5 conseils essentiels pour implémenter avec succès le logiciel IBM Maximo

IBM Maximo Asset Management a été officiellement lancé par IBM en 2005 et est devenu l'une des plateformes de gestion d'actifs d'entreprise (EAM) les plus utilisées au monde. Pour tirer le maximum de valeur des puissantes fonctionnalités du logiciel, chaque entreprise devrait créer un plan d'implémentation complet. Avec un support officiel de gestion de projet et un processus de Gestion du Changement (MOC), l'organisation et le département IT seront bien structurés et préparés pour le succès.

Une partie de la raison pour laquelle on met tant l'accent sur l'implémentation est que c'est la phase la plus critique pour assurer un bon ROI pour le déploiement de Maximo. Un déploiement efficace priorisera aussi l'optimisation des processus critiques et permettra une migration fluide des données vers la nouvelle plateforme. Dans cet article, nous examinerons quelques conseils et meilleures pratiques à garder à l'esprit alors que vous préparez votre propre implémentation Maximo. La productivité de votre équipe dépendra de la quantité d'effort consacrée aux phases de planification et du nombre de fonctionnalités, comme l'automatisation, que votre entreprise est capable d'utiliser.

1. Constituer une équipe d'implémentation

Puisque la phase d'implémentation est peut-être la partie la plus critique de tout déploiement Maximo, il est crucial de constituer la bonne équipe, y compris des consultants externes qui peuvent vous aider tout au long du processus d'implémentation. Avoir une équipe d'implémentation transversale peut aider à gérer un certain nombre de priorités quotidiennes telles que l'examen des exigences, l'ajustement des plannings de projet, et la gestion de tout problème qui survient. Essayez de sélectionner des membres qui embrassent vraiment la valeur que Maximo peut offrir à votre organisation et comprennent les défis impliqués dans un projet de cette envergure.

Impliquer un groupe de parties prenantes de la direction et du middle management aidera aussi à assurer que la communication est coordonnée à travers tous les départements. De plus, sélectionner une personne compétente pour diriger l'équipe d'implémentation en tant que point de contact unique est nécessaire pour la responsabilité. Ce leader peut travailler avec les membres de l'équipe et l'ensemble de l'organisation pour définir d'autres rôles importants tels que réviseurs, approbateurs, utilisateurs avancés et utilisateurs finaux.

2. Définir des exigences cristallines

Tenter d'implémenter un gros logiciel sans un ensemble clair d'exigences est une recette pour l'échec. Si votre département IT a déjà facilité une revue d'EAM avant de sélectionner Maximo, il est probable que vous ayez déjà un bon ensemble d'exigences défini. Maintenant, il est nécessaire de prendre ces exigences et de s'assurer que les fonctions correspondantes dans Maximo sont optimisées. Cela peut aussi avoir un impact sur les décisions liées aux futures extensions de système et intégrations avec des logiciels tiers. Quelques-unes des autres zones fonctionnelles importantes à examiner sont :

• Catégories d'inventaire
• Hiérarchie entreprise et site
• Devises
• Comptabilité
• Structure organisationnelle
• Sécurité et permissions
• Hiérarchie d'actifs

Puisque vous examinez votre inventaire et votre hiérarchie d'actifs, c'est aussi un excellent moment pour implémenter des étiquettes d'actifs de gestion des installations (si vous ne l'avez pas déjà fait) pour rationaliser la saisie de données et la documentation continue, qui entrent en jeu à l'étape 4. La chose la plus importante à garder à l'esprit lors de la révision des exigences avant l'implémentation est de s'assurer que vos processus internes, la plateforme Maximo et les systèmes logiciels intégrés sont tous alignés.

3. Effectuer des tests système approfondis

L'architecture IT d'entreprise typique est un ensemble complexe de différents systèmes matériels et logiciels. Une fois votre logiciel Maximo installé, lancez un régime de tests approfondi pour vérifier la compatibilité à travers tous vos systèmes. Maximo fera probablement l'interface avec un certain nombre d'autres programmes et tournera aussi sur de nombreux systèmes informatiques différents.

Avec plus de tests faits en amont avant un déploiement à l'échelle de l'entreprise, vous réduirez le nombre d'erreurs et de problèmes rencontrés par vos utilisateurs finaux. Les systèmes logiciels pleinement intégrés et fonctionnant sans accroc offrent une expérience d'intégration plus facile et moins de frustration pour les utilisateurs finaux, ce qui contribue à la satisfaction au travail et à la productivité.

4. Prioriser la saisie et la migration des données

La migration des données vers Maximo est une étape nécessaire dans votre implémentation, et c'est toujours une bonne idée de l'avoir terminée le plus tôt possible. Si vos actifs sont correctement étiquetés, vous pouvez utiliser des scanners de codes-barres pour rationaliser le processus de saisie de données de manière significative. Mettre vos données dans le système vous permettra de tester les fonctionnalités de sauvegarde et de récupération de données du système et de préparer les supports de formation pour vos employés. C'est aussi un excellent moment pour permettre à vos utilisateurs avancés d'interagir avec de vraies données et d'aider à définir les paramètres pour les tests d'acceptation utilisateur et les procédures d'entreprise.

5. Planifier des audits système réguliers

Fournir l'accès au système et la formation pour Maximo sera l'une des dernières étapes de votre implémentation à l'échelle de l'entreprise. Une fois le programme officiellement lancé, vous devriez déjà avoir un calendrier pour des audits système de routine en place. Cela facilite pour votre département IT d'exploiter leur processus MOC et de gérer les mises à niveau, correctifs et autres changements système nécessaires. Ces revues sont aussi un excellent point de contact entre le personnel de support et les utilisateurs du système, permettant à tout le monde de prendre du recul et d'identifier tout problème.

IBM Maximo est l'une des meilleures plateformes EAM sur le marché et a été implémentée par des milliers d'entreprises dans le monde. Une bonne planification pendant tout le processus peut aider à améliorer les chances d'un déploiement réussi et réduire les temps d'arrêt du système. Les conseils d'implémentation Maximo recommandés dans cet article sont un excellent point de départ pour assembler un plan complet et atteindre des capacités de gestion d'actifs de classe mondiale pour votre installation.