5 pratiques culturelles clés pour réussir l'automatisation en entreprise

Comme pour toute nouvelle technologie, l'automatisation peut susciter des craintes dans votre organisation. Les robots logiciels vont-ils prendre les emplois ? L'automatisation va-t-elle augmenter le chômage ? Que réserve l'avenir ?

La recherche est optimiste.

Le Forum économique mondial montre que l'automatisation créera 60 millions d'emplois nets supplémentaires. Ces nouveaux emplois, ainsi que les emplois existants, bénéficieront de la disponibilité de robots logiciels capables de gérer les tâches répétitives, libérant les humains pour faire un travail plus créatif.

De plus, un rapport mondial de Deloitte sur l'automatisation des processus robotiques (RPA) a révélé que 50 % du travail fastidieux est susceptible d'être automatisé, ce qui facilitera le travail de millions d'employés.

Pourtant, les faits ne suffiront pas à apaiser les craintes. Le succès de l'automatisation dépend de montrer aux employés comment l'automatisation rendra leur vie plus facile et de les responsabiliser pour embrasser un avenir assisté par des robots logiciels. Les défis sont inévitables, mais une culture d'entreprise forte et la croyance soutenue de votre main-d'œuvre sont ce qui vous permettra de durer.

Dans cet article, nous explorons cinq meilleures pratiques culturelles qui prépareront votre organisation au succès.

1. Changer l'état d'esprit

Autant vos champions RPA peuvent être enthousiastes à propos de l'automatisation, et autant vos dirigeants de la direction peuvent l'être sur ses avantages, les employés peuvent réagir avec peur.

Les employés peuvent craindre d'être remplacés par des robots et, à long terme, de ne pas avoir ou d'acquérir les bonnes compétences pour s'épanouir dans le futur du travail. Contrairement à cette hypothèse, The Economist Intelligence Unit rapporte que 79 % des PDG pensent que l'automatisation est plus efficace lorsqu'elle complète les humains, pas lorsqu'elle les remplace.

L'automatisation est une augmentation, pas un remplacement

Passer à cet état d'esprit exige que les entreprises associent leurs déploiements technologiques à un programme de gestion du changement empathique et centré sur l'humain.

Faites preuve d'empathie face au danger que le changement peut sembler poser. Les robots peuvent faire des choses que les humains ne peuvent pas faire, donc votre programme de gestion du changement doit montrer aux employés comment cette perturbation améliorera leur vie professionnelle.

Démontrez un état d'esprit alternatif qui se concentre sur l'atteinte des objectifs via la collaboration robot-humain. Donnez aux employés les moyens de faire face à ces changements et de savourer l'opportunité de contribuer à la transformation. Les robots logiciels sont là pour faciliter la vie de vos employés, mais leur participation dépend de la capacité à le voir.

Alors que la RPA rend votre organisation plus flexible, vos employés auront également l'espace pour travailler sur des problèmes d'ordre supérieur pendant que les robots accomplissent le travail répétitif et fastidieux. Les avantages de cette capacité libérée s'épanouissent lorsque les employés se concentrent sur les résultats qu'ils peuvent atteindre avec les robots.

Max Healthcare, par exemple, l'un des plus grands réseaux hospitaliers du nord de l'Inde, avait du mal à traiter manuellement de gros volumes de transactions de patients. Après avoir adopté la plateforme UiPath Enterprise RPA, le réseau a pu non seulement rationaliser ces processus, mais aussi accélérer son parcours de transformation numérique.

Une fois qu'ils ont passé de la résolution du problème de processus lents et inefficaces, Max Healthcare a pu voir que les robots créaient des solutions qui n'étaient pas humanement possibles auparavant. La capacité à réconcilier leurs sources de données a permis au réseau d'estimer quand les tâches seraient terminées et quel soutien serait nécessaire, conduisant à une planification beaucoup plus précise.

Un processus de gestion du changement centré sur l'humain a mis l'accent sur les avantages tangibles de cette transformation. Les employés de Max Healthcare n'ont pas seulement fait plus, mais ont pu planifier plus loin également.

Quand vous communiquez sur les changements à venir, revenez à l'objectif final. Votre organisation n'adopte pas un outil — vous traitez de vrais points de douleur.

2. Engager le leadership

Le niveau d'engagement des dirigeants de votre organisation avec l'automatisation joue un rôle clé dans la culture d'un état d'esprit « automation first ».

Lorsque l'automatisation émerge pour la première fois, un leader RPA du côté métier possède généralement l'automatisation. Il concevra une preuve de concept (POC) et impliquera différents employés selon les besoins.

À mesure que l'automatisation mûrit et que la RPA se déploie au-delà du pilote, les unités métier et informatiques partageront la propriété. Cette transition est nécessaire pour standardiser le processus de conception, de test et de distribution des robots logiciels.

La prochaine phase de croissance nécessite le soutien de la direction. Au cours des étapes précédentes, l'automatisation est largement piégée dans chaque département. Avec la direction à bord et la progression vers la mise à l'échelle de l'automatisation comme mesure clé de leur succès, ils peuvent briser les barrières entre les départements. Une fois que l'automatisation peut circuler entre les départements, votre organisation peut commencer à se transformer.

Mieux le leadership comprend l'automatisation et les avantages qu'elle offre, plus il priorisera son accélération.

Montrez aux dirigeants de la direction la POC qui a semé la RPA dans votre organisation. Expliquez les avantages qu'elle a créés et démontrez comment ces avantages peuvent être mis à l'échelle. Une vidéo de démonstration bien produite est souvent le meilleur moyen de montrer vivement les améliorations offertes par la RPA et de plaider pour la façon dont l'automatisation peut faire économiser de l'argent, réduire les risques, assurer la conformité et faire avancer les objectifs organisationnels.

Avec un état d'esprit « automation first », les dirigeants peuvent encourager l'adoption de l'automatisation à travers l'organisation.

Le leadership est la clé pour briser les silos

Une fois que les dirigeants considèrent l'automatisation comme une priorité élevée et un moyen de faire avancer les objectifs stratégiques, cette priorisation peut se propager à travers l'organisation.

3. Construire un pont entre l'informatique et les parties prenantes métier

The Economist Intelligence Unit rapporte que 46 % des PDG considèrent comme une meilleure pratique d'inclure à la fois l'informatique et les responsables métier dès le début du parcours d'automatisation.

Garder l'informatique et les unités métier séparées isole les solutions et les problèmes

Les unités métier ont des informations utiles sur leurs processus et les problèmes que ces unités essaient de résoudre. Leurs perspectives sur le terrain ne sont pas remplaçables. L'informatique fournit l'infrastructure et les procédures de gouvernance pour rendre les solutions d'automatisation viables.

Seulement ensemble, et avec le soutien de leur leadership, le métier et l'informatique pourront régulièrement découvrir des opportunités et construire des déploiements de robots appropriés.

Une fois que les parties prenantes métier et informatiques travaillent ensemble, elles peuvent construire des pipelines, connecter les silos et faciliter la conception et la maintenance d'un Centre d'excellence robotique (CoE) réussi. Un CoE mature encouragera et permettra une participation plus large à la transformation organisationnelle.

Chacun est un leader à un certain degré, et chacun a une perspective qui vaut la peine d'être partagée. Avec des robots disponibles pour tous, chaque employé sera armé pour résoudre des problèmes qui auraient été auparavant insolubles.

Vous pouvez encourager ce sens de la propriété de nombreuses façons, comme permettre aux employés de nommer les robots, comme l'a fait Tarsus Distribution avec Betsy le robot logiciel (et éventuellement Betsy 2, 3 et 4). « Betsy est ma meilleure amie », a déclaré un employé de Tarsus à Tim Proome, responsable de la chaîne d'approvisionnement chez Tarsus.

Chaque employé peut voir des problèmes et se demander si les robots peuvent aider. Trouver des cas d'utilisation RPA peut devenir un effort à l'échelle de l'organisation. Le métier et l'informatique peuvent travailler ensemble pour prioriser les processus avec le retour sur investissement (ROI) le plus élevé et déterminer l'implémentation.

Plus votre organisation a d'avocats de l'automatisation, plus vous pouvez distribuer l'optimisme vers de nouvelles façons de travailler.

4. Diffuser la sensibilisation et encourager l'enthousiasme

Combien de potentiel inexploité votre main-d'œuvre n'utilise-t-elle pas ? Avant l'automatisation, c'était une question oiseuse — même quand les entreprises comprenaient leur vrai potentiel, elles manquaient de ressources pour le maximiser.

Avec la RPA mise à l'échelle, vous pouvez enfin commencer à exploiter le vrai potentiel de votre organisation

Ce potentiel, cependant, repose sur la sensibilisation et l'engagement à l'échelle de l'organisation. Plus vous pouvez promouvoir des résultats tangibles, plus vous pouvez créer de l'enthousiasme.

Pour de nombreux employés, le ROI et les améliorations de productivité seront trop abstraits pour susciter l'enthousiasme. Au lieu de cela, découvrez et communiquez quel avantage chaque équipe obtiendra avec la disponibilité des robots logiciels. L'objectif est de créer de la sensibilisation, puis de faire passer les employés de la connaissance de l'automatisation à l'enthousiasme à son sujet.

À mesure que la sensibilisation mène à l'enthousiasme, les avantages abstraits mènent à des avantages tangibles, et les améliorations de l'organisation mènent à des améliorations dans la vie quotidienne des employés.

Par exemple, Coca-Cola İçecek (CCI), un embouteilleur majeur pour Coca-Cola, a créé de la sensibilisation via un hackathon RPA qui incluait des employés de différents départements. Pendant le hackathon, CCI a expliqué la technologie et ses avantages. En une journée, CCI a pu engager les employés à discuter de leurs problèmes, puis mettre un robot logiciel en marche pour les résoudre.

L'abstrait est devenu tangible, et la curiosité est devenue de l'enthousiasme.

Finalement, la relation de votre organisation avec les robots logiciels deviendra une caractéristique qui mérite d'être mentionnée partout où c'est approprié. Les équipes de marketing et de communication internes peuvent réaliser des vidéos d'employés, de partenaires commerciaux et de clients partageant les avantages qu'ils ont remarqués alors que les robots prenaient en charge les aspects fastidieux de leur travail. Cela apaisera davantage les craintes et rendra d'autres employés enthousiastes à l'idée d'utiliser des robots.

Dans l'ère « automation first », il vous bénéficiera même de commencer à prioriser l'automatisation dans votre recrutement. Le marketing et le personnel d'intégration des employés devraient prioriser le fait qu'ils travailleront avec des robots. L'un des signes les plus sûrs que votre organisation s'est transformée est que vous attirez des employés enthousiastes à propos de l'automatisation dès leur premier jour d'emploi.

5. Faire de l'apprentissage un objectif continu

The Economist Intelligence Unit a constaté que 88 % des PDG pensent que l'automatisation accélérera la réalisation humaine, mais 29,3 % ont cité un manque de talents et de compétences pertinents comme un défi majeur pour la mise à l'échelle de l'automatisation.

Un système d'apprentissage continu est le seul moyen d'atteindre et de maintenir la vitesse nécessaire pour répondre aux besoins de l'ère « automation first ».

Votre première étape pour construire un système d'apprentissage continu est de documenter les nouvelles connaissances au fur et à mesure que différentes personnes les créent.

L'automatisation d'un processus offre souvent des leçons pour le suivant. Si vous ne documentez pas les étapes que vous avez suivies, y compris les faux pas, vous devrez recommencer à chaque fois. Une bonne documentation aide votre organisation à réduire le travail en double et accélère les déploiements RPA ultérieurs.

Votre CoE peut agir comme un guide qui rend cette documentation actionnable. Le CoE centralise les meilleures pratiques que vos équipes apprennent et stocke des modèles que vos équipes peuvent utiliser pour déployer des robots plus rapidement.

Vos sources de connaissances ne se limitent pas aux leçons internes.

Si vous rejoignez la communauté RPA large et en croissance rapide, vous pouvez apprendre des développeurs RPA et des entreprises du monde entier. Plus vous pouvez encourager vos employés à s'engager dans ces communautés, plus vous pouvez tirer parti des connaissances de toute l'industrie.

Chez UiPath, nous considérons la démocratisation des robots comme une partie essentielle de l'ère « automation first ». Nous offrons de nombreuses façons pour ceux qui sont curieux de la RPA de trouver des sessions de formation gratuites, de résoudre des problèmes avec d'autres utilisateurs et d'acquérir des leçons d'une variété d'expériences différentes. UiPath Go! offre une marketplace pour les automatisations, et UiPath Connect! est un réseau où les développeurs peuvent se connecter.

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La clé pour construire un système d'apprentissage continu qui dure est de créer des objectifs qui dépassent toute technologie unique. Alors que les robots libèrent vos employés du travail fastidieux, votre organisation a la chance d'encourager les employés à utiliser ce temps pour l'auto-développement. Quand ils le font, récompensez les employés qui apprennent de nouvelles compétences. Les dirigeants peuvent donner l'exemple en s'engageant également dans l'auto-développement.

L'automatisation donne à vos employés la chance d'échapper au quotidien et de voir le tableau d'ensemble, le contexte dans lequel leur travail existe et les objectifs auxquels il contribue. Avec cette liberté, ils peuvent améliorer l'entreprise en exerçant des compétences auparavant sous-utilisées ou en apprenant de nouvelles compétences — liées à la RPA ou non.

Utiliser les robots pour responsabiliser les humains

Les entreprises « automation first » prospèrent avec le soutien d'une culture qui embrasse la curiosité, la résolution de problèmes et l'innovation. Le défi global est de démontrer que l'automatisation replace l'humain au cœur du travail.

La racine de l'aliénation au travail est un travail mundane — un travail qui exige des humains de gaspiller leurs énergies créatives sur des tâches répétitives. Contrairement aux hypothèses pessimistes, l'ajout de robots humanisera le travail en responsabilisant les humains.

Une culture ancrée dans ce principe est une culture qui peut s'adapter à l'ère « automation first » et aux défis encore invisibles qui se trouvent au-delà.

Traduire ces principes culturels en réalité nécessite un modèle opérationnel qui exploite toute la puissance de la RPA. Dans un prochain article, nous explorerons cinq meilleures pratiques opérationnelles qui rendent votre potentiel réalisable.