Optimisez votre processus Purchase-to-Pay avec le Process Mining — Boostez efficacité et précision

En tant qu'humains, il est dans notre nature de coopérer les uns avec les autres. Nous pouvons aussi compétitionner, mais les psychologues disent que lorsqu'il faut choisir entre les deux, nous choisissons la coopération.

La coopération est très importante sur le lieu de travail. Travailler sans elle peut avoir un impact négatif sur vos résultats commerciaux plus larges, y compris la productivité, la satisfaction client et le chiffre d'affaires.

En théorie, la coopération devrait être facile, surtout si c'est dans notre nature humaine. Mais la plupart des humains savent qu'il faut un certain dévouement pour coopérer au travail ou dans la vie quotidienne.

Chaque département et ses individus ont des objectifs, des points de douleur et des buts très différents. Sans mauvaise intention, tout le monde a tendance à penser dans son propre domaine. Une mauvaise coopération entraîne souvent des initiatives d'amélioration isolées par les personnes et les départements. Les initiatives décentralisées peuvent causer des perturbations en aval pour d'autres départements.

Nulle part cela n'est plus évident que dans le processus purchase-to-pay (P2P).

Le processus purchase-to-pay ou procure-to-pay (P2P) est un processus financier qui touche de nombreux départements. Le processus inclut toutes les activités depuis le moment où une entreprise demande un bien ou un service à un fournisseur, jusqu'au paiement de ce bien ou service.

L'efficacité du processus P2P impacte les taux de satisfaction client et les coûts, et influence la capacité de votre entreprise à atteindre ses objectifs commerciaux plus larges.

Dans cet article, nous abordons les avantages de l'optimisation du processus P2P avec l'aide des données disponibles dans les systèmes d'entreprise (tels que SAP ou Oracle) et le process mining. Plus précisément, UiPath Process Mining peut vous aider à améliorer le processus P2P en transformant vos données existantes en un graphe de processus complet et en fournissant des insights transparents.

Une meilleure compréhension du processus P2P vous permet de décider de tactiques d'amélioration unifiées par l'optimisation et l'automatisation, ce qui se traduit par une efficacité accrue, une réduction des coûts et le maintien de la compétitivité.

Le processus purchase-to-pay

Le processus P2P implique tous les achats qu'une entreprise effectue. Ceux-ci peuvent être de la papeterie de bureau ou des matériaux semi-finis (comme un moteur de voiture pour un constructeur automobile) et des équipements de haute valeur (machines utilisées en production, équipements médicaux, etc.). Au sein du processus P2P, les tâches principales incluent la commande de ces biens, leur réception et leur paiement.

Les principales parties prenantes du processus P2P sont les départements achats ou finance. Parfois, cela implique également la planification des matériaux et l'entreposage. Le processus impacte également indirectement le travail effectué par les ventes, le support client, et plus encore.

La nature étendue et critique du processus P2P signifie qu'il y a une énorme incitation pour les entreprises à l'optimiser. Tout processus P2P inefficace et rouillé peut entraîner une perte de valeur significative dans les domaines suivants :

• Satisfaction client
• Relations fournisseurs
• Satisfaction au travail des employés
• Collaboration inter-départementale
• Productivité et rentabilité

Ce sont certains des objectifs les plus importants pour l'entreprise.

Avec UiPath Process Mining, il est possible d'améliorer ces points et d'atteindre une performance commerciale plus élevée.

Nouveau dans le process mining ? Commencez ici : La valeur du Process Mining : Ce que cela signifie pour votre entreprise

La technologie du process mining fournit des insights puissants. C'est une passerelle vers des technologies comme le machine learning (ML), l'intelligence artificielle (IA) et l'automatisation des processus robotiques (RPA). La combinaison de ces technologies vous permet d'exploiter la puissance de l'automatisation.

Une entreprise s'appuie sur les données pour améliorer stratégiquement les processus avec le RPA et suit les résultats pour générer de nouvelles idées d'amélioration. Une entreprise automatisée mène le marché avec la conscience des processus et l'efficacité opérationnelle. En tant que partie du cycle d'automatisation, le process mining joue des rôles critiques au début du RPA et à son développement ultérieur. Le process mining vous permet d'obtenir plus de valeur de vos automatisations.

Le process mining vous permet de vous appuyer sur la science pour découvrir et classer vos idées d'automatisation. Il vous permet également de :

• Obtenir une vue complète des processus de votre entreprise
• Découvrir les meilleurs flux de travail à automatiser
• Aligner les objectifs de processus avec les objectifs stratégiques
• Surveiller et améliorer continuellement vos processus

Connaissez votre processus P2P sur le bout des doigts

Examinons un graphe de processus purchase-to-pay.

L'image ci-dessus montre un processus P2P miné (un jeu de données brut transformé en graphe de processus). Il inclut cinq activités principales d'un processus purchase-to-pay typique :

• Demande d'achat
• Bon de commande
• Réception produit
• Réception facture
• Clôture facture

L'image ci-dessus montre le processus P2P idéal.

UiPath Process Mining (disponible via la plateforme UiPath) peut vous donner un regard plus approfondi sur vos processus, et vous permettre de découvrir à quel point vous êtes loin du scénario idéal. En utilisant les données de journal d'événements d'un logiciel d'entreprise tel que SAP, le process mining transforme les données en un graphe de processus propre pour une analyse intuitive.

Plus vous allez en profondeur dans le graphe de processus, plus vous remarquerez à quel point il diffère de la façon dont vous voulez que votre processus soit. En conséquence, le processus simple de l'image ci-dessus s'avère chaotique :

La visualisation intuitive du processus vous dit tout ce que vous voulez savoir sur le processus et agit comme l'unique source de vérité pour toute votre équipe. Le graphe de processus élimine toute ambiguïté, donnant à tous une vue consolidée des activités, délais, coûts, coopération, performance humaine et robotique, etc.

Là où vous auriez auparavant passé du temps à comprendre comment le processus P2P fonctionne, UiPath Process Mining le fait instantanément en utilisant les données réelles de vos systèmes de planification des ressources d'entreprise (ERP) ou de gestion de la relation client (CRM).

Alors, que pouvez-vous faire avec ces insights basés sur les données ?

Identifier les parties du processus purchase-to-pay les mieux adaptées à l'automatisation

L'automatisation des processus robotiques (RPA) est l'un des moyens les plus productifs pour améliorer l'efficacité et la performance de votre processus. Selon l'enquête mondiale Deloitte CPO, la demande pour le RPA et l'analytique avancée dans les achats est en hausse. Le RPA n'est pas nouveau pour la productivité dans les équipes comptes fournisseurs, mais il peut prospérer davantage avec le process mining.

Avec les insights du process mining, vous pouvez déterminer si votre processus P2P est prêt pour l'automatisation. Un processus prêt pour l'automatisation est un processus standardisé qui vise une productivité encore plus élevée. UiPath Process Mining peut pointer vers certains critères de préparation à l'automatisation comme :

• Le volume élevé de tâches répétitives basées sur des règles
• Le nombre d'heures passées sur les tâches vs coûts
• Dates d'échéance retardées
• Boucles de processus dues aux erreurs et à la nécessité de refaire la tâche, etc.

Un processus mal conçu ou exécuté n'est pas prêt pour l'automatisation. Un tel processus manque souvent de documentation appropriée, de standardisation, et est difficile à suivre pour les personnes. En utilisant le process mining pour guider votre stratégie d'automatisation, vous vous appuyez sur les données et non sur votre intuition.

Lisez cet article pour évaluer si votre processus est prêt pour l'automatisation.

UiPath Process Mining vous aide à considérer les détails de votre processus P2P complexe et à automatiser les activités avec le retour sur investissement (ROI) le plus élevé.

Prenons un exemple : il y a un processus que vous avez miné. Sur la base du graphe de processus, vous remarquez que dans l'une des activités du processus, les employés ne livrent pas leur travail à temps. Vous creusez et réalisez que, en raison d'erreurs de saisie de données, les employés refont souvent la tâche, ce qui cause un retard de livraison. L'automatisation de cette tâche améliore la qualité du travail livré et libère le temps des employés. L'équipe peut alors se concentrer sur d'autres activités du processus P2P, comme l'amélioration des relations fournisseurs pour assurer la livraison à temps.

Voici d'autres exemples de tâches que les robots logiciels UiPath peuvent gérer pour rendre votre processus P2P plus fluide :

• Scanner une boîte mail pour les commandes et les saisir dans SAP
• Faire correspondre le bon de commande avec la facture
• Générer un bon de commande après approbation de la demande d'achat et plus

Avec le process mining, vous pouvez non seulement prévoir les opportunités d'amélioration, mais aussi estimer le ROI de votre projet RPA. Ainsi, vous connaissez la valeur de l'optimisation du processus P2P par rapport à la performance globale de l'entreprise.

Alignez vos objectifs RPA sur les objectifs stratégiques plus larges

Rappelez-vous les objectifs stratégiques mentionnés plus tôt ? Les objectifs stratégiques clés de toute entreprise sont construits autour de la satisfaction client, des relations fournisseurs, du bonheur des employés, de la rentabilité et de la productivité.

UiPath Process Mining vous aide à lier vos objectifs stratégiques à des KPI et tags spécifiques. Si vous voulez améliorer les relations fournisseurs pour un processus P2P, vous pourriez définir un KPI pour la livraison ponctuelle des biens et le paiement des factures à temps.

Ainsi, vous optimisez un processus pour contribuer à vos objectifs commerciaux plus larges de manière habile. Au fur et à mesure que les priorités changent, vous pouvez ajuster les KPI et les tags dans les tableaux de bord UiPath Process Mining. C'est encore un autre facteur clé pour garantir que vos objectifs commerciaux à long terme s'alignent avec les résultats de vos processus individuels.

Surveillance et amélioration continues du P2P

Mais le process mining ne s'arrête pas là. Une fois que vous avez automatisé le processus P2P, vous devez toujours vérifier si le RPA progresse comme prévu. UiPath Process Mining vous permet de rester sur la bonne voie sur les résultats d'automatisation en fournissant des mises à jour en temps réel sur vos données de processus. Le suivi de votre processus vous donne une comparaison « avant et après » RPA. Vous pouvez voir comment votre automatisation fonctionne et où elle dévie.

Selon l'enquête CPO de Deloitte mentionnée plus tôt, le défi clé dans les achats d'aujourd'hui est la gouvernance des données — assurer la qualité des données collectées, gérer l'accès aux données et en tirer de la valeur.

Pour maintenir la confidentialité des données tout en démocratisant l'analytique des processus, UiPath Process Mining fournit une approche de self-service gouverné (GSS). Une gestion des données GSS garantit que tous les utilisateurs métier travaillent avec une unique source de vérité, rendant le processus clair pour toutes les parties prenantes.

En retour, le GSS rend votre processus transparent, car il est basé sur les données réelles de vos systèmes d'entreprise. Il est difficile de contester les faits. Les processus transparents sont la clé pour atteindre les objectifs commerciaux plus larges décrits précédemment.

Surveillance et amélioration continues du P2P

Le process mining fournit une base pour la coopération interne et externe, ce qui est crucial pour un processus P2P fluide. Avec UiPath Process Mining en place, vous éliminez les opérations en silos entre les départements. Alors que les parties prenantes acquièrent la même vision d'un processus, elles peuvent adopter une approche holistique dans leurs initiatives d'amélioration de processus. Et cela fonctionne très bien avec les parties prenantes internes et externes.

Le process mining permet aux managers de niveau exécutif d'identifier l'inefficacité et d'aligner l'optimisation du processus avec la stratégie commerciale. Les employés effectuant les étapes d'un processus gagnent également un aperçu de leur travail et de son impact sur l'organisation.

Vous pouvez également utiliser le graphe de processus pour communiquer avec les fournisseurs et les investisseurs. Les insights du process mining vous permettent de trancher dans les débats et de construire une conversation fructueuse sur les façons d'améliorer.

Découvrez comment UiPath Process Mining mène le développement du marché du process mining dans un récent rapport PEAK Matrix d'Everest Group.