Comment la RPA révolutionne l'immobilier

La RPA a un rôle important à jouer dans la transformation des secteurs traditionnels, comme l'immobilier.

L'automatisation des processus robotiques, ou RPA, a un rôle significatif à jouer dans la transformation de l'industrie immobilière. La technologie permettra aux entreprises immobilières d'automatiser des tâches manuelles ardue et de permettre aux professionnels de l'immobilier de passer plus de temps sur des missions qui ajoutent de la valeur à l'entreprise.

Cet article explorera pourquoi l'industrie immobilière devrait adopter la RPA, les avantages, les défis, l'impact pour les entreprises qui n'adoptent pas la robotique et deux études de cas pour appuyer le propos.

L'industrie immobilière : inefficacité des processus back-office

Actuellement, les organisations immobilières – comme beaucoup dans les industries traditionnelles – font face à un défi pour gagner en efficacité dans les processus back-office. Certaines activités, telles que la gestion documentaire, le traitement des factures et l'extraction de données de ces documents, demandent beaucoup de temps et de concentration.

Ces tâches sont, bien sûr, extrêmement importantes, mais elles consomment une quantité considérable de temps et de main-d'œuvre pour être accomplies.

Récemment, selon Ranjit PV, Vice-président Technologie chez Retransform, les entreprises immobilières sont maintenant « constamment à la recherche de moyens d'améliorer ces inefficacités, tout en réduisant les coûts et en améliorant les délais d'exécution de ces activités. »

L'un des meilleurs moyens d'y parvenir est l'adoption de la RPA ou de la robotique.

La RPA permet aux organisations « d'automatiser facilement de telles tâches fastidieuses et répétitives qui consomment une quantité considérable de temps et de capital humain », ajoute PV.

Interne, externalisé ou le travailleur numérique 24/7

Historiquement, les industries traditionnelles devaient choisir entre externaliser une solution technologique comme la RPA à un prestataire de services ou la déployer en interne.

Cependant, selon PV, il existe maintenant une troisième option.

« Les entreprises immobilières cherchant à adopter la RPA ont une option alternative – l'assistant virtuel ou un employé virtuel pour effectuer ces activités d'intégration d'une nouvelle solution technologique », dit-il.

Les avantages de la RPA

Il y a de nombreux avantages à adopter la RPA dans l'industrie immobilière.

L'adoption de la technologie augmentera l'efficacité de nombreuses tâches, car elles seront effectuées beaucoup plus rapidement dans un environnement numérique.

Cette automatisation des tâches répétitives et l'amélioration des délais d'exécution, dues aux bots travaillant 24/7, entraîneront des économies de coûts.

La précision sur des tâches comme la saisie de données s'améliorera également significativement, car une fois le bot programmé, il n'y a ni distractions ni défaillances.

Le dernier avantage et peut-être le plus important, est le gain de temps pour les employés en automatisant les tâches manuelles. Les employés pourraient être redéployés vers d'autres domaines où une touche humaine est requise, des domaines plus innovants ou des activités génératrices de revenus.

« L'adoption de la RPA libère les ressources humaines. Et d'un point de vue conformité, une fois les limites définies, les bots travailleront dans ces limites et garantiront la conformité de votre entreprise », ajoute PV.

Études de cas

Démontrant les avantages de la RPA dans le secteur immobilier, PV a fourni deux études de cas.

1. Immobilier logistique

Le client est un leader mondial de l'immobilier logistique axé sur les marchés à fortes barrières et à forte croissance. Une foncière cotée en bourse (REIT), le client offre à ses clients et investisseurs la plateforme la plus moderne et géographiquement diversifiée d'espaces de distribution au monde. Le client est connu pour son service client inégalé et son engagement envers le développement durable.

Cas d'usage

Le client utilise Salesforce pour gérer ses opportunités commerciales et Yardi Voyager pour gérer ses baux. Les opportunités (nouveaux baux et renouvellements) étaient d'abord saisies dans Salesforce, et une fois conclues, les baux étaient ensuite saisis manuellement dans Yardi Voyager. Ce processus était chronophage et sujet à l'erreur humaine. De plus, la saisie d'un bail dans Yardi Voyager prenait 50 minutes.

Pour surmonter ces défis, le client recherchait une solution répondant aux critères suivants :

• Automatiser la création des baux dans Yardi Voyager en récupérant l'opportunité commerciale close depuis Salesforce.
• Suivre les erreurs pendant le processus avec captures d'écran et notifications.
• Notifications en cas de création réussie du bail dans Yardi Voyager.
• Maintenir une piste d'audit pour le processus de bout en bout.

Solution fournie

Fort de son expérience approfondie dans le domaine immobilier et de son expertise en RPA, l'équipe de Retransform a aidé à développer une solution viable pour automatiser le processus manuel de saisie des baux dans Yardi Voyager en utilisant les informations déjà disponibles dans Salesforce.

Pour répondre aux exigences du client, Retransform a conçu et développé une solution RPA complète incluant le BOT récupérant les opportunités closes de Salesforce et créant/modifiant ces baux dans Yardi Voyager.

Avantages

Le temps de traitement manuel pour créer un bail dans Yardi Voyager était de plus de 50 minutes par bail. Le BOT pouvait accomplir la même tâche en moins de 10 minutes. Cela a entraîné des gains de temps considérables, une précision des données saisies et une économie de ressources pour le client.

2. Immobilier commercial

Le client est un leader de l'industrie et l'une des plus grandes organisations d'immobilier commercial et de finance. Avec plus de cinq décennies d'expérience, ils se spécialisent dans la création, le développement et le soutien d'entreprises membres fournissant des services liés à l'immobilier commercial et des fonds d'investissement alternatifs, y compris des partenariats limités, des fonds institutionnels, et des REIT cotées et non cotées.

Cas d'usage

Le client migrait son système ERP de JD Edwards vers Yardi. Le volume de données (~ 500 Go) à migrer était massif. Après la migration, il y avait un besoin de valider l'exactitude des données migrées. Cela impliquait de comparer les données du système source (JDE) avec le système de destination (Yardi). Cet exercice de validation, s'il était fait manuellement, aurait pris à une équipe plusieurs mois.

Le client avait besoin d'une solution automatisée pour valider l'exactitude des données pour les entités suivantes :

• Propriétés
• Baux
• Unités
• Soldes GL : segments Subsidiary & Sub ledger
• Soldes GL : Budget combiné
• GL : par segment
• GL : par Book
• GL : niveau entreprise
• Enregistrements de ventes

Solution fournie

Pour répondre aux exigences du client, Retransform a conçu et développé une solution RPA incluant le développement de multiples BOTs fonctionnant 24/7. Ces BOTs comparent les données JDE avec Yardi pour l'exactitude. Les modèles de rapports JDE étaient mappés et pré-définis avec les identifiants uniques de Yardi.

Le BOT extrayait les données des rapports JDE, recherchait les enregistrements correspondants dans Yardi, et comparait chaque point de données. À la fin du processus, le BOT générait un rapport de réconciliation mettant en évidence toutes les divergences trouvées pendant le processus de validation.

Avantages

Le temps de traitement manuel pour valider les données aurait pu prendre plus de 2 mois. Le BOT a pu accomplir la même tâche en deux semaines, offrant des économies de temps et de ressources considérables au client. De plus, le BOT a rapidement mis en évidence toutes les divergences, qui ont été corrigées manuellement avant la mise en production de l'application.

Les défis

Malgré les avantages évidents, comme démontré ci-dessus, il existe un certain nombre de défis dans l'adoption d'une technologie relativement nouvelle comme la RPA dans une industrie traditionnelle.

Il y a des adopteurs tardifs en matière de technologie émergente, car dans un secteur comme l'immobilier, l'accent est mis sur l'achat, la vente et la location d'espaces – il y a peu d'attention portée au côté technique au niveau du conseil d'administration et dans toute l'organisation, sauf si vous êtes dans l'équipe IT.

Le terme « automatisation des processus robotiques » intimide les personnes travaillant dans le secteur immobilier, et il existe d'autres freins majeurs à l'adoption de ces nouvelles technologies.

« L'un est la gestion du changement », dit PV. « Les organisations ont besoin d'un champion qui peut conduire le changement d'adoption de quelque chose comme la RPA à travers toute l'organisation.

« Un autre défi porte sur l'identification du bon processus à activer, car il y a certaines règles à suivre quand on implémente la RPA. »

Pour surmonter ce défi, PV suggère d'implémenter la RPA de manière modulaire.

« Commencez petit et automatisez les fruits à portée de main. Une fois que le reste de l'entreprise comprend les avantages de ces gains rapides et voit les améliorations incrémentales, l'adoption plus large de la technologie sera plus fluide et rencontrera moins de résistance », dit-il.

Il ne fait aucun doute que malgré les défis, la RPA gagne du terrain et prend une place significative dans le secteur immobilier, principalement parce que l'idée est d'améliorer les processus, et les utilisateurs métier peuvent s'y identifier.

RPA – avantage concurrentiel dans l'industrie immobilière

Les entreprises immobilières qui n'adoptent pas la RPA et des technologies similaires auront du mal à concurrencer celles qui adoptent la technologie. En implémentant la RPA, les visionnaires seront plus efficaces que leurs concurrents.

« La RPA est avant tout une technologie à très faible risque et non invasive. Les organisations n'ont pas à apporter de grands changements à leurs systèmes, et cela améliore l'efficacité d'une entreprise, la qualité du travail, les délais d'exécution, la satisfaction client et bien plus. Il y a beaucoup, beaucoup à gagner en déployant la RPA, mais un risque minimal. »