Maîtriser la gestion de la valeur acquise : piloter les projets avec précision et confiance

La gestion de la valeur acquise (EVM), qui implique la comparaison des budgets planifiés avec les coûts réels et le travail effectué, a été une technique centrale de gestion de projet depuis plus d'un demi-siècle. Combinant des mesures de portée, temps et coût du projet, elle est venue à la proéminence suite au programme nucléaire Polaris de la Marine américaine, qui a déclenché une amélioration majeure de la comptabilité des coûts de projet utilisée dans les contrats du Département de la Défense américain.

Les branches de service et les contractants militaires utilisent maintenant une ou plusieurs méthodes hautement sophistiquées pour développer un plan de projet, assigner des métriques de valeur au travail planifié, et établir des règles pour quantifier le travail terminé et l'attacher à des événements de liquidité ou des paiements. Parce que l'EVM est un outil efficace pour gérer les projets à l'échelle de l'entreprise, certaines organisations ont implémenté un programme EVM pour piloter les efficacités internes et la responsabilité. D'autres participant à une chaîne d'approvisionnement DoD pourraient être contractuellement obligés de faire des rapports EVM.

Puisque les exigences de rapport peuvent être spécifiques à chaque agence, branche de service, ou contrat, le logiciel d'entreprise devient essentiel pour aider les entreprises à implémenter des pratiques EVM appropriées à leurs circonstances — même s'ils travaillent pour plusieurs entités gouvernementales.

Assurer la continuité de la gestion de projet

Les programmes EVM varient d'un processus interne simple pour la livraison de projets dans les temps et le budget, à des arrangements complexes multi-années pour l'ingénierie de systèmes ou la soutenabilité du cycle de vie. Une entreprise doit considérer à quel point les éléments plus granulaires de la gestion de projet et de la comptabilité des coûts sont critiques pour les affaires. Toutes les entreprises n'exigent pas le même niveau de budgétisation et prévision rigoureuses, ou de collecte des coûts et progrès.

La gestion de projet est un outil pour aider les organisations à gérer leurs opérations. Si un calendrier détaillé des dépenses n'est pas requis, la gestion de projet de base sans budgétisation et prévision fonctionnera. Bien qu'il y ait des zones grises, il y a quelques points d'arrêt distincts le long de ce continuum :

Solutions axées défense

Certaines solutions logicielles d'entreprise sont spécifiquement conçues avec les exigences EVM des contractants de défense à l'esprit, où les utilisateurs peuvent créer des budgets contrôlés et des prévisions continues ou Estimations à Terminer (ETC). Les montants projetés peuvent être basés sur les matériaux requis pour livrer les articles finaux à un client, les heures de ressources planifiées, et les entrées manuelles.

Les valeurs prévues peuvent être planifiées linéairement tout au long de la durée du projet, réparties en utilisant un nombre quelconque de courbes géométriques, ou entrées manuellement dans des périodes spécifiques. Le logiciel peut collecter les coûts précis des efforts de soutien tels que l'ingénierie ou la gestion de projet, et les coûts de production des achats et de la fabrication contre leurs éléments de structure de découpage du travail (WBS) spécifiques. De plus, chaque élément WBS peut récupérer l'avancement au fur et à mesure que le travail est terminé.

Correctement configuré, l'ERP de projet peut automatiser les métriques EVM avec une intervention humaine minimale, fournissant aux organisations une idée de leur performance par rapport à leur budget, sans effort autre que l'exécution de fonctions normales dans le logiciel, comme les achats et l'imputation de temps.

Logiciel de gestion de projet

Le logiciel de gestion de projet autonome a ses avantages et inconvénients pour l'EVM. Il permet aux entreprises de mesurer à la fois la performance des coûts et des délais, et fournit des outils pour analyser et présenter les données de performance par rapport au budget et au calendrier. L'inconvénient, cependant, est que ces données résident dans un silo séparé du logiciel de planification des ressources d'entreprise (ERP), qui est le système d'enregistrement corporatif où les transactions d'affaires se produisent et sont consolidées pour le reporting central aux décideurs seniors.

ERP de projet

Le logiciel ERP peut avoir été développé dans la sphère de la fabrication répétitive, mais certains produits ERP ont évolué vers des modèles d'affaires plus centrés sur les projets. L'ERP de projet satisfait les besoins d'environnements tels que la fabrication ingénieur-sur-commande, la recherche et développement, les projets d'infrastructure d'usine, et la construction ou le développement de nouveaux produits. Il est soutenu par d'autres fonctionnalités ERP, telles que la planification, la collecte des coûts et l'ordonnancement. Cette solution intégrée a un niveau de sophistication plus grand, et offre plus d'avantages que le logiciel de gestion de projet autonome.

Les produits ERP de projet vous permettent de gérer efficacement un projet pendant son cycle de vie, développer des paquetages de travail flexibles ou WBS, créer des budgets (incluant heures/coûts/revenus planifiés), collecter diverses valeurs de coûts/heures/revenus, ordonner et contrôler les activités, et fournir des services de soutien tels que l'ingénierie et l'administration, parmi beaucoup d'autres fonctionnalités.

Mais l'ERP de projet a des limitations. Beaucoup de ces solutions calendariseront les coûts uniformément sur la durée du projet, sauf si elles sont spécifiquement configurées pour faire différemment. Une entreprise ne devrait pas supposer que juste parce que son fournisseur ERP offre des capacités EVM qu'il a licencié cette partie du logiciel, ou qu'il répond à tous ses besoins. S'il nécessite un calendrier des dépenses, et des outils pour calculer et planifier les pièces à construire aux bons moments, il doit poser des questions difficiles pour s'assurer qu'il reçoit ces avantages.

Être conscient des exigences spécifiques

Même parmi les contractants du gouvernement fédéral, beaucoup d'entreprises pourraient ne pas avoir besoin de ce niveau de sophistication, impliquant une planification rigoureuse où les dépenses et revenus sont liés si étroitement à des mois spécifiques. Actuellement, il est courant pour les entreprises d'utiliser des logiciels autonomes comme Microsoft Project pour gérer l'information de projet. Certains n'utilisent pas de logiciel de projet spécifique et suivent plutôt les résultats dans des tableurs. Cette méthode manque de sophistication, mais de telles entreprises peuvent plutôt simplement gérer des projets clients ou des activités de gestion de programme en utilisant une solution ERP de projet moins complexe.

Les entreprises avec des exigences plus grandes pourraient avoir besoin des capacités de prévision d'une solution ERP EVM, qui leur permet de calendariser, budgétiser et re-prévoir. Cela fournirait un contrôle de révision au-dessus d'une vue claire du budget calendarisé.

Éviter les erreurs de sélection courantes

Les faux pas se produisent souvent quand les équipes dirigeantes définissent leurs exigences logicielles EVM, et quand elles évaluent et implémentent finalement des solutions. Le premier est que de mauvaises suppositions sont faites. Les entreprises font souvent des suppositions basées sur comment elles sentent que le logiciel devrait fonctionner. Par exemple, elles supposent qu'elles obtiennent un calendrier des coûts quand elles pourraient ne pas l'avoir. Même si le logiciel a la capacité de calculer le coût et le calendrier pour les pièces à construire aux bons moments, cela ne garantit pas que les coûts projetés seront dans les bonnes périodes, ou les bonnes valeurs pour ces périodes. Les entreprises doivent prendre en compte cette exigence dans leur portée. Juste parce qu'un module de gestion de projet planifie une activité, ne supposez pas qu'il budgetera le coût dans la période désirée.

Les entreprises doivent aussi s'assurer qu'elles comprennent les fondamentaux de l'EVM, et comment le logiciel l'adresse. Beaucoup ont des opinions spécifiques et uniques sur les exigences EVM, et il est utile de revisiter le matériel source régissant ces exigences. Il est possible que le logiciel puisse efficacement répondre aux exigences d'une manière différente des pratiques actuelles. Soyez attentif à cela lors de l'évaluation des offres.

Troisièmement, il est important de considérer le retour sur investissement comme résultat de l'automatisation des processus EVM. Un système EVM peut éliminer le travail sans valeur ajoutée sur la durée d'un projet ERP. Une fois qu'un WBS est mis en place dans le logiciel, il est simple de copier ce modèle et d'entrer les demandes pour de nouveaux projets. Cela vous permet de reculer et de laisser le reste de l'ERP et de la fonctionnalité de planification suivre son chemin, collectant l'information dans les projets à travers d'autres fonctionnalités dans l'application. Cette approche simple d'utilisation des projets ERP a le potentiel de fournir un bénéfice significatif sans investir dans une configuration plus complexe.

Connaître vos objectifs et attentes

C'est essentiel que les entreprises comprennent juste combien de détails sont nécessaires derrière l'EVM, et qu'elles pèsent leurs exigences actuelles et leur besoin pour cela. Il n'y a pas de logiciel unique qui répond à tous les objectifs d'entreprise, mais une solution sophistiquée peut vous en approcher. Ce que les entreprises doivent considérer, cependant, c'est combien de temps, d'énergie et d'investissement il faudra pour répondre à leurs attentes.

Christopher Cummings est analyste d'application pour l'Amérique du Nord avec IFS.