Impact d'une nouvelle norme de comptabilité de location sur le transport et la logistique

La nouvelle norme de comptabilité de location du Financial Accounting Standards Board, ASC 842, est entrée en vigueur pour les entreprises de transport public et de logistique l'année dernière. Le FASB a récemment proposé de prolonger d'un an le délai pour les sociétés fermées aux périodes annuelles commençant après le 15 décembre 2020, ce qui, en août 2019, était encore indécis. Les nouvelles règles remplacent l'ASC 840, qui est utilisée depuis plus de 40 ans, et modifient la façon dont les entreprises doivent comptabiliser le financement (capital) et les contrats de location-exploitation, transférant presque tous les contrats de location au bilan de l'entreprise.

Auparavant, les contrats de location simple pouvaient être signalés en note de bas de page dans les états financiers de l'entreprise, sans incidence sur le bilan. Ces nouvelles exigences en matière de déclaration sont un changement fondamental dans la façon dont les entreprises doivent désormais comptabiliser leurs obligations de location et peuvent avoir un impact significatif sur les décisions de location contre achat ainsi que sur les états financiers de l'entreprise. Même pour les entreprises publiques qui ont franchi la première année de conformité, nombre d'entre elles ont encore du mal à développer des processus reproductibles pour garantir une conformité continue.

Les entreprises de transport et de logistique sont confrontées à des défis importants pour l'adoption et la conformité à l'ASC 842, en raison des types étendus et diversifiés d'actifs de location qui sont au cœur de l'entreprise. Tout, des locations de véhicules et d'équipements aux unités de stockage louées, aux avions et aux navires, sera affecté par le changement. Selon l'International Accounting Standards Board, les entreprises devraient ajouter jusqu'à 3 000 milliards de dollars de contrats de location-exploitation à leurs états financiers en raison des nouvelles règles comptables. Les entreprises ayant un grand nombre de contrats de location-exploitation, telles que les sociétés de logistique qui louent des avions, des voitures et des navires, seront particulièrement touchées. Soulignant l'énormité, quatre des plus grandes sociétés de logistique cotées en bourse ont transféré à elles seules près de 5,2 milliards de dollars de baux dans leurs bilans à la suite de l'ASC 842.

Pour compliquer encore plus les choses, une définition légèrement modifiée d'un bail. En vertu de l'ASC 842, « [un] contrat est ou contient un contrat de location si le contrat confère le droit de contrôler l'utilisation d'une immobilisation corporelle identifiée (un actif identifié) pendant une période en échange d'une contrepartie. » La conformité nécessitera un changement de mentalité sur ce qui constitue un bail.

Compte tenu de ces nouvelles exigences, les entreprises de transport et de logistique connaîtront les événements suivants :

• Modifications de la politique et des pratiques comptables. La plupart des entreprises de transport et de logistique devront examiner et mettre à jour leurs politiques et pratiques comptables pour s'aligner sur la nouvelle norme. Il est tout aussi probable qu'ils devront également effectuer une analyse supplémentaire pour déterminer comment appliquer les normes à certains baux.
• Une augmentation de l'actif et du passif du bilan. L'ASC 842 exige que les contrats de location-exploitation et les contrats de location-financement soient capitalisés au bilan. La seule exception concerne certains baux à court terme d'une durée de 12 mois ou moins. Les actifs du droit d'utilisation (ROU) seront comptabilisés au bilan avec un passif correspondant.
• Modifications du compte de résultat. Les nouvelles règles se traduisent généralement par un profil de charges linéaires pour les contrats de location simple et un profil d'avance pour les contrats de location-financement. Les charges d'intérêts et d'amortissement seront présentées séparément dans le compte de résultat pour les contrats de location-financement, tandis que les deux sont combinés et présentés comme un seul poste pour les contrats de location simple.
• Responsabilités du locataire/bailleur. Les entreprises de transport et de logistique sont dans la position unique d'être potentiellement à la fois locataire et bailleur. Un examen attentif des termes du contrat sera nécessaire pour évaluer si l'accord est ou non un contrat de location, et pour identifier les exigences en matière de rapports financiers nécessaires pour chaque contrat de location. Les accords peuvent également contenir des éléments locatifs et non locatifs qui nécessitent des applications comptables différentes.
• Changements de cession-bail. Il y a eu des changements quant à ce qui est considéré comme une opération de cession-bail. En vertu des nouvelles règles, un achat a lieu lorsque :(1) il existe un contrat et le contrôle a été transféré conformément aux directives de la nouvelle norme de reconnaissance des revenus (ASC 606), (2) la cession-bail n'est pas un contrat de location-financement, et (3) une option de rachat, le cas échéant, peut être exercée à la juste valeur de l'actif, et un autre actif essentiellement similaire est facilement disponible sur le marché. Dans ce cas, les preneurs doivent décomptabiliser l'actif et enregistrer un gain ou une perte sur les ventes, le cas échéant. Si aucune vente n'a lieu, les preneurs n'ont pas besoin de décomptabiliser l'actif et doivent considérer la transaction comme un emprunt. Les bailleurs doivent refléter leurs paiements en espèces sous forme de prêts.

Bien que les sociétés fermées ne soient pas tenues de se conformer aux nouvelles normes avant les périodes annuelles commençant après le 15 décembre 2020, les sociétés ouvertes devaient commencer à se conformer pour les périodes annuelles commençant après le 15 décembre 2018. Leurs expériences donnent aux sociétés privées un aperçu des défis de conformité. L'une des principales leçons apprises jusqu'à présent a été la tendance à sous-estimer le temps nécessaire pour réussir la transition vers les nouvelles normes. Les entreprises de transport et de logistique doivent se donner suffisamment de temps pour développer de nouvelles méthodes, politiques et pratiques de déclaration des baux afin de ne manquer aucun bail. La collecte et l'organisation de ces données prennent du temps et la précision est essentielle.

Sur la base des expériences des entreprises qui sont déjà passées à l'ASC 842, la transition peut être facilitée en adoptant certaines bonnes pratiques :

1. Développez un plan complet de transition. Les entreprises qui ont élaboré un plan d'action pour la transition s'en sont mieux tirées que celles qui ne l'ont pas fait. Impliquez les équipes financières et comptables, les chefs d'entreprise et les gestionnaires qui supervisent les baux dans l'élaboration du plan, afin d'évaluer avec précision les obligations locatives actuelles et futures.
2. Anticiper et évaluer les complexités. La transition ASC 842 est en elle-même pleine de complexité. Une fois que les complexités supplémentaires des baux de transport et de logistique sont ajoutées, la situation devient encore plus difficile. Commencez la transition tôt et profitez des expédients pratiques disponibles pour atteindre la conformité plus rapidement.
3. Évitez les écueils courants. Certaines des pierres d'achoppement les plus courantes incluent l'identification des baux intégrés, la détermination des taux d'emprunt différentiels et les cessions-bail. Prévoyez de consacrer beaucoup de temps administratif à l'identification des baux intégrés, des taux d'emprunt différentiels pour tous les baux et de l'exactitude des transactions de cession-bail.
4. Investir dans de nouveaux systèmes de « comptabilité d'abord » qui peuvent évoluer avec vous à mesure que votre entreprise se développe. Les premiers utilisateurs des entreprises de transport public et de logistique ont signalé une technologie obsolète ou complètement défectueuse comme un énorme problème de conformité à la comptabilité des baux, introduisant un risque lié aux états financiers. En fait, les erreurs dans le logiciel étaient l'une des principales raisons pour lesquelles l'AICPA a exhorté le FASB à prolonger la date limite de l'ASC 842 pour les entreprises privées.

L'une des raisons pour lesquelles ces erreurs sont commises est l'absence d'une approche « la comptabilité d'abord ». La plupart des systèmes de crédit-bail existants prétendant gérer les nouvelles normes de comptabilité de crédit-bail sont des systèmes d'administration de crédit-bail qui ont rapidement ajouté des capacités de comptabilité pour vendre plus de logiciels. Les entreprises rencontrent des problèmes avec les systèmes car ils n'ont pas été conçus comme des systèmes axés sur la comptabilité. Recherchez des solutions logicielles de comptabilité de location conçues par des fournisseurs de logiciels de comptabilité et de fiscalité réputés qui comptent des experts en comptabilité et en fiscalité parmi leur personnel.

ASC 842 est là pour rester. Bien que les changements comptables soient l'impact le plus évident pour les entreprises de transport et de logistique, ils ne sont pas le seul impact. L'ensemble de l'industrie devra apprendre une nouvelle façon de faire des affaires, car les changements auront un impact sur la budgétisation, les négociations de contrats, les états financiers, les processus et contrôles internes, les systèmes, la collecte de données et les rapports. Il s'agit d'une opportunité de remodeler et d'améliorer le fonctionnement des entreprises de transport et de logistique pour une gestion des baux plus rationalisée, précise et efficace et un succès continu.

Adam Schrom est Senior Manager chez Bloomberg Tax &Accounting.