Assurer la préparation du premier kilomètre dans l'approvisionnement en matières directes

Des perturbations de plus en plus courantes et graves ont mis en lumière des processus inadéquats et des faiblesses opérationnelles à travers les chaînes d'approvisionnement. Et s'il est quasi impossible de prédire chaque scénario possible, la réticence des entreprises à adopter de nouvelles solutions technologiques et approches continuera d'exacerber et de prolonger la durée des problèmes quand ils surviennent.

Pour les entreprises manufacturières, le « premier kilomètre » est un jeu à enjeux élevés, représentant souvent jusqu'à 70 % des revenus. C'est l'endroit où les matières premières sont sourcées, consolidées et produites. L'approvisionnement en matières premières comme le charbon, le calcaire, l'acier, le cuivre, etc. nécessite d'établir une portée mondiale et de gérer de multiples couches de complexité et de risque.

L'approvisionnement est un domaine particulièrement mûr pour l'innovation et la modernisation. Les leaders d'entreprise à travers une myriade d'industries connaissent trop bien les défis de la gestion du processus d'approvisionnement. Ils identifient un besoin pour un produit donné et sécurisent le budget pour l'acquérir — et puis le processus convolué d'engagement et d'évaluation de divers fournisseurs prend vie propre, transformant un problème en deux.

Les défis dans l'approvisionnement sont prévalents dans toutes les industries, mais surtout dans les matières premières et directes en raison de l'ampleur pure de l'espace — les matériaux sont généralement achetés en vrac, nécessitant des expéditions massives et beaucoup de collaboration entre parties prenantes disparates. En outre, la qualité de ces matériaux peut varier grandement, et de nombreuses organisations luttent pour obtenir la visibilité nécessaire pour en tenir compte. Finalement, les processus d'approvisionnement doivent être complétés dans les délais car même de petits retards peuvent causer d'immenses perturbations de la chaîne d'approvisionnement. Pour un exemple, ne cherchez pas plus loin que la saga du canal de Suez, qui s'est produite en mars et continue d'avoir un impact majeur pour un nombre significatif d'industries mondiales.

Malheureusement, bien trop d'organisations sont enfermées dans des plateformes héritées et des processus dépassés qui rendent l'approvisionnement efficace impossible. Les systèmes ERP ont été lents à répondre aux exigences de la gestion des matières directes, qui implique souvent de comptabiliser de multiples types de catégories de produits avec des paramètres de qualité spécifiques que les processus hérités ne peuvent pas adéquatement supporter. Les systèmes P2P, d'autre part, sont principalement conçus pour gérer les dépenses indirectes où les fournisseurs sont largement interchangeables. En contraste, la gestion des matières directes dépend d'une collaboration profonde et soutenue avec des fournisseurs qui travaillent en partenaires stratégiques pour atteindre les objectifs commerciaux.

Peut-être l'inefficacité la plus significative est un manque de collaboration et de visibilité parmi les diverses parties prenantes sur la chaîne d'approvisionnement, avec de nombreux fournisseurs fonctionnant comme des boîtes noires, fournissant peu de visibilité dans leurs opérations et rendant difficile le traçage des intrants, le suivi des écarts et la gestion des risques.

Ce peu de collaboration qui se produit a souvent lieu principalement via des méthodes non sécurisées, archaïques comme l'e-mail ou les appels téléphoniques — alors qu'au même moment, des informations essentielles et hautement sensibles sont souvent stockées et partagées via le humble tableur. Il peut aussi être difficile d'atteindre les bonnes parties prenantes quand nécessaire. Cela peut laisser les organisations se démener pour répondre à des questions urgentes ou imprévues.

Le moment est venu de transformer les pratiques commerciales du premier kilomètre avec de meilleures stratégies d'approvisionnement. Les fabricants qui comptent sur les matières directes n'ont pas encore profité de nouvelles efficacités — en partie parce que les systèmes qu'ils utilisent sont trop complexes et trop inflexibles pour leurs besoins. Sans la capacité d'adresser les problèmes spécifiques aux catégories, les fabricants risquent de gaspiller de nouvelles opportunités pour sourcer les biens dont ils dépendent plus flexiblement, collaborativement et efficacement.

En maîtrisant le premier kilomètre, les entreprises peuvent anticiper comment les perturbations impacteront leurs chaînes de valeur et prendre des mesures pour minimiser ces impacts. Avec une visibilité en temps réel et des communications améliorées, les entreprises peuvent travailler plus collaborativement avec les fournisseurs pour découvrir des alternatives, ajuster les plannings de production et minimiser les impacts sur le résultat net.

Construire un meilleur réseau de fournisseurs

Pour certaines entreprises, la gestion des risques pourrait impliquer la création d'un réseau de fournisseurs plus diversifié, plus local plutôt que de compter sur quelques fournisseurs mondiaux. D'autres pourraient avoir des spécifications complexes qui ne peuvent être satisfaites que par quelques fournisseurs qualifiés. Pour assurer la disponibilité à long terme des matières directes critiques, les entreprises manufacturières trouvent de nouvelles façons d'intégrer les fournisseurs plus rapidement et de construire des relations plus fortes avec leurs partenaires d'approvisionnement — le tout avec des processus standardisés soutenus par la technologie.

Avec une meilleure compréhension et une meilleure communication, les acheteurs peuvent mieux comprendre les capacités d'un fournisseur donné, identifier les goulots d'étranglement potentiels et préparer des plans de contingence si nécessaire. À mesure que les efforts évoluent de la simple survie à la prospérité, le degré et la vitesse de la reprise d'une organisation seront plus directement liés à leur capacité à construire des relations avec les fournisseurs.

Automatiser les processus critiques

La complexité de l'approvisionnement en matières directes nécessite une approche automatisée et rationalisée des processus critiques — des événements d'approvisionnement aux bons de commande (PO) en passant par le traitement des factures. Avec une vue complète des processus à travers leur chaîne d'approvisionnement, les entreprises ont une visibilité plus profonde sur ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. En automatisant les processus critiques, les organisations peuvent rationaliser le travail, améliorer les communications et réduire les erreurs qui peuvent causer des retards.

Le suivi automatisé des PO, l'intégration en temps réel avec les systèmes ERP/MRP, et le rapprochement automatisé des factures, PO et bons de réception peuvent aider les organisations à améliorer la productivité à travers les catégories de dépenses directes critiques. Elles peuvent appliquer des changements aux processus établis et mesurer l'impact de ces changements pour conduire une amélioration continue. Finalement, elles peuvent appliquer des algorithmes IA/ML aux données qu'elles génèrent pour affiner davantage les processus et faire émerger de l'intelligence.

Piloter la collaboration et l'insight

À mesure que les entreprises deviennent plus complexes et étendent leur portée, le besoin de collaboration sécurisée et accessible ne fera qu'augmenter. Les entreprises qui réussissent à créer des espaces où employés, partenaires et fournisseurs peuvent collaborer de manière en libre-service prospéreront. En éliminant les silos et en externalisant l'information de multiples parties, les entreprises manufacturières pourront augmenter la visibilité à travers leurs réseaux de fournisseurs, résoudre les problèmes plus rapidement, améliorer la performance des fournisseurs et générer de la vraie valeur pour l'organisation.

Chacune de ces approches alimente une vérité fondamentale : Aujourd'hui, le plan technologique global d'une organisation est un composant central de sa stratégie de gestion des risques. À mesure que les chaînes d'approvisionnement deviennent plus complexes et que la marge d'erreur rétrécit, les entreprises doivent embrasser la transformation numérique pour maximiser l'efficacité en interne et démontrer la stabilité aux contreparties, investisseurs et autres parties prenantes. Celles qui ne le feront pas se retrouveront rapidement dépassées et déjouées alors que l'innovation continue d'accélérer. C'est particulièrement vrai dans le premier kilomètre, qui peut faire la différence entre une transaction rentable et une chasse à l'oie sauvage.

La mise en œuvre de solutions pour répondre à ces besoins peut entraîner certaines perturbations au départ, mais avec une approche disciplinée, les organisations peuvent faire une transition en douceur aujourd'hui tout en maximisant leurs chances de succès demain. Dans un monde qui regorge d'incertitude, les bénéfices de la transformation numérique sont une chose sur laquelle les entreprises manufacturières peuvent compter.

Manav Garg est fondateur et PDG d'Eka Software Solutions.