aux hôpitaux américains environ 4 000 dollars par an et par lit, et que le vol d'équipement coûte aux hôpitaux au moins 52 millions de dollars par an. Pour améliorer les processus de suivi des actifs de santé, suivez ces bonnes pratiques.

1. Effectuez un audit d'inventaire complet et étiquetez tous les actifs avec des numéros d'identification uniques.

Classer les actifs par type, documenter la valeur des actifs, les années de service, les informations sur le fabricant, les fournisseurs de pièces, et d'autres informations sur chaque actif facilitent la gestion des actifs au fil du temps. L'état opérationnel existant de tous les actifs doit être documenté, ainsi que tous les enregistrements de maintenance antérieurs existants.
La catégorisation des actifs par type est cruciale lors de l'audit d'inventaire initial, car les actifs de différents types nécessiteront des calendriers de maintenance uniques ainsi que d'autres procédures de gestion d'actifs distinctes propres au type ou à la catégorie d'actifs. Un audit complet de l'inventaire et l'étiquetage de tous les actifs existants constituent la base de bonnes pratiques de gestion des actifs pour les organisations de soins de santé et soutiennent les autres meilleures pratiques décrites ci-dessous.

2. Choisissez des étiquettes d'inventaire et des étiquettes de code-barres adaptées à l'application.

Les actifs de santé peuvent être soumis à des procédures de désinfection régulières ou à d'autres risques environnementaux, il est donc impératif de sélectionner des étiquettes d'actifs capables de résister à une exposition régulière à ces conditions. Il existe également des solutions d'étiquettes d'inventaire conçues pour les équipements de grande valeur fréquemment perdus ou volés. Les étiquettes en vinyle destructibles et les étiquettes à code-barres inviolables, par exemple, laissent des preuves évidentes de falsification, décourageant le vol.
Les étiquettes en aluminium et les étiquettes à code-barres en polyester sont des options appropriées pour étiqueter de nombreux actifs de soins de santé, tels que le matériel informatique, tandis que Metalphoto Les étiquettes d'inventaire en aluminium ® et les étiquettes en aluminium Metalphoto® sont idéales pour étiqueter des actifs de grande valeur pour une durabilité durable, et les étiquettes d'inventaire en deux parties sont utiles pour simplifier la documentation et la tenue de dossiers, un problème courant lorsqu'il s'agit d'efficacité globale dans les soins de santé secteur.

3. Optimisez l'utilisation des équipements avec une solution de gestion des stocks.

De nombreux hôpitaux finissent par surinvestir dans les actifs pour compenser la difficulté à localiser rapidement les actifs essentiels. En mettant en œuvre un système de gestion des stocks hospitaliers, les organisations peuvent réduire (voire éliminer) les achats d'équipements redondants et inutiles en optimisant l'utilisation de l'équipement.
L'étiquetage des actifs et la documentation des emplacements des équipements dans une base de données centrale permettent au personnel de localiser facilement les outils , les fournitures et l'équipement dont ils ont besoin pour une prestation de soins efficace. Il facilite également la gestion du processus complexe de test, d'inspection et de maintenance requis par les organismes de santé pour maintenir la conformité réglementaire.

4. Développer un système de gestion du cycle de vie des actifs.

Le suivi des actifs, lorsqu'il est associé à des solutions logicielles de gestion des actifs, peut être utilisé pour gérer le cycle de vie des actifs pour une variété de types d'actifs. Grâce à cette méthode, les établissements de santé surveillent l'état des actifs, gèrent les calendriers de maintenance et suivent les coûts de durée de vie associés à des actifs uniques. Les organisations peuvent choisir de remplacer les actifs après leur amortissement complet pour améliorer la sécurité en mettant les anciens actifs hors service avant que des accidents ou des pannes permanentes ne se produisent.
La gestion du cycle de vie des actifs fournit également des données précieuses aux organisations de soins de santé qui peuvent éclairer les futurs investissements en équipement. Par exemple, les prestataires de soins de santé disposant de solides données historiques sur les actifs peuvent facilement identifier les actifs qui surpassent les autres du même type, permettant aux acheteurs de sélectionner les fabricants offrant la meilleure valeur à vie lorsqu'il est temps de remplacer des équipements obsolètes.

5. Mettre en œuvre la maintenance préventive.

Les hôpitaux et autres organisations de soins de santé gèrent un volume important d'actifs de grande valeur. Le suivi des actifs peut rationaliser la gestion des programmes de maintenance préventive, ce qui peut réduire la fréquence des pannes inattendues en identifiant les problèmes potentiels des équipements avant qu'ils ne provoquent des interruptions. De plus, la maintenance préventive continue prolonge généralement la durée de vie utile de ces actifs coûteux en les maintenant dans des conditions de fonctionnement optimales. Les solutions de suivi des actifs peuvent également aider les hôpitaux et d'autres prestataires à suivre les procédures de désinfection afin de réduire les infections nosocomiales.

6. Mettre en place un système d'enregistrement/de départ.

Lorsque les actifs sont étiquetés avec des numéros d'identification uniques, les organismes de santé peuvent mettre en place des systèmes d'enregistrement/de départ pour mettre les informations de disponibilité et de localisation en temps réel à portée de main des prestataires et des membres du personnel. Les données collectées au fil du temps permettent d'optimiser les investissements :les actifs fréquemment demandés et indisponibles en cas de besoin sont des actifs qui doivent être dupliqués dans l'inventaire d'un établissement de santé.
Si plusieurs actifs identiques existent mais sont rarement tous utilisés simultanément, la plupart les organisations réduisent le nombre d'actifs dans leur inventaire à mesure que ces actifs existants sont mis hors service. Le résultat? Réduisez les coûts d'équipement sans sacrifier la disponibilité des équipements vitaux.
Les organisations de soins de santé peuvent bénéficier du suivi des actifs de plusieurs façons, mais le respect des meilleures pratiques de suivi des actifs de santé garantit une gestion rationalisée des actifs, réduit les coûts et améliore finalement la prestation des soins.