Booster l'efficacité de l'entreprise : Comment le Process Mining transforme les opérations

Pam Pijnenborg était précédemment consultante stagiaire chez UiPath.

Big data. Le « battage » autour de projets attractifs avec des quantités de données inimaginables s'est calmé depuis 2016. Les entreprises du monde entier ont compris la valeur de l'information stockée mais n'étaient pas claires sur comment l'investiguer et agir dessus. Malgré le silence actuel autour du big data, les technologies d'analytique de données gagnent en momentum.

Aujourd'hui, les organisations enregistrent des quantités de données plus grandes que jamais pour analyser les processus. Les techniques traditionnelles de gestion des processus métier (BPM) et de business intelligence (BI) ne suffisent pas, car elles ne fournissent pas d'insights détaillés sur un processus et sa mesure.

Le process mining, d'autre part, combine le data mining et l'analyse de processus basée sur les modèles. Il pilote l'amélioration des facteurs de performance métier comme l'efficacité financière et opérationnelle.

Pour livrer un produit ou service exceptionnel tout en prenant la position de leader sur le marché, les entreprises doivent prioriser la transformation métier. Si vous arrivez à être l'une de ces entreprises et regardez à restructurer les processus, vos questions principales sont probablement :

• Que se passe-t-il dans un processus spécifique ?
• Quelles sont les causes racines des inefficacités ?
• Y a-t-il des déviations du processus prévu et si oui, lesquelles ? Quels sont les goulets d'étranglement ?
• Combien me coûte un processus hors synchronisation ?
• Comment puis-je optimiser ou automatiser le processus ? Combien de temps et d'argent vais-je économiser ?

Toutes ces questions peuvent être répondues en utilisant UiPath Process Mining.

Pourquoi le process mining ?

Alors que les entreprises grandissent, elles utilisent des systèmes d'information métier à travers les départements pour collecter, traiter, stocker et distribuer l'information d'entreprise. Parmi ceux-ci, vous pouvez trouver la gestion de la relation client (CRM), la comptabilité, la planification des ressources d'entreprise (ERP), le BPM, des bases de données diverses, et d'autres outils. Les données au potentiel inexploité gisent souvent oubliées dans le back-end tel que SAP, Oracle, Salesforce, même vos feuilles Microsoft Excel.

Pensez à ce que ces données représentent — l'information exacte sur qui a fait quoi et quand dans l'organisation. Imaginez combien de connaissances précieuses s'y trouvent.

Avec un outil de process mining, vous pouvez utiliser ces données et gagner des insights pour vous guider dans des décisions stratégiques. En extrayant l'information métier la plus pertinente des journaux d'événements, et en l'analysant davantage, vous comprendrez quelles actions doivent suivre pour booster la performance métier.

Process mining vs analyse de processus traditionnelle

Dans la découverte de processus traditionnelle, les entreprises font appel à des consultants externes. Avec leur aide, les managers peuvent examiner plus en profondeur leurs processus via des ateliers et des entretiens.

Pourquoi cela ne fonctionne-t-il pas toujours ?

Parce que la découverte de processus traditionnelle est chronophage. De plus, elle mobilise des ressources, puisque les interviewés ne peuvent pas effectuer d'autre travail.

De telles méthodes fournissent aussi une image incomplète, peuvent être très coûteuses, et s'accompagnent souvent de subjectivité ou de biais inhérents. Alors que le process mining n'a pas ces inconvénients. Il est efficient en temps et libère des ressources. Le process mining fournit des résultats objectifs pour que vous puissiez voir ce qui s'est passé dans un processus.

En bref, il génère une image complète qu'aucun autre outil ne peut vous donner. Avec le process mining, il n'y a pas besoin d'une équipe de consultants externes coûteux pour découvrir les processus réels.

Le contrôle sur votre entreprise est maintenant entre vos mains.

Rechercher les signes d'inefficacité

Le process mining génère des insights précieux qui améliorent les processus métier. La visualisation intuitive et facile à utiliser accélère grandement le temps de génération d'insights. Elle vous permet d'investiguer ce que le processus est vraiment. C'est une technique rapide et facile pour contrôler et améliorer vos opérations.

De plus, de tels aident à détecter rapidement une large gamme de problèmes comme les retards de chaîne d'approvisionnement et le sous-effectif. S'attaquer au problème à un stade précoce vous permet de prévenir certains des pires scénarios.

Il est important de se rappeler que ce qui est caché à votre œil sont les variations de processus. Pensez au facteur humain — sauter une étape, prendre un jour de plus pour finir une tâche, ou ajouter quelqu'un d'autre dans le flux de travail. De notre expérience, il y a au moins 10 scénarios de la façon dont vos employés effectuent leur travail. Connaître toutes les variations vous permet de trouver et d'aligner les meilleures pratiques.

Analyser, ajuster et suivre les résultats

En analysant les résultats du process mining, vous élaborez un plan d'actions pour augmenter l'efficacité opérationnelle. À son tour, il est facile de suivre l'efficacité des mesures. Dans l'analyse finale, vous pouvez comparer les variations des modèles de processus et observer l'impact des ajustements.

En résultat, votre entreprise gagne plus d'économies financières en agissant sur des insights véridiques.

Surveillance continue des processus

Encore une fois, le process mining n'est pas un exercice ponctuel. Il est conçu pour l'optimisation continue des processus. Par conséquent, vous pouvez également l'utiliser pour des conseils de processus automatisés. Dans ce cas, une plateforme de process mining scanne automatiquement les processus pour des opportunités d'amélioration et fait des recommandations proactives aux utilisateurs finaux.

Il peut même prédire si une date d'échéance sera dépassée, en utilisant des données historiques et actuelles. Sans parler des prédictions de la durée de temps de traitement attendue.

Les équipes de direction peuvent faire une analyse précise des opérations de base et détecter les causes racines et les goulets d'étranglement. Le process mining adresse ensuite les inefficacités et les problèmes de non-conformité à leur cœur. Ainsi, les utilisateurs peuvent prendre des décisions éclairées sur les domaines d'amélioration sur lesquels se concentrer.

En tant qu'entreprise, vous pouvez éviter les problèmes imprévisibles et sécuriser votre position pour rencontrer ou surpasser les attentes des clients.

Conseil pratique : Utiliser les tags UiPath Process Mining pour des insights fonctionnels

En analysant la performance, rappelez-vous vos indicateurs clés de performance (KPIs) et utilisez des tags pour eux. La fonctionnalité de tagging (disponible uniquement via UiPath) enrichit votre jeu de données, y ajoutant de la logique métier.

Disons que vous voulez découvrir les KPIs de processus pertinents pour le métier. Que les objectifs métier soient définis par votre entreprise ou l'industrie, la fonction de tags UiPath Process Mining vous permettra de mesurer vos objectifs métier. Obtenez des insights plus rapidement en suivant n'importe quel type de tag que vous voulez tel que l'inefficacité, la retouche ou la violation.

Un exemple de type de tag inefficacité pourrait être que les conditions du contrat n'ont pas été bien vérifiées. Si de nombreuses vérifications finales d'une facture ont eu lieu, cela pourrait être un type de tag retouche. Une violation d'accord de niveau de service (SLA) pourrait être un type de tag violation.

Avec UiPath Process Mining, vous pouvez identifier ces plus rapidement et plus facilement, et prévenir les événements indésirables. Vous pouvez également ajouter des rangs d'importance ou d'influence parmi les tags, pour trouver les cas qui marquent haut pour des types de tags spécifiques et identifier où les optimiser.

Le process mining aide les entreprises à mettre en évidence les déviations de processus et à reconnaître les possibilités d'amélioration. Vous pouvez identifier toute déviation comme liée au temps, au résultat ou à l'ordre. Donc, il utilise les traces numériques laissées par chaque opération numériquement pilotée dans une entreprise.

Avec tous ces avantages, le process mining est un instrument indispensable pour la croissance alors que la puissance de calcul augmente et que le stockage de données continue de croître.

C'est évident — le besoin de techniques de process mining est vraiment arrivé !

Vous voulez en savoir plus ? Consultez notre webinaire à la demande UiPath Process Mining: Scientifically Discover Your Next Automation Opportunity.