ASC 842 expliqué : comment la nouvelle norme comptable des baux transforme le transport et la logistique

La nouvelle norme comptable des baux du Financial Accounting Standards Board, ASC 842, est entrée en vigueur pour les entreprises publiques de transport et logistique l'an dernier. Le FASB a récemment proposé d'étendre l'échéance pour les entreprises privées d'un an aux périodes annuelles débutant après le 15 décembre 2020, ce qui, en août 2019, était encore indécis. Les nouvelles règles remplacent ASC 840, qui a été utilisée pendant plus de 40 ans, et changent la façon dont les entreprises doivent comptabiliser les baux financiers (capital) et opérationnels, déplaçant presque tous les baux au bilan de l'entreprise.

Précédemment, les baux opérationnels pouvaient être rapportés comme une note en bas de page dans les états financiers corporate, n'affectant pas le bilan. Ces nouvelles exigences de reporting sont un changement fondamental dans la façon dont les entreprises doivent maintenant comptabiliser leurs obligations de bail, et peuvent avoir un impact significatif sur les décisions bail-versus-achat ainsi que les états financiers de l'entreprise. Même pour les entreprises publiques qui ont traversé la première année de conformité, beaucoup luttent encore avec le développement de processus répétables pour assurer une conformité continue.

Les entreprises de transport et logistique font face à des défis significatifs pour l'adoption et la conformité ASC 842, due aux types extensifs et divers d'actifs de bail qui sont centraux pour le business. Tout, des baux de véhicules et équipements aux unités de stockage louées, avions, et navires sera affecté par le changement. Selon l'International Accounting Standards Board, les entreprises sont attendues pour apporter plus de 3 000 milliards $ en baux opérationnels sur leurs états financiers due aux nouvelles règles comptables. Les entreprises avec de grands montants de baux opérationnels, comme les entreprises logistiques qui louent avions, voitures, et navires, seront surtout impactées. Soulignant l'énormité, quatre grandes entreprises logistiques cotées en bourse ont seul déplacé près de 5,2 milliards $ en baux sur leurs bilans comme résultat de ASC 842.

Compliquant les choses encore plus est une définition légèrement modifiée d'un bail. Sous ASC 842, « un contrat est ou contient un bail si le contrat transmet le droit de contrôler l'utilisation d'un bien immobilier, d'installations, ou d'équipement identifié (un actif identifié) pour une période de temps en échange de contrepartie. » La conformité requerra un changement de mindset sur ce qui constitue un bail.

Donné ces nouvelles exigences, les entreprises de transport et logistique expérimenteront ce qui suit :

• Changements de politique et pratique comptable. La plupart des entreprises de transport et logistique devront examiner et mettre à jour leurs politiques et pratiques comptables pour s'aligner avec le nouveau standard. C'est tout aussi probable qu'elles devront aussi effectuer une analyse additionnelle pour déterminer comment appliquer les standards à certains baux.
• Une augmentation des actifs et passifs au bilan. ASC 842 requiert que les baux opérationnels et financiers soient capitalisés au bilan. La seule exception est certains baux à court terme de 12 mois ou moins en durée. Les actifs droit d'utilisation (ROU) seront reconnus au bilan avec un passif correspondant.
• Changements au compte de résultat. Les nouvelles règles résultent généralement en un profil de dépenses linéaire pour les baux opérationnels et un profil front-loaded pour les baux financiers. Les frais d'intérêt et d'amortissement seront présentés séparément au compte de résultat pour les baux financiers, alors que les deux sont combinés et présentés comme une seule ligne pour les baux opérationnels.
• Responsabilités locataire/bailleur. Les entreprises de transport et logistique sont dans la position unique d'être potentiellement à la fois locataire et bailleur. Un examen rapproché des termes du contrat sera nécessaire pour évaluer si l'arrangement est un bail, et identifier les exigences de reporting financier nécessaires de chaque bail. Les arrangements peuvent aussi contenir des composants bail et non-bail qui requièrent des applications comptables différentes.
• Changements vente-bail. Il y a eu des changements quant à ce qui qualifie comme une transaction vente-bail. Sous les nouvelles règles, un achat se produit quand : (1) il y a un contrat et le contrôle a transféré per la guidance dans le nouveau standard de reconnaissance de revenu (ASC 606), (2) le bail-retour n'est pas un bail financier, et (3) une option de rachat, s'il y en a une, est exerçable à la juste valeur de l'actif, et un actif alternatif substantiellement similaire est facilement disponible sur le marché. Dans ce cas, les locataires devraient déreconnaître l'actif et enregistrer un gain/perte sur vente comme approprié. Si aucune vente ne se produit, les locataires n'ont pas besoin de déreconnaître l'actif et devraient refléter la transaction comme emprunt. Les bailleurs devraient refléter leurs paiements en cash comme prêts.

Bien que les entreprises privées ne soient pas attendues à devoir se conformer aux nouveaux standards jusqu'aux périodes annuelles débutant après le 15 décembre 2020, les entreprises publiques ont dû commencer à se conformer pour les périodes annuelles débutant après le 15 décembre 2018. Leurs expériences donnent aux entreprises privées un aperçu des défis de conformité. Parmi les plus grandes leçons apprises jusqu'ici a été une tendance à sous-estimer la quantité de temps nécessaire pour transitionner avec succès vers les nouveaux standards. Les entreprises de transport et logistique doivent se donner assez de temps pour développer de nouvelles méthodes de reporting de bail, politiques, et pratiques pour ne manquer aucun bail. Collecter et organiser cette data est chronophage, et l'exactitude est essentielle.

Basé sur les expériences d'entreprises qui ont déjà transitionné vers ASC 842, la transition peut être facilitée en adoptant certaines meilleures pratiques :

1. Développer un plan complet pour la transition. Les entreprises qui ont développé un plan d'action pour la transition ont mieux performé que celles qui ne l'ont pas fait. Impliquez les équipes finance et comptabilité, leaders business, et gestionnaires qui supervisent les baux dans le développement du plan, pour évaluer précisément les obligations de bail actuelles et futures.
2. Anticiper et évaluer les complexités. La transition ASC 842 est riche en complexité toute seule. Une fois les complexités additionnelles des baux transport et logistique ajoutées, la situation devient encore plus challengeante. Commencez la transition tôt, et tirez avantage des expédients pratiques disponibles pour atteindre la conformité plus tôt.
3. Éviter les blocs communs. Certains des blocs communs incluent l'identification des baux embarqués, la détermination des taux d'emprunt incrémentiels, et les ventes-baux. Planifiez pour passer un temps administratif significatif à identifier les baux embarqués, taux d'emprunt incrémentiels pour tous les baux, et l'exactitude des transactions vente-bail.
4. Investir dans de nouveaux systèmes « accounting-first » qui peuvent scaler avec vous pendant que votre entreprise grandit. Les early adopters dans les entreprises publiques de transport et logistique ont rapporté une technologie datée ou purement défectueuse comme un énorme problème dans la conformité comptable des baux, introduisant du risque d'états financiers. En fait, les erreurs dans le logiciel était une des raisons primaires que l'AICPA a pressé le FASB d'étendre l'échéance pour ASC 842 pour les entreprises privées.

Une des raisons pour lesquelles ces erreurs sont faites est l'absence d'une approche « accounting-first ». Beaucoup des systèmes de location existants prétendant gérer les nouveaux standards comptables de bail sont des systèmes d'administration de bail qui ont rapidement ajouté des capacités comptables pour vendre plus de logiciel. Les entreprises trouvent des problèmes avec les systèmes parce qu'ils n'ont pas été construits comme des systèmes accounting-first. Cherchez des solutions logicielles de comptabilité de bail construites par des vendeurs réputés de logiciels comptables et fiscaux qui ont les experts comptables et fiscaux en staff.

ASC 842 est là pour rester. Bien que les changements comptables sont l'impact le plus évident pour les entreprises de transport et logistique, ils ne sont pas le seul impact. L'industrie entière devra apprendre une nouvelle façon de faire du business, comme les changements impacteront le budgeting, négociations de contrats, états financiers, processus et contrôles internes, systèmes, et collecte et reporting de données. C'est une opportunité de remodeler et améliorer la façon dont les business de transport et logistique fonctionnent pour une gestion de bail plus rationalisée, précise, et efficace et un succès continu.

Adam Schrom est Senior Manager chez Bloomberg Tax & Accounting.