6 stratégies éprouvées pour un suivi efficace des actifs de santé

Les organismes de santé s'appuient sur équipements, outils et autres actifs pour fournir des soins de qualité. Cela inclut bien plus que le matériel médical utilisé en soins directs : ordinateurs et autres actifs pour gérer dossiers patients, facturation médicale et processus en arrière-plan.
Un suivi d'actifs efficace est indispensable pour garantir une prestation de service efficiente et réduire pertes et vols. Les estimations indiquent que le matériel perdu/volé coûte aux hôpitaux américains ~4 000 $ par an et par lit, et le vol d'équipement au moins 52 millions $ par an. Pour améliorer vos processus de suivi, suivez ces bonnes pratiques.

1. Réaliser un audit d'inventaire complet et étiqueter tous les actifs avec des numéros d'identification uniques

Catégoriser les actifs par type, documenter valeur, années de service, infos fabricant, fournisseurs pièces et autres données facilite la gestion dans le temps. L'état opérationnel actuel et tout historique de maintenance existant doivent être documentés.
La catégorisation par type est cruciale lors de l'audit initial, car les actifs de types différents nécessitent des plannings de maintenance uniques et des procédures de gestion distinctes. Un audit complet et l'étiquetage de tous les actifs existants constituent la base de pratiques saines de gestion d'actifs pour les organismes de santé et soutiennent les autres bonnes pratiques ci-dessous.

2. Choisir étiquettes d'actifs et codes-barres adaptés à l'application

Les actifs de santé peuvent subir procédures de désinfection régulières ou autres agressions environnementales ; il est impératif de sélectionner des étiquettes résistantes à ces conditions. Il existe aussi des solutions pour équipements de haute valeur souvent perdus/volés. Étiquettes vinyle destructibles et codes-barres inviolables laissent des traces visibles de toute tentative, dissuadant le vol.
Étiquettes foil et codes-barres polyester conviennent pour matériel informatique, tandis que Metalphoto® Aluminium Asset Tags et Metalphoto® Foil Labels sont idéaux pour actifs de haute valeur nécessitant durabilité maximale. Les étiquettes bipartites simplifient documentation et tenue de registres, point de douleur fréquent pour l'efficacité globale dans la santé.

3. Optimiser l'utilisation des équipements avec une solution de gestion d'inventaire

De nombreux hôpitaux sur-investissent dans les actifs pour compenser la difficulté à localiser rapidement les équipements essentiels. En implémentant un système de gestion d'inventaire hospitalier, les organismes peuvent réduire (voire éliminer) les achats redondants et inutiles en optimisant l'utilisation des équipements.
L'étiquetage des actifs et la documentation de leurs emplacements dans une base centralisée permet au personnel de localiser rapidement outils, fournitures et équipements pour des soins efficients. Cela facilite aussi la gestion du processus complexe de tests, inspections et maintenance requis pour la conformité réglementaire.

4. Développer un système de gestion du cycle de vie des actifs

Le suivi d'actifs, combiné à des logiciels de gestion, permet de gérer le cycle de vie de divers types d'actifs. Ainsi, les organismes surveillent l'état des actifs, gèrent les plannings de maintenance et tracent les coûts de vie de chaque actif unique. Ils peuvent remplacer les actifs une fois pleinement amortis pour améliorer la sécurité en retirant les anciens équipements avant accidents ou pannes définitives.
La gestion du cycle de vie fournit aussi des données précieuses pour futurs investissements. Par exemple, les fournisseurs de santé avec données historiques robustes identifient facilement les actifs surperformants, permettant aux acheteurs de sélectionner les fabricants offrant la meilleure valeur vie lors du remplacement d'équipements obsolètes.

5. Implémenter la maintenance préventive

Les hôpitaux et organismes de santé gèrent un volume important d'actifs de haute valeur. Le suivi d'actifs fluidifie la gestion des programmes de maintenance préventive, réduisant la fréquence des pannes inattendues en identifiant les problèmes potentiels avant qu'ils n'interrompent l'activité. De plus, la maintenance préventive continue prolonge généralement la durée de vie utile de ces actifs coûteux en les maintenant en condition optimale. Les solutions de suivi aident aussi à tracer les procédures de désinfection pour réduire les infections nosocomiales.

6. Implémenter un système d'entrée/sortie (check-in/check-out)

Lorsque les actifs sont étiquetés avec des numéros d'identification uniques, les organismes peuvent implémenter des systèmes d'entrée/sortie pour mettre la disponibilité et la localisation en temps réel à portée des prestataires et du personnel. Les données collectées dans le temps permettent d'optimiser les investissements : les actifs fréquemment demandés et indisponibles quand nécessaires doivent être dupliqués dans l'inventaire.
Si plusieurs actifs identiques existent mais sont rarement tous utilisés simultanément, la plupart des organismes réduisent le nombre d'actifs en les retirant du service. Résultat ? Coûts d'équipement réduits sans sacrifier la disponibilité vitale.
Les organismes de santé bénéficient du suivi d'actifs de multiples façons, mais suivre les bonnes pratiques garantit une gestion fluidifiée, réduit les coûts et améliore in fine la prestation de soins.